Rhaglen a chofnodion

Yn unol â gofynion y Cyfansoddiad, penderfynodd y Pwyllgor ganiatáu i’r Cynghorydd Joe Johnson (a oedd wedi gwneud yr hyfforddiant gofynnol) i ddirprwyo ar ran y Cynghorydd Collett.

PENDERFYNWYD:

Caniatáu i’r Cynghorydd Joe Johnson ddirprwyo yn y cyfarfod.

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Fel aelod bwrdd NEW Homes, datganodd y Cynghorydd Axworthy gysylltiad personol ar y Datganiad Cyfrifon (eitem 4 ar y rhaglen).

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 23 Gorffennaf 2020.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 23 Gorffennaf 2020, fel y’u cynigiwyd gan y Cynghorydd Dunbobbin a’u heilio gan y Cynghorydd Allan Rainford.

Cofnod 64: Cefnogodd y Cynghorydd Heesom y sylwadau ar y cynlluniau i gynyddu ymgysylltiad Aelodau ar y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2020/21. Byddai adroddiad ar y broses hon yn cael ei dderbyn yn y cyfarfod nesaf.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel rhai cywir a bod y Cadeirydd yn eu llofnodi.

Dynododd y Cadeirydd bod newid bychan i drefn y busnes i ystyried eitem rhaglen 5 (Cynllun Archwilio 2020) cyn eitem 4 (Datganiad Cyfrifon). Bydd gweddill yr eitemau yn cael eu hystyried yn y drefn a ddangosir ar y rhaglen.

Mae Swyddfa Archwilio Cymru, sy’n archwiliwr allanol y Cyngor, wedi paratoi cynnal archwiliad ar gyfer 2020 i’r Cyngor a’r Cronfa Bensiynau Clwyd, sydd yn gosod eu gwaith archwilio arfaethedig ar gyfer y flwyddyn ynghyd ag amserlenni, costau a’r timau archwilio sydd yn gyfrifol am gyflawni’r gwaith.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol y Cynllun Archwilio Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer 2020, oedd yn nodi’r trefniadau a chyfrifoldebau ar gyfer y gwaith archwilio arfaethedig ar gyfer y Cyngor yn ystod y flwyddyn. Er bod yr adroddiad wedi cael ei gyflwyno ym mis Mawrth, nid oedd yn bosibl ei gyflwyno i’r Pwyllgor yn sgil y sefyllfa argyfyngus.

Dywedodd Mike Whiteley o Archwilio Cymru, ers cyflwyno’r adroddiad, bod nifer o risgiau wedi cael eu diweddaru a’u cyfathrebu i’r Cyngor, a bydd copi o’r rhain yn cael eu rhannu ar gais.  Roedd y rhai ar yr archwiliad ariannol yn cyfeirio at ddefnydd cynyddol o amcangyfrifon cyfrifeg a mwy o ganolbwynt ar weithdrefnau’r Cyngor ar gyfer cau’r cyfrifon, fodd bynnag ni godwyd materion o’r fath. Er gwaethaf oedi o ran y dyddiad cynlluniedig ar gyfer barn archwiliad ar y cyfrifon, cadarnhawyd y byddai’r dyddiad cau statudol yn cael ei fodloni ac nid oedd unrhyw faterion wedi codi o’r archwiliad i danseilio hynny.  Nid oedd cyflwyniad y safon newydd o Lesoedd IFRS16 bellach yn risg gan fod y gweithrediad wedi cael ei oedi. Roedd y gwaith a gyflawnwyd cyn y cam hwnnw wedi canfod bod y Cyngor wedi gwneud cynnydd da wrth gyflwyno ei ganfyddiadau.

Wrth gyflwyno’r rhaglen archwiliad o berfformiad, dywedodd Gwilym Bury bod yr Archwilydd Cyffredinol wedi nodi’r dull i waith archwilio yn ystod y sefyllfa argyfwng. Disgrifiodd ymgysylltiad y Cyngor gydag Archwilio Cymru yn ystod y cyfnod hwn fel ‘rhagorol’ a chanmolodd y dull a gymerwyd i ddelio â’r pandemig. Mae Archwilio Cymru wedi cyhoeddi llythyr i’r Cyngor yn ddiweddar yn crynhoi’r gwaith a gyflawnwyd yn ystod y cyfnod hwn a’i fwriad i symud ymlaen gyda meysydd eraill o waith archwilio yn y Cynllun wrth ailgydio yn y gweithrediadau.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Allan, dywedodd Gwilym Bury mai’r nod oedd cwblhau holl waith archwilio yn y Cynllun erbyn Ebrill 2021 lle bynnag bosibl, heb effeithio ar ffioedd.  Canmolodd y Cyngor am ei ymgysylltiad gydag Archwiliad Cymru a’r dull rhagweithiol yn ystod y flwyddyn.

