Rhaglen a chofnodion

Pwrpas:        I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Datganodd y Cynghorydd Carolyn Preece gysylltiad personol sy’n rhagfarnu ar gyfer eitem 11 ar y rhaglen gan fod aelod o’r teulu’n gwneud gwaith ymchwil drwy PhD a ariennir gan Theatr Clwyd.

Pwrpas:        I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfodydd ar 7 a 28 Gorffennaf 2022.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 7 Gorffennaf a 28 Gorffennaf 2022, fel y cawsant eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Ron Davies a Bill Crease.

Yng nghofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 7 Gorffennaf, cyfeiriodd y Cadeirydd a’r Cynghorydd Bernie Attridge at y paragraff olaf ond un yng nghofnod rhif 10.   Rhoddwyd gwybod iddynt fod y newidiadau i ddiwygiad gwasanaeth yn rhan o eitem 7 ar y rhaglen ac y byddai Aelodau’n cael eu gwahodd i weithdy ym mis Hydref i rannu’r wybodaeth ddiweddaraf ar y gofyniad cyllidol ychwanegol ar gyfer 2023/24.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo'r ddwy set o gofnodion fel cofnod cywir.

Pwrpas:        Rhoi gwybod i’r Pwyllgor o’r cynnydd yn erbyn camau gweithredu o’r cyfarfod blaenorol.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y wybodaeth ddiweddaraf ar gamau gweithredu a oedd yn codi o’r cyfarfodydd blaenorol, roedd y rhain i gyd wedi’u cwblhau.

Cynigiodd y Cynghorydd Bernie Attridge yr argymhellion, ac eiliwyd hynny gan y Cynghorydd Bill Crease.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn nodi'r cynnydd sydd wedi’i wneud.

Pwrpas:        Ystyried y flaenraglen waith Pwyllgor Craffu & Trosolwg adnoddau corfforaethol.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y rhaglen gwaith i’r dyfodol presennol a rhoddodd wybod bod eitem y Crwner a drefnwyd ar gyfer mis Hydref wedi cael ei symud i fis Rhagfyr.

Gofynnodd y Cadeirydd a fyddai modd i’r Pwyllgor dderbyn y wybodaeth ddiweddaraf am y flaenoriaeth hon a Bwrdd Uchelgais Economaidd Gogledd Cymru cyn diwedd y flwyddyn.   Gan dynnu sylw at yr eitem gyllideb ar y rhaglen, gofynnodd a fyddai modd cynnwys ei awgrym blaenorol i ystyried cynnig contractau allanol neu rannu rhai o wasanaethau’r Cyngor i nodi unrhyw fuddion ariannol yn y rhaglen ar gyfer mis Hydref/Tachwedd.   Cefnogodd ac eiliodd y Cynghorydd Attridge yr eitemau ychwanegol.

Cynigodd y Cynghorydd Alasdair Ibbotson y dylid cynnwys eitem ar y rhaglen i adolygu polisi’r Cyngor ar Adran 13A (isadran 1c) Deddf Cyllid Llywodraeth Leol 1992 yn ymwneud â phwerau disgresiwn cynghorau i ostwng neu ddiddymu symiau Treth y Cyngor taladwy ar sail achosion unigol.

Cefnogwyd awgrym y Prif Weithredwr bod y Pwyllgor yn derbyn y wybodaeth ddiweddaraf ar Gyd-bwyllgorau Corfforedig ym mis Hydref.

Gan gynnwys yr eitemau ychwanegol hyn, cynigwyd ac eiliwyd yr argymhellion gan y Cynghorwyr Richard Jones a Bernie Attridge.

PENDERFYNWYD:

(a)       Nodi’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol, fel y’i diwygiwyd; a

(b)       Bod Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd, wrth ymgynghori gyda Chadeirydd y Pwyllgor, yn cael ei awdurdodi i amrywio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

Pwrpas:        Cyflwyno’r Cynllun Rheoli Asedau 2022 - 2027 ar gyfer ei adolygu.

