Rhaglen a chofnodion

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Bu i’r Cadeirydd, y Cynghorydd Andrew Holgate, y Cynghorydd Paul Johnson a Sally Ellis ddatgan cysylltiadau personol ag eitem 6 ar y Rhaglen, a hwythau’n aelodau o Gronfa Bensiynau Clwyd.

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 6 Mehefin 2018.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 6 Mehefin 2018.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir a bod y Cadeirydd yn eu llofnodi.

Cyflwyno Datganiad Cyfrifon drafft 2017/18 er gwybodaeth yr Aelodau yn unig ar hyn o bryd.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol Ddatganiad Cyfrifon drafft 2017/18 (testun archwilio) er gwybodaeth.  Roedd y datganiad yn cynnwys y cyfrifon Gr?p, gan gynnwys is-gwmnïau ym mherchnogaeth lwyr y Cyngor, a’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol a drafodwyd yn y cyfarfod blaenorol.  Derbynnid y cyfrifon terfynol wedi’u harchwilio ar 12 Medi i’w cymeradwyo a’u hargymell i'r Cyngor Sir ar yr un diwrnod, er mwyn eu cyhoeddi erbyn 15 Medi, a oedd cyn y dyddiad cau statudol ar gyfer cyhoeddi, i baratoi ar gyfer y graddfeydd amser newydd o 2018/19 ymlaen.

Rhoddodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol a’r Rheolwr Cyllid Dros Dro – Cyfrifyddiaeth Dechnegol gyflwyniad ar y cyd yngl?n â'r materion canlynol:

·         Pwrpas a Chefndir y Cyfrifon

·         Cynnwys a Throsolwg

·         Cyfrifoldeb am y Cyfrifon

·         Cysylltiadau â Monitro’r Gyllideb

·         Penawdau – Cronfa'r Cyngor, Cronfeydd Wrth Gefn ar Ddiwedd y Flwyddyn, Cyfrif Refeniw Tai a Chyfalaf

·         Dangosyddion Perfformiad Ariannol

·         Newidiadau yng Nghyfrifon 2017/18

·         Prif Ddatganiadau

·         Gr?p Llywodraethu Cyfrifon

·         Cynnydd wrth fynd i’r afael â materion y llynedd

·         Amserlen a chamau nesaf

·         Effaith dyddiadau cau cynt ar fateroliaeth

Yn ystod y cyflwyniad pwysleisiodd y swyddogion mai dogfen gorfforaethol oedd y Datganiad a bod cyfrifon Cronfa Bensiynau Clwyd bellach yn cael eu hystyried ar wahân ar y Rhaglen, yn sgil diwygio’r rheoliadau.  Byddai’r dyddiadau cau statudol cynharach o 2018/19 ymlaen yn golygu bod angen ystyried materiolaeth yn ofalus, ac y gallai fod yn rhaid defnyddio data a amcangyfrifwyd, gan sicrhau na fyddai hynny’n camarwain y darllenwyr.  Byddai pob Aelod yn medru codi cwestiynau yngl?n â’r cyfrifon gyda swyddogion dros yr haf cyn y cyflwynid y fersiwn terfynol wedi’i archwilio.

Holodd Sally Ellis yngl?n â goblygiadau’r cynnydd mewn dyledwyr tymor byr.  Esboniodd y Rheolwr Cyllid Dros Dro y digwyddodd hynny’n bennaf oherwydd cyllid ar gyfer Cartrefi Gogledd Ddwyrain Cymru, ac nad oedd gofyn am gynyddu’r ddarpariaeth ar gyfer lleihad.  Byddai statws Cartrefi Gogledd Ddwyrain Cymru fel dyledwr tymor byr yn newid wrth i’r cwmni ddatblygu.  Rhannwyd gwybodaeth hefyd am y dull o reoli'r ddarpariaeth ar gyfer lleihad drwy'r broses o Fonitro'r Gyllideb Refeniw.

