Rhaglen a chofnodion

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Datganwyd y cysylltiadau canlynol â’r Datganiad Cyfrifon Drafft (eitem 4 ar y rhaglen):

Y Cynghorydd Axworthy - Aelod Bwrdd NEW Homes

Y Cynghorydd Dunbobbin - Cadeirydd Corff Llywodraethu Ysgol Uwchradd Cei Connah (Rhaglen Ysgolion yr 21ain Ganrif)

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 29 Ionawr 2020.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 29 Ionawr 2020, fel y’u cynigiwyd gan y Cynghorydd Dunbobbin a’u heilio gan y Cynghorydd Johnson.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir a gofyn i’r Cadeirydd eu llofnodi.

Cyflwyno Datganiad Cyfrifon drafft 2019/20 er gwybodaeth yr Aelodau yn unig ar hyn o bryd.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaeth Ddatganiad Cyfrifon Drafft 2019/20 (yn amodol ar archwiliad) er gwybodaeth.Roedd y datganiad yn cynnwys y Cyfrifon Gr?p, gan gynnwys is-gwmnïau ym mherchnogaeth lwyr y Cyngor, a’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol a fydd yn cael ei drafod nes ymlaen. Bydd y Pwyllgor yn derbyn y cyfrifon archwiliedig terfynol ar 9 Medi i’w cymeradwyo, yn barod i’w cyhoeddi erbyn y dyddiad cau statudol (sef 15 Medi).

Rhoddodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol a’r Rheolwr Cyllid Dros Dro (Cyfrifyddiaeth Dechnegol) gyflwyniad ar y cyd gan gyfeirio at y materion canlynol:

·         Pwrpas a Chefndir y Cyfrifon

·         Cynnwys a Throsolwg

·         Cyfrifoldeb am y Cyfrifon

·         Gr?p Llywodraethu Cyfrifon

·         Cysylltiadau â Monitro’r Gyllideb

·         Penawdau – Cronfa'r Cyngor, Cronfeydd Refeniw Wrth Gefn, Cyfalaf a’r Cyfrif Refeniw Tai

·         Newidiadau i Gyfrifon 2019/20

·         Cyfrifon Gr?p

·         Effaith Covid-19

·         Amserlen a Chamau Nesaf

·         Effaith y Terfynau Amser Cynharach

·         Cyfrifon Cronfa Bensiynau Clwyd

Holodd Allan Rainford am archwiliad cyhoeddus y cyfrifon a dywedwyd wrtho y byddai apwyntiad yn cael ei wneud yn un o adeiladau’r Cyngor, gan gadw at y mesurau cadw pellter corfforol, os nad oedd modd delio â cheisiadau o'r fath yn electronig. Pan ofynnwyd am yr heriau wrth gynhyrchu’r cyfrifon yn ystod argyfwng y pandemig dywedodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol bod trefniadau gweithio hyblyg eisoes yn rhan o'r arferion busnes arferol a bod timau wedi estyn y trefniadau yma.O ran cywirdeb ffigyrau, rhoddodd sicrwydd na fu newid i’r technegau amcangyfrif a bod y broses sicrhau ansawdd gadarn wedi’i chryfhau ymhellach wrth i dimau eraill wirio’r ffigyrau hefyd.

Rhoddodd Matt Edwards, Archwilio Cymru, sicrwydd bod cysylltiad rheolaidd wedi ei wneud â’r tîm cyllid drwy gydol y broses i ddelio â materion a oedd yn dod i'r amlwg er mwyn lleihau risgiau a heriau yn sgil yr argyfwng.

Mewn ymateb i gwestiynau gan Sally Ellis yn ymwneud â dyledwyr tymor byr, eglurodd y swyddogion bod y ffigyrau yn adlewyrchu’r sefyllfa ar y cam hwnnw o’r broses.Mae’r cynnydd yn y categori ‘Arall’ yn cynnwys swm ychwanegol ar gyfer Parc Adfer, ynghyd â nifer o ddyledwyr unigol gyda balansau isel yn weddill ar yr adeg honno.O ran dyled y GIG, dywedodd y Prif Weithredwr fod cynnydd cadarnhaol wedi’i wneud a bod y mater yn cael ei adolygu eto yn yr hydref er mwyn rhoi’r flaenoriaeth i'r pandemig cenedlaethol. Dywedodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol, er bod y ffigwr yn y cyfrifon yn adlewyrchu’r sefyllfa ar y pryd, y bydd y Pwyllgor yn derbyn diweddariad ysgrifenedig.

