Rhaglen a chofnodion

I derbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Datganodd yr aelodau canlynol gysylltiad personol ag eitem 4 ar y rhaglen: 'Datganiad Cyfrifon Drafft 2016/17’:

Sally Ellis – aelod a rhai o’i theulu’n aelodau o’r Gronfa Bensiynau; a’r Cynghorydd Glyn Banks – aelod o Fwrdd NEW Homes.

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 12 Mehefin 2017.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 12 Mehefin 2017.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir a bod y Cadeirydd yn eu llofnodi.

Mae’r adroddiad yn cyflwyno’r Datganiad o Gyfrifon drafft ar gyfer 2016/17 er gwybodaeth i Aelodau’n unig yn ystod y cam hwn.

Cyflwynodd Rheolwr Cyllid Corfforaethol a Rheolwr Cyllid - Cyfrifeg Dechnegol Ddatganiad Cyfrifon drafft 2016/17 (testun archwilio) er gwybodaeth.  Roedd y rhain yn cynnwys y cyfrifon Gr?p - gan gynnwys yr is-gwmni sy’n eiddo iddo’n llawn, North East Wales (NEW) Homes - a Chronfa Bensiynau Clwyd.  Byddai’r cyfrifon terfynol wedi’u harchwilio’n cael eu derbyn ar 27 Medi i’w cymeradwyo a’u hargymell i'r Cyngor Sir ar yr un diwrnod, cyn y dyddiad cau statudol ar gyfer cyhoeddi, sef 30 Medi.  Roedd hon yn ddogfen gorfforaethol a luniwyd drwy waith sylweddol ar draws yr Awdurdod, yn enwedig gan y tîm Cyfrifeg Dechnegol yn Adran Cyllid Corfforaethol.

Rhoddwyd cyflwyniad yn trafod y meysydd canlynol:

·         Pwrpas a chefndir

·         Cynnwys a throsolwg

·         Cyfrifoldeb

·         Cysylltiadau â monitro’r gyllideb

·         Penawdau – Cronfa'r Cyngor, Cronfeydd Wrth Gefn ar Ddiwedd y Flwyddyn, Cyfrif Refeniw Tai a Chyfalaf

·         Newidiadau i Ddatganiad Cyfrifon 2016/17

·         Prif Ddatganiadau

·         Gr?p Llywodraethu Cyfrifon

·         Cynnydd wrth fynd i’r afael â materion y llynedd

·         Amserlen a chamau nesaf

·         Effaith dyddiadau cau cynt ar fateroliaeth

Eglurodd Mr John Herniman o Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) y dull cyffredinol o ran yr archwiliad wrth gymryd golwg gyffredinol ar fateroliaeth i ddarparu gwybodaeth er mwyn barnu cywirdeb y cyfrifon ac nad yw’r adrodd anochel am gamfynegiannau, o reidrwydd, yn golygu bod angen diwygio.  Croesawodd y trefniadau i’r Gr?p Llywodraethu Cyfrifon fod yn goruchwylio’r broses.  Nododd fod cyflwyno terfynau cyhoeddi statudol cynharach ar gyfer cyfrifon y dyfodol yn her sylweddol i bawb ac fe awgrymodd efallai y byddai’r Cyngor yn dymuno ystyried treialu hyn yn gynharach.  Byddai effaith dyddiad cau buan yn golygu bod mwy o bwyslais ar ddata amcangyfrifedig ac, o bosib’, fwy o fân wallau yn y cyfrifon, ond roedd y ffocws ar eu cywirdeb yn eu hanfod ac felly efallai na fyddai'r Cyngor am ddiwygio mân wallau.

Cadarnhaodd Mr Matthew Edwards o SAC eu bod wedi derbyn y cyfrifon drafft cyn y dyddiad cau a diolchodd i'r swyddogion Cyllid am ddarparu gwybodaeth i ategu'r cyfrifon a oedd yn cyfrannu tuag at effeithlonrwydd yr archwiliad.  Byddai unrhyw faterion allweddol a godai o'r archwiliad yn cael eu crynhoi yn yr adroddiad a fyddai yn y cyfarfod nesaf.