Cyflwynodd y Rheolwr Corfforaethol (Rhaglen Gyfalaf ac Asedau) y Cynllun Rheoli Asedau ar gyfer 2022-2027 sy’n disodli’r Cynllun blaenorol ar gyfer 2019-2026.   Roedd y ddogfen ddiweddaraf yn adlewyrchu polisi Llywodraeth Cymru (LlC) ar leihau carbon a Deddf Cenedlaethau’r Dyfodol yn ogystal â Strategaeth Newid Hinsawdd y Cyngor a fabwysiadwyd yn gynharach yn y flwyddyn.

Gofynnodd y Cynghorydd Sam Swash am waredu ffermydd blaenorol ac unrhyw newidiadau a wnaed i’r polisi.   Rhoddodd y Rheolwr Corfforaethol wybod y byddai modd darparu gwybodaeth benodol am werthiant ffermydd ar wahân ac eglurodd bod y polisi wedi cymryd elfennau amgylcheddol amrywiol i ystyriaeth, ac roedd yn debyg y byddai rhagor o newidiadau i ddeddfwriaeth LlC.

Cynghorodd y Rheolwr Asedau, hyd eithaf ei gwybodaeth, bod ffermydd Cyngor a werthwyd bellach yn gweithredu dan berchnogaeth newydd.   Eglurodd y cymal contractio lle byddai caniatâd cynllunio ar gyfer defnydd gwahanol yn golygu bod canran o’r gwerth yn cael ei ddychwelyd i’r Cyngor.

Siaradodd y Prif Weithredwr am newidiadau polisi dros y blynyddoedd gan gynnwys annog tenantiaid ifanc i ymgymryd â ffermydd a daliadau, gan symud at ffocws ar hawliau olyniaeth a thenantiaethau busnes fferm, ac roedd rhai o’r rhain wedi arwain at brynu’r ffermydd.   Dywedodd y gellid cynnwys adolygu’r polisi gwaredu ffermydd ar raglen ar gyfer cyfarfod yn y dyfodol.

Ceisiodd y Cynghorydd Bernie Attridge wybodaeth am y tabl eiddo gweithredol a rhoddwyd gwybod iddo fod rhagor o fanylion ar gael ar gais gan y system rheoli asedau.  Rhoddodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) wybod y byddai Aelodau’n derbyn dolen i fanylion cyhoeddus am berchnogaeth rydd-ddaliadol y Cyngor unwaith y byddant ar gael.   Byddai ymholiad am gyfraniadau tuag at fuddsoddiad yn Theatr Clwyd yn cael ei drafod fel rhan o’r eitem yn nes ymlaen yn y rhaglen.

Yn dilyn sylwadau’r Cynghorydd Attridge ar ailddatblygu campws Neuadd y Sir, dywedodd y Cynghorydd Alasdair Ibbotson y dylid adlewyrchu’r lefelau disgwyliedig mewn perthynas â gweithio o gartref er mwyn cynllunio ar gyfer y dyfodol yn y Cynllun.   Rhoddodd y Swyddogion wybod, er nad oedd yr amserlenni wedi’u cadarnhau eto, bod ystod o ystyriaethau ynghlwm â’r angen i nodi cyfleusterau democrataidd allweddol ac arbedion posibl drwy ardrethi annomestig.   Yn ystod trafodaeth ar y mater, siaradodd y Cynghorydd Ian Roberts am Gyfraniad Aelodau ac eglurodd y Prif Weithredwr ddatblygiad y strategaeth gweithio hyblyg.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Bill Crease, eglurodd y Rheolwr Corfforaethol na fyddai’r tâl gwasanaeth ar gyfer campws 3-16 Mynydd Isa’n fwy na’r hyn a nodwyd yn yr adroddiad i’r Cabinet a Throsolwg a Chraffu.