I baratoi ar gyfer heriau cyfrifon 2020/21, gofynnodd Sally Ellis bod y Pwyllgor yn derbyn gwybodaeth am unrhyw fater sy'n codi er mwyn gallu cyflawni ei rôl.Dywedodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol bod paratoadau ar y gweill a bod gwneud popeth o fewn y terfyn amser cynnar eleni, a hynny yn wyneb amgylchiadau heriol dros ben, yn edrych yn addawol ar gyfer proses y flwyddyn nesaf.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Allan Rainford, cyfeiriodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol at brotocol cadarn a thryloyw’r Cyngor ar gyfer pennu lefel y gronfa  ...  view the full Cofnodion text for item 62.

Darparu gwybodaeth ariannol atodol i’r Aelodau i gyd-fynd â’r datganiad cyfrifon drafft, yn unol â’r Rhybudd o Gynnig a gymeradwywyd yn flaenorol.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Dros Dro (Cyfrifyddiaeth Dechnegol) yr wybodaeth ariannol atodol sy’n cyd-fynd â Datganiad Cyfrifon drafft 2019/20, yn unol â’r cais a wnaethpwyd yn y Rhybudd o Gynnig a gymeradwywyd gan y Cyngor yn 2013.

Er bod y Prif Weithredwr yn croesawu’r gostyngiad yn nifer yr ymgynghorwyr a gyflogwyd, roedd yn pryderu ynghylch costau yn ymwneud â dwy swydd, un yn weithiwr i’r Cyngor a’r llall yn drefniant dros dro, gan nad oeddynt wedi derbyn digon o arolygiaeth reolaethol. Gan gydnabod yr anawsterau wrth recriwtio i ofal cymdeithasol a’r costau uchel sy’n berthnasol i raddfeydd y swyddi, dywedodd fod y ddau achos wedi’u herio a bod sicrwydd wedi’i dderbyn bod cyngor cadarn wedi’i ddarparu i reolwyr sy’n goruchwylio i atal hyn rhag digwydd eto.Fel cam pellach, mae cydweithwyr Adnoddau Dynol yn mynd i fonitro unrhyw achos pellach o arolygiaeth wael lleoliad asiantaeth o fewn gofal cymdeithasol.

Cynigodd y Cynghorydd Johnson bod yr argymhelliad yn cael ei gymeradwyo, ac eiliwyd hynny gan y Cynghorydd Dunbobbin.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r adroddiad.

Cefnogi Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2019/20 i gael ei atodi i’r Datganiad Cyfrifon ar gyfer ei fabwysiadu.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol 2019/20 sy'n cyd-fynd â'r Datganiad Cyfrifon.Mae’r adroddiad yn nodi’r broses ar gyfer paratoi’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol a'r dull arfaethedig nad oedd yn bosibl eleni oherwydd yr argyfwng cenedlaethol.Mae’r adroddiad hefyd yn nodi y byddai mewnbwn y Pwyllgor Archwilio yn rhan hanfodol o broses 2020/21.

Siaradodd y Prif Weithredwr am bwysigrwydd y Datganiad Llywodraethu i reoli risgiau o un flwyddyn i'r llall drwy gymryd camau lliniaru i fynd i’r afael â materion strategol arwyddocaol e.e. gwella gallu’r gwasanaeth gofal preswyl i reoli’r argyfwng, cefnogi pobl sy’n cysgu allan a chynyddu gallu'r Cyngor i bennu cyllideb gytbwys er gwaethaf yr heriau.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Johnson yngl?n ag adolygu camau lliniaru i ymateb i’r argyfwng cenedlaethol, roedd y Prif Weithredwr yn cydnabod y byddai’r effaith ar 2020/21 yn un sylweddol e.e. ar herio lefelau dyledion Treth y Cyngor ac ôl-ddyledion rhent.Dywedodd y byddai Strategaeth Adfer y Cyngor yn cael ei hargymell i’r Bwrdd Adfer Trawsbleidiol gan geisio cytundeb i gynnal cyfarfod o’r Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu ddiwedd mis Medi i asesu’r effaith ar bob portffolio a’r camau lliniaru.

