Rhaglen a chofnodion

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Dim.

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 16 Ionawr 2020.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd 16 Ionawr 2020, fel y cawsant eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Cunningham a Bateman.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel rhai cywir a bod y Cadeirydd yn eu llofnodi.

Rhoi gwybod i’r Pwyllgor o’r cynnydd yn erbyn camau gweithredu o’r cyfarfod blaenorol.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad ar gynnydd o gamau gweithredu a ddeilliodd o gyfarfodydd blaenorol a rhoddodd wybod bod disgwyl cael y seminar ar gyllido cyfalaf yn hwyrach ymlaen yn y flwyddyn. Ers cyhoeddi’r adroddiad, mae’r cam gweithredu ar gostau tâl dros ben yswiriant wedi’i gwblhau.

Ar y ddau gam gweithredu sy’n weddill, awgrymwyd bod y Prif Weithredwr ac Arweinydd Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru a benodwyd yn ddiweddar, yn cael eu gwahodd i gyfarfod yn y dyfodol.  Ar Fargen Dwf Gogledd Cymru, byddai’r Cyfarwyddwr Rhaglen newydd yn cael ei wahodd i gyfarfod ym Mawrth/Ebrill.

Tynnodd y Cynghorydd Heesom sylw at y pwysigrwydd o gynnwys Cadeiryddion Trosolwg a Chraffu wrth drafod y dull o graffu ar benderfyniadau’r Fargen Dwf. Mewn ymateb, dywedodd y Prif Weithredwr y byddai trefniadau llywodraethu ac ymgysylltiad â’r chwe chyngor yn cael eu hystyried mewn gweithdy rhanbarthol cyn yr ail Gytundeb Llywodraethu, i’w gyflwyno’n hwyrach.  Byddai’r awgrym i Gyfarwyddwr y Rhaglen fynd i gyfarfod y dyfodol yn rhoi cyfle i Aelodau rannu eu disgwyliadau ar y pwnc hwn.

Cynigiwyd yr argymhelliad gan y Cynghorydd Heesom ac fe'i heiliwyd gan y Cynghorydd Cunningham.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn nodi'r cynnydd sydd wedi’i wneud.

Ystyried y flaenraglen waith Pwyllgor Craffu & Trosolwg adnoddau corfforaethol.

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol gyfredol i’w hystyried.

Dywedodd y Prif Weithredwr, yn dilyn ymgynghoriad gydag Arweinwyr Gr?p, y byddai diweddariadau ar y Strategaeth Ariannol Tymor Canolig a Chynllun y Cyngor yn cael eu trefnu, gyda’r ddau o bosibl yn cael gweithdai Aelodau cyn iddynt ddigwydd.

Cynigiwyd yr argymhellion gan y Cynghorydd Johnson ac fe'u heiliwyd gan y Cynghorydd Cunningham.

PENDERFYNWYD:

(a)       Nodi’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol; a

(b)       Bod Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd, wrth ymgynghori gyda Chadeirydd y Pwyllgor, yn cael ei awdurdodi i amrywio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

I egluro 1) y berthynas, 2) mathau o gyfraniadau a 3) canlyniad y prisiad actiwaraidd tair blynedd.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr adroddiad i egluro’r berthynas rhwng Cronfa Bensiynau Clwyd a Chyngor Sir y Fflint fel cyflogwr yn y Gronfa, ynghyd â’r mathau o gyfraniadau ariannol a wnaed.  Rhoddodd yr adroddiad fanylion ynghylch canlyniad y prisiad actiwaraidd teirblwydd a effeithiodd yn gadarnhaol ar gyllideb 2020/21 y Cyngor.

Rhoddodd Rheolwr Cronfa Bensiynau Clwyd, y Rheolwr Cyllid Corfforaethol ac Actiwari’r Gronfa o Mercer (Paul Middleman), gyflwyniad ar y cyd yn trafod y canlynol:

·         Sut mae’r Gronfa Bensiynau’n gweithio

·         Trosolwg o Adolygiad Actiwaraidd 2019

·         Mathau o gyfraniadau

·         Effaith Prisiad Actiwaraidd 2019

Yn ystod y cyflwyniad, dangosodd siart lif sut roedd y Gronfa’n gweithio gyda chyfnodau o reolaeth wedi’u dangos gyda statws gwyrdd, oren neu goch. Drwy gydbwyso risg yn erbyn elw’n ofalus, roedd enillion buddsoddi wedi cynyddu’n sylweddol uwchlaw’r lefel darged a oedd  wedi cyfrannu’n sylweddol at sefyllfa o ddiffyg y Gronfa.

