Rhaglen a chofnodion

Dywedodd y Cadeirydd fod newid yn nhrefn busnes er mwyn galluogi’r Rheolwr Archwilio Mewnol i gyflwyno eitemau agenda 8-13. Byddai gweddill yr eitemau'n cael eu hystyried yn y drefn ar y rhaglen.

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Fel aelod o Fwrdd NEW Homes, datganodd y Cynghorydd Janet Axworthy ddiddordeb personol yn eitem 4 ar y rhaglen – Diweddariad Chwarter 4 Rheoli’r Trysorlys.

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 27 Ionawr 2021.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Ionawr 2021, fel y’u cynigiwyd gan Allan Rainford a’u heilio gan y Cynghorydd Andy Dunbobbin.

Materion yn Codi

Cofnod rhif 22 – tynnodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) sylw at y penderfyniad diwygiedig i egluro fod ddeddfwriaeth yn caniatáu i Aelod etholedig gael ei benodi yn Is-gadeirydd y Pwyllgor.  Roedd hyn wedi ei gyfathrebu i’r Pwyllgor yn dilyn y cyfarfod ym mis Ionawr.

Cofnod rhif 23 – fel yr awgryma Sally Ellis, cytunwyd y dylid cynnig y ddau le sy’n weddill ar y panel recriwtio ar gyfer yr aelod lleyg ychwanegol i un o’r aelodau lleyg presennol ac un o aelodau etholedig y Pwyllgor.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo'r cofnodion fel rhai cywir.

Ceisio cymeradwyaeth y Pwyllgor Archwilio i newid enw Pwyllgor Archwilio’r Cyngor a chynnwys swyddogaethau newydd yng nghylch gorchwyl presennol y Pwyllgor a ail-enwyd.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol adroddiad i nodi newid enw’r Pwyllgor Archwilio i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, gyda swyddogaethau ychwanegol i’w cynnwys yn y Cylch Gorchwyl.  Byddai adroddiad ar y newidiadau yn cael ei gyflwyno i Bwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd a Chyfansoddiadol cyn eu cymeradwyo gan y Cyngor Sir i’w gweithredu o fis Ebrill 2021.  Fel yr adroddwyd yn y cyfarfod blaenorol, byddai newidiadau pellach i gyfansoddiad y Pwyllgor a ailenwyd yn cael eu cyflwyno o fis Mai 2022.

Wrth ymateb i gwestiwn gan Sally Ellis, dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y byddai amserlen yn cael ei pharatoi mewn cydweithrediad a’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol i sicrhau fod y Pwyllgor wedi ei arfogi a’r wybodaeth a’r hyfforddiant angenrheidiol i gyflawni ei ddyletswyddau newydd. Roedd hyn yn cynnwys sesiynau hyfforddiant ar y cyd gyda chynghorau eraill. Rhoddwyd eglurder hefyd i Allan Rainford yngl?n ag adroddiadau panel annibynnol ar asesiadau cyfoedion gyda chynghorau eraill o dan y dyletswyddau newydd.

Siaradodd y Cynghorydd Paul Johnson am yr angen i gynnwys agweddau llywodraethu yn yr hyfforddiant archwilio statudol a roddwyd i’r rhai ar y Pwyllgor. Cafodd hyn ei gydnabod gan y Prif Swyddog (Llywodraethu) a gyfeiriodd at gyswllt gyda chynghorau eraill ar ddehongli cyson ar y gofynion newydd. Cytunwyd ar newid i’r geiriad yn adran 7.02 y Cylch Gorchwyl er mwyn eglurder.

Cynigiodd y Cynghorydd Janet Axworthy gefnogi’r argymhelliad ac fe’i heiliwyd gan Sally Ellis.

PENDERFYNWYD:

Bod enw diwygiedig Pwyllgor Archwilio’r Cyngor yn cael ei gydnabod a’r swyddogaethau newydd yn cael eu nodi yn y Ddeddf a gynhwysir yng Nghylch Gorchwyl y Pwyllgor a ailenwyd.