Gofynnodd Sally Ellis bod y Datganiad Llywodraethu yn adlewyrchu’r ymrwymiad i fwy o aelodau ddarparu mewnbwn arno, nad oedd yn bosibl eleni oherwydd yr argyfwng. Cytunodd y Prif Weithredwr â hyn a dywedodd y byddai’r broses a’r amserlen i sicrhau’r ymgysylltiad hwn yn Chwarter 4 yn cael ei rhannu gyda’r Pwyllgor yn yr hydref.

Mewn ymateb i gwestiwn ar ganlyniadau yn sgil yr argyfwng, dywedodd y Prif Weithredwr fod gwaith ar y dull rheoli risg yn mynd rhagddo’n dda iawn gydag asesiadau risg cynhwysfawr i gynorthwyo i liniaru risgiau a rheoli’r argyfwng.Bydd y Pwyllgor yn derbyn y chwe chofrestr risgiau adfer, a dybiwyd gan gynlluniau busnes, ar ôl y cyfarfod.Siaradodd y Prif Archwilydd am fuddion perthnasau gwaith effeithiol gyda thimau perfformiad a risg ac am ddiffinio rolau a chyfrifoldebau yn glir.O ran yr angen am gydbwysedd rhwng camau gweithredu rhagweithiol ac ataliol i ymateb i ddigwyddiadau arwyddocaol, dywedodd y swyddogion fod cadernid Cynlluniau Parhad Busnes - gan gynnwys prawf senario pandemig ffug y flwyddyn flaenorol - fel rhan o’r Gwasanaeth Rhanbarthol i Gynllunio Rhag Argyfwng wedi bod yn fuddiol iawn wrth baratoi ar gyfer yr her.

Holodd Allan Rainford am wirio meysydd effeithiolrwydd fframwaith llywodraethu’r Cyngor yn annibynnol. Soniodd y Prif Weithredwr am enw da’r Cyngor wrth weithredu ar adborth gan heriau cyfoedion, fel yr adroddir yn rheolaidd i’r Pwyllgor. Amlygodd fod gweithio mewn partneriaeth ar lefel ranbarthol yn un o gryfderau’r Cyngor ers peth amser bellach, a bod tystiolaeth o hynny i’w gweld yn aml mewn adroddiadau gan bartneriaid fel Archwilio Cymru, Estyn ac Arolygiaeth Gofal Cymru.Mae Llywodraeth Cymru wedi amlygu rôl arweiniol y Cyngor wrth ddarparu prosiect Profi, Olrhain a Diogelu Gogledd Cymru fel enghraifft o arfer da.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorydd Dunbobbin a Sally Ellis.

PENDERFYNWYD:

Cefnogi Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2019/20, sy’n cynnwys yr ymrwymiad i gynyddu  ...  view the full Cofnodion text for item 64.

I adrodd a darparu sicrwydd ar y trefniadau llywodraethu a rheoli sefydliadol sydd yn eu lle yn ystod y cam ymateb i argyfwng.

Rhoddodd y Prif Weithredwr gyflwyniad ar y trefniadau llywodraethu a oedd ar waith yn ystod yr ymateb i’r argyfwng.Cyfeiriodd at y canlynol:

·         Cronoleg genedlaethol

·         Cronoleg leol

·         Strwythur gorchymyn - hierarchaeth / pobl a grwpiau

·         Gwneud penderfyniadau a rheoli risg

·         Rheoli Risg Ariannol

·         Cynllunio adferiad

·         Myfyrio

Mae’r trosolwg o’r strwythur llywodraethu yn dangos y rhyngweithio rhwng y Tîm Ymateb a Rheoli Argyfwng (aur) a’r grwpiau tactegol (arian) a gweithredol (efydd), gan gynnwys Iechyd a Gofal Cymdeithasol a Thlodi, y mae eu gwaith wedi’i gydnabod yn genedlaethol.Roedd rheoli risg ariannol yn faes arwyddocaol a oedd yn cynnwys olrhain a monitro’r holl risgiau refeniw a chyfalaf, gan gynnwys colli incwm.Gweithiodd y Cyngor yn agos gyda Llywodraeth Cymru ar broffilio risgiau ariannol a chael mynediad i gyllid argyfwng cenedlaethol.Mae’r risgiau sylweddol yn Chwarter 2 yn dibynnu ar ffrydiau ariannu newydd Llywodraeth Cymru a cheir pryderon penodol ynghylch y pwysau yn y gaeaf, fel y pwysau ar y sector iechyd. Fel rhan o’r gwaith adfer, bydd y Bwrdd Adfer yn derbyn y Strategaeth Adfer cyn i’r trefniadau democrataidd arferol ailddechrau ym mis Medi.