Gofynnodd y Cynghorydd Ibbotson am sail y strategaeth gostwng carbon a adlewyrchwyd yn y Cynllun.   Rhoddodd y Prif Weithredwr wybod bod yr adroddiad hwn yn un lefel uchel sy’n amlinellu’r cyd-destun strategol ar gyfer cyfeirio at strategaethau a pholisïau amrywiol.  Cadarnhaodd bod Rheolwr Rhaglen Chynllun Gweithredu Newid Hinsawdd a Lleihau Carbon y Cyngor (Alex Ellis) wedi’i ymgynghori ar y Cynllun ac yn gallu ymateb i gwestiynau penodol ar gais.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Sam Swash, siaradodd y Rheolwr Corfforaethol a’r Rheolwr Asedau  ...  view the full Cofnodion text for item 24.

Pwrpas:        Rhoi diweddariad ar yr  amcangyfrifon cyllideb a’r strategaeth ar gyfer gosod cyllideb 2023/24.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol adroddiad i rannu’r wybodaeth ddiweddaraf ag Aelodau ar y gofyniad cyllidebol ychwanegol ar gyfer 2023/24 cyn i sesiynau briffio Aelodau a phwyllgorau Trosolwg a Chraffu adolygu pwysau costau a chynigion effeithlonrwydd yn ystod yr Hydref.

Ers nodi gofyniad cyllidebol ychwanegol o £16.503 miliwn ar gyfer 2023/24 ym mis Gorffennaf, roedd gwaith pellach wedi’i gwblhau i adlewyrchu’r gofynion gwasanaeth newidiol ac asesu effaith y dyfarniadau tâl sydd ar y gweill a’r pwysau chwyddiannol yn seiliedig ar y wybodaeth ddiweddaraf, fel y nodir yn yr adroddiad.   Roedd adroddiad am yr effaith yn ystod y flwyddyn yn yr eitem nesaf.    Roedd y rhagolwg diwygiedig yn dangos isafswm gofyniad cyllidebol o £24.348 miliwn ychwanegol o adnoddau refeniw ar gyfer 2022/23, fel y gwelir yn Nhabl 1.   Eglurwyd pwysau dirprwyedig ysgolion a phwysau eraill a oedd yn parhau i gael eu hadolygu.   Roedd nifer o risgiau parhaus a allai gael effaith pellach ar ofynion cyllidebol ychwanegol a byddai hyn yn parhau i gael ei adolygu, gan gynnwys canlyniadau dyfarniadau cyflog a Lleoliadau y Tu Allan i’r Sir.

Roedd y datrysiadau cyllidebol a oedd ar gael i’r Cyngor yn ategu’r angen am gymorth ariannol ychwanegol gan Lywodraeth Cymru (LlC) i fodloni costau pwysau megis chwyddiant a dyfarniadau tâl cynyddol a oedd y tu hwnt i reolaeth cynghorau.   Atgoffodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol Aelodau o ffigurau dangosol y setliad a ddarparwyd ar gyfer 2023/24 a 2024/25, a chynghorodd y byddai cynnydd setliad y Cyngor i gyfartaledd Cymru’n cyfateb ag £8 miliwn ychwanegol.   Heb gynnydd atodol i’r setliad, byddai’r Cyngor yn wynebu her ddifrifol a sylweddol o ran bodloni ei ddyletswydd statudol i osod cyllideb gytbwys a chyfreithiol ar gyfer 2023/24 a’r blynyddoedd i ddod.

Gan fynegi pryderon am ddifrifoldeb y sefyllfa a chydnabod effaith sylweddol penderfyniadau cenedlaethol megis dyfarniadau tâl a chwyddiant, dywedodd y Cadeirydd na ddylai datrysiadau gynnwys cynnydd mewn costau ac nad oedd graddfa’r arbedion effeithlonrwydd i fodloni’r blwch yn ymarferol, a oedd yn ategu’r angen i gyflwyno sylwadau i LlC.

