Rhaglen a chofnodion

Pwrpas: Yn y Cyfarfod Blynyddol, penderfynodd y Cyngor y dylai’r gr?p Geidwadol enwebu Cadeirydd y pwyllgor. Gofynnir i’r Pwyllgor benodi Cadeirydd a enwebwyd.

Atgoffodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd fod y Cyngor, yn y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol, wedi penderfynu mai’r gr?p Ceidwadwyr ddylai enwebu Cadeirydd y Pwyllgor. Roedd y gr?p wedi enwebu’r Cynghorydd Clive Carver. O’i roi i bleidlais, cadarnhawyd yr enwebiad.

PENDERFYNWYD:

Bod y Cynghorydd Clive Carver yn cael ei gadarnhau yn Gadeirydd o’r Pwyllgor ar gyfer blwyddyn y cyngor.

(O’r pwynt hwn ymlaen, fe wnaeth y Cynghorydd Carver gadeirio gweddill y cyfarfod)

Pwrpas: Penodi Is-Gadeirydd ar gyfer y Pwyllgor.

Ceisiodd y Cadeirydd enwebiadau ar gyfer penodi Is-gadeirydd. Cynigiwyd y Cynghorydd Paul Johnson gan y Cynghorydd Paul Cunningham ac fe’i heiliwyd yn briodol. O’i roi i bleidlais, derbyniwyd yr enwebiad. Ni ddaeth dim enwebiadau pellach i law.

PENDERFYNWYD:

Penodi’r Cynghorydd Paul Johnson yn Is-gadeirydd i’r Pwyllgor ar gyfer blwyddyn y cyngor.

Pwrpas:        I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 19 Ebrill  2018.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 19 Ebrill 2018.

Materion yn codi:

Cofnod rhif 79 – cyfeiriodd y Cynghorydd Patrick Heesom at ei gais blaenorol am ddiweddariad ar Bont Sir y Fflint a materion ffyrdd eraill. Eglurodd y Prif Weithredwr fod trafodaethau gyda Llywodraeth Cymru yngl?n â buddsoddiadau trafnidiaeth yn mynd rhagddynt. 

Cyfeiriodd y Cynghorydd Heesom hefyd at drafodaethau mewn cyfarfod o’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Cymuned a Menter a gynhaliwyd y diwrnod cynt. Credai fod rhai o’r materion yn perthyn i’r Pwyllgor hwn. Cadarnhaodd y Prif Weithredwr fod gweithdy ar gyfer pob Aelod ar y Bid Twf wedi’i drefnu ar gyfer 12 Mehefin.

Gofynnodd y Cynghorydd Arnold Woolley am ddiweddariad ar leoliadau y Tu allan i’r Sir. Ymatebodd y Prif Weithredwr drwy ddweud bod cynllun gweithredu rhanbarthol a lleol wrthi’n cael eu llunio ac y byddent yn cyflwyno adroddiad maes o law i’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Richard Jones at ei sylwadau yn y cyfarfod diwethaf y dylai datblygwyr dalu am glirio plâu y mae’r gwaith o adeiladu datblygiadau newydd wedi tarfu arnynt a bod hyn yn dod dan Gytundeb Adran 106. Byddai’r Prif Weithredwr yn mynd ar drywydd hyn gyda’r Swyddogion perthnasol ym maes Amddiffyn y Cyhoedd.

Cofnod rhif 82 – teimlai’r Cynghorydd Arnold Woolley nad oedd y cofnodion yn adlewyrchu’r drafodaeth a gafwyd. Cytunwyd i ddiwygio’r cofnod i adlewyrchu hyn.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion, ar ôl ychwanegu at gofnod rhif 82, ‘Cyfeiriodd y Cynghorydd Arnold Woolley at y cyfleoedd addysgol, y cyfyngiadau amser a’r rhagolygon i ddysgwyr Cymraeg i’r dyfodol’.

Pwrpas:        I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Ni ddaeth dim i law.

Pwrpas:        Ystyried y flaenraglen waith Pwyllgor Craffu & Trosolwg adnoddau corfforaethol

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol i’w hystyried gan egluro y byddai’r eitem hon yn cael ei thrafod ar ddechrau pob cyfarfod fel y cytunwyd yn y sesiwn gynllunio a gynhaliwyd cyn y cyfarfod blaenorol.

