Rhaglen a chofnodion

Penodi Cadeirydd ar gyfer y Pwyllgor.

Cynigiodd y Cynghorydd Dunbobbin benodi’r Cynghorydd Dolphin yn Gadeirydd y Pwyllgor eto. Eiliwyd hyn gan y Cynghorydd Johnson ac fe’i cymeradwywyd wedi cynnal pleidlais ar y mater. Ni chafwyd enwebiadau eraill.

PENDERFYNWYD:

Penodi’r Cynghorydd Chris Dolphin yn Gadeirydd y Pwyllgor.

(Cadeiriodd y Cynghorydd Dolphin y cyfarfod wedi hyn)

Penodi Is-Gadeirydd ar gyfer y Pwyllgor.

Enwebodd y Cynghorydd Johnson, Sally Ellis yn Is-gadeirydd, ac eiliwyd hynny gan y Cynghorydd Woolley; cymeradwywyd hynny wedi cynnal pleidlais ar y mater.

PENDERFYNWYD:

Penodi Sally Ellis yn Is-gadeirydd y Pwyllgor.

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Cafodd y cysylltiadau personol canlynol eu datgan ar eitem rhif 7 ar y rhaglen – Balansau Cronfeydd Wrth Gefn Ysgolion:

·         Y Cynghorwyr Janet Axworthy, Geoff Collett, Andy Dunbobbin, Patrick Heesom ac Arnold Woolley – fel llywodraethwyr ysgol.

·         Sally Ellis – mae ei mab wedi’i gyflogi yn Ysgol Alun, yr Wyddgrug.

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 9 Medi 2020.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Medi 2020 ac fe gawsant eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorydd Woolley a’r Cynghorydd Dunbobbin, yn amodol ar ddiwygio’r rhestr presenoldeb.

PENDERFYNWYD:

Yn amodol ar y diwygiad, cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir.

Rhoi diweddariad ar y sefyllfa ddiweddaraf a’r risgiau a’r goblygiadau i Sir y Fflint a pharhad busnes a gwasanaeth.

Rhoddodd y Prif Weithredwr drosolwg o’r sefyllfa bresennol. Roedd gwybodaeth fanwl wedi’i dosbarthu yngl?n â hyn. Roedd y wybodaeth ddiweddaraf yn cynnwys y ffigurau lleol a rhanbarthol diweddaraf yng nghyd-destun ffigurau cenedlaethol, yn ogystal â’r effaith ar y sector gofal.

PENDERFYNWYD:

Derbyn y diweddariad ar lafar.

Adrodd y lefel o falansau ysgol i’r Pwyllgor Archwilio ac amlygu’r peryglon a phrosesau mewnol sy’n gysylltiedig ag ysgolion mewn diffyg ariannol.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Addysg ac Ieuenctid) yr adroddiad blynyddol ar gronfeydd wrth gefn sydd gan ysgolion Sir y Fflint a’r risgiau a’r prosesau mewnol sy’n gysylltiedig ag ysgolion sydd mewn diffyg.  Roedd y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Addysg, Ieuenctid a Diwylliant wedi rhoi ystyriaeth i’r adroddiad hefyd.

Roedd y sefyllfa ar ddiwedd mis Mawrth 2020 yn dangos gostyngiad sylweddol yn lefel y cronfeydd wrth gefn o’i gymharu â’r flwyddyn flaenorol, gyda chynnydd o 44% yn y sefyllfa diffyg net ar gyfer ysgolion uwchradd a gostyngiad 26% mewn balansau ysgolion cynradd. Roedd nifer o ffactorau’n cyfrannu at risgiau sylweddol ar gadernid ariannol cyllidebau ysgolion, ac roedd ysgolion uwchradd yn bryder penodol a risgiau sy’n dod i’r amlwg yn y sector cynradd. Wrth gydnabod yr anhawster i ysgolion reoli’r pwysau parhaus hyn – yn ychwanegol i’r ansicrwydd o ran Covid-19 – roedd yr adroddiad yn crynhoi’r dull gweithredu cytbwys a gaiff ei ddilyn gan y portffolio i herio a thargedu cefnogaeth mewn ffordd gadarn fel bo’n briodol, gan ddefnyddio’r ‘Protocol ar gyfer Ysgolion ag Anawsterau Ariannol’ wedi’i ddiwygio. Roedd argymhellion o adolygiad cynghorol Archwilio Mewnol o’r Protocol wrthi’n cael eu gweithredu.