Disgrifiodd Actiwari’r Gronfa’r broses adolygu actiwaraidd fel craffu ar lefel y buddsoddiadau er mwyn talu buddion, yn gytbwys â risg. Ar wahân i gydymffurfio â gofynion rheoliadol, un o’r cydrannau allweddol oedd sicrhau ansawdd y data a allai effeithio ar atebolrwydd. Fe wnaeth canlyniadau allweddol o’r prisiad ddangos bod perfformiad gwell o’r Gronfa wedi arwain at lefelau cyllido cyfartalog cynyddol, o 76% yn 2016 i 91% yn 2019, gyda’r diffyg ad-dalu wedi mwy na haneru o £437 miliwn yn 2016 i £177 miliwn yn 2019.

Dywedodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol fod canlyniad y prisiad wedi arwain at ostyngiad net o 4% mewn cyfraniadau cyflogwyr, a oedd yn cyfateb i arbediad a oedd yn gyfanswm o £2.646 miliwn i gyllideb y Cyngor yn 2020/21.

Atgoffodd y Prif Weithredwr yr Aelodau fod rhaglenni Pwyllgor Cronfa Bensiynau Clwyd ar gael ar wefan y Cyngor. Cefnogwyd ei awgrym y dylai Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol gael adroddiadau cynnydd ddwywaith y flwyddyn ar Gronfa Bensiynau Clwyd.

Croesawodd y Cynghorydd Jones y canlyniadau cadarnhaol o gyllideb y Cyngor. Mewn ymateb i gwestiynau, siaradodd y Prif Weithredwr am faint o risg a oddefir a’r amcan i gyflawni asedau sy’n cyfateb i 100% o atebolrwydd o fewn cyfnod amser 13 mlynedd. Mae Actiwari’r Gronfa’n disgrifio strwythur llywodraethu’r Gronfa fel ‘arloesol’ i addasu i newidiadau a chyfeiriodd at y monitro parhaus y tu allan i gylch y prisiad.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Johnson, cafodd rolau a chyfrifoldebau’r Prif Weithredwr a’r Rheolwr Cyllid Corfforaethol eu hegluro o ran y Gronfa.

Ar ddiwedd y drafodaeth, cynigiodd y Cynghorydd Jones y dylid diolch i Bwyllgor Cronfa Bensiynau Clwyd, y Prif Weithredwr a’r swyddogion am eu gwaith. Cefnogodd yr Aelodau awgrym y Prif Weithredwr y dylai’r cyflwyniad ar y gweill i’r Cyngor nodi boddhad y Pwyllgor gyda graddfa’r sicrwydd dros ffigurau’r Gronfa Bensiynau.

Cynigodd y Cynghorydd Jones yr argymhellion diwygiedig, ac fe’u heiliwyd gan y Cynghorydd Bateman.

PENDERFYNWYD:

(a)       Nodi’r adroddiad;

(b)       Bod y Pwyllgor yn fodlon gyda graddfa’r sicrwydd a roddwyd iddynt gan swyddogion yn ystod y cyflwyniad;

(c)       Diolch i dîm y swyddogion am eu gwaith i wella sefyllfa Cronfa Bensiynau Clwyd yn fawr; a  ...  view the full Cofnodion text for item 80.

Adolygu’r cynnydd wrth gyflawni gweithgareddau, lefelau perfformiad a lefelau risg presennol fel y nodwyd yng Nghynllun y Cyngor 2019/20.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr grynodeb o gynnydd ar berfformiad yng Nghynllun y Cyngor ar gyfer Chwarter 3 2019/20 (Hydref-Rhagfyr 2019). At ei gilydd, roedd hwn yn adroddiad cadarnhaol gyda 89% o weithgareddau wedi’u hasesu fel gwneud cynnydd da ac 89% yn debygol o gyflawni’r canlyniad a ddymunir. Roedd 81% o ddangosyddion perfformiad wedi cyrraedd neu fynd y tu hwnt i’w targed. Roedd y risgiau mawr (coch) yn ymwneud â her ariannol yn bennaf ac nid rheolaeth ariannol.