Gofynnodd y Cynghorydd Patrick Heesom, gan y byddai hyn yn cael ei thrafod ar ddechrau pob cyfarfod, a geid cyfle iddi gael ei diwygio yn dilyn unrhyw drafodaethau a geid yn ystod y cyfarfod. Ymatebodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd gan ddweud bod.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Richard Jones at y Dadansoddiad o Wariant Teg ar Drefi’r Sir a wnaed rai blynyddoedd yn ôl. Cytunodd y byddai’n darparu’r wybodaeth i’r Rheolwr Cyllid Corfforaethol mewn da bryd cyn y cyfarfod nesaf. Ar yr un mater, cytunodd y Prif Weithredwr y byddai’r model adrodd yn cynnwys Trefi’r Sir a’u dalgylchoedd.

PENDERFYNWYD: 

(a)       Cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol, a

(b)       Bod Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd, ar y cyd â’r Cadeirydd a’r Is-gadeirydd yn cael eu hawdurdodi i amrywio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, pe byddai angen gwneud hyn.

Pwrpas:        Rhoi diweddariad ar amserlen proses y gyllideb ar gyfer 2019/20 gan gynnwys gweithdai wedi’u cynllunio i aelodau.

Darparodd y Prif Weithredwr ddiweddariad llafar ar broses y gyllideb ar gyfer 2019/20. Hysbysodd yr Aelodau y byddai dau weithdy i’r holl Aelodau’n cael eu cynnal ym mis Gorffennaf i drafod cam cyntaf y gyllideb. Y bwriad oedd i’r gweithdy cyntaf roi gwybodaeth am gyllidebau’r Cyngor, ac i’r ail bwyso a mesur yr opsiynau ar gyfer y gyllideb. 

Pwysleisiwyd bod proses y gyllideb yn dechrau dri mis ynghynt nag mewn blynyddoedd blaenorol, fel bod gan yr Aelodau'r holl wybodaeth i wneud penderfyniadau pwysig. Cadarnhaodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd y cynhelid y gweithdy cyntaf am 10.30 a.m. ar 13 Gorffennaf a’r ail am 2.00 p.m. ar 23 Gorffennaf. 

Nid oedd dim newid mawr yn rhagolygon y gyllideb i adrodd amdanynt yn y cam cynllunio cynnar hwn ar gyfer 2019/20.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r diweddariad llafar.

Pwrpas:        I alluogi Aelodau i ystyried

Rhoddodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol ddiweddariad i’r Aelodau ar y cynnydd cynnar a wnaed ar weithredu’r arbedion a gynhwyswyd yng Nghyllideb 2018/19. Esboniodd yr heriau yr oedd y Cyngor wedi’u hwynebu dros y blynyddoedd diwethaf ac y rhagwelwyd arbed £7.970m erbyn diwedd blwyddyn ariannol 2017/18 – cyfradd lwyddiant o 95% a oedd yn cyd-fynd â’r set dangosyddion perfformiad allweddol.

            Rhagwelwyd y byddai £6.182m (71%) o gyfanswm arbedion 2018/19 sef £8.777m yn cael eu dosbarthu’n risg Werdd, £2.395m (27%) yn risg Ambr, a dim ond £0.200m (2%) yn risg Goch.  

            Eglurodd y Prif Weithredwr mai nifer fechan oedd â risg goch ac amlygodd nifer o risgiau ambr. Rhoddodd esboniad pellach yngl?n â’r cynnydd da a wnaed i leihau’r risgiau.

            Cyfeiriodd y Cynghorydd Patrick Heesom at y risg Ambr ‘Ad-drefnu Neuadd y Sir’ ac yn benodol dymchwel Camau 3 a 4. Ymatebodd y Prif Weithredwr drwy ddweud bod hwn yn faes gwaith allweddol a oedd yn mynd rhagddo’n unol â’r bwriad gyda chyfran o’r gweithlu’n cael eu symud i Unity House. 

            Gofynnodd y Cadeirydd a oedd digon o gyfleusterau parcio i staff ac a fyddai’n rhaid talu. Sicrhaodd y Prif Weithredwr yr Aelodau y ceid digon o gyfleusterau parcio ac y byddai’n rhaid talu.

            Cytunwyd y dylai adroddiad cynnydd gael ei gyflwyno gerbron cyfarfod mis Mehefin neu fis Gorffennaf ar y symud i Ewlo, gyda’r Pwyllgor yn gwneud ymweliad safle maes o law.