Soniodd y Cynghorydd Ian Roberts am effaith sylweddol mesurau llymder parhaus a dywedodd mai’r pryder allweddol oedd fod ysgolion yn cynnal safonau addysg a’r cwricwlwm ac roedd angen cyllid priodol ar gyfer hyn.  Byddai ef a’r Prif Weithredwr yn parhau i anfon sylwadau at Lywodraeth Cymru (LlC) ar gyfer ymgodiad yn y Setliad, a byddai’r sefyllfa diwedd blwyddyn ar falansau cronfeydd wrth gefn ysgolion yn cael ei monitro’n agos.

Dywedodd y Prif Weithredwr fod enghreifftiau o rai ysgolion uwchradd â chyllidebau mewn diffyg sefydlog neu sy’n gwaethygu, heb unrhyw ddatrysiadau lleol ar gyfer adfer ar ôl, ar wahân i ymyrraeth o ran cyllideb.  Roedd Strategaeth Ariannol Tymor Canolig y Cyngor wedi nodi bod angen ymgodiad penodol o ran y fformiwla ariannu er mwyn i ysgolion uwchradd fynd i’r afael â’r sefyllfa o ran diffyg. Roedd y Cyngor wedi parhau â’i achos i LlC fel eu bod ymhlith y rhai sy’n cael eu hariannu leiaf yng Nghymru o ran yr angen am Setliad uwch i ailgydbwyso cyllidebau ysgolion uwchradd sydd mewn diffyg.

Gan ymateb i gwestiwn gan Allan Rainford, rhoddodd swyddogion eglurhad am y camau yn y Protocol gan bwysleisio bod sefyllfa dwy ysgol a amlygwyd o fewn yr adroddiad oherwydd diffyg ariannu a bod pob dewis a oedd ar gael ar gyfer adferiad wedi’u defnyddio yn yr achosion hynny.

Wrth ganmol lefel yr her a roddwyd gan y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Addysg, Ieuenctid a Diwylliant i’r adroddiad, awgrymodd Sally Ellis fod diweddariadau mwy rheolaidd yn cael eu rhoi i’r Pwyllgor hwnnw i helpu i fonitro cynnydd. Holodd am effaith ymgodiad penodol ar gyfer cefnogi cyllidebau ysgolion o’r blaen a sicrhau y byddai unrhyw ymgodiad yn y dyfodol yn helpu i ddatrys y sefyllfa.

Eglurodd y Prif Weithredwr fod yr ardoll ychwanegol ar Dreth y Cyngor yn 2018/19 er mwyn cynnal sefyllfa arian gwastad a chynorthwyo â phwysau chwyddiant mewn  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Hysbysu Aelodau o Warediadau Asedau 2019/20.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Tai ac Asedau) yr adroddiad blynyddol a oedd yn crynhoi gwarediadau tir a gwireddu derbyniadau cyfalaf yn ystod 2019/20.  Roedd derbyniadau cyfalaf wedi’u halinio i gyfrannu at raglen y Cyngor o gynlluniau cyfalaf ar draws pob portffolio. Amlygwyd goblygiadau refeniw o wariant cyfalaf, a’r lleihad parhaus o ran cefnogaeth Llywodraeth Cymru (LlC) ar gyfer gwariant cyfalaf.