Soniodd y Prif Weithredwr am rôl effeithiol y Gr?p Llywodraethu Cyfrifon o ran y gwaith cyfrifon.  Wrth groesawu’r cyngor gan gydweithwyr o SAC ar her y dyddiadau cau cynharach, rhoddodd sicrwydd y byddai adnoddau o fewn y tîm Cyllid yn cael eu monitro i sicrhau eu bod yn ddigonol i gyflawni dyletswyddau statudol.

Mewn ymateb i bryderon a godwyd gan y Cynghorwyr Chris Dolphin a Glyn Banks, eglurodd Mr Herniman fod y newid arfaethedig i ddyddiadau cyhoeddi cyfrifon awdurdodau lleol Cymru’n benderfyniad gan Lywodraeth Cymru a oedd yn dilyn newidiadau a wnaed yn Lloegr, wedi’u cymell gan Drysorlys y DU i lunio Cyfrifon Llywodraeth Gyfan y DU yn gynt.  Er cydnabod yr heriau, roedd mantais o fod â dealltwriaeth gynt o’r sefyllfa ar ddiwedd y flwyddyn.  Mewn perthynas â’i sylwadau cynharach, eglurodd ei bod yn anochel bod cyfrifon yn cynnwys rhywfaint  ...  view the full Cofnodion text for item 18.

Mae’r adroddiad yn cyflwyno’r wybodaeth i fynd gyda’r Datganiad o Gyfrifon drafft ar gyfer 2016/17 er gwybodaeth i Aelodau, ac yn dilyn gofynion rhybudd o gynnig a gymeradwywyd gan y Cyngor 29 Ionawr 2013.

Cyflwynodd Rheolwr Cyllid Corfforaethol wybodaeth ariannol atodol i gyd-fynd â Datganiad Cyfrifon drafft 2016/17, yn unol â’r Rhybudd o Gynnig a gymeradwywyd yn 2013.

Roedd y wybodaeth yngl?n â swyddi a oedd yn benodiadau dros dro’n dangos y symiau a dalwyd i sefydliadau am drefniadau o’r fath ac nid oedd yn adlewyrchu cyflogau’r rhai dan sylw.  Roedd y gost am ymgynghorwyr a swyddi nad oeddent yn rhai parhaol ar draws y Cyngor yn cynnwys costau blynyddol damcaniaethol pe bai’r unigolion wedi’u cyflogi am y flwyddyn gyfan, yn ogystal â’r costau gwirioneddol a ysgwyddid.

Mewn perthynas â’r ail o’r rheini, eglurodd y Prif Weithredwr fod y rhain yn wasanaethau arbenigol na ellid sicrhau'r gallu i'w cyflawni o fewn y sefydliad.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r adroddiad.

Mae’r adroddiad yn cyflwyno (i) Adroddiad Blynyddol Rheoli Trysorlys drafft 2016/17 ar gyfer adolygiad ac yn gofyn am argymhelliad y Pwyllgor am gymeradwyaeth i’r Cabinet; a (ii) diweddariad am faterion sy’n ymwneud â Pholisi, Strategaeth ac Arferion Rheoli Trysorlys y Cyngor 2017/18 at ddiwedd mis Mai 2017.

Cyflwynodd Rheolwr Cyllid - Cyfrifeg Dechnegol yr Adroddiad Blynyddol ar Bolisi, Strategaeth ac Arferion Rheoli Trysorlys y Cyngor 2016/17 i’w adolygu a’i argymell i’r Cabinet.

