Rhaglen a chofnodion

I derbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Cynghorodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) y byddai gan aelodau Cronfa Bensiwn Clwyd gysylltiad personol ag eitem 4 y Rhaglen, ‘Datganiad Cyfrifon 2016/17’ ac y byddai'r rheiny a gynhwysir yn y Cofrestr Cysylltiad yn cael eu cofnodi yn awtomatig ar gyfer y cyfarfod hwn.  Datganodd y Cadeirydd gysylltiad personol fel aelod o Gronfa Bensiwn Clwyd.

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 19 Gorffennaf 2017.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 19 Gorffennaf 2017.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir a bod y Cadeirydd yn eu llofnodi.

Mae'r adroddiadau’n cyflwyno’r fersiwn wedi’i archwilio terfynol o Ddatganiad Cyfrifon 2016/17 i’r Aelodau ei argymell i'r Cyngor, ac yn cynnwys hefyd adroddiad yr archwilwyr allanol.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol y fersiwn derfynol wedi ei archwilio o Ddatganiad Cyfrifon 2016/17 gydag adroddiadau Swyddfa Archwilio Cymru yn gysylltiedig ag archwiliad y datganiadau ariannol a Llythyrau Sylwadau ar gyfer Cyngor Sir Y Fflint a Chronfa Bensiwn Clwyd.  Diolchodd i swyddogion y Cyngor a chydweithwyr Swyddfa Archwilio Cymru ar eu gwaith ar y cyfrifon oedd wedi eu harchwilio yr oeddynt yn ceisio cymeradwyaeth arnynt er mwyn eu hargymell i’r Cyngor Sir ar yr un diwrnod er mwyn cwrdd y dyddiad cau cyhoeddi statudol.  Roedd ymatebion a roddwyd i gwestiynau ar y cyfrifon drafft wedi eu cylchredeg i bob Aelod oedd wedi cael cyfle i drafod ymholiadau pellach gyda swyddogion.

Rhoddwyd cyflwyniad yn trafod y meysydd canlynol:

·         Diweddariad Cynnydd ers Gorffennaf

·         Gr?p Llywodraethu Cyfrifon

·         Cyfrifon y Cyngor

o   Cynnydd wrth fynd i’r afael â materion y llynedd

o   Camddatganiad heb ei addasu

o   Addasiadau i ddrafft Datganiad Cyfrifon

·         Cyfrifon Cronfa Bensiwn Clwyd

o   Cynnydd wrth fynd i’r afael â materion y llynedd

o   Addasiadau i ddrafft Datganiad Cyfrifon

o   Adborth gan Bwyllgor Cronfa Bensiwn Clwyd

Nododd y Rheolwr Cyllid – Cyfrifyddiaeth Dechnegol – gydnabyddiaeth gan Swyddfa Archwilio Cymru o gynnydd da o ran camau a gymerwyd i fynd i’r afael â materion a godwyd yn ystod y broses o archwilio cyfrifon 2015/16.  Roedd rhai camgymeriadau yn anochel oherwydd maint a chymhlethdod cyfrifon llywodraeth leol ac roedd penderfyniadau yngl?n ag a ddylid newid y rhain yn y cyfrifon yn seiliedig ar gyfuniad o fateroliaeth, barn yr archwilydd, a chymhlethdod a gwerth addasu.  Rhoddodd y Rheolwr Cyllid drosolwg o'r rhaglen o addasiadau a chynghorodd fod Swyddfa Archwilio Cymru wedi cefnogi barn y Gr?p Llywodraethu Cyfrifon y dylai un camddatganiad aros heb ei gywiro yn y cyfrifon.

Ar gyfrifon Cronfa Bensiwn Clwyd, bu i’r Rheolwr Cyllid Pensiynau grynhoi’r addasiadau oedd oll o dan fateroliaeth a chynghorodd nad oedd unrhyw gamddatganiadau heb eu cywiro.  Cadarnhaodd fod Pwyllgor Cronfa Bensiwn Clwyd wedi derbyn cyflwyniad manwl gan swyddogion fod nad oedd gan Swyddfa Archwilio Cymru unrhyw broblem yngl?n â'r cyfrifon oedd wedi eu harchwilio.