Cytunodd y Cynghorydd Bernie Attridge y dylid cyflwyno sylwadau uniongyrchol i Weinidogion yng Nghaerdydd am gyllid ychwanegol er mwyn osgoi cael effaith ar wasanaethau craidd.   Dywedodd na ddylid disgwyl i gynghorau ariannu penderfyniadau cenedlaethol a chyfeiriwyd at y dull ariannu gwahanol a ddefnyddir mewn adrannau eraill o’r sector cyhoeddus.

Rhoddodd y Cynghorydd Ian Roberts sicrwydd eu bod yn parhau i geisio sicrhau cyllid ar gyfer penderfyniadau cenedlaethol.   Dywedodd, er bod sylwadau’n cael eu cyflwyno i LlC, roedd yn bwysig ystyried effaith penderfyniadau allweddol gan Lywodraeth y DU.   Fel aelod o is-gr?p Cyllid Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC), roedd yn annog y defnydd o ddata cyfredol i ddylanwadu ar y fformiwla gyllido.   Heb gefnogaeth ariannol ychwanegol, dywedodd y byddai’r Cyngor yn wynebu penderfyniadau heriol er mwyn gosod cyllideb gyfreithiol a chytbwys.

O ran costau chwyddiant cynyddol, cyfeiriodd y Cynghorydd Alasdair Ibbotson at y pwysau disgwyliedig a nodwyd o fewn Strategaeth Ariannol Tymor Canolig y Cyngor ar gyfer eleni sydd wedi’u categoreiddio fel amrywiadau is, canolig ac uwch.   Gofynnodd am  ...  view the full Cofnodion text for item 25.

Pwrpas:        I gyflwyno Adroddiad Monitro Cyllideb Refeniw 2022/23 (Mis 4), Adroddiad Rhaglen Gyfalaf 2022/23 (Mis 4) ac amrywiant sylweddol i’r Aelodau.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Strategol (Cyllid Corfforaethol) adroddiadau ar sefyllfa derfynol mis 4 2022/23 ar gyfer monitro’r gyllideb refeniw ar gyfer Cronfa’r Cyngor a’r Cyfrif Refeniw Tai a’r Rhaglen Gyfalaf cyn i’r Cabinet ei ystyried.

Monitro Cyllideb Refeniw

O ran Cronfa’r Cyngor, y sefyllfa a ragwelwyd ar gyfer diwedd y flwyddyn oedd diffyg gweithredol o £0.285 miliwn (gan eithrio effaith y dyfarniad tâl y byddai angen ei ddiwallu o arian wrth gefn), gan adael balans o £6.911 miliwn yn y gronfa wrth gefn ar ddiwedd y flwyddyn (cyn effaith y dyfarniadau tâl terfynol).   Rhannwyd y wybodaeth ddiweddaraf am effaith cyllid Caledi Llywodraeth Cymru (LlC) ynghyd ag amrywiadau amcanol yn yr adroddiad gan gynnwys newidiadau sylweddol ar draws portffolios.  Cyflwynwyd y sefyllfa bresennol mewn perthynas ag incwm Treth y Cyngor ac effaith dyfarniadau cyflog dan risgiau yn y flwyddyn a risgiau sy’n dod i’r amlwg ynghyd â risgiau eraill gan gynnwys gorwariant a ragwelir ar gyfer Lleoliadau y Tu Allan i’r Sir a Digartrefedd sy’n parhau i gael ei fonitro’n agos.  Disgwyliwyd i bob un o’r arbedion effeithlonrwydd sydd ar y gweill yn ystod y flwyddyn gael eu cyflawni yn 2022/23.   Roedd y sefyllfa gyfredol gyda chronfeydd wrth gefn heb eu clustnodi yn nodi balans cronfa wrth gefn amcanol o £6.911 miliwn gan eithrio effaith dyfarniadau tâl terfynol.   Byddai adroddiad o’r sefyllfa ddisgwyliedig mewn perthynas â chronfeydd wrth gefn heb eu clustnodi yn cael ei gyflwyno ym mis 5.