Cyflwyno’r Cynllun Archwilio Mewnol arfaethedig ar gyfer 2021/22 - 2023/24 er ystyriaeth yr Aelodau.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y Cynllun Strategol Archwilio Mewnol tair blynedd ar gyfer 2021-2024 oedd wedi ei ddatblygu gan ddefnyddio mapio gwarant, canlyniad gwaith archwilio blaenorol, risgiau newydd a rhai sy’n datblygu ac ymgynghori gydag uwch swyddogion ac Archwilio Cymru. Er y byddai pob adolygiad blynyddol a rhai uchel eu blaenoriaeth yn cael eu gwneud o fewn 2021/22, byddai archwiliadau blaenoriaeth ganolig yn cael eu hadolygu’n rheolaidd gyda deiliaid portffolio. Byddai unrhyw waith i ymateb i faterion sy’n codi neu yn ymwneud â sefyllfa frys yn cael blaenoriaeth dros adolygiadau blaenoriaeth ganolig.

Croesawodd y Prif Weithredwr y Cynllun cynhwysfawr. Er y gallai peth o’r gwaith gael ei oedi oherwydd problemau gallu, disgwyliwyd i’r Cynllun gael ei gyflwyno’n gyffredinol ar amser o fewn blwyddyn.

Myfyriodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) ar werth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o fewn y sefydliad a dywedodd fod rhai archwiliadau yn ymwneud â materion cyfredol wedi eu blaenoriaethu.

Pan ofynnodd Sally Ellis, cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio Mewnol fod lefelau is o adnoddau eleni wedi eu cynnwys fel ffactorau yn y Cynllun ac y byddai rhai adolygiadau blaenoriaeth ganoligyn rhoi mwy o gydbwysedd a hyblygrwydd o ystyried ansicrwydd y sefyllfa argyfwng. Rhoddodd fanylion hefyd am amrywiol ffrydiau gwaith yngl?n â chynlluniau atal twyll.

Ailadroddodd y Prif Weithredwr yr ymrwymiad parhaus na fyddai Archwilio Mewnol yn cael ei leihau ar unrhyw bryd heb gytundeb y Pwyllgor.

Cynigiwyd ac eiliwyd yr argymhellion gan y Cynghorwyr Paul Johnson a Geoff Collett.

PENDERFYNWYD:

Ar ôl ystyried y meysydd dan sylw, gan gynnwys y rhai a flaenoriaethwyd ar gyfer y flwyddyn gyntaf, a lefel adnoddau’r archwiliad, mae’r Pwyllgor yn cymeradwyo Cynllun Strategol Archwilio Mewnol Sir y Fflint ar gyfer 2021-2024.

Rhoi gwybod i’r Pwyllgor am ganlyniadau’r asesiad mewnol blynyddol mewn perthynas â chydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol ganlyniadau’r asesiad mewnol blynyddol o gydymffurfiaeth â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. Roedd canlyniadau’r hunanasesiad mewnol ar gyfer 2020/21 a’r asesiad allanol a gyflawnwyd ar gyfer 2016/17 yn dynodi bod y gwasanaeth yn cydymffurfio â’r safonau ymhob maes arwyddocaol ac yn gweithredu’n annibynnol ac yn wrthrychol.  Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys cynnydd r gamau i fynd i’r afael ag elfennau o gydymffurfiaeth rhannol ac un achos o ddiffyg cydymffurfiaeth.

Eiliwyd cynnig y Cynghorydd Paul Johnson i dderbyn yr adroddiad a’i ganfyddiadau gan y Cynghorydd Janet Axworthy.

PENDERFYNWYD:

Fod y Pwyllgor yn derbyn yr adroddiad a’i ddarganfyddiadau am yr hunanasesiad.

Cyflwyno diweddariad i’r Pwyllgor ar gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol yr adroddiad rheolaidd yn dangos cynnydd yn erbyn y Cynllun, adroddiadau terfynol a gyhoeddwyd, olrhain camau gweithredu, dangosyddion perfformiad ac ymchwiliadau presennol.

Ers yr adroddiad diwethaf, nid oedd yr un adroddiad Coch (sicrwydd cyfyngedig) a dim ond un adroddiad Oren Goch (peth sicrwydd) ar yr adolygiad Gofal Iechyd Parhaus. Nodwyd fod cyfanswm y camau gweithredu oedd yn aros wedi lleihau ers cyhoeddi’r adroddiad.

Mynegodd Sally Ellis bryderon yngl?n â nifer y camau gweithredu oedd yn aros, yn enwedig y rhai oedd wedi eu nodi fel blaenoriaeth uchel. Wrth gydnabod yr amrywiol resymau allai arwain at oedi, cytunodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y byddai’n cysylltu â’r rheolwyr dan sylw fel y gallai’r Pwyllgor dderbyn diweddariad am sefyllfa’r camau gweithredu ar faterion blaenoriaeth uchel.