Diolchodd y Prif Weithredwr i gydweithwyr Archwilio Cymru am eu sylwadau cadarnhaol.

PENDERFYNWYD:

Nodi adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru.

Cyflwyno fersiwn derfynol wedi’i harchwilio o Ddatganiad Cyfrifon 2019/20 i gael eu cymeradwyo.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol fersiwn derfynol Datganiad Cyfrifon 2019/20 gan ymgorffori newidiadau y cytunwyd arnynt gydag Archwilio Cymru yn ystod yr archwiliad. Ar ôl derbyn y cyfrifon drafft er gwybodaeth ym mis Gorffennaf, gofynnwyd i’r Pwyllgor gymeradwyo’r fersiwn terfynol oedd yn ymgorffori’r wybodaeth ddiweddaraf ar y cyllid grant argyfwng yn dilyn cadarnhad gan Lywodraeth Cymru (LlC) fel a ganlyn:

·         Colled incwm COVID-19 o £78 miliwn – ers y cadarnhawyd ar gyfer y cyfnod o Ebrill i Fehefin 2020.

·         £264 miliwn ychwanegol i gefnogi cynghorau yng Nghymru – manylion i’w cadarnhau.

·         Ffigwr diwygiedig o £31.3 miliwn o daliadau grant cymorth i fusnesau a wnaed gan y Cyngor gyda rhyddhad ardrethi o £16.2 miliwn.

Mewn perthynas â chanfyddiadau adroddiad Archwilio Cymru, dywedodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol ei fod yn galonogol nodi bod y datganiadau wedi cael eu cynhyrchu i safon dda o fewn yr amserlen, er gwaethaf yr heriau a godwyd yn sgil y sefyllfa argyfwng. Yn ogystal â hynny, roedd yn falch o adrodd bod y Cyngor ar y trywydd iawn i gyhoeddi’r cyfrifon o fewn yr amserlen statudol. Diolchodd i Paul Vaughan, John Richards, Liz Thomas a’r tîm am eu gwaith er mwyn cyrraedd y sefyllfa hwn ac atgoffodd y Pwyllgor bod cyfrifon Cronfa Bensiynau Clwyd yn destun proses cymeradwyo ar wahân. Aeth ymlaen i sôn am heriau sylweddol yr amserlen cynharach ar gyfer cyfrifon 2020/21 lle roedd gwaith eisoes wedi digwydd.

Wrth amlygu meysydd allweddol yn yr adroddiad, canmolodd Mike Whiteley o Archwilio Cymru, y tîm Cyllid am eu hymateboldeb yn ystod yr archwiliad a’r modd yr oeddent wedi casglu’r cyfrifon i’r safonau uchaf arferol o dan amgylchiadau heriol iawn. Roedd yr adroddiad yn adlewyrchu effaith y pandemig ar yr archwiliad a oedd yn golygu addasu i ffordd wahanol o weithio, a chydnabuwyd y berthynas weithio gadarnhaol gyda swyddogion y Cyngor i ddatrys ymholiadau yn brydlon trwy gydol y broses.  Roedd cynnwys ‘Pwyslais Mater’ yn tynnu sylw at ansicrwydd oedd yn codi o’r sefyllfa argyfwng mewn dau faes, nad oedd yn newid y farn (glân) anghymwys ar gyfrifon gr?p.

Mynegodd Allan Rainford ei werthfawrogiad i’r tîm Cyllid am eu gwaith ar y cyfrifon. Cyfeiriodd ar y cywiriad ar Nodyn 10 ar yr asedau a gânt eu dal i'w gwerthu a dywedodd y gellir cyfeirio at hwn fel mater cyflwyniadol gan nad oedd yn effeithio ar y fantolen. Rhoddodd Mike Whiteley eglurhad ar y diffyg adolygiad o asedau adeiladau’r Cyngor yn ystod y broses prisio, gan gadarnhau, er nad oedd yn arwain at ddatganiad materol anghywir, roedd trefniadau’n cael eu gwneud i ddatrys y mater ar gyfer 2020/21.

Yn dilyn cwestiwn gan y Cadeirydd, darparodd y Prif Weithredwr eglurhad ar y gwasanaeth offer cymunedol integredig ym Mhenarlâg.

Pan ofynnodd Sally Ellis am effaith gweithio o bell, rhoddodd Mike Whiteley esiamplau o ddulliau amgen a ddefnyddiwyd yn ystod y broses archwilio a chadarnhaodd nad oedd unrhyw gyfyngiadau ar lefelau sicrwydd o’r eitemau a brofwyd.

Cymerodd y Cynghorydd Banks y cyfle i ddiolch i swyddogion y Cyngor a chydweithwyr Archwilio  ...  view the full Cofnodion text for item 74.