Yn y Cyfrif Refeniw Tai, byddai gorwariant arfaethedig o £0.188 miliwn yn fwy na’r gyllideb yn ystod y flwyddyn yn gadael balans terfynol heb ei glustnodi o £6.287 miliwn, a oedd yn uwch na’r canllawiau ar wariant a argymhellir.

Gan fynegi ei bryder, cyfeiriodd y Cadeirydd at y costau ychwanegol sydd ynghlwm ag amrywiadau y tu hwnt i reolaeth y Cyngor o £2.2 miliwn.

Gofynnodd y Cynghorydd Bernie Attridge am wybodaeth gefndirol ynghylch y rhesymau dros y tair elfen o orwariant a pham nad oedd y rhain yn rhan o’r cyllidebau rhagamcanol: (i) gofal preswyl mewnol “yn sgil costau cynnal a staff”, (ii) gorwariant ar gostau cyfreithiol mewn Gwasanaethau Cymdeithasol yn sgil nifer cynyddol o achosion llys a’r defnydd o weithwyr proffesiynol cyfreithiol allanol a (iii) Lleoliadau y Tu Allan i’r Sir a oedd yn cynnwys 40 o leoliadau newydd.   Gofynnodd hefyd am y risg posibl i’r Cyfrif Refeniw Tai ar golli incwm casglu cyfraddau d?r.

Eglurodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol bod amrywiadau’n anochel o ystyried yr ystod eang o wasanaethau gyda chyllidebau sylweddol ynghyd â newidiadau mewn galw a phwysau chwyddiant.  Nododd bod prosesau cyllidebol cadarn ar waith gan gynnwys y gylched monitro misol sy’n cynnig gwybodaeth fanwl am amrywiadau ar draws y portffolios a’r risgiau sydd ynghlwm â chyllidebau.   Aeth ymlaen i gyfeirio at ansefydlogrwydd rhai gwasanaethau megis Lleoliadau y Tu Allan i’r Sir a’r angen i gynnal lefelau cronfeydd wrth gefn er mwyn diogelu’r Cyngor rhag amgylchiadau annisgwyl.

O ran costau cyfreithiol cynyddol mewn perthynas â Gwasanaethau Plant, cyfeiriodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) at y broses anodd o  ...  view the full Cofnodion text for item 26.

Pwrpas:        Adolygu amserlenni ar gyfer Cynllun y Cyngor 22/23 yn dilyn cais gan y Cyngor Sir ym mis Gorffennaf.

Cyflwynodd y Cadeirydd yr adroddiad ar adolygu’r amserlenni ar gyfer Cynllun y Cyngor 2022-23 yn unol â chais y Cyngor Sir ym mis Gorffennaf.   Ers ei gyhoeddi, mae’r atodiad wedi cael ei ddiwygio a’i ail-gyflwyno i egluro’r cysylltiadau gyda themâu.

Er y cydnabyddir busnes craidd o ddydd i ddydd o fewn y ddogfen, dywedodd y Cadeirydd y byddai’n ddefnyddiol i Bwyllgorau Trosolwg a Chraffu nodi pryd caiff cerrig milltir eu cyrraedd.    Eiliwyd hyn gan y Cynghorydd Bernie Attridge.

Eglurodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg bod yr amserlen yn ymwneud â Chynllun y Cyngor ar gyfer 2022-23 sy’n cynnwys dwyn rhai eitemau ymlaen y tu hwnt i’r cyfnod hwnnw.   Roedd swyddogion yn canolbwyntio ar ddatblygu Cynllun pum mlynedd y Cyngor ar hyn o bryd a fyddai’n cynnwys rhagor o fanylion penodol mewn perthynas â defnyddio Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu i nodi pynciau ar gyfer eu Rhaglenni Gwaith i’r Dyfodol.

Gan gydnabod hynny, tynnodd y Cadeirydd a’r Cynghorydd Attridge eu cynnig yn ôl.   Gofynnodd y Cadeirydd a fyddai modd cynnwys Cynllun newydd y Cyngor ar y rhaglen ar gyfer cyfarfod yn y dyfodol.

