Rhaglen a chofnodion

Cyn y cyfarfod, roedd y Prif Weithredwr wedi rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf ar statws rhybudd amodau tywydd presennol a’r effaith ar ysgolion a gwasanaethau’r Cyngor.   Byddai’r sefyllfa hon yn cael ei monitro’n ofalus a gwybodaeth yn cael ei chynnwys ar wefan y Cyngor a’i rhannu gydag Aelodau Etholedig.

Pwrpas:        I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Dim.

Pwrpas:        I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 9 Chwefror 2023.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Chwefror 2023, fel y cawsant eu cynnig a’u heilio gan y Cadeirydd a’r Cynghorydd Vicky Perfect.

Roedd ymateb i gwestiwn y Cadeirydd ar yr adroddiad Monitro Cyllideb Refeniw wedi’i ddosbarthu yn dilyn cyfarfod mis Chwefror.

PENDERFYNWYD:

Derbyn y cofnodion fel cofnod cywir.

Pwrpas:        Rhoi gwybod i’r Pwyllgor o’r cynnydd yn erbyn camau gweithredu o’r cyfarfod blaenorol.

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd y wybodaeth ddiweddaraf am gamau gweithredu a oedd yn codi o’r cyfarfodydd blaenorol.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorwyr Jason Shallcross a Kevin Rush.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn nodi'r cynnydd a wnaed.

Pwrpas:        Ystyried y flaenraglen waith Pwyllgor Craffu & Trosolwg adnoddau corfforaethol.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y rhaglen gwaith i’r dyfodol presennol i’w hystyried, a adolygwyd i gynnwys holl elfennau o Gylch Gorchwyl y Pwyllgor. 

Gofynnodd y Cadeirydd i’r eitemau o dan ‘Trosedd ac Anhrefn’ a ‘Gweithio’n Strategol ac mewn Partneriaeth’ gael eu trefnu gyda’i gilydd ble bo’n bosibl.

Gofynnodd y Cynghorydd Alisdair Ibboston pam bod yr adroddiad ar rymoedd dewisol ar gyfer gostyngiad yn Nhreth y Cyngor wedi’i ohirio eto, gan ei fod wedi gofyn am hyn beth amser yn ôl. 

Fel y swyddog cyfrifol, roedd y Rheolwr Refeniw a Chaffael yn egluro’r amrywiol alw am y gwaith yn ei wasanaeth a dywedodd y byddai adroddiad manwl ar y pwnc yn cael ei rannu ym mis Gorffennaf. 

Roedd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yn cydnabod ble’r oedd Aelodau wedi cyflwyno eitemau a awgrymwyd, dylent gael eu hysbysu am symudiadau. 

Cafodd yr argymhellion eu cynnig gan y Cynghorydd Bill Crease ac fe’u heiliwyd gan y Cynghorydd Jason Shallcross.

PENDERFYNWYD:

(a)       Nodi’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol, fel y’i diwygiwyd; a

(b)       Rhoi awdurdod i Reolwr y Gwasanaethau Democrataidd, mewn ymgynghoriad â Chadeirydd y Pwyllgor, i amrywio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

Pwrpas:        Adrodd am y canfyddiadau a chynllun gwella yn dilyn cwblhau Hunanasesiad Corfforaethol 2021/22.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr adroddiad am y canfyddiadau a chynllun gwella yn dilyn cwblhau Hunanasesiad Corfforaethol 2021/22 cyntaf y Cyngor.   Roedd yr adroddiad yn cynnwys y dull tri cham oedd yn canolbwyntio ar wyth thema allweddol.   Roedd y canfyddiadau yn nodi bod y Cyngor yn ymarfer ei swyddogaethau yn effeithiol, wedi defnyddio adnoddau yn effeithiol a bod llywodraethu effeithiol ar waith, gyda gwaith partneriaeth wedi’i sgorio yn ‘arfer da iawn’.

Roedd y Prif Swyddog (Llywodraethu) wedi darparu gwybodaeth ar gamau a gymerir mewn ymateb i dri chwestiwn a nodwyd gyda thystiolaeth ond angen camau pellach.    Byddai’r camau a nodwyd yn adran 6 y ddogfen yn cael eu cyflawni dros y tymor byr i ddarparu buddion gwirioneddol.

Roedd y Cynghorydd Bill Crease yn mynegi pryderon am ddiffyg cyfraniad Aelodau yn y broses i graffu ar gamau gweithredu yn annibynnol. 

Cafodd y pwynt ei gydnabod gan y Prif Weithredwr a dywedodd y byddai adborth Aelodau yn rhan o’r broses yn y dyfodol.    Hwn oedd hunan-asesiad cyntaf y Cyngor gafodd ei adolygu yn annibynnol a’i herio gan y tîm Archwilio Mewnol.    Roedd rhannu’r adroddiad gyda’r Pwyllgor hwn yn rhoi cyfle i dderbyn adborth cyn ei ystyried gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ac yna’r Cabinet.

Awgrymodd y Cadeirydd y gallai cam dau o’r broses gael ei gynnal ar y cyd gan Aelodau a swyddogion. 

Eglurodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) y gofyniad i asesiad cyfoedion corfforaethol gael ei gynnal bob pum mlynedd ar y cyd ag awdurdodau eraill.     Dywedodd er bod y ddyletswydd ar yr hunanasesiad yn dod i rym o Ebrill 2022, roedd yr adroddiad yn cynnwys trefniadau ar gyfer 2021/22 fel peilot.   Wrth gytuno ar y pwyntiau a wnaed am ymgynghori ag Aelodau, dywedodd y gallai trefniadau tebyg gael eu rhoi ar waith fel y rhai oedd wedi eu cynnwys eisoes yn y broses ar gyfer datblygu’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

Ar yr argymhellion yn yr adroddiad, gofynnodd y Cynghorydd Allan Marshall pa un a oedd yn fwy priodol i’r Pwyllgor dderbyn yn hytrach na chymeradwyo.    Roedd y Prif Weithredwr a’r Cadeirydd yn cytuno mai y Cabinet ddylai ei gymeradwyo. 

Yn dilyn sylwadau pellach gan y Cynghorydd Crease ar rôl Aelodau, roedd y Prif Weithredwr yn rhoi eglurhad ar y broses adrodd. 

Gwnaeth y Cadeirydd y sylwadau canlynol:

Diolchodd y Cynghorydd Ian Roberts i’r Aelodau am eu sylwadau a adroddir i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a’r Cabinet.    Roedd yn cefnogi’r awgrym i Aelodau gyfrannu yn ystod cam cynnar o’r broses.  ...  view the full Cofnodion text for item 86.

Pwrpas:        Adroddiad ar gynnydd perfformiad y Gwasanaeth Caffael ar y Cyd gyda Chyngor Sir Ddinbych.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) adroddiad blynyddol y Gwasanaeth Caffael ar y Cyd gyda Chyngor Sir Ddinbych ar ei weithgareddau caffael a reoleiddir yn ystod 2021/22.   Rhoddwyd y wybodaeth ddiweddaraf ar fanteision y dewis taliad cynnar ‘FastTrack’ ar gyfer cyflenwyr a’r fenter ‘Free Pay’ oedd o fudd i gyflenwyr a busnesau bach cymwys. 

Roedd y Rheolwr Refeniw a Chaffael wedi darparu cefndir ar rôl y gwasanaeth a meysydd allweddol yr adroddiad.    Roedd y trosolwg o weithgareddau yn ystod 2021/22 yn adlewyrchu cynnydd gyda chyflwyno FastTrack a’r nifer o gontractau a ddyfarnwyd, oedd yn cynnwys nifer cynyddol yn cynnwys buddion gwerth cymdeithasol.    Ar ddangosyddion perfformiad allweddol, er bod y nifer caffael a ddyfarnwyd ar y cyd wedi’i nodi yn faes ar gyfer gwelliant pellach, nodwyd nad oedd heriau cyfreithiol gan ddarparwyr gwasanaeth aflwyddiannus, oedd yn gyflawniad sylweddol.    Roedd yr adroddiad yn amlygu heriau i’r gwasanaeth fel adnoddau caffael sector cyhoeddus a newidiadau deddfwriaethol yn y dyfodol gan gynnwys datgarboneiddio. 

Roedd y Cynghorydd Alasdair Ibboston yn croesawu ffocws ar leihau carbon cysylltiedig â gwariant caffael a’r uchelgais i adeiladu ar gyfleoedd i ymgorffori gwerth cymdeithasol i weithgareddau caffael i wneud gwahaniaeth gwirioneddol i gymunedau. 

Roedd y Cynghorydd Paul Johnson yn croesawu ei sylwadau wnaeth dalu teyrnged i’r tîm Gwerth Cymdeithasol.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Allan Marshall, roedd y Prif Swyddog (Llywodraethu) wedi rhoi eglurhad ar feini prawf cymhwyster FastTrack.

Roedd y Cynghorydd Sam Swash yn codi pryderon am y rhesymeg dros y penderfyniad a wnaed i gynyddu’r trothwy ar gyfer nwyddau a gwasanaethau a nodwyd ym mharagraff 1.05.    Ar y sail hynny, roedd yn cynnig fod y Pwyllgor yn nodi yn hytrach na chymeradwyo’r adroddiad blynyddol a bod argymhelliad yn cael ei ychwanegu i gais bod y Pwyllgor Cyfansoddiad a Gwasanaethau Democrataidd yn adolygu ei benderfyniad. 

Roedd y Prif Swyddog (Llywodraethu) yn cynghori nad oedd penderfyniadau y Pwyllgor Cyfansoddiad a Gwasanaethau Democrataidd o fewn cyfrifoldeb y Pwyllgor hwn. 

Roedd y Cadeirydd yn siarad o blaid y pwyntiau a godwyd gan y Cynghorydd Swash y dywedodd ddylai gael eu cyfeirio i’r Cabinet.   Ar yr ystadegau perfformiad, roedd yn lleisio pryderon ar CPS3 a CPS4, mai ond hanner y contractau oedd wedi cyflawni’r arbedion a ragwelwyd.    Ar yr adroddiad blynyddol, roedd yn gofyn am fwy o wybodaeth ar gyfeiriad at rai amrywiadau contract oherwydd rheoli contract gwael oedd wedi’i ddatganoli i feysydd gwasanaeth.    Roedd hefyd yn cwestiynu’r buddion i Sir y Fflint o ystyried ei lefel o gyfraniadau i’r gwasanaeth cydweithredol. 