Hysbysu Aelodau o'r ardystiad hawl grant gan Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2019.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol adroddiad blynyddol Swyddfa Archwilio Cymru ar ardystiad hawl grant ar gyfer y flwyddyn yn dod i ben ar 31 Mawrth 2019. Cafodd yr adroddiad ei ohirio yn y cyfarfod ym mis Mawrth yn sgil y sefyllfa argyfwng.

O’r cyfanswm grantiau o £148 miliwn, roedd yr addasiad net o £44,320 i hawliadau yn gyfran eithaf bychan ac ni arweiniodd at unrhyw golled ariannol. Er nad oedd y canfyddiadau yn cyflwyno risg mawr i berfformiad, canfuwyd gwelliannau o fewn rhai gwasanaethau ac roedd cynllun gweithredu wedi ei roi mewn lle. Adroddwyd bod yr holl gamau gweithredu bellach wedi cael eu cwblhau a bod y swyddogion yn gweithio gyda chydweithwyr Archwilio Cymru i wella safon yr hawliadau ymhellach er mwyn sicrhau digonoldeb y prosesau i gefnogi archwiliad 2019/20.

Wrth groesawu cyflawniad y camau gweithredu, dywedodd Mike Whiteley y byddai Archwilio Cymru yn parhau i ymgysylltu gyda swyddogion oedd yn paratoi’r hawliadau. Roedd diwygiad o flaenoriaethau archwilio allanol gan Lywodraeth Cymru (LlC) yn golygu y byddai Archwilio Cymru yn archwilio tri hawliad grant yn unig ar gyfer 2019/20, ar fudd-dal tai, ardrethi annomestig a ffurflenni pensiwn athrawon.

Gofynnodd Allan Rainford am eglurhad ar y pum hawliad ardystiedig a gyflwynwyd yn hwyr gan Archwilio Cymru. Eglurodd Mike Whiteley nad oedd oedi sylweddol gyda’r rhain ac roedd hyn yn sgil ffactorau amrywiol, yn bennaf oherwydd cymhlethdod ymholiadau a newidiadau o ran swyddogion o fewn gwasanaethau’r Cyngor. Roedd yn falch o adrodd bod yr ymgysylltiad ôl-ddysgu gyda’r Cyngor wedi arwain at welliannau i rwystro oedi pellach.

Roedd y pwyllgor yn cefnogi’r argymhelliad yn yr adroddiad.

PENDERFYNWYD:

Nodi cynnwys adroddiad Ardystiad Hawl Grant ar gyfer 2018/19.

Cefnogi’r crynodeb o’r holl adroddiadau rheoleiddio allanol a dderbyniwyd yn ystod 2018/19 ynghyd ag ymateb y Cyngor.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr adroddiad cryno i roi sicrwydd bod yr adroddiadau gan reoleiddwyr ac arolygwyr allanol yn 2018/19 wedi cael eu hystyried yn unol â’r protocol adrodd mewnol cytunedig, a bod y camau gweithredu wedi eu cyflawni mewn ymateb i’r argymhellion. Roedd yr adroddiad wedi cael ei ddal yn ôl ers dechrau’r sefyllfa argyfwng.

Roedd gwybodaeth ar adroddiadau a gyflwynwyd gan Archwilio Cymru (Swyddfa Archwilio Cymru gynt) yn ystod y cyfnod yn dangos bod y camau gweithredu un ai’n wyrdd (ar y trywydd iawn/wedi’u cwblhau) neu’n oren (ar y trywydd iawn ond o fewn y cyfyngiadau derbyniol, yn hirdymor) heb unrhyw faterion neu risgiau sylweddol wedi’u canfod.

Gofynnodd Sally Ellis am gynnydd monitro camau gweithredu mewn ymateb i’r argymhellion yn benodol ar ddefnydd Llywodraeth Leol o adroddiad lleol data. Dywedodd y Prif Weithredwr bod y rhain yn ffurfio rhan o gynllunio busnes, megis datblygu Strategaeth Adferiad. Rhoddodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) esiamplau ar reoli data mewn perthynas â’r Strategaeth Rheoli Gwybodaeth, Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol a’r Strategaeth Ddigidol. Rhoddwyd esiamplau eraill ar y defnydd o ddata i wella gwasanaethau ar gyfer unigolion oedd yn ‘gwarchod eu hunain’ yn ystod y pandemig ac i dargedu pobl ifanc oedd yn gymwys i bleidleisio yn yr Etholiadau nesaf.

Roedd y pwyllgor yn cefnogi’r argymhelliad yn yr adroddiad.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor wedi derbyn sicrwydd dros ymateb y Cyngor i ddarnau o waith rheoleiddio allanol.