Cafodd yr argymhellion, a ddiwygiwyd i adlewyrchu’r drafodaeth, eu cynnig gan y Cadeirydd a’u heilio gan y Cynghorydd Attridge.

PENDERFYNWYD:

(a)       Bod y Pwyllgor yn cytuno ag amserlenni diwygiedig Rhan 1 Cynllun y Cyngor; a

(b)       Bod y Pwyllgor yn aros i’r Cynllun Cyngor 5 mlynedd gael ei gwblhau cyn adolygu ymhellach.

Diolchodd y Cadeirydd i swyddogion am y Cylch Cynllunio Ariannol a Busnes a ddarparwyd er gwybodaeth.   Gofynnodd a fyddai modd i gopïau A3 gael eu rhannu gydag Aelodau o’r Pwyllgor er mwyn eu gwneud yn haws i’w darllen.

Cafodd yr argymhelliad i wahardd y wasg a’r cyhoedd ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorwyr Bernie Attridge a Bill Crease.  Ar y pwynt hwn yn y cyfarfod, gadawodd y Cynghorydd Carolyn Preece  y cyfarfod ar ôl datgan cysylltiad personol sy'n rhagfarnu yn yr eitem hon.

PENDERFYNWYD:

Eithrio’r wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod gan fod yr eitem ganlynol yn cael ei hystyried yn wybodaeth wedi’i heithrio yn rhinwedd paragraff 14 Rhan 4 Atodlen 12A Deddf Llywodraeth Leol 1972 (fel y’i diwygiwyd).

Pwrpas:        Bod y Pwyllgor yn cefnogi cyfran y Cyngor o’r cynnydd disgwyliedig mewn costau ar gyfer adnewyddiad cyfalaf y Theatr cyhyd â bod Llywodraeth Cymru hefyd yn cytuno i ysgwyddo ei chyfran o’r costau ychwanegol yn unol â’r cyfrannau y cytunwyd arnynt eisoes.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) adroddiad yn ceisio cefnogaeth i’r Cyngor dalu eu rhan nhw o’r cynnydd a ragwelir yn y costau ar gyfer gwaith ailwampio cyfalaf Theatr Clwyd, cyn belled bod Llywodraeth Cymru (LlC) yn cytuno i dalu eu rhan nhw o’r costau ychwanegol yn unol â’r cyfrannau a gytunwyd yn flaenorol.   Awgrymodd y dylai Cyfarwyddwr Gweithredol Theatr Clwyd, a oedd yn bresennol i ddarparu gwybodaeth ac ymateb i gwestiynau, aros yn y cyfarfod nes roedd y Pwyllgor yn dymuno cael trafodaeth gyfrinachol.

Darparodd y Prif Weithredwr a’r Rheolwr Corfforaethol (Rhaglen Gyfalaf ac Asedau) wybodaeth gefndirol am agweddau allweddol o’r adroddiad.

Gan gydnabod gwerth cefnogaeth y Cyngor ar gyfer Theatr Clwyd, darparodd y Cyfarwyddwr Gweithredol wybodaeth ar ffrydiau buddsoddi a sicrwydd ar y prosiect drwy adroddiad annibynnol.

Rhoddodd y Cynghorydd Ian Roberts wybod i Aelodau am fwriad y Cabinet i gymeradwyo’r £1.5 miliwn ychwanegol i barhau â’r prosiect.   Fodd bynnag, pe bai LlC yn amharod neu’n methu â chynyddu eu cyfraniad mewn modd cymesur, nododd y Cynghorydd Roberts y byddai’r Cabinet yn cyfeirio’r mater at y Cyngor llawn er mwyn gwneud penderfyniad terfynol.

Mewn ymateb i’r cwestiynau manwl gan Aelodau, rhoddwyd esboniad am ystod o broblemau gan gynnwys elfennau ariannol a threfniadau contractio gyda’r prosiect.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Dim.