Dywedodd y Prif Weithredwr y byddai ef a Phrif Swyddog (Llywodraethu) a’r Rheolwr Archwilio Mewnol yn cysylltu gyda Thîm y Prif Swyddog yngl?n ag adolygu camau gweithredu o sy’n aros ar faterion o bwys uchel, er mwyn rhoi sicrwydd ac eglurder i’r Pwyllgor. Yngl?n â chamau gweithredu’r adolygiad Gofal Iechyd Parhaus, dywedodd fod y mater wedi ei uwchgyfeirio i lefel rhanbarthol a’i fod wedi ei godi’n uniongyrchol gyda’r Bwrdd Iechyd. Nododd y Prif Swyddog (Llywodraethu) mai mater o ariannu oedd hyn, ac y cai’r cynnydd ei fonitro gan y Pwyllgor Craffu a Throsolwg Adnoddau Corfforaethol o dan ei raglen gwaith i’r dyfodol ym mlwyddyn newydd y Cyngor.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Paul Johnson, rhoddodd y Rheolwr Archwilio Mewnol eglurder yngl?n ag adolygiad y gwasanaeth Rheoli Plâu.

Yn dilyn pryderon a godwyd gan Allan Rainford am gynnydd y camau gweithredu oedd yn aros, rhoddodd y Rheolwr Archwilio Mewn sicrwydd y byddai’n ymgysylltu a’r gwasanaethau rheiny er mwyn ymestyn dyddiadau cau a chynorthwyo gyda chwblhau camau gweithredu.

Cynigiwyd ac eiliwyd yr argymhellion gan y Cynghorwyr Paul Johnson a Geoff Collett.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Rhoi gwybod i’r Pwyllgor am y camau gweithredu sy’n codi o’r pwyntiau a godwyd mewn cyfarfodydd Pwyllgor Archwilio blaenorol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol ddiweddariad ar y camau gweithredu oedd yn codi o gyfarfodydd blaenorol, a dywedodd y byddai’r gweithdy ar y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn cael ei gynnal ar brynhawn 21 Ebrill 2021.

Cynigiwyd ac eiliwyd yr argymhellion gan y Cynghorwyr Paul Johnson a Geoff Collett.

PENDERFYNWYD:

Fod y Pwyllgor yn nodi’r adroddiad ac yn croesawu’r cynnydd a wnaed.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol gyfredol i'w hystyried, gan gynnwys cynigion ers yr adroddiad diwethaf. Bydd yr eitemau a restrir yn cael eu hadolygu i roi ystyriaeth i gyfrifoldebau ychwanegol sy’n codi o newidiadau i ddeddfwriaeth.

Cafodd yr argymhellion yn yr adroddiad eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Janet Axworthy a Paul Johnson.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Derbyn y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol; a

 (b)      Awdurdodi Rheolwr yr adran Archwilio Mewnol, mewn ymgynghoriad â Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, i amrywio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

Mae’radroddiad yn rhoi diweddariad ar faterion sy’n ymwneud â Pholisi, Strategaeth ac Arferion Rheoli Trysorlys y Cyngor hyd at ddiwedd mis Chwefror 2021.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Technegol Dros Dro ddiweddariad ar faterion yn ymwneud â Pholisi, Strategaeth ac Arferion Rheoli Trysorlys y Cyngor hyd at ddiwedd Chwefror 2021.  Adroddwyd ar sefyllfa’r Cyngor yngl?n â buddsoddiadau a benthyca tymor hir a thymor byr, yn ogystal â diweddariad ar gyd-destun economaidd a’r rhagolygon cyfraddau llog.

Cododd Allan Rainford nifer o bwyntiau yngl?n â’r portffolios buddsoddi a benthyca tymor byr. Eglurodd y Rheolwr Cyllid Technegol Dros Dro fod defnyddio Cronfeydd Marchnad Arian yn helpu i arallgyfeirio buddsoddiadau o fewn rhychwant y strategaeth, a bod buddsoddiadau’n cael eu rheoli bob dydd i wneud yn fawr o’r sefyllfa a chynllunio at y dyfodol.