Cyflwynwyd y Pwyllgor i Lee Evans, Arweinydd Tîm Caffael, Cyngor Sir Ddinbych, wnaeth egluro bod llawer o waith yn ymwneud â’r broses gaffael, beth bynnag oedd gwerth y contractau hynny.    Ar berfformiad, ambell gontract caffael yn unig y gellir eu darparu ar y cyd gan fod llawer yn waith penodol o fewn Sir Ddinbych neu Sir y Fflint, er enghraifft ysgolion, neu oherwydd bod rhai o wasanaethau’r cyngor yn gweithio mewn ffordd wahanol.    Ble na ellir datblygu caffael cydweithredol, roedd gwybodaeth wedi’i rhannu gyda’r Prif Swyddogion.    Roedd darparu arbedion rhagweledig  ...  view the full Cofnodion text for item 87.

Pwrpas:        I gyflwyno Adroddiad Monitro Cyllideb Refeniw 2022/23 (Mis 10) ac amrywiant sylweddol i’r Aelodau.

Cyflwynodd y Rheolwyr Cyllid Corfforaethol sefyllfa  monitro cyllideb refeniw 2022/23 ym mis 10 ar gyfer Cronfa’r Cyngor a’r Cyfrif Refeniw Tai a’r Rhaglen Gyfalaf, cyn i’r Cabinet ei hystyried.

O ran Cronfa’r Cyngor, y sefyllfa a ragwelwyd ar ddiwedd y flwyddyn - heb unrhyw gamau gweithredu newydd i leihau pwysau o ran costau ac/neu wella’r elw o gynllunio effeithlonrwydd a rheoli costau - oedd diffyg gweithredol o £0.693 miliwn (heb gynnwys effaith y dyfarniad tâl a gyflawnwyd drwy gronfeydd wrth gefn).  Byddai hyn yn gadael balans wrth gefn at raid ar ddiwedd blwyddyn o £7.024miliwn.  Roedd yna dri brif faes o orwariant o fewn Gwasanaethau Cymdeithasol., Lleoliadau y Tu Allan i’r Sir a Gwasanaethau Stryd a Chludiant er bod y rhain wedi eu gosod yn erbyn tanwariant ar draws portffolio arall, gan gynnwys Cyllid Canolog a Chorfforaethol. 

Roedd olrhain peryglon mewn blwyddyn yn adrodd ar y sefyllfa bresennol gyda lefelau casglu Treth y Cyngor a dyfarniadau tâl, ni adroddwyd am unrhyw newidiadau sylweddol ar risgiau eraill oedd wedi eu holrhain.  Roedd diweddariad ar gronfeydd wrth gefn heb eu clustnodi yn nodi bod y balans presennol ar yr Arian Wrth Gefn Brys Covid-19 yn £3.632miliwn.   Hefyd, adroddwyd ar ôl cymeradwyo’r Cynllun Datblygu Lleol, byddai £0.127miliwn o gronfeydd wrth gefn a glustnodwyd yn cael ei ryddhau i gynyddu cronfeydd wrth gefn at raid a ragwelwyd i £7.151miliwn.

O ran y Cyfrif Refeniw Tai, byddai gorwariant a ragwelir o £3.101 miliwn yn fwy na’r gyllideb yn ystod y flwyddyn, yn gadael balans terfynol heb ei glustnodi o £3.373 miliwn, a oedd yn uwch na’r canllawiau ar wariant a argymhellwyd.

Roedd y Cadeirydd yn amlygu’r costau cynyddol ar gyfer Lleoliadau y Tu Allan i’r Sir ac yn gofyn i fwy o eglurhad gael ei gynnwys mewn adroddiadau yn y dyfodol i egluro symudiadau mewn cyllidebau a gymeradwywyd, er enghraifft y gostyngiad mewn Cyllid Canolog a Chorfforaethol.   Roedd hyn yn cael ei nodi gan y Rheolwr Cyllid Corfforaethol wnaeth egluro fod darpariaeth tâl yn cael ei gynnal yn ganolog cyn dosbarthu ar draws portffolios. 

Yn dilyn sylwadau gan y Cynghorydd Paul Johnson ar y gwaith oedd yn ymwneud â llunio’r adroddiad, roedd y Cadeirydd yn siarad am rôl ei Bwyllgor yn gweithio gyda swyddogion i herio a gwella cynnwys yr adroddiadau hyn. 

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorwyr Bill Crease a Jason Shallcross.

PENDERFYNWYD:

Ar ôl ystyried Adroddiad Monitro Cyllideb Refeniw 2022/23 (mis 10), y byddai’r Pwyllgor yn cadarnhau nad oes unrhyw faterion penodol i’w codi gyda’r Cabinet.

Dim.