O ran y dull cyfrifeg a ddefnyddiwyd ar gyfer safleoedd gwaredu gwastraff, esboniodd y swyddogion y gwnaethpwyd darpariaethau ar gyfer y gwaith cymhleth oedd yn mynd rhagddo dros gyfnod o amser yn safleoedd claddu sbwriel Standard a Brookhill.  Cadwyd rhywfaint o rwymedigaeth ddigwyddiadol fel y gellid ymdrin ag unrhyw broblemau, gan gynnwys unrhyw faterion yn codi o’r rhaglen waith ehangach i adnabod peryglon yn yr holl safleoedd claddu sbwriel.  Soniodd y Prif Weithredwr am waith y Gr?p Llywodraethu Cyfrifon wrth sefydlu trefn gadarn i reoli risgiau ac anghenion safleoedd gwastraff nas defnyddiwyd mwyach.

Rhoddodd Matthew Edwards o Swyddfa Archwilio Cymru sicrwydd y cynhelid trafodaethau â’r swyddogion perthnasol yngl?n â'r cynnydd o ran safleoedd claddu sbwriel.  Roedd materion fel y rhain yn rhan o’r gwaith o archwilio’r cyfrifon, gan gynnwys dosbarthiad y safleoedd a’r rhwymedigaethau posib.

Pan ofynnodd Sally Ellis beth oedd y materion pennaf yr oedd y Gr?p Llywodraethu Cyfrifon yn eu hystyried, dywedodd y Prif Weithredwr fod  ...  view the full Cofnodion text for item 15.

Darparu gwybodaeth ariannol atodol i’r Aelodau i gyd-fynd â’r datganiad cyfrifon drafft, yn unol â’r Rhybudd o Gynnig a gymeradwywyd yn flaenorol.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol yr wybodaeth ariannol atodol i Ddatganiad Cyfrifon drafft 2017/18, yn unol â’r cais a wnaethpwyd yn y Rhybudd o Gynnig a gymeradwywyd gan y Cyngor yn 2013.

Roedd y wybodaeth yngl?n â swyddi a oedd yn benodiadau dros dro’n dangos y symiau a dalwyd i sefydliadau am drefniadau o’r fath ac nid oedd yn adlewyrchu cyflogau’r rhai dan sylw.  Roedd y gost am ymgynghorwyr a swyddi nad oeddent yn rhai parhaol ar draws y Cyngor yn cynnwys costau blynyddol damcaniaethol pe bai’r unigolion wedi’u cyflogi am y flwyddyn gyfan, yn ogystal â’r costau gwirioneddol a ysgwyddid.

Holodd y Prif Weithredwr a ddymunai’r Pwyllgor ddal i dderbyn yr wybodaeth.  Dywedodd yr aelodau y dymunent hynny.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r adroddiad.

I'r Aelodau ystyried y cyfrifon er gwybodaeth.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol yr adroddiad ynghylch Datganiad Cyfrifon drafft Cronfa Bensiynau Clwyd 2017/18, a gyflwynid bellach ar wahân i Ddatganiad Cyfrifon y Cyngor yn sgil newid yn y rheoliadau.  Roedd y Pwyllgor a’r Cyngor eisoes wedi cytuno i ddirprwyo’r awdurdod i gymeradwyo cyfrifon y Gronfa Bensiynau i Bwyllgor Cronfa Bensiynau Clwyd, sef y corff mwy priodol.