Dywedodd Mr. John Herniman o Swyddfa Archwilio Cymru, fod eleni yn gyffredinol yn flwyddyn bositif arall ar gyfer cyfrifon y Cyngor a chanmolodd Swyddogion Cyllid a’r tîm am weithio yn effeithiol i goladu'r cyfrifon a datrys problemau.  Cadarnhaodd fod barn anghymwys ('glân') wedi ei roi ar y cyfrifon a bod y penderfyniad ar y camddatganiad heb ei gywiro wedi ei gefnogi ac nad oedd yn effeithio barn yr archwiliad.  Canmolwyd rôl barhaol y Gr?p Llywodraethu Cyfrifon wrth oruchwylio’r cyfrifon.  Byddai’r gofyniad i symleiddio’r amserlen cynllunio cyfrifon berthnasol ar draws llywodraethau lleol a chyrff sector cyhoeddus eraill mewn sawl blwyddyn yn heriol.

Roedd barn archwilio ‘lân’ hefyd wedi ei rhoi ar gyfrifon Cronfa Bensiwn Clwyd er bod Swyddfa Archwilio Cymru wedi nodi nad oedd safonau wedi cyrraedd y lefel a gyrhaeddwyd yn y blynyddoedd blaenorol.  Roedd Mr. Herniman yn fodlon fod y rhain yn cael eu trin ar gyfer cyfrifon y flwyddyn nesaf ac roedd yn falch  ...  view the full Cofnodion text for item 24.

I’w sicrhau drwy adroddiadau Swyddfa Archwilio Cymru a chefnogaeth yr ymateb gweithredol.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr adroddiadau adolygu Swyddfa Archwilio Cymru ar gamau dilynol yr Asesiad Corfforaethol, Llywodraethu Da wrth benderfynu ar newidiadau gwasanaeth, ac effeithiolrwydd rhaglen arbedion effeithlonrwydd y Cyngor.  Cyflwynwyd yr adroddiadau, oedd yn bwydo i’r Adroddiad Gwella Blynyddol (yr eitem nesaf ar y rhaglen) er mwyn rhoi sicrwydd ar y meysydd hynny ac i ystyried os oedd ymatebion gweithrediaeth y Cyngor yn gymesur.

Cyflwynwyd yr adborth canlynol gan Bwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol, yn ogystal ag ymatebion swyddogion, i’r Cabinet:

·         Gwytnwch ariannol – pryderon fod y targed o 95% ar gyfer arbedion effeithlonrwydd yn rhy uchel ac y dylid ei ostwng gan mai dim ond 85% o arbedion effeithlonrwydd oedd yn cael eu cyflawni ar hyn o bryd.  Wrth gydnabod yr her hwn, eglurodd y Prif Weithredwr i’r Pwyllgor fod angen cadw pwysau sefydliadol er mwyn cyflawni mor agos i 100% o arbedion effeithlonrwydd a gynlluniwyd â phosib; a

·         Trosolwg a Chraffu – roedd barn wedi ei mynegi y gellid gwneud mwy i graffu ar ganlyniadau materion oedd yn cael eu harwain gan gyllideb wedi eu rhoi ar waith.  Dywedodd y Prif Weithredwr fod y dull gweithredu hwn eisoes yn cael ei ddatblygu yn ogystal â chyn-ymgynghori ar opsiynau cyllideb.

Dywedodd y Prif Weithredwr fod yr adroddiad yn gyffredinol bositif a sicrhaodd y Pwyllgor fod gwaith wedi cychwyn ar y cynigion i wella, nad oeddynt yn argymhellion nac yn faterion newydd.