Dywedodd y Cynghorydd Jones fod fformat diwygiedig Cynllun y Cyngor angen ei wella i helpu gyda chraffu a bod angen mwy o eglurhad ar gysylltu Trosolwg a Chraffu gyda meysydd risg.  Cwestiynodd yr hepgoriad o’r risg fawr gyda ffioedd a thaliadau a dywedodd y dylai meysydd risg o dan gylch gwaith pwyllgorau eraill sy’n cynnwys risgiau ariannol fod yn destun goruchwyliaeth.

Dywedodd y Prif Weithredwr y byddai’r adolygiad o Gynllun y Cyngor yn ystyried pwyntiau o’r fath i gynorthwyo pwyllgorau Trosolwg a Chraffu i ganolbwyntio ar feysydd penodol o fewn eu rhaglenni gwaith i’r dyfodol.  Dywedodd y byddai unrhyw risgiau gwasanaeth gyda gwerth ariannol mawr hefyd yn cael eu rhannu gyda’r Pwyllgor hwn.

Cwestiynodd y Cynghorydd Jones statws coch y dangosydd perfformiad ar ganran gweithwyr sy’n gadael yn eu blwyddyn gyntaf, o ystyried sylwadau’r Prif Weithredwr nad oedd unrhyw risg i barhad busnes yn codi o’r tuedd hwn. Dywedodd y Cynghorydd Jones hefyd y dylai’r effaith ar y duedd genedlaethol o nifer y diwrnodau gwaith a gollir oherwydd absenoldeb salwch fod yn fwy clir yn y sylwebaeth. Cytunodd i rannu nifer o ymholiadau eraill ar ddangosyddion perfformiad gyda swyddogion ar wahân.

Mewn ymateb i sylwadau’r Cynghorydd Jones am ehangu ar y rhesymau dros risgiau a adroddwyd i bwyllgorau eraill, dywedodd y Prif Weithredwr y byddai hyn yn cael sylw drwy adolygu’r fframwaith rheoli risg.  Mewn ymateb i ragor o gwestiynau, roedd gweithdy Aelodau ar Werth Cymdeithasol yn cael ei drefnu a byddai’r eitem Bargen Dwf yn rhoi cyfle i Aelodau nodi blaenoriaethau ac is-flaenoriaethau sy’n effeithio cymunedau. Am yr angen i gynlluniau busnes nodi amcanion a gwariant cysylltiedig o fewn meysydd gwasanaeth, siaradodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) am waith parhaus i gyflawni cynnwys mwy cyson ac adborth dwyffordd gyda Chynllun y Cyngor, a fyddai’n helpu i lywio’r Strategaeth Ariannol Tymor Canolig.

Wrth ddiolch i Aelodau am eu sylwadau, rhoddodd y Cynghorydd Mullin sicrwydd, tra bod cynnydd yn cael ei wneud, nid oedd hunanfoddhad.

Dywedodd y Cynghorydd Woolley y dylai’r adroddiad ganolbwyntio’n fwy ar dueddiadau, yn hytrach na chiplun ar gyfnod. Cytunodd i rannu nifer o anghysondebau gyda swyddogion o ran data yn yr adroddiad, o’i gymharu â’r diweddariad canol blwyddyn.

Dywedodd y Cynghorydd Heesom y teimlai y gallai Cynllun y Cyngor gyflawni mwy drwy gynllunio ymlaen llaw, er enghraifft, gyda’r cam gweithredu ‘ymyriadau allweddol i gael gafael ar gyfleusterau cyflogaeth, iechyd, hamdden ac addysg’.  Dywedodd y dylai ymyriadau o’r fath, fel y rhai sydd eu hangen yn Nociau Mostyn, gael eu hadlewyrchu yng Nghynllun y Cyngor o dan y flaenoriaeth Cyngor Uchelgeisiol.