I egluro:

1)    Sut ydym ni wedi rheoli risg a chynnal yr amgylchedd rheoli mewnol mewn perthynas â’r gwasanaethau a oedd:

a.    angen eu haddasu oherwydd cyfyngiadau’r cyfnod clo

b.    wedi’u terfynu oherwydd y cyfyngiadau ac

c.    wedi’u cyflwyno i ymateb i’r argyfwng;

2)    Y gwaith rheoli sicrwydd sydd wedi’i wneud gan Archwilio Mewnol i adolygu’r rheolaethau sydd yn eu lle o fewn y Cyngor, sydd wedi canfod lefelau uchel o sicrwydd yn y gwaith sydd wedi'i wneud.

Rhoddodd y Prif Archwilydd gyflwyniad ar reoli risg a chynnal yr amgylchedd rheoli mewnol mewn perthynas â newidiadau i wasanaethau yn ystod yr argyfwng. Roedd y cyflwyniad yn rhoi sylw i:

·         Y cyd-destun cyn y Coronafeirws

·         Rheoli Risg - cyd-destun presennol

·         Amddiffynfeydd blaen - perthnasedd

·         Ymateb Archwilio Mewnol - hyd yma

·         Rheoli Sicrwydd Argyfwng

·         Prosiect Herio Datganiad Dull Risgiau

·         Ymateb Archwilio Mewnol - i’r dyfodol

Er bod Cynllun Archwilio 2020/21 wedi’i baratoi ar ddechrau’r flwyddyn, bydd angen rhannu cynllun diwygiedig ym mis Medi i gynnwys y risgiau oherwydd yr argyfwng. Amlygodd y cyflwyniad nifer o reolaethau allweddol sy’n hanfodol i'r broses adfer ac sy’n gofyn am ddull gweithio gwahanol.

Drwy gydnabod yr angen i swyddogion ymateb i’r argyfwng, roedd y tîm Archwilio Mewnol wedi canolbwyntio ar gwblhau gwaith cynghorol a sicrwydd 2019/20 ynghyd â’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol. Roedd y tîm wedi ychwanegu gwerth at nifer o feysydd, gan gynnwys cynrychiolaeth ar y Tîm Ymateb a Rheoli Argyfwng a’r cynllun Profi, Olrhain a Diogelu.Roedd gwaith archwilio 2020/21 yn cynnwys adolygiad o’r ‘5 Penderfyniad Ariannol Allweddol’ a oedd yn edrych ar y defnydd o gronfeydd wrth gefn brys a chapasiti cartrefi gofal. Daeth yr adolygiad i’r casgliad bod rheolaethau cryf yn eu lle. Roedd gwaith archwilio’r dull Sicrwydd Rheoli Argyfwng yn darparu sicrwydd ar gefnogi’r amddiffynfeydd blaen ac wedi’i rannu ag Archwilio Cymru.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Prif Weithredwr am rannu diweddariadau rheolaidd gyda’r aelodau mewn perthynas ag ymateb y Cyngor i’r argyfwng.

Wrth ganmol ymateb a threfniadau brys y Cyngor, dywedodd Sally Ellis y byddai angen sicrwydd tebyg ar gyfer y trefniadau adfer fel maes risg posibl.Dywedodd y Prif Weithredwr bod y Bwrdd Adfer yn derbyn diweddariadau rheolaidd ar yr ymateb parhaus a bod risgiau agored wedi’u nodi yn y Strategaeth Adfer Dros Dro a fydd wedi’i chwblhau erbyn mis Medi cyn i’r pwyllgorau ddechrau cyfarfod eto. O ran cyfuno dysgu, mae’r uwch swyddogion ar fin ystyried canlyniadau amrywiol, gan gynnwys arferion gweithio diogel ac mae’r holl grwpiau tactegol (arian) yn paratoi adroddiadau cloi gydag argymhellion i’r dyfodol. Ar y cynnydd posibl mewn achosion o dwyll yn ystod y pandemig, darparodd y swyddogion enghreifftiau o waith rhagweithiol Archwilio Mewnol yn perfformio gwiriadau diwydrwydd dyladwy ar gymhwystra ceisiadau grant.Yn ogystal, mae gwaith ar y Sicrwydd Rheoli Argyfwng yn dangos nad oedd y systemau ariannol a oedd yn gweithio o bell yn ystod y cyfnod wedi newid, gan ddarparu sicrwydd o ran atal twyll.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Allan Rainford, eglurodd y swyddogion rôl allweddol y Rheolwr Archwilio Mewnol mewn perthynas â phrosiect Ysbyty’r Enfys.Rhoddodd y Prif Weithredwr drosolwg bras o sefyllfa bresennol y prosiect.