            Gofynnodd y Cynghorydd Haydn Bateman gwestiwn am y risg Ambr – ‘Gwasanaeth Gwastraff Gwyrdd’ ac a allai’r swm hwn gynyddu. Hysbysodd y Prif Weithredwr yr Aelodau fod y nifer ofynnol o gartrefi wedi tanysgrifio i’r Gwasanaeth hwn ac y cafwyd ymateb da gan y cyhoedd gyda nifer o fechan o gwynion yn dod i law. Cafwyd ymchwydd dros y Pasg ac roedd y Gwasanaethau Stryd yn dal i gael ymholiadau. 

            Gofynnodd y Cynghorydd Hilary McGuill gwestiynau am y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol a Gwasanaethau Digidol Gwastraff Gwyrdd – a fyddai’r trigolion yn cael e-bost yngl?n â’r Rheoliadau Diogelu Data newydd. A fyddai clybiau lonydd bowlio / chwaraeon yn cael gostyngiad neu’n cael eu heithrio a gyda’r cynlluniau i uno Cyngor Wrecsam a Chyngor Sir y Fflint, a oedd Unity House yn addas at y diben ac roedd yn bryderus yngl?n â’r pwrs cyhoeddus.

Ymatebodd y Prif Weithredwr i’r tri chwestiwn a chadarnhaodd y byddai Gwasanaethau Digidol Gwastraff Gwyrdd yn cydymffurfio â’r Rheoliadau newydd, ac y byddai unrhyw eithriad neu ffi ostyngol am finiau brown i glybiau yn cael eu hystyried mewn adolygiad diweddarach. O safbwynt Unity House, byddai’r lefelau defnydd yn is yn ystod cam un a dau yn Neuadd y Sir nag yn awr ar ôl cwblhau’r cyfnod pontio. Os bydd y Cynghorau’n uno i’r dyfodol, byddai Sir y Fflint mewn sefyllfa dda gydag un depo yn Alltami, byddai niferoedd y gweithlu eisoes yn isel iawn, a byddai ‘canolbwynt democratiaeth’ yn ofynnol.

Awgrymwyd y dylid cynghori Pwyllgor Trosolwg a Chraffu’r Amgylchedd i fonitro’r incwm o wastraff gwyrdd a pharcio ceir fel rhan o’u Rhaglen Gwaith  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Pwrpas:        Derbyn cyflwyniad ar oblygiadau gwariant cyfalaf ar refeniw.

Hysbysodd y Prif Weithredwr yr Aelodau mai nod y cyflwyniad oedd rhoi gwybodaeth am effeithiau a manteision y buddsoddiadau fel rhan o’r Rhaglen Gyfalaf a chynhwysai esiamplau ymarferol gyda’r nod o ddefnyddio’r fformat hwn ar gyfer cyflwyniadau i’r dyfodol.

                        Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol y Rheolwr Cyllid Interim - Cyfalaf a Thechnegol i’r Aelodau. Esboniodd y Rheolwr Cyllid effeithiau refeniw posibl cynlluniau cyfalaf mawr gan dynnu sylw’r Aelodau at yr Adran Fuddsoddiadau yn Rhaglen Gyfalaf 2018/19. Esboniwyd y costau uniongyrchol, a oedd yn cynnwys costau benthyca, costau rhedeg refeniw a chyfalaf ynghyd â’r incwm a gynhyrchir a’r manteision uniongyrchol a geid o gynlluniau o’r fath. Cafwyd hefyd rai effeithiau anuniongyrchol a oedd yn anodd eu mesur, yn eu mysg berfformiad a phrofiad ansawdd i gwsmeriaid.

                        Esboniodd y Prif Weithredwr y gellid bod wedi defnyddio nifer o esiamplau, ond y defnyddiwyd dau fodel ym maes gwasanaethau cymdeithasol. Model 1 – sefydliad 32 gwely oedd Cartref Gofal Marleyfield a oedd hefyd yn cynnwys darpariaeth gofal dementia. Esboniwyd y manteision a’r costau uniongyrchol, gan gynnwys y potensial i gynyddu lleoliadau hunan-ariannu. Ymysg y manteision anuniongyrchol yr oedd ei bod yn rhatach darparu darpariaeth fewnol na chomisiynu lleoedd allanol.

Model 2 - roedd Canolfan Gofal Dydd Glanrafon yn sefydliad newydd sydd i gael ei adeiladu ar safle hen Ysgol Uwchradd John Summers. Ymysg y manteision a’r costau uniongyrchol yr oedd dim costau benthyca gan na fyddai’r cynllun yn cael ei ariannu drwy fenthyca darbodus, a byddai hyn yn golygu osgoi gwario £280k ar waith atgyweirio hanfodol ar y cyfleuster presennol. Ymysg y manteision anuniongyrchol yr oedd arbedion hirdymor o £1.5m a’r gallu i osgoi 3 lleoliad posibl y Tu Allan i’r Sir gan arbed £54k y flwyddyn.

                        Croesawodd yr Aelodau’r templed hwn a’r esiamplau a ddarparwyd o sut yr oedd hyn yn effeithio ar ddefnyddwyr gwasanaethau.

            Awgrymodd y Cynghorydd Hillary McGuill, cyn gwaredu hen offer y dylid asesu i weld a ellid ei ddefnyddio at ddiben arall neu gan unrhyw glybiau. Cytunodd y Prif Weithredwr gan ddweud bod hwn yn bwynt da ac roedd yn si?r y gallai rhyw gymaint o’r offer gael ei ailddefnyddio neu’i werthu.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Swyddogion am y cyflwyniad a oedd yn esiampl wych o sut i gyflwyno gwybodaeth gymhleth, a chytunwyd y dylid anfon nodyn o werthfawrogiad at Susie Lunt am ei chyfraniad at ddatblygu’r dull newydd hwn.

Cadarnhawyd y byddai diweddariad ar fuddsoddiadau’r Prosiectau Cyfalaf yn cael ei baratoi ar gyfer mis Gorffennaf ar sail debyg i’r hyn a ddefnyddiwyd ar gyfer y cyflwyniad ar Ganlyniadau Refeniw'r Gwariant Cyfalaf.

PENDERFYNWYD:

Croesawu’r cyflwyniad a defnyddio’r templed ar gyfer adroddiad pellach ar y Rhaglen Gyfalaf.

Pwrpas:        Adolygiad o sut y mae hyn yn gweithio, ei effaith ar awdurdodau ac adborth i Lywodraeth Cymru

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol adroddiad ar ddyraniadau tanwariant hwyr Llywodraeth Cymru. Esboniwyd bod, ym mlwyddyn ariannol 2017/18, nifer o ddyraniadau grant penodol ychwanegol wedi dod i law yn ystod misoedd ac wythnosau olaf y flwyddyn olaf, a bod atodiad un o’r adroddiad yn rhoi crynodeb o’r grantiau a ddaeth i law ac yn cynnwys manylion effaith a chanlyniadau’r hysbysiadau hwyr.

                        Gofynnwyd i’r Swyddogion wahaniaethu rhwng y cynlluniau hynny lle disgwyliwyd i gyllid ychwanegol fod ar gael ar ddiwedd y flwyddyn a’r cynlluniau hynny lle na ddisgwyliwyd y cyllid hwn.

                        Cadarnhaodd y Prif Weithredwr fod y tri grant olaf yn y rhestr yn annisgwyl a bod rhai o’r rhain a oedd yn ymwneud â thrafnidiaeth yn ddisgwyliedig ond nad oedd sicrwydd ym mha flwyddyn y byddent yn cael eu dyrannu.

                        Esboniodd y Dirprwy Arweinydd a’r Aelod Cabinet dros Dai, mewn rhai meysydd gwasanaethau stryd a thrafnidiaeth ysgol, fod cynlluniau wedi’u sefydlu fel y gellid eu cyflwyno i Lywodraeth Cymru pe byddai unrhyw grantiau’n dod ar gael.

                        Ychwanegodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol mai’r bwriad bob amser oedd manteisio i’r eithaf ar bob cyllid grant ac os na lwyddwyd i wario cyllid grant erbyn diwedd y flwyddyn y byddai opsiynau eraill yn cael eu hystyried er mwyn osgoi colli dim grant.

PENDERFYNWYD:

Nodi dyraniadau tanwariant hwyr Llywodraeth Cymru.

Pwrpas:        Darparu diweddariad i’r Pwyllgor

Cyflwynodd y Prif Weithredwr a’r Uwch Reolwr, Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol adroddiad yn dangos dadansoddiad manwl o faint o werthusiadau a gwblhawyd ar draws pob portffolio.

Roedd dadansoddiad o’r cynnydd gyda gwerthusiadau ym mhob portffolio yn dangos bod Newid Sefydliadol 1 a 2, y Prif Weithredwr, wedi cyrraedd 100%. Mynegodd y Prif Weithredwr ei siom nad oedd pob portffolio wedi cael 100%. Er hynny, llwyddwyd i gael cyfradd o 86% ar draws yr Awdurdod ac roedd hynny’n gryn welliant ar y flwyddyn flaenorol.

                        Esboniodd yr Uwch Reolwr fod rhai portffolios wedi methu â chael 100% oherwydd bod adolygiadau o Wasanaethau’n cael eu cynnal. Dywedwyd yn glir wrth reolwyr ym mhob portffolio bod yn rhaid iddynt lunio cynllun prosiect clir a bod amser wedi cael ei dreulio yn briffio rheolwyr i fod yn fwy rhagweithiol. Cytunwyd y dylid cadw’r targed o 100% ac nid ei dynnu i lawr. Ailadroddodd yr Aelod Cabinet dros Asedau a Rheolaeth Gorfforaethol fod y Prif Weithredwr a’r Uwch Reolwr wedi rhoi neges glir i reolwyr fod hyn wedi’i wneud.

                        Dywedodd y Cynghorydd Richard Jones ei fod yn siomedig na chafwyd cyfradd gwblhau o 100%. Mewn ymateb i gwestiwn yngl?n â nifer yr eithriadau – gweithwyr mewn ysgolion, gweithwyr yn 6 mis cyntaf eu cyflogaeth (dechreuwyr newydd) a gweithwyr y bu/y mae eu rheolwr gwerthuso yn absennol am gyfnod hir, cytunodd y Prif Weithredwr y byddai Penaethiaid yn cael cais i ddarparu ffigurau ac y byddai’r eithriad ar gyfer gweithwyr y bu/y mae eu rheolwr gwerthuso yn absennol am gyfnod hir yn cael ei ddileu. Esboniodd yr Uwch Rheolwr fod gan weithwyr newydd gyfnod prawf a’u bod yn cael eu hadolygu’n rheolaidd, felly na ddeuent o dan y system werthuso hon.

                        Yn dilyn cwestiynau gan y Cadeirydd, y Cynghorydd Paul Cunningham a’r Cynghorydd Hilary McGuill, esboniodd yr Uwch Reolwr nad oedd cylchred gwerthuso pendant ar draws y Cyngor, y byddai hwn yn amrywio rhwng pob portffolio ac y câi ei redeg ar draws y flwyddyn gyfan. Atgoffwyd yr Aelodau  fod Rheolwyr yn cael e-bost awtomatig i’w hatgoffa pan oedd yn bryd cynnal gwerthusiad blynyddol gweithiwr.

Ymatebodd y Prif Weithredwr i sylwadau gan y Cynghorydd Richard Jones yngl?n â darparu data ar lefel gwasanaethau yn hytrach nag ar lefel portffolios. 

Byddai gofyn i’r holl Brif Swyddogion lunio cynllun gweithredu i ddarparu sicrwydd ar amserlennu a chwblhau gwerthusiadau ar gyfer y flwyddyn gyfredol, gan gynnwys gwneud defnydd llawn o iTrent ar gyfer cadw cofnodion, a byddai adroddiad cynnydd canol blwyddyn yn cael ei ddarparu i’r Pwyllgor. 

PENDERFYNWYD:

Nodi’r adroddiad cynnydd yn amodol ar:

(a)       Y gofynnir i Benaethiaid ddarparu data gwerthuso ar gyfer gweithwyr ysgolion.

(b)       Y darperir adroddiad cynnydd ar Werthusiadau yn flynyddol ynghyd ag adroddiad interim chwe misol. 

(c)        Bod yr eithriad i weithwyr y mae eu rheolwr yn absennol am gyfnod hir yn cael ei ddileu o’r rhestr o eithriadau.

(d)       Bod y data yn cael ei ddarparu ar lefel gwasanaethau yn hytrach nag ar lefel portffolios.

(e)       Y pwysleisir wrth Brif  ...  view the full Cofnodion text for item 10.

Nid oedd dim aelodau’r cyhoedd na’r wasg yn bresennol.