Wrth ymateb i gwestiwn gan Sally Ellis, eglurwyd fod defnyddio Cronfeydd Marchnad Arian yn bodloni dull darbodus y Cyngor o fuddsoddi – yn enwedig yn ystod sefyllfa’r argyfwng – er mwyn rheoli risg ac elw.

Yngl?n â ffurf yr atodiadau, awgrymodd y Cynghorydd Paul Johnson fod y portffolio buddsoddi yn cynnwys y cyfanswm o’r flwyddyn flaenorol er mwyn eu cymharu a bod y portffolio benthyca tymor byr yn cael ei restru yn nhrefn y dyddiad cychwyn er mwyn gweld y patrwm benthyca drwy gydol y cyfnod. Wrth ymateb i gwestiwn pellach, nid oedd effaith sylweddol ar y llif arian yn deillio o’r sefyllfa frys.

Wrth i’r Aelod Cabinet Cyllid, roedd y Cynghorydd Glyn Banks yn croesawu darganfyddiadau’r adroddiad.

Awgrymodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) fod swyddogion ynystyried y sylwadau a wnaed gan y Cynghorydd Johnson i nodi ffordd fwy hygyrch o gyflwyno’r wybodaeth.

Cytunai’r Rheolwr Cyllid Corfforaethol a hyn gan ddweud y gellid dangos gwelliannau tebyg yn yr adroddiad canlyniad sydd i ddod yn nes ymlaen yn y flwyddyn.

Ar y sail hwnnw, cynigiodd y Cynghorydd Paul Johnson gefnogi’r argymhelliad ac fe’i eiliwyd gan Sally Ellis.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Bod diweddariad chwarter Rheoli Trysorlys 2020/21 yn cael ei gefnogi; a

 (b)      Bod swyddogion yn ymchwilio i ddewisiadau yngl?n a’r ffordd orau o gyflwyno’r data yn adroddiadau’r dyfodol.

I gefnogi’r Protocol Uwchgyfeirio Risg o fewn y fframwaith rheoli risg.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr adroddiad i gefnogi’r Protocol Uwchgyfeirio Risg fel rhan o’r fframwaith rholi risg a ddiweddarwyd ac a ystyriwyd ym mis Tachwedd 2020.

Roedd y protocol yn nodi’r disgwyliadau ar gyfer uwchgyfeirio risg sylweddol ble na ellid ei liniaru neu reoli/leihau ei gyfradd. Tra roedd hyn yn cynnwys risgiau gweithredol, cadwyd cofnodion risg hefyd ar gyfer prosiectau allweddol, a chafodd cynnwys risg ei ychwaneg at adroddiadau pwyllgorau allweddol er mwyn helpu'r broses benderfynu. Byddai’r dull systematig a fabwysiadwyd yn ystod y sefyllfa frys – a gydnabuwyd gan y Pwyllgor, Aelodau ac Archwilio Cymru – yn parhau pan fyddai trefniadau gweithredu arferol yn dychwelyd a chaent eu dilysu gan waith Archwilio Mewnol.

Cynigiodd y Cynghorydd Janet Axworthy gefnogi’r argymhelliad ac fe’i heiliwyd gan Sally Ellis.

PENDERFYNWYD:

Cefnogi’r protocol uwchgyfeirio.

Adolygu Cynllun Archwilio - Archwilio Cymru 2021 ar gyfer y Cyngor sy’n nodi’r gwaith archwilio arfaethedig ar gyfer y flwyddyn, yn ogystal ag amserlen, costau a’r timoedd archwilio sy’n gyfrifol am gynnal y gwaith.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr Gynllun Archwilio gan Archwilio Cymru ar gyfer 2021 oedd yn nodi’r trefniadau a’r cyfrifoldebau ar gyfer gwaith archwilio arfaethedig i’r Cyngor yn ystod y flwyddyn gydag amserlenni, costau a’r timau archwilio oedd yn gyfrifol am gynnal y gwaith.

Cadarnhaodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol ei gefnogaeth ar gyfer cynnwys y Cynllun Archwilio yr ymgynghorwyd â’r swyddogion yngl?n ag ef.

Wrth gyflwyno’r adroddiad, cyfeiriodd Gwilym Bury o Archwilio Cymru at yr amserlen gychwynnol a roddwyd ar gyfer cwblhau’r gwaith archwilio ac y gallai’r sefyllfa argyfwng effeithio ar hynny o bosibl.  Roedd ffioedd archwilio ar gyfer gwaith archwilio cyfrifon a pherfformiad yn aros yr un fath â’r llynedd, a’r ffi arfaethedig ar gyfer gwaith ardystio grantiau yn ddibynnol ar faint yr archwilio oedd ei angen.