Eglurodd Mr. Paul Goodlad o Swyddfa Archwilio Cymru fod rhannu’r canfyddiadau gyda’r Cyngor yn gynnar yn y broses yn golygu y gellid rhoi cychwyn ar y camau gweithredu cyn i’r adroddiad gael ei gyhoeddi; dull gweithredu effeithiol.  Dywedodd y gellid bob amser nodi meysydd gwelliant a chadarnhaodd nad oedd pryderon sylweddol.

Gofynnodd Sally Ellis am y cynnydd gyda Strategaethau Digidol a Phobl gan i hynny gael ei amlygu yn adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru.  Eglurodd y Prif Swyddog (Llywodraeth) am ddatblygiad cynllun gweithredu er mwyn nodi canlyniadau uchelgeisiol ar gyfer y Strategaeth Ddigidol.

Gofynnodd y Cynghorydd Andy Dunbobbin os oedd y Cyngor yn bwriadu ymgysylltu gyda chynghorau eraill ar y Strategaeth Ddigidol oherwydd maint a natur y gwaith hwn. 

Rhoddodd y Prif Weithredwr esiamplau o wasanaethau oedd eisoes yn cael eu darparu yn rhanbarthol ac eraill lle'r oedd cyfleoedd cydweithredol i ddisodli meddalwedd gyfredol TG yn cael eu harchwilio yn rhanbarthol neu’n genedlaethol.

Mewn ymateb i ymholiad gan y Cynghorydd Paul Johnson ar y cynnig gwelliant ar gyfer adroddiad arbedion effeithlonrwydd, eglurodd Mr Goodlad y byddai Swyddfa Archwilio Cymru yn ail ymweld â rhai o'r materion mwy strategol er mwyn asesu os yw effaith heb fod yn ariannol y mentrau effeithlonrwydd yn cael eu gwerthuso.

PENDERFYNWYD:

Bod y pwyllgor wedi’i sicrhau gan adroddiadau adolygu Swyddfa Archwilio Cymru a’i fod yn cefnogi ymateb gweithredol y Cyngor.

I’w sicrhau drwy adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru a chefnogaeth yr ymateb gweithredol.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr Adroddiad Gwella Blynyddol gan Swyddfa Archwilio Cymru oedd yn crynhoi'r archwiliad a’r gwaith rheoleiddio a wnaed yn y Cyngor ers i’r adroddiad diwethaf gael ei gyhoeddi ym mis Gorffennaf. Daeth yr adroddiad, gafodd ei ystyried ochr yn ochr â thri Adroddiad Astudio Swyddfa Archwilio Cymru (uchod), i’r casgliad fod y Cyngor yn cwrdd ei ofynion statudol o ran gwelliant parhaus ac ni wnaeth unrhyw argymhellion ffurfiol.  Rhannwyd ymateb gweithrediaeth y Cyngor i'r pedwar cynnig ar gyfer gwelliant hefyd.

Eglurodd Mr. Paul Goodlad o Swyddfa Archwilio Cymru fod fformat newydd wedi ei fabwysiadu ar gyfer rhan gyntaf y ddogfen oedd yn crynhoi’r gwaith archwilio perfformiad yn Sir y Fflint.  Roedd yr ail ran yn berthnasol i holl gynghorau Cymru a byddai'r canfyddiadau cyfun yn cael eu cyhoeddi mewn adroddiad cenedlaethol.  Atgoffodd fod gwelliant yn daith barhaus ac y byddai’r pedwar cynnig dros welliant yn cryfhau trefniadau cyfredol y Cyngor ymhellach.