Peter Worth a baratôdd y cyfrifon, ac fe gadarnhaodd y cyflwynwyd y cyfrifon drafft i Bwyllgor Cronfa Bensiynau Clwyd fis Mehefin, ac y gallai rannu’r sleidiau o’r cyflwyniad a ddefnyddiodd i esbonio’r cyfrifon ag Aelodau'r Pwyllgor Archwilio pe dymunent.  Rhoddodd wybodaeth am ei gefndir proffesiynol a soniodd am y newidiadau allweddol a wnaethpwyd er mwyn symleiddio’r cyfrifon yn ogystal â chynnwys mwy o wybodaeth er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth â'r fframwaith adroddiadau ariannol.  Y materion pennaf oedd:

1.    Ffioedd rheoli buddsoddiadau wedi cynyddu £6 miliwn, ar sail:

o   Cynnydd yn y ffioedd yn seiliedig ar y gronfa a dalwyd i reolwyr craidd y Gronfa a oedd yn adlewyrchu'r cynnydd cyffredinol yng ngwerth y Gronfa;

o   ffioedd ychwanegol ar gyfer buddsoddiadau newydd mewn ecwiti preifat a seilwaith;

o   costau ychwanegol a gyflwynir gan reolwyr cronfeydd ar sail newid yn y rheoliadau'n arwain at fwy o dryloywder wrth godi ffioedd.

Nodwyd fod y ffioedd yn tueddu at ben uchaf y raddfa.  Roedd hynny’n adlewyrchu portffolio buddsoddiadau’r Gronfa ac adroddwyd ynghylch y mater i Bwyllgor Cronfa Bensiynau Clwyd.

2.    Gostyngodd adenillion net ar fuddsoddiadau o £318 miliwn yn 2015/16 i £87 miliwn yn 2016/17. Roedd hynny’n adlewyrchu cwymp yn y marchnadoedd ecwiti byd-eang.

3.    Roedd y sefyllfa gyllido a amcangyfrifwyd ddiwedd mis Mawrth 2018 – yn seiliedig ar IAS19 – yn dangos gwelliant mawr o gymharu â 2016.

Gan gyfeirio at yr esboniad o’r cynnydd mewn costau rheoli, holodd Sally Ellis sut y câi’r costau hynny eu monitro.  Dywedodd Peter Worth y bu cynnydd oherwydd nifer y buddsoddiadau bach a wnaethpwyd ar hyd y flwyddyn, a bod angen bod yn gytbwys ac ystyried y cysylltiadau rhwng costau ffioedd rheoli’r buddsoddiadau hynny, yr elw a gafwyd ohonynt a materion rheoli risg.  Yna cyfeiriodd at waith a wnaethpwyd gyda’r Gymdeithas Llywodraeth Leol i amlygu mwy ar y cysylltiadau hynny fel rhan o’r adroddiad blynyddol.

Dywedodd y Prif Weithredwr fod Pwyllgor Cronfa Bensiynau Clwyd yn deall y mater yn iawn a’u bod yn herio’n gryf er mwyn bod yn fodlon ar y ffioedd rheoli a gwerth am arian.  Dywedodd fod y Gronfa’n wahanol i rai eraill o ran ei strategaeth i gydbwyso risgiau a pherfformio’n dda.  Awgrymodd y gallai’r Pwyllgor Archwilio dderbyn adroddiad a chyflwyniad yn y dyfodol i roi sicrwydd yngl?n â threfniadau llywodraethu’r Gronfa, ac fe groesawodd Sally Ellis hynny.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r adroddiad.

Darparu adroddiad blynyddol Rheoli Trysorlys 2017/18 a'r diweddariad chwarterol cyntaf ar gyfer 2018/19 i’r Aelodau.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Dros Dro - Cyfrifeg Dechnegol yr Adroddiad Blynyddol ar Bolisi, Strategaeth ac Arferion Rheoli Trysorlys y Cyngor 2017/18 i’w adolygu a’i argymell i’r Cabinet.