Wrth ymateb i gwestiwn gan Allan Rainford, dywedodd Gwilym Bury fod gwaith Archwilio Cymru ar wydnwch ariannol o dan Gynlllun Archwilio 2021/21 ar fin cychwyn ac yr adroddid ar y darganfyddiadau ar gyfer Sir y Fflint yn nes ymlaen yn y flwyddyn.

Eglurodd y Prif Weithredwr y cai’r adroddiadau eu rhannu gyda’r Pwyllgor hefyd a’r darganfyddiadau’n cael ei cynnwys yn y cynllunio ariannol. Dywedodd y byddai strategaeth ariannol y Cyngor yn aros yr un fath mwy neu lai er mwyn amddiffyn gwasanaethau a pharhau’r achos dros well Setliad gan Lywodraeth Cymru.

Yn dilyn ymholiad gan y Cynghorydd Paul Johnson, rhoddodd Gwilym Bury gefndir yngl?n a’r angen i gynghorau gydymffurfio ag egwyddorion datblygu cynaliadwy fel y’u nodir mewn deddfwriaeth.

Cynigiodd y Cynghorydd Geoff Collett gefnogi’r argymhelliad ac fe’i heiliwyd gan Sally Ellis.

PENDERFYNWYD:

Nodi Cynllun Archwilio Cymru.

Cefnogi’r crynodeb o’r holl adroddiadau rheoleiddio allanol a dderbyniwyd yn ystod 2019/20 ynghyd ag ymateb y Cyngor.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr adroddiad cryno i roi sicrwydd bod yr adroddiadau gan reoleiddwyr ac arolygwyr allanol yn 2019/20 wedi cael eu hystyried yn unol â’r protocol adrodd mewnol cytunedig, a bod y camau gweithredu wedi eu cyflawni mewn ymateb i’r argymhellion.

Er nad oedd gofyn am ymateb lleol i astudiaethau cenedlaethol, gwelwyd dull y Cyngor o ymateb a chynnwys gwaith lleol fel arfer dda. Roedd y protocol adrodd a atodwyd at yr adroddiad yn nodi’r trefniadau i ymatebion ar gyfer gwaith lleol penodol gael ei archwilio ac i ddarparu sicrwydd ar agweddau llywodraethu.

Dywedodd Gwilym Bury fod pob adroddiad wedi ei gynnwys yn yr Adroddiad Archwilio Blynyddol a ystyriwyd yn y cyfarfod blaenorol.

Ceisidd Sally Ellis sicrwydd fod trefniadau mewn lle i fonitro cynnydd ar gamau gweithredu sy’n deillio o’r adroddiadau, gan nad oedd hyn yn glir bob amser. Siaradodd y Prif Weithredwr am atebolrwydd gan y Prif Swyddog a’r Aelod Cabinet perthnasol. Tra roedd y Cyngor yn adrodd yn ffurfiol ar adroddiadau lleol, nid oedd gofyn gwneud hynny ar gyfer adroddiadau cenedlaethol, ond roedd Pwyllgorau Archwilio a Throsolwg yn gallu rhoi eitemau o ddiddordeb ar eu rhaglenni gwaith i’r dyfodol.  Dywedodd y Prif Weithredwr y byddai’r adroddiad yn cael ei rannu gyda’r Cadeiryddion a’r Is-gadeiryddion Archwilio a Throsolwg er mwyn tynnu sylw at unrhyw feysydd diddordeb ar gyfer blaen-gynllunio adroddiadau.

Dywedodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) fod y cyfarfod cyswllt blynyddol gyda’r Cadeiryddion Archwilio a Throsolwg – a oedd wedi ei oedi yn ystod y sefyllfa argyfwng – yn cael ei aildrefnu gan fod hyn yn dechneg ddefnyddiol i godi ymwybyddiaeth o bynciau o ddiddordeb.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorwyr Andy Dunbobbin a Paul Johnson.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor wedi derbyn sicrwydd dros ymateb y Cyngor i ddarnau o waith rheoleiddio allanol.

Nid oedd unrhyw aelod o’r wasg yn bresennol.