Eglurodd  ...  view the full Cofnodion text for item 81.

Mae’r adroddiad hwn yn cynnwys diweddariadau strategol yn ogystal ag ystadegau chwarterol y gweithlu a dadansoddiad ohonynt.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr adroddiad gwybodaeth gweithlu ar Chwarter 3 2019/20 a oedd yn canolbwyntio ar berfformiad a thueddiadau sefydliadol. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys adran ar drosglwyddiad llwyddiannus y Llyfr Coch (Crefftau) i fodel talu newydd y Cyngor.

Wrth gynghori nad oedd unrhyw risg i barhad busnes o duedd trosiant gweithwyr, awgrymodd y Prif Weithredwr y dylai adroddiadau’r dyfodol ganolbwyntio yn hytrach ar unrhyw dueddiadau o fewn gwasanaethau a allai fod o bryder. Byddai cyflwyniad ar waith a wneir gydag Iechyd Galwedigaethol ar ddadansoddi tuedd absenoldeb salwch yn cael ei drefnu ar gyfer cyfarfod yn y dyfodol.

Cododd y Cynghorwyr Jones a Woolley bryderon am gynnydd o ran cwblhau arfarniadau. Dywedodd y Prif Weithredwr fod yna sefyllfa well yn ddisgwyliedig ar ddiwedd y flwyddyn ac y byddai unrhyw amrywiadau mawr o fewn portffolios yn arwain at y Prif Swyddog perthnasol yn dod gerbron y Pwyllgor i roi eglurhad.  Byddai ymholiad y Cynghorydd Jones ar ddiwrnodau a gollwyd fesul cyfwerth ag amser llawn yn cael ei drosglwyddo i’r Uwch Reolwr am eglurhad.

Mewn ymateb i gais y Cadeirydd, byddai adroddiadau’r dyfodol yn cynnwys data cymharu ar gyfer y chwarter blaenorol a’r chwarter cyfwerth ar gyfer y flwyddyn flaenorol. Byddai cynnydd Chwarter 4 ar arfarniadau yn cael ei adrodd ochr yn ochr â chyflwyniad ar y model cyflog newydd ym Mai.

Cafodd yr argymhellion, a newidiwyd i adlewyrchu’r drafodaeth, eu cynnig gan y Cynghorydd Woolley a’u heilio gan y Cynghorydd Cunningham.

PENDERFYNWYD:

(a)       Bod y Pwyllgor yn nodi’r Adroddiad Gwybodaeth am Gyflogaeth a’r Gweithlu ar gyfer Chwarter 3 2019/20 (Hydref tan 31 Rhagfyr 2019); a

(b)       Bod y Pwyllgor yn ailadrodd y cais blaenorol i ddeiliaid portffolio – lle mae perfformiad arfarnu gwael – fynd i gyfarfod o’r Pwyllgor ac i gael eu dwyn i gyfrif am hyn.

Mae’r adroddiad misol rheolaidd hwn yn darparu’r wybodaeth ddiweddaraf am fonitro cyllideb refeniw 2019/20 Cronfa’r Cyngor a’r Cyfrif Refeniw Tai. Mae’r sefyllfa yn seiliedig ar incwm a gwariant gwirioneddol fel yr oedd hyd at Fis 9 a rhagamcan ymlaen i ddiwedd y flwyddyn. Darparu gwybodaeth ar Fis 9 y Rhaglen Gyfalaf.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol a Phen Gyfrifydd adroddiad ar sefyllfa monitro’r gyllideb refeniw ar gyfer Cronfa’r Cyngor a’r Cyfrif Refeniw Tai, a diweddariad ar Raglen Gyfalaf 2019/20 ym Mis 9 cyn i’r Cabinet ei ystyried.