Gan ymateb i gwestiynau gan Allan Rainford, eglurodd y Prif Swyddog y dull gweithredu o ran delio ag asedau dros ben gan gynnwys dewisiadau i liniaru pwysau arall. Siaradodd hefyd am bwysigrwydd grantiau LlC i gefnogi’r Rhaglen Gyfalaf oherwydd y nifer o dderbyniadau cyfalaf sy’n lleihau.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorydd Dunbobbin a’r Cynghorydd Johnson.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r adroddiad.

Cyflwyno drafft i Aelodau o’r Adolygiad Canol Blwyddyn Rheoli'r Trysorlys 1 Ebrill – 30 Medi 2020 am sylwadau ac argymhelliad i’w gymeradwyo i’r Cabinet.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Dros Dro (Cyfrifeg Dechnegol) yr adroddiad canol blwyddyn Rheoli’r Trysorlys drafft ar gyfer 2020/21 i’w argymell i’r Cabinet, ynghyd â diweddariad am weithgareddau Chwarter 2 a gafwyd er gwybodaeth.

Ymhlith y pwyntiau allweddol oedd effaith y sefyllfa argyfwng, parhad cyfraddau llog isel a defnydd parhaus o fenthyca tymor byr. Fel rhan o’r diweddariad am Chwarter 2, nodwyd ein bod yn aros am ganlyniad ymgynghoriad am ddyfodol Bwrdd Benthyciadau Gweithiau Cyhoeddus (PWLB), yr oedd y Cyngor wedi gwneud sylwadau arno.

Gan ymateb i gwestiynau gan Allan Rainford, disgrifiodd y Rheolwr Cyllid Dros Dro effeithiolrwydd cyfathrebu a rhannu gwybodaeth yn rheolaidd rhwng y timau yn ystod y pandemig.  Rhoddodd wybodaeth am fenthyciadau di-log gan y Llywodraeth, a oedd yn amodol ar feini prawf a’r dull o ran benthyca oherwydd ansicrwydd o ran y sefyllfa bresennol.

O ran y portffolio buddsoddi, dywedwyd wrth y Cynghorydd Johnson fod buddsoddiadau gyda’r Swyddfa Rheoli Dyledion yn adlewyrchu’r dull gofalus sy’n cael ei ddilyn yn ystod y sefyllfa argyfwng a bod gwahaniaethau o ran cyfraddau llog ar gyfer benthyca tymor byr oherwydd amseru.

Wrth groesawu’r adroddiad, cymerodd y Cynghorydd Banks y cyfle i annog pob Aelod i fynychu un o’r ddwy sesiwn hyfforddiant Rheoli’r Trysorlys ym mis Rhagfyr.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorydd Johnson a’r Cynghorydd Dunbobbin.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn nodi Adroddiad Canol Blwyddyn Rheoli’r Trysorlys drafft ar gyfer 2020/21 a chadarnhau nad oes unrhyw faterion at sylw'r Cabinet ar 15 Rhagfyr 2020.

Adrodd ar gynnydd ar weithredu’r fframwaith rheoli risg sydd wedi’i ddiweddaru.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr adroddiad ar gynnydd o ran gweithredu’r fframwaith rheoli risg wedi’i ddiweddaru, a rannwyd gyda’r Pwyllgor yn gynharach yn y flwyddyn, a oedd wedi’i effeithio gan y sefyllfa argyfwng.

Roedd y fframwaith wedi’i ddiweddaru am gyflwyno dull mwy systematig o ran nodi a dilyn trywydd risgiau, a gwelwyd hyn fel arfer gorau. Roedd Aelodau a rheoleiddwyr wedi cefnogi’r dull cadarn o ran adrodd am risgiau yn ystod y sefyllfa argyfwng. Fel rhan o adolygiadau rheolaidd, byddai trefniadau llywodraethu corfforaethol yn y ddogfen yn cael eu cryfhau i adlewyrchu dilyn trywydd risgiau lefel uchel yn fwy clir i Aelodau.