Wrth grynhoi’r pwyntiau allweddol yn yr Adroddiad Blynyddol, y mater o bwys mwyaf oedd cynnydd Cyfradd y Banc fis Tachwedd 2017. Derbyniodd yr Aelodau daflen ddiwygiedig ar gyfer adran 3, a oedd yn dangos y sefyllfa ddiweddaraf o ran benthyca yn 2017, gan adlewyrchu’r dull o ddal i ddefnyddio benthyciadau tymor byr.  Byddai'r swyddogion yn gweithio â’r ymgynghorwyr Rheoli Trysorlys dros yr haf wrth bwyso a mesur y dewisiadau posib ar gyfer benthyciadau hirdymor.  Tynnwyd sylw’r Pwyllgor at un achos o fynd yn groes i bolisi'r Cyngor, lle buddsoddwyd arian uwchben y terfyn a bennwyd, a hynny drwy gamgymeriad rhywun.  Wedi ystyried lefel y risg, y tâl adbrynu cynnar a'r perygl i enw da'r Cyngor, penderfynwyd peidio â chanslo’r buddsoddiad, a gadwyd llonydd iddo am ddeg diwrnod heb unrhyw golled ariannol i’r Cyngor.

O ran yr wybodaeth ddiweddaraf yngl?n â gweithgarwch Rheoli'r Trysorlys yn chwarter cyntaf 2018/19, rhannwyd dadansoddiad diwygiedig o fenthyciadau hirdymor, lle dilëwyd dau fenthyciad a dalwyd yn ôl fis Ebrill 2018.

Cyn mynd ati i ystyried Strategaeth Rheoli’r Trysorlys ar gyfer y flwyddyn ddilynol, byddai Ymgynghorwyr Rheoli’r Trysorlys yn darparu sesiwn hyfforddiant i’r Aelodau fis Ionawr 2019.

Holodd y Cynghorydd Johnson am wybodaeth yngl?n ag FMS, y cwmni sy’n darparu benthyciadau LOBO, a gofynnodd a oedd y benthyciadau'n cael eu dal yn y Deyrnas Gyfunol neu yn Ewrop, a chytunodd y swyddogion i ddarparu ymatebion ar wahân.  Soniodd y Rheolwr Cyllid Dros Dro am y dull o ad-drefnu dyledion gydol y portffolio ar sail trafodaeth ag ymgynghorwyr Rheoli’r Trysorlys.  O ran goblygiadau ymadael â’r Undeb Ewropeaidd, byddai’r swyddogion yn meithrin cyswllt â’r ymgynghorwyr er mwyn llunio’r strategaeth orau bosib pan fyddai gwybodaeth yn dod i’r amlwg.

Holodd Sally Ellis pa gamau a gymerwyd er mwyn atal unrhyw achosion eraill o fynd yn groes i’r polisi.  Esboniodd y Rheolwr Cyllid Dros Dro’r amgylchiadau a arweiniodd at y digwyddiad, gan ddweud y datblygwyd y system er mwyn cryfhau’r dulliau rheoli, drwy rybuddio pan gyflwynwyd buddsoddiad uwchlaw'r terfyn a bennwyd er cymeradwyaeth.  Er bod y digwyddiad yn un anffodus, dywedodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol ei fod yn achos ar ben ei hun o’r nifer o fuddsoddiadau a wnaethpwyd, a bod y tîm wedi meithrin cyswllt â’r Adain Archwilio Mewnol yngl?n â’r dulliau rheoli oedd bellach ar waith.

Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol ei bod yn fodlon ar y dulliau rheoli cryfach a gyflwynwyd mewn ymateb i’r digwyddiad neilltuol hwn, ac y byddai’r archwiliad nesaf yn cynnwys rhoi prawf ar y dulliau rheoli hynny.

I roi mwy o sicrwydd, dywedodd y Prif Weithredwr y byddai’n cadw golwg ar hyn ac y byddai adroddiadau yn y dyfodol yn cynnwys datganiad i gadarnhau y dilynwyd y dulliau rheoli.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Nodi Adroddiad Blynyddol drafft 2017/18 ar Reoli’r Trysorlys heb ddod ag unrhyw faterion at sylw'r Cabinet ar 17 Gorffennaf 2018; a  ...  view the full Cofnodion text for item 18.

Roedd un aelod o’r wasg yn bresennol.