Monitro Cyllideb Refeniw

O ran Cronfa’r Cyngor, roedd y sefyllfa a ragwelwyd ar ddiwedd y flwyddyn - heb unrhyw gamau gweithredu newydd i ostwng pwysau costau a gwella’r elw o gynllunio effeithlonrwydd - yn ddiffyg gweithredol o £1.666 miliwn.  Roedd y symudiad ffafriol hwn o £0.226 miliwn o Fis 8 yn bennaf oherwydd gostyngiad pellach mewn cyfraniadau pensiwn (a drafodwyd yn gynharach yn y cyfarfod) a ffawdelw TAW o £0.130 miliwn. Roedd gwaith yn parhau i leihau’r sefyllfa gorwario gyffredinol a ragwelwyd erbyn diwedd y flwyddyn, yn cynnwys rhai meysydd penodol a amlygwyd yn yr adroddiad. Gallai’r posibilrwydd o ddyfarniadau grant hwyr hefyd gyfrannu’n gadarnhaol at y sefyllfa diwedd y flwyddyn. Arhoswyd am eglurhad am y cyfraniad o’r cyllid ychwanegol a gyhoeddwyd gan Lywodraeth Cymru i gefnogi’r ddarpariaeth o wasanaethau iechyd a gofal cymdeithasol rheng flaen y gaeaf hwn.

Disgwyliwyd i’r gyfradd gyflawni ar arbedion effeithlonrwydd a gynlluniwyd yn ystod y flwyddyn aros yn 91%.

Fe wnaeth crynodeb o gronfeydd wrth gefn a glustnodwyd adrodd balans clo a ragwelwyd o £9.6 miliwn. Roedd y balans a ragwelwyd ar Gronfa Hapddigwyddiad ar ddiwedd y flwyddyn yn £3.203 miliwn, gan ystyried y gorwariant cyfredol a ragwelwyd yn ystod y cyfnod hwn.

O ran safle’r Cyfrif Refeniw Tai a ragwelwyd, roedd gorwariant o £0.103 miliwn gan adael balans heb ei glustnodi o £1.220m ar ddiwedd y flwyddyn, a oedd yn uwch na’r lefel isaf a argymhellwyd.

Mynegodd y Cynghorydd Heesom bryderon am y pwysau ar gyllidebau ysgol, yn enwedig ar lefel uwchradd. Dywedodd y Prif Weithredwr fod sefyllfa diffyg dirywiol rhai o’r ysgolion wedi’i adlewyrchu fel risg agored yn adroddiad y gyllideb sydd angen ei ystyried gan y Cyngor, a dangoswyd yr annigonolrwydd o fodel y fformiwla ariannu yn Sir y Fflint.  Siaradodd am y Protocol Diffyg Trwyddedig diwygiedig yn cynnwys cyfres o gamau cadarn a’r effaith ar y Strategaeth Ariannol Tymor Canolig.

Dywedodd y Cynghorydd Roberts fod yna nifer o ffactorau sy’n cyfrannu, gan arwain at ddiffyg yn sefyllfa’r gyllideb, yn cynnwys yr effaith o ddata amddifadedd disgyblion. Dywedodd fod y mater yn peri gofid mawr a rhoddodd sicrwydd bod y Cyngor yn blaenoriaethu’r rhai hynny sydd angen cefnogaeth.

Rhaglen Gyfalaf

Roedd newidiadau i’r rhaglen ddiwygiedig o ganlyniad i gyflwyno ffrydiau ariannu grant amrywiol, ail-broffilio benthyca darbodus ar y Rhaglen SHARP ac ail-broffilio’r gyllideb ar y grant Cyfalaf Cynnig Gofal Plant.  Roedd crynodeb o’r sefyllfa am wariant cyfalaf ym Mis 9 yn dangos tanwariant a ragwelir o £4.372 miliwn ar Gronfa'r Cyngor a sefyllfa o fantoli'r gyllideb ar y Cyfrif Refeniw Tai.

Ceisir cymeradwyaeth Cabinet ar gyfer symiau i’w dwyn ymlaen, gan ddod i gyfanswm o £4.034 miliwn ar gyfer y cyfnod 2020/21. Manylwyd ynghylch defnyddio’r grant Ysgogiad Economaidd ar gyfer y cynlluniau a nodwyd a oedd yn yr adroddiad.

Dangosodd gyllid o gynlluniau a gymeradwywyd  ...  view the full Cofnodion text for item 83.

Nid oedd unrhyw aelodau o’r wasg na’r cyhoedd yn bresennol.