Dywedodd yr Ymgynghorydd Perfformiad Strategol fod yr amrywiaeth o ymgynghori ar y fframwaith wedi helpu i sicrhau dealltwriaeth well o’r system ar gyfer dilyn trywydd risgiau.  Roedd y cofrestrau risg newydd a oedd wedi’u cyflymu yn ystod y sefyllfa argyfwng, yn destun craffu rheolaidd.

Rhoddodd y Rheolwr Archwilio Mewnol drosolwg o waith cynghorol a wnaed gan ei thîm a oedd yn helpu i roi sicrwydd o ran cadernid trefniadau rheoli risg.

Siaradodd Sally Ellis am bwysigrwydd sicrhau bod prosesau risg a dilyn trywydd yn ffurfio rhan o adroddiadau Trosolwg a Chraffu. Fel a soniwyd, dywedodd y Prif Weithredwr y byddai’r meysydd hyn yn cael eu hamlygu yn y ddogfen. Soniodd am falensau cronfeydd wrth gefn ysgolion fel enghraifft lle dylai Aelodau a swyddogion fod yn rhagweithiol am y risgiau a bod cynllunio gwaith i’r dyfodol yn effeithiol yn allweddol o ran rheoli risg.

Gan ymateb i gwestiwn gan Allan Rainford, eglurodd swyddogion y broses i gofnodi a monitro risgiau er mwyn sicrhau bod prosesau lliniaru a rheolyddion wedi’u diweddaru. Wrth i’r Prif Swyddog egluro’r broses ar gyfer adolygu, herio a chyhoeddi cofrestrau risg, siaradodd y Prif Weithredwr am bwysigrwydd dilyn trywydd risgiau’n brydlon, o weithredol i gorfforaethol.

Pan ofynnodd y Cynghorydd Johnson am weithredu’r fframwaith yn ystod y sefyllfa argyfwng, canmolodd y Prif Weithredwr lefel y berchnogaeth ar risgiau a chydweithio ar gamau gweithredu lliniaru.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorydd Dunbobbin a’r Cynghorydd Johnson.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor wedi cael sicrwydd gan y fframwaith rheoli risg wedi’i adnewyddu a chynnydd ei weithredu.

Nodi’r broses ar gyfer cyfranogiad Aelodau ar Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol 2020/21.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) yr adroddiad i egluro’r broses ar gyfer ymwneud gan Aelodau ar y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2020/21, sydd wedi’i ohirio oherwydd y sefyllfa argyfwng.  Roedd yr adroddiad yn cynnig bod Aelodau’r Pwyllgor yn cael eu gwahodd i gymryd rhan mewn gweithdy ‘Her Aelodau’ ym mis Mawrth neu fis Ebrill 2021 yn dilyn datblygu’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol gan swyddogion.

Wrth gefnogi’r trefniadau arfaethedig, roedd Sally Ellis wedi’i sicrhau bod prosesau ar waith i annog adborth gan y cyhoedd am wasanaethau yn ystod y pandemig.

Y pum Aelod Pwyllgor a wirfoddolodd i gymryd rhan yn y gweithdy oedd y Cadeirydd, y Cynghorydd Heesom, y Cynghorydd Johnson, Sally Ellis ac Allan Rainford. Byddai trefniadau’n cael eu gwneud gyda’r unigolion hynny yn nes i’r amser.

Diolchodd y Cynghorydd Heesom i swyddogion am yr adroddiad a gofynnodd bod unrhyw ddogfennau ategol yn cael eu darparu cyn y gweithdy.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorydd Heesom a Sally Ellis.

PENDERFYNWYD:

Bod y dull arfaethedig ar gyfer cyfranogiad Aelodau o’r Pwyllgor Archwilio ym mhroses y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn cael ei gymeradwyo.

Rhoi gwybod i’r Aelodau fanylion gweithgareddau'r Pwyllgor Archwilio yn ystod 2019/20.

Cyflwynodd y Cadeirydd Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio 2019/20 i'w gymeradwyo cyn ei gyflwyno i'w gymeradwyo yn y Cyngor Sir ym mis Rhagfyr. Wrth grynhoi’r meysydd allweddol, dywedodd nad oedd unrhyw feysydd pryder wedi’u nodi a bod ymarfer hunanasesiad y Pwyllgor wedi’i ohirio oherwydd y sefyllfa argyfwng.

Dywedodd Sally Ellis, er bod penderfynu ‘nodi’ adroddiadau yn aml yn briodol, gallai’r Pwyllgor ychwanegu gwerth trwy ystyried argymhellion ychwanegol lle bo angen. Dywedodd y Prif Swyddog y gallai swyddogion gynorthwyo trwy gyflwyno argymhellion mwy rhagweithiol.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorydd Dunbobbin a’r Cynghorydd Johnson.

PENDERFYNWYD:

Bod yr adroddiad blynyddol ar gyfer 2019/20 yn cael ei gymeradwyo cyn ei gyflwyno i'r Cyngor i'w gymeradwyo ar 8 Rhagfyr 2020.

Cyflwyno diweddariad i’r Pwyllgor ar gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol yr adroddiad rheolaidd yn dangos cynnydd yn erbyn y Cynllun, adroddiadau terfynol a gyhoeddwyd, olrhain camau gweithredu, dangosyddion perfformiad ac ymchwiliadau presennol.

Nid oedd unrhyw adroddiad coch (sicrwydd cyfyngedig) wedi’i gyflwyno ers yr adroddiad diwethaf ym mis Ionawr. Roedd cynnydd ar adroddiadau â statws Ambr Goch (rhywfaint o sicrwydd) yn dangos bod y rhan fwyaf o gamau wedi’u gweithredu. O ran Olrhain Camau Gweithredu, roedd cynnydd o ran cwblhau camau gweithredu hwyr yn cael ei fonitro, gan gydnabod yr effaith o’r sefyllfa argyfwng. Rhoddwyd y wybodaeth ddiweddaraf hefyd ar yr adnoddau yn y tîm Archwilio Mewnol fel y nodwyd yn yr adroddiad.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorydd Dunbobbin a’r Cynghorydd Axworthy.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Rhoi gwybod i’r Pwyllgor am y camau gweithredu sy’n codi o’r pwyntiau a godwyd mewn cyfarfodydd Pwyllgor Archwilio blaenorol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y wybodaeth ddiweddaraf am gamau gweithredu o gyfarfodydd blaenorol, a oedd naill ai wedi’u cwblhau neu’n mynd rhagddynt.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan Sally Ellis ac Allan Rainford.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol gyfredol i'w hystyried.

Gan ymateb i sylwadau gan y Cynghorydd Heesom am falensau cronfeydd wrth gefn ysgolion, dywedodd y Cynghorydd Roberts fod sicrwydd wedi’i roi am lefel y craffu a’r monitro ar y mater.

Holodd Allan Rainford a oedd potensial i’r Pwyllgor ofyn am sesiwn friffio yn dilyn canlyniad y broses o osod y gyllideb ar gyfer 2021/22, er mwyn deall y risgiau a’r heriau a wynebir gan y Cyngor.

Awgrymodd y Cynghorydd Roberts y byddai adroddiad i’r Pwyllgor yn fwy priodol o bosibl, er mwyn osgoi ailadrodd rolau.

Yn ystod y drafodaeth, dywedodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) fod y gyllideb yn amodol ar gymeradwyaeth gan y Cyngor Sir ym mis Chwefror 2021 a gallai rhannu’r broses o reoli risgiau a nodwyd helpu’r Pwyllgor i gyflawni ei rôl.

Cafodd yr argymhellion yn yr adroddiad eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorydd Heesom a Sally Ellis.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Derbyn y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol; a

 (b)      Awdurdodi Rheolwr yr adran Archwilio Mewnol, mewn ymgynghoriad â Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, i amrywio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

Nid oedd unrhyw aelod o’r wasg yn bresennol.