Rhoi gwybod i’r pwyllgor am ganlyniadau’r asesiad mewnol blynyddol mewn perthynas â chydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.

Cyn yr eitem hon, cipiodd y Prif Weithredwr ar y cyfle i ddiolch yn ffurfiol i’r Rheolwr Archwilio Mewnol am ei gwaith gwerthfawr ar y rhaglen Profi, Olrhain a Diogelu.

Cyflwynodd Rheolwr yr Adain Archwilio Mewnol ganlyniadau’r asesiad mewnol blynyddol o gydymffurfiaeth â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. Roedd canlyniadau’r hunanasesiad mewnol ar gyfer 2019/20 a’r asesiad allanol a gyflawnwyd ar gyfer 2016/17 yn dynodi bod y gwasanaeth yn cydymffurfio â’r safonau ymhob maes arwyddocaol ac yn gweithredu’n annibynnol ac yn wrthrychol.  Roedd y camau gweithredu ar yr asesiad blaenorol wedi cael eu cwblhau, oni bai am ddau (wedi’u cwblhau’n rhannol) a dau (parhaus); roedd un ohonynt yn ofyniad yn y Safonau a’r gweddill wedi’u rhoi mewn lle fel camau gweithredu ychwanegol i wella gweithrediad y gwasanaeth.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Sally Ellis, cadarnhaol y Rheolwr Archwilio Mewnol bod y camau gweithredu ar y meysydd lle'r oedd diffyg cydymffurfio, fel rhan o’r asesiad allanol wedi cael eu cwblhau a’u gweithredu.

Gofynnodd Allan Rainford am eglurhad o’r broses ar gyfer arfarniadau a hyfforddiant o fewn y tîm Archwilio Mewnol. Darparodd y Rheolwr Archwilio Mewnol wybodaeth ar elfennau amrywiol o’r rhaglen hyfforddi, gan gynnwys cymwyseddau a thargedu meysydd ar gyfer gwella dysgu. Er nad oedd ymarfer meincnodi gyda chynghorau eraill yng Nghymru wedi bod yn bosibl eleni, byddai canlyniadau’r canfyddiadau yn y dyfodol yn cael eu cynnwys yn y diweddariad blynyddol i’r Pwyllgor.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Paul Johnson at yr awgrym yn y safonau i Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio fwydo i arfarniad perfformiad y Rheolwr Archwilio Mewnol. Eglurodd y swyddogion bod y strwythur adrodd mewn grym wedi cyflawni cydymffurfiaeth rhannol. Ystyrir ei fod yn briodol ac yn caniatáu hyblygrwydd i alluogi’r Cadeirydd i roi adborth yn fwy rheolaidd ar swyddogaeth Archwilio Mewnol.

Cynigodd y Cynghorydd Axworthy bod y Pwyllgor yn diolch yn ffurfiol i swyddogion a chydweithwyr Archwilio Cymru am eu gwaith neilltuol dros gyfnod yr argyfwng.

Cafodd yr argymhelliad yn yr adroddiad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorwyr Paul Johnson ac Andy Dunbobbin.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Nodi’r adroddiad; a

 (b)      Bod y Pwyllgor yn diolch yn ffurfiol i swyddogion a chydweithwyr Archwilio Cymru am eu gwaith neilltuol dros gyfnod yr argyfwng.

Cyflwyno’r Cynllun Archwilio Mewnol arfaethedig ar gyfer 2020/21 - 2022/23 er ystyriaeth yr Aelodau.

Cyflwynodd Rheolwyr yr Adain Archwilio Mewnol y Cynllun Strategol Archwilio Mewnol tair blynedd o 2020-2023. Manylwyd ar y dull arferol i ddatblygu’r Cynllun, yn cynnwys ymarfer mapio sicrwydd, newidiadau mewn deddfwriaeth ac ymgynghoriad â Phrif Swyddogion.

Yn gynharach yn y flwyddyn, roedd y Cynllun wedi cael ei oedi er mwyn galluogi’r Cyngor i reoli ei ymateb i’r sefyllfa argyfwng, oedd yn cynnwys ail-leoli rhai adnoddau Archwilio Mewnol i gefnogi’r gwaith hwnnw.  Yn ystod y cam adfer, cafodd y Cynllun ei adolygu er mwyn ail-flaenoriaethu archwiliadau ac ystyried sicrwydd rheoli argyfwng ac ymateb i adfer cofrestrau risg yn ogystal â’r effaith ar adnoddau. Roedd yr adolygiad wedi canfod archwiliadau yn seiliedig ar risgiau newydd oedd yn codi o’r sefyllfa argyfwng ac adlewyrchu hefyd ar waith a gyflawnwyd gan y tîm Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod hwnnw.

Cododd Sally Ellis ