Rhaglen a chofnodion

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Dim.

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 18 Tachwedd 2020.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 18 Tachwedd 2020, fel y cawsant eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Dunbobbin a Johnson.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo'r cofnodion fel rhai cywir.

Dywedodd y Cadeirydd y byddai newid bach yn nhrefn y busnes er mwyn galluogi i gydweithwyr Archwilio Cymru gymryd rhan ar eitem 4 y rhaglen.

Argymell Strategaeth Rheoli Trysorlys 2021/22 a Datganiad Polisi, Arferion a Rhaglenni Rheoli Trysorlys 2019/20-2021/22 i’r Cabinet a’r Cyngor. Rhoi’r diweddariad chwarterol ar faterion sy’n ymwneud â Pholisi, Strategaeth ac Arferion Rheoli Trysorlys y Cyngor 2020/21.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Dros Dro (Cyfrifeg Dechnegol) Strategaeth Rheoli Trysorlys 2021/22 ddrafft i'w hadolygu a'i hargymell i'r Cabinet, ynghyd â'r diweddariad chwarterol ar weithgareddau Rheoli Trysorlys ar gyfer 2020/21 er gwybodaeth.

Gwnaed nifer o fân newidiadau i'r Strategaeth, yn deillio'n bennaf o'r effaith o'r sefyllfa frys genedlaethol. Parhaodd y dulliau darbodus o fenthyca a buddsoddi ac roedd gwaith yn parhau i fodloni gofynion ychwanegol yn dilyn newidiadau i ganllawiau Llywodraeth Cymru ar fuddsoddiadau. Ar y diweddariad chwarterol ar gyfer 2020/21, esboniodd y Rheolwr Cyllid Dros Dro y sail ar gyfer penderfyniadau buddsoddi a wneir yng nghyd-destun trefniadau trosiannol Brexit, a’r sefyllfa ar fenthyca gan y Bwrdd Benthyciadau Gweithiau Cyhoeddus (BBGC) oherwydd newidiadau i delerau benthyca.

Mewn ymateb i gwestiynau gan Allan Rainford, rhoddwyd esboniad ar benderfyniadau buddsoddi a wnaed yn ystod y chwarter a'r opsiwn i archwilio benthyciadau cychwynnol fel ystyriaeth yn y dyfodol.

Gofynnodd Sally Ellis am y strategaeth fenthyca a dywedwyd wrthi mai benthyca parhaus gan y BBGC oedd yr opsiwn mwyaf hyblyg a fforddiadwy o hyd.

Nododd y Rheolwr Cyllid Dros Dro gais y Cynghorydd Johnson am sesiwn friffio yn y dyfodol gydag Aelodau ar yr Asiantaeth Bondiau Trefol.

Cynigiodd y Cynghorydd Johnson gefnogi’r argymhellion ac fe’i heiliwyd gan Sally Ellis.

PENDERFYNWYD:

(a)       Ar ôl adolygu’r Strategaeth ddrafft ar gyfer Rheoli’r Trysorlys yn 2021/22, nad oedd gan y Pwyllgor unrhyw faterion penodol i’w hadrodd at y Cabinet ar 16 Chwefror 2021; a

(b)       Nodi’r diweddariad chwarterol yngl?n â Rheoli’r Trysorlys yn 2020/21.

Cadarnhau’r adolygiad o'r Cod Llywodraethu Corfforaethol.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr adroddiad ar adolygiad blynyddol y Cod Llywodraethu Corfforaethol cyn i'r Pwyllgor Cyfansoddiad a Gwasanaethau Democrataidd ei ystyried ym mis Mawrth.  Ni chafodd unrhyw newidiadau mawr eu gwneud i’r fersiwn flaenorol ar gyfer 2020/21.

Tynnodd y Rheolwr Archwilio Mewnol sylw at Adran 2 y ddogfen, sy’n manylu ar drefniadau llywodraethu yn ystod y sefyllfa frys.

Nododd y Prif Weithredwr awgrym y Cynghorydd Johnson i'r adran hon fod yn rhan o atodiad i fersiynau o'r Cod yn y dyfodol i gadw’r hyn a ddysgwyd o'r argyfwng cenedlaethol.

Mewn ymateb i sylwadau’r Cynghorydd Heesom ar gyfranogiad Aelodau â Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2020/21, roedd trefniadau ar y gweill i gynllunio’r gweithdy gyda’r chwe unigolyn enwebedig fel y cytunwyd yn y cyfarfod blaenorol.

Siaradodd Sally Ellis am y potensial i ehangu ar egwyddor E (datblygu gallu'r Cyngor) i fyfyrio ar yr hyn a ddysgwyd o'r argyfwng cenedlaethol. Dywedodd y Prif Weithredwr y gellid cyfeirio’n gliriach at allu a gwytnwch yn fersiwn nesaf y Cod.

Ymatebodd swyddogion i nifer o bwyntiau a godwyd gan Allan Rainford ar gaffael technoleg ychwanegol a ddefnyddiwyd yn ystod y sefyllfa frys a'r adolygiad o wariant nad yw'n hanfodol i helpu i liniaru'r gorwariant a ragwelir yn gyffredinol. O ran gwaith y tîm Archwilio Mewnol, rhoddodd y swyddogion enghreifftiau o waith cynghori a gwaith archwilio ‘amser real’ a wnaed i roi sicrwydd ar brosesau gwneud penderfyniadau yn ystod y cyfnod hwnnw. Dywedodd y Prif Weithredwr fod y gwaith cynghorol hwn wedi bod yn hynod o werthfawr.

Cynigiwyd yr argymhelliad gan y Cynghorydd Johnson a'i eilio gan Allan Rainford.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r Cod Llywodraethu Corfforaethol fel y’i diwygiwyd i gael ei fabwysiadu fel rhan o Gyfansoddiad y Cyngor.

I dderbyn Crynodeb o’r Archwiliad Blynyddol gan Archwilydd Cyffredinol Cymru a nodi ymateb y Cyngor.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr y Crynodeb Archwilio Blynyddol ar gyfer 2019/20 (yr Adroddiad Gwella Blynyddol a'r Llythyr Archwilio Blynyddol gynt) a oedd yn crynhoi canfyddiadau gwaith archwilio a rheoleiddio a wnaed yn flaenorol yn y Cyngor gan Archwilio Cymru. Roedd hwn yn adroddiad cadarnhaol ar y cyfan, heb unrhyw argymhellion ffurfiol wedi'u gwneud yn ystod y flwyddyn. Roedd cynigion newydd ar gyfer gwella a chynigion ar gyfer datblygu yn deillio o dri o'r adolygiadau.

Rhoddodd Matt Edwards a Gwilym Bury o Archwilio Cymru esboniad ar y fformat newydd, gan ddiolch i swyddogion ac Aelodau am eu hadborth cadarnhaol.

Cododd Sally Ellis ac Allan Rainford gwestiynau ynghylch cyfeirio at strategaeth ariannol ‘risg uchel’ y Cyngor o fewn canfyddiadau adroddiad Archwilio Cymru ar gynaliadwyedd ariannol ledled Cymru.  Cytunodd y Prif Weithredwr fod geiriau Archwilio Cymru yn deg a rhesymol. Dywedodd fod y strategaeth wedi llwyddo i gydbwyso'r gyllideb a gwarchod gwytnwch gwasanaethau, er gwaethaf y gwariant ychwanegol a'r incwm a gollwyd o'r sefyllfa frys. O ystyried bod y Cyngor wedi arddangos moderneiddio heb unrhyw arbedion effeithlonrwydd o raddfa yn weddill, y disgwyl oedd rhannu risgiau â Llywodraeth Cymru a cheisio cyllid digonol i fodloni gofynion. Y dull a argymhellir ar gyfer 2021/22 fyddai cydbwyso'r gyllideb heb ddefnyddio cronfeydd wrth gefn, gydag ychwanegiad bach wedi'i ddyrannu i adfer cronfeydd wrth gefn a ddefnyddiwyd yn ystod y sefyllfa frys.

Fel Arweinydd y Cyngor, amlinellodd y Cynghorydd Roberts yr egwyddorion allweddol wrth bennu cyllideb y Cyngor heb gyfaddawdu cronfeydd wrth gefn na gwariant ar wasanaethau.

Ar ganfyddiadau adroddiad Archwilio Cymru ar gynaliadwyedd ariannol, cododd y Cynghorydd Johnson bryderon ynghylch cysondeb ar draws holl gynghorau Cymru. Dywedodd y Prif Weithredwr fod swyddogion yn gweithio gyda chydweithwyr Archwilio Cymru ar gynnwys adroddiadau drafft a bod y geiriad a ddefnyddir ar gyfer Sir y Fflint yn adlewyrchu ei safle cyllid isel yng Nghymru a'i ymrwymiad i ddiogelu gwytnwch gwasanaethau. Byddai gwasanaethau wedi bod mewn perygl pe na bai'r Cyngor wedi dilyn llwybr y strategaeth risg uchel hon.

Cydnabuwyd hyn gan Matt Edwards a ddywedodd fod yr adroddiad yn cydnabod y dull gwahanol a fabwysiadwyd gan y Cyngor a'r sefyllfa heriol wrth gydbwyso'r gyllideb wrth gynnal ansawdd gwasanaethau.  Wrth nodi'r sylwadau, sicrhaodd ef a Gwilym Bury ddull cyson o baratoi adroddiadau ar gyfer pob cyngor yng Nghymru.

Siaradodd y Cynghorydd Banks o blaid y derminoleg a oedd yn cydnabod na fyddai'r Cyngor yn peryglu gwasanaethau yng nghyd-destun ei safle cyllid isel.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorydd Axworthy a’r Cynghorydd Dunbobbin.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor wedi’i sicrhau gan Adroddiad Archwilio Cryno Blynyddol Archwilydd Cyffredinol Cymru ar gyfer 2019/20.

Cyflwyno’r wybodaeth ddiweddaraf ar y Bil Llywodraeth Ledol ac Etholiadau.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) adroddiad ar Fil Llywodraeth Leol (Cymru) i ddiwygio etholiadau llywodraeth leol, democratiaeth, perfformiad a llywodraethu. Ers cyhoeddi'r adroddiad, roedd y Bil wedi dod yn Ddeddf, ar ôl cael Cydsyniad Brenhinol yn ddiweddar.

Crynhodd y Prif Swyddog y newidiadau sy'n effeithio'n uniongyrchol ar y Pwyllgor Archwilio; sef y cylch gorchwyl diwygiedig a fyddai’n dod i rym eleni a newidiadau i’r aelodaeth i’w gweithredu o 2022. Cafodd y cynigion eu cymeradwyo gan y Cyngor ar 26 Ionawr.

Dywedodd y Prif Weithredwr fod cynnig y Cyngor i gymryd rhan yn yr hunanasesiad peilot gyda Chymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC) yn adlewyrchu ei berfformiad cryf yn yr adroddiadau rheoliadol.

Mewn ymateb i Sally Ellis yn tynnu sylw at bwysigrwydd hyfforddiant i alluogi'r Pwyllgor i gyflawni ei gyfrifoldebau newydd, sicrhaodd y Prif Swyddog y byddai ymgysylltiad â'r Pwyllgor drwy gydol y broses o gyflwyno'r newidiadau.

Cododd y Cynghorydd Johnson bryderon ynghylch cynrychiolaeth Aelodau etholedig ar y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio newydd. Rhannwyd ei bryderon gan y Cynghorydd Roberts a hefyd gan y Cynghorydd Dunbobbin a gynigiodd y dylid anfon llythyr at Lywodraeth Cymru i fynegi pryderon ynghylch y gofyniad i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio newydd benodi aelodau lleyg yn Gadeirydd ac yn Is-gadeirydd. Eiliwyd hyn gan y Cynghorydd Heesom.

Yn ystod y ddadl, cydnabu'r Cadeirydd a'r Aelodau gyfraniadau gwerthfawr aelodau lleyg cyfredol ar y Pwyllgor ond mynegwyd pryderon ynghylch rôl Aelodau etholedig. Dywedodd y Prif Swyddog, er y gallai'r Pwyllgor wneud sylwadau, y byddai'r Ddeddf yn aros yr un fath a bod y penderfyniad yn adlewyrchu'r gofyniad cyfreithiol i gydymffurfio â'r rheoliadau newydd er gwaethaf unrhyw bryderon (fel y'i datryswyd pan ystyriwyd yr eitem gan y Cyngor Sir).

Ar y sail honno, cafodd yr argymhellion diwygiedig eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorydd Dunbobbin a’r Cynghorydd Johnson.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Derbyn yr adroddiad briffio;

 (b)      Bod y Pwyllgor yn nodi goblygiadau cyfansoddiadol a goblygiadau eraill y Ddeddf, ac yn cefnogi cynlluniau mewnol ar gyfer eu gweithredu yn ôl yr angen; a

 (c)      Bod swyddogion yn cysylltu â'r Cadeirydd i ysgrifennu at Lywodraeth Cymru i fynegi pryderon y Pwyllgor ynghylch y gofyniad i benodi aelodau lleyg yn Gadeirydd ac yn Is-gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

DS Ar ôl y cyfarfod, cadarnhaodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) y gallai Is-gadeirydd y Pwyllgor fod yn aelod etholedig. Felly, cytunodd y Pwyllgor nad oedd angen gweithredu ar benderfyniad (c).

Cymeradwyo’r broses o recriwtio Aelod Lleyg ar gyfer y Pwyllgor Archwilio yn unol â gofynion Bil Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru).

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) adroddiad ar broses recriwtio aelod lleyg ychwanegol i'r Pwyllgor Archwilio fel sy'n ofynnol gan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru).

Er bod Llywodraeth Cymru wedi cadarnhau’n ddiweddar na fyddai’r newid yn dod i rym tan fis Mai 2022, rhannwyd yr adroddiad ar y cam hwn er mwy rhoi amser i’r broses recriwtio gychwyn yn ddiweddarach yn y flwyddyn. Cafodd yr argymhellion yn yr adroddiad eu cymeradwyo gan y Cyngor Sir ar 26 Ionawr.

Diwygiwyd yr ail argymhelliad i egluro y byddai dau aelod arall o'r Pwyllgor Archwilio yn ffurfio rhan o'r panel recriwtio, fel yr adlewyrchir yn y Crynodeb Gweithredol. Ar y sail honno, cafodd yr argymhellion eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorydd Johnson a’r Cynghorydd Axworthy.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Recriwtio un aelod lleyg ychwanegol i'r Pwyllgor Archwilio yn lle aelod etholedig, ac y bydd hyn yn weithredol o fis Mai 2022; a

 (b)      Bod y panel recriwtio sy'n cynnwys Cadeirydd y Cyngor, Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio ynghyd ag Aelod Cabinet Cyllid a dau aelod arall o'r Pwyllgor Archwilio yn gwneud argymhelliad i'r Cyngor i benodi.

Amlinellu’r Siarter Archwilio Mewnol (sydd wedi ei ddiweddaru) i’r Aelodau.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol adroddiad yngl?n â chanlyniad yr adolygiad diweddaraf o’r Siarter er mwyn bodloni’r gofynion cyfreithiol a rheoleiddio. Roedd y newidiadau hefyd yn adlewyrchu trefniadau i sicrhau annibyniaeth a gwrthrychedd y tîm Archwilio Mewnol a threfniadau i derfynau amhariad pe bai'r Rheolwr Archwilio Mewnol yn ymgymryd â chyfrifoldebau gweithredol eraill o fewn y Cyngor.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Sally Ellis, darparodd y Rheolwr Archwilio Mewnol wybodaeth am ei chyfrifoldebau cyfredol ar y gwasanaeth Profi, Olrhain a Diogelu a rhannodd enghreifftiau o ddyletswyddau gweithredol a gyflawnwyd gan ei thîm i gefnogi'r Cyngor yn ystod y sefyllfa frys.

Rhoddodd y Prif Weithredwr sicrwydd nad oedd defnyddio capasiti corfforaethol yn ystod yr argyfwng yn peryglu uniondeb yr Archwiliad Mewnol. Talodd ef a'r Cynghorydd Roberts deyrnged i'r Rheolwr Archwilio Mewnol a'i thîm am eu gwaith yn ystod y sefyllfa frys, yn enwedig ei rôl arweiniol ar gyfer y gwasanaeth Profi, Olrhain a Diogelu.

Croesawodd Allan Rainford yr eglurder ynghylch trefniadau ar annibyniaeth Archwilio Mewnol a chafodd sicrwydd drwy esboniadau ar y gwaith sy'n cael ei wneud gan y tîm mewn ymateb i'r sefyllfa frys.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Johnson, darparodd y Rheolwr Archwilio Mewnol wybodaeth am y rhaglen hyfforddi a oedd yn elfen bwysig o'r gwasanaeth Archwilio Mewnol.

Cynigiodd y Cynghorydd Johnson gefnogi’r argymhelliad ac fe’i heiliwyd gan Sally Ellis.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r Siarter Archwilio Mewnol fel y’i diwygiwyd.

Cyflwyno diweddariad i’r Pwyllgor ar gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol yr adroddiad rheolaidd yn dangos cynnydd yn erbyn y Cynllun, adroddiadau terfynol a gyhoeddwyd, olrhain camau gweithredu, dangosyddion perfformiad ac ymchwiliadau presennol.

Ers yr adroddiad diwethaf, ni chafwyd unrhyw adroddiadau Coch (sicrwydd cyfyngedig) a dim ond un adroddiad Melyn/Coch (rhywfaint o sicrwydd) yn ymwneud â Defnyddio System Cynllunio Cydweithredol Hunan Wasanaeth.  Rhoddwyd y wybodaeth ddiweddaraf hefyd ar symudiadau o fewn y tîm Archwilio Mewnol fel y nodwyd yn yr adroddiad.

Cododd Allan Rainford bryderon ynghylch nifer y camau gweithredu hwyr. Derbyniodd esboniadau’r swyddogion am yr effaith o’r sefyllfa frys, a’r sicrwydd bod y sefyllfa’n cael ei monitro’n agos ac y byddai’n cael ei chodi ymhellach pe bai angen.

Ymatebodd y Prif Weithredwr i faterion ehangach ar Gynllunio a godwyd gan y Cynghorydd Heesom a dywedodd y byddai'r adroddiad Trosolwg a Chraffu ar Orfodaeth Cynllunio sydd ar y gweill yn cael ei dosbarthu i'r Pwyllgor.

Gofynnodd Sally Ellis am eglurhad ar y sefyllfa bresennol gyda chronfeydd wrth gefn ysgolion. Cytunodd y Rheolwr Archwilio Mewnol i rannu diweddariad ar ôl i'r asesiadau gael eu cwblhau.

O ran balansau ysgolion, siaradodd y Prif Weithredwr am yr argymhelliad ar gyfer cyllideb 2021/22 i ddarparu codiad sylweddol i gyllidebau ysgolion uwchradd i helpu i wella sefyllfa ddiffygiol ysgolion.

Wrth dynnu sylw at bwysigrwydd cynnal y cwricwlwm, siaradodd y Cynghorydd Roberts am y ffactorau sy'n effeithio ar falansau ysgolion a rhoddodd sicrwydd bod cydweithwyr Addysg yn gweithio'n agos gydag ysgolion ar falansau diffygiol.

Cynigiwyd yr argymhelliad gan y Cynghorydd Johnson a'i eilio gan Allan Rainford.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Rhoi gwybod i’r Pwyllgor am y camau gweithredu sy’n codi o’r pwyntiau a godwyd mewn cyfarfodydd Pwyllgor Archwilio blaenorol.

Cyflwynodd Rheolwr Archwilio Mewnol yr adroddiad diweddariad ar weithredoedd o gyfarfodydd blaenorol. Cadarnhaodd y byddai trefniadau'n cael eu gwneud ar gyfer y gweithdy ar y Datganiad Llywodraethu Blynyddol a hefyd i gychwyn hunanasesiad y Pwyllgor.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorydd Axworthy a’r Cynghorydd Johnson.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol gyfredol i'w hystyried, gan gynnwys cynigion ers yr adroddiad diwethaf.

Cynigiodd y Cynghorydd Johnson gefnogi’r argymhellion yn yr adroddiad ac fe’i heiliwyd gan Sally Ellis.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Derbyn y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol; a

 (b)      Awdurdodi Rheolwr yr adran Archwilio Mewnol, mewn ymgynghoriad â Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, i amrywio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

Nid oedd unrhyw aelod o’r wasg yn bresennol.