Manteisiodd y Cynghorydd Banks ar y cyfle hwn i ganmol y Prif Weithredwr a’r Uwch Swyddogion am eu gwaith i ymateb i’r argyfwng.

Hefyd, fe ganmolodd y Cadeirydd waith y swyddogion yn ystod y cam ymateb i argyfwng.

Darparu adroddiad blynyddol Rheoli Trysorlys 2019/20 a'r diweddariad chwarterol cyntaf ar gyfer 2020/21.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Dros Dro (Cyfrifyddiaeth Dechnegol) yr Adroddiad Blynyddol drafft ar gyfer Rheoli Trysorlys 2019/20 i’w adolygu a’i argymell i'r Cabinet. Hefyd, rhannwyd diweddariad Chwarter 1 ar Bolisi Rheoli Trysorlys, Strategaeth ac Arferion 2020/21 er gwybodaeth, ynghyd â’r cylch adrodd.

Wrth baratoi i gymeradwyo Strategaeth Rheoli Trysorlys 2020/21, bydd pob aelod yn derbyn gwahoddiad i’r sesiwn hyfforddiant blynyddol ym mis Rhagfyr, a fydd wedi’i hwyluso gan yr Ymgynghorwyr Rheoli Trysorlys. Bydd manylion yr hyfforddiant ar gael yn nes at yr amser. Crynhowyd prif feysydd Adroddiad Blynyddol 2019/20, megis lefel isel barhaus y cyfraddau llog a’r arenillion ar fuddsoddiadau. Roedd y gweithgareddau benthyca yn cynnwys dyrannu benthyciadau i NEW Homes i ariannu’r cynllun adeiladu tai Cyngor.

O ran diweddariad Chwarter 1 2020/21, er gwaethaf yr heriau yn sgil yr argyfwng, mae'r swyddogaeth rheoli trysorlys mewn sefyllfa weddol gref oherwydd gwaith y Tîm Cyllid.Tra bod y Strategaeth Fuddsoddi gyda'r Swyddfa Rheoli Dyledion yn adlewyrchu'r flaenoriaeth a roddir i ddiogelu cronfeydd, mae’r Cyngor yn ddiweddar wedi dechrau buddsoddi unwaith eto gyda Chronfeydd Marchnad Arian a oedd yn cynnig arenillion gwell.

Roedd Allan Rainford yn falch o nodi na fu unrhyw achos o dorri strategaeth y Cyngor. Mewn ymateb i gwestiynau ar gyfraddau llog, dywedodd y Rheolwr Cyllid Dros Dro nad oeddynt yn disgwyl cynnydd mewn cyfraddau tymor byr. O ran benthyca, mae gwaith monitro rheolaidd yn cael ei wneud i asesu benthyca hirdymor a thymor byr gydag adolygiadau misol i drafod y gofynion.

O ran benthyca tymor byr, cyfeiriodd y Cynghorydd Johnson at y gwahaniaeth yn ffioedd broceriaeth awdurdodau lleol ers y llynedd. Dywedodd y Rheolwr Cyllid Dros Dro y byddai’n edrych i mewn i hyn a darparu ymateb ar wahân.

Cynigiwyd yr argymhellion gan Allan Rainford, gyda’r Cynghorydd Johnson yn eilio.

PENDERFYNWYD:

(a)       Nodi Adroddiad Blynyddol Rheoli Trysorlys 2019/20, heb dynnu unrhyw fater i sylw’r Cabinet ym mis Medi; a

(b)       Nodi diweddariad Chwarter 1 Rheoli Trysorlys 2020/21.

Nid oedd unrhyw aelod o’r cyhoedd na’r wasg yn bresennol.