Yn rhan o ddiweddariad ar weithgarwch rheoli’r trysorlys yn chwarter cyntaf 2017/18, adroddwyd cynnydd bychan yn y portffolio buddsoddi.  Roedd y sefyllfa mewn perthynas â benthyca’n adlewyrchu’r strategaeth i ddefnyddio benthyca tymor byr ar gyfraddau is.    Roedd graff yn dangos symudiadau ar fuddsoddiadau a balansau benthyca tymor byr rhwng mis Ebrill 2016 a Mehefin 2017. I ategu'r drefn adrodd ar gyfer 2017/18, byddai sesiwn hyfforddi gan yr ymgynghorwyr Rheoli'r Trysorlys, Arlingclose Ltd, yn cael ei threfnu ar gyfer yr holl aelodau’n gynnar ym mis Ionawr 2018.

Amlygodd y Cadeirydd yr angen am sicrwydd ar allu’r cyfrif refeniw i ymdopi â lefelau cynyddol y dyledion allanol ynghyd â chymhariaeth â chynghorau eraill.  Cytunodd Rheolwr Cyllid i gynnwys hyn yn yr adroddiad diweddaru nesaf.  Tynnodd sylw at yr adroddiad Cabinet diweddar ar Ddangosyddion Darbodus a oedd yn cynnwys canran y costau refeniw a oedd yn mynd at ddyled tymor hir.

Mewn ymateb i ymholiadau gan y Cadeirydd, rhoddwyd eglurhad ar y gwasanaethau arbenigol a ddarparwyd gan Arlingclose ac ar broffil terfynau dyledion lle'r oedd uchafbwyntiau’n adlewyrchu’r benthyciadau a gymerwyd i roi diwedd ar y system cymorthdaliadau tai negyddol.

Holodd y Cynghorwyr Paul Johnson a Chris Dolphin yngl?n â benthyca tymor byr rhwng cynghorau.  Eglurodd Rheolwr Cyllid fod gwahaniaeth rhwng rheoli llif arian y Cyngor a’r sefyllfa gyllidebol yr oedd cynghorau yn ei hadrodd ac fe gyfeiriodd at y graff a oedd yn dangos symudiadau yn y balansau arian wedi'u rheoli gan fuddsoddiadau tymor byr a benthyca tymor byr.

Mewn perthynas â sylw blaenorol y Cynghorydd Dolphin, roedd y Cynghorydd Glyn Banks yn teimlo bod nifer ddigonol yn y Pwyllgor.  Cynigiodd y gallai’r Pwyllgor, yn enwedig aelodau mwy newydd, elwa o hyfforddiant ychwanegol cyn hyfforddiant Rheoli’r Trysorlys.  Eiliwyd hyn gan y Cynghorydd Johnson.  Awgrymodd hefyd y gallai Arlingclose ddarparu’r hyfforddiant drwy gyswllt fideo.  Eglurodd Rheolwr Cyllid fod y contract gydag Arlingclose yn caniatáu un sesiwn hyfforddiant y flwyddyn, felly, efallai y byddai cost ychwanegol am hyfforddiant ychwanegol, neu fe ellid ystyried darparu hyfforddiant mewnol gan swyddogion.

Cyfeiriodd y Prif Weithredwr at fanteision aelodaeth arbenigol, lai yn y Pwyllgor ond fe ddywedodd y gellid adolygu maint y Pwyllgor yn y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol nesaf os oedd yr aelodau'n dymuno.

Gwahoddodd Rheolwr Archwilio Mewnol Dros Dro awgrymiadau am themâu penodol ar gyfer yr hyfforddiant, y gellid eu cynnwys ar Raglen Gwaith i'r Dyfodol.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Nodi Adroddiad Blynyddol drafft 2016/17 ar Reoli’r Trysorlys heb ddod ag unrhyw faterion at sylw'r Cabinet ar 26 Medi 2017.

 (b)      Nodi Diweddariad Chwarter 1 2017/18 ar Reoli’r Trysorlys; a

 (c)      Bod hyfforddiant ychwanegol yn cael ei drefnu ar gyfer y Pwyllgor cyn sesiwn hyfforddiant Rheoli’r Trysorlys.

Roedd un aelod o’r wasg yn bresennol.