Dywedodd y Prif Weithredwr fod gwaith sylweddol wedi ei wneud ar heriau’r gyllideb nesaf a rhoddodd ddatganiad ar wytnwch ariannol dyfodol y Cyngor.  Dywedodd fod Swyddfa Archwilio Cymru yn cydnabod fod cyllidebau’r Cyngor yn cael eu rheoli a’u llywodraethu yn dda, gyda’r systemau yn gyffredinol gadarn.  Roedd yn bwysig gwahaniaethu rhwng safon llywodraethu a rheolaeth ariannol, a faint o arian sydd ar gael i’r Cyngor reoli ei fusnes a’i wasanaethau.  Y diwethaf oedd achosi her i’r Cyngor a chynaliadwyedd y gyllideb, nid y cyntaf.  Amlygwyd pa mor allweddol oedd datganiad cyllideb arfaethedig gan Ganghellor y Trysorlys a Setliad Dros Dro'r Awdurdod Lleol gan Ysgrifennydd Cabinet Llywodraeth Cymru dros Gyllideb ac Awdurdodau Lleol ar gyfer y dyfodol.

PENDERFYNWYD:

Bod y pwyllgor wedi'i sicrhau gan Gynllun Gwella Blynyddol Archwilydd Cyffredinol Cymru ar gyfer 2016/17 a’i fod yn cefnogi’r ymateb gweithredol iddo.

Cyflwyno Diweddariad i'r Pwyllgor am gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd ddiweddariad ar gynnydd yr adran Archwilio Mewnol gan gynnwys newidiadau i'r cynllun archwilio, olrhain camau gweithredu ac ymchwiliadau.  Rhoddodd drosolwg fras o’r camau gweithredu gyda dyddiadau diwygiedig chwe mis yn hwyrach na’r dyddiad gwreiddiol er mwyn rhoi sicrwydd fod cynnydd yn cael ei wneud, a chadarnhaodd nad oedd yr ychydig lithriant ar ddangosyddion perfformiad yn achosi unrhyw bryder.

Ar adroddiadau terfynol oedd wedi eu cyhoeddi, roedd yr argymhellion ar gyfer adolygiad ‘oren – goch’ ar 'Alltami Stores’ bron a dod i ben.  Ar yr adolygiad sicrwydd coch ‘cyfyngedig’ ar gyfer Gorfodi Cynllunio, dywedodd y Prif Archwilydd ei fod yn fodlon fod cynnydd yn cael ei wneud i fynd i’r afael ag argymhellion a rhoddodd yr Uwch-Archwilydd drosolwg o ganfyddiadau’r adolygiad.

Yn unol â'r arferion a gytunwyd arnynt ar gyfer adolygiadau coch, roedd y Prif Swyddog (Cynllunio a’r Amgylchedd) a’r Rheolwr Datblygu yn bresennol er mwyn rhoi cefndir pellach a sicrwydd ar y camau gweithredu sy'n cael eu cymryd.  Byddai’r Polisi Gorfodi Cynllunio diwygiedig, y mae ymgynghoriad arno ar fin digwydd, yn gwella’r broses o flaenoriaethu achosion ac roedd yn cael ei gefnogi gan broses o ailstrwythuro'r tîm Rheoli Datblygiad y byddai'r swyddogaeth orfodi yn fwy sefydledig oddi mewn iddo.  Byddai dull y ddau dîm hyn o weithio ar sail llwyth achosion yn gwella cyfathrebu ac yn cryfhau trefniadau ar gyfer delio gydag achosion os byddai unrhyw absenoldeb hir dymor.  Byddai cofnodi pob cwyn yn yr un modd yn sicrhau fod camau gweithredu yn cael eu tracio yn fwy cywir.

Dywedodd y Prif Weithredwr fod y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Amgylchedd wedi bod yn gefnogol o’r polisi ac y byddent yn adolygu’r cynnydd a wneir arno drwy adrodd bob chwe mis.  Awgrymodd y byddai’r Pwyllgor Archwilio hefyd am gael sicrwydd drwy eitem yn y dyfodol ar ei Raglen Gwaith I'r Dyfodol.

Awgrymodd Sally Ellis y gellid rhoi eitem yn y dyfodol yn y Pwyllgor Archwilio ar y camau gweithredu a gwblhawyd a gofynnodd a oedd digon o adnoddau ar gael i uwchraddio systemau TG er mwyn cefnogi'r broses orfodi newydd.    Dywedodd y Rheolwr Datblygu y byddai Archwilio Mewnol yn cynnal adolygiad dilynol o’r argymhellion ac y byddai’r Gr?p Strategaeth Cynllunio yn dilyn cynnydd perfformiad yn erbyn dangosyddion Llywodraeth Cymru.  Roedd achos busnes yn cael i baratoi ar gyfer cyllid cyfalaf am feddalwedd TGCh newydd i ddisodli'r system feddalwedd FLARE gyfredol.

Mewn ymateb i ymholiad gan y Cynghorydd Chris Dolphin, cadarnhawyd fod yr atgyfeiriadau sydd heb eu cwblhau wedi eu hail rannu o fewn y tîm.  Nodwyd fod rhai achosion yn aros am resymau penodol ac mai’r bwriad oedd lleihau’r niferoedd o achosion byw i tua 180. Rhannwyd manylion pellach ar strwythur y tîm.

Yn ystod y trafodaethau, cynigiodd y Cynghorydd Arnold Wolley fod y Pwyllgor yn derbyn yr eitem ac yn nodi ei fod yn fodlon fod y materion a gododd yn yr adroddiad yn cael eu trin.    Cafodd hyn ei gefnogi gan y Pwyllgor.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Derbyn yr adroddiad; a

 (b)      Bod y Pwyllgor yn  ...  view the full Cofnodion text for item 27.

Hysbysu'r Pwyllgor o'r camau gweithredu sy'n deillio o bwyntiau a godwyd yng nghyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Archwilio.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd yr adroddiad diweddariad cynnydd ar gamau gweithredu oedd yn deillio o gyfarfodydd blaenorol.

Gofynnodd y Cynghorydd Chris Dolphin am ‘Greenfield Valley Heritage Park’ a chafodd ddiweddariad bras gan y Prif Weithredwr ar gynnydd yngl?n â chamau gweithredu cynllunio busnes oedd ar y trywydd iawn.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at yr hyfforddiant Rheoli Trysorlys sydd i’w drefnu ar gyfer Hydref / Tachwedd ac atgoffodd y cyfarfod fod cyfarfodydd ymgynghori cyllideb Trosolwg a Chraffu yn cael eu trefnu ar gyfer o gwmpas yr un cyfnod.  Dywedodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol y byddai dyddiad addas yn cael ei ganfod.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Ystyried Rhaglen Gwaith I’r Dyfodol yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol er mwyn ei hystyried ac amlygodd y symudiadau ers yr adroddiad diwethaf.

Awgrymodd y Cadeirydd eitem ar gludiant ysgol a chafodd ei gynghori gan y Prif Weithredwr y byddai'r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Addysg ac Ieuenctid yn derbyn diweddariad ar gomisiynu a gweithrediadau yn ei gyfarfod nesaf.  Byddai nodyn wedyn yn cael ei gylchredeg i bob Aelod.  Adroddodd fod gweithrediadau cludiant i'r ysgol arferol yn ailgychwyn a bod gwaith yn cael ei wneud ar faterion cymhwyster a chaffael cymhleth.  Talodd deyrnged i waith swyddogion yn Nepo Alltami a diolchodd i Aelodau am rannu gwybodaeth.  Sicrhaodd y Pwyllgor fod y materion yn cael eu hatgyfeirio at Bwyllgor Trosolwg a Chraffu gyda gwaith cynghorol yn cael ei gynllunio gan yr adran Archwilio Mewnol.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Chris Dolphin at broblemau recriwtio a chadw staff o fewn y Gwasanaeth Ieuenctid.  Cynigiodd y Prif Weithredwr fynd ar ôl y mater hwn.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Derbyn y Rhaglen Waith i’r Dyfodol; a

(b)       Rhoi awdurdod i Reolwr yr Adran Archwilio Mewnol, wrth ymgynghori gyda Chadeirydd ac Is-Gadeirydd y Pwyllgor, amrywio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

Nid oedd unrhyw aelodau o’r cyhoedd na’r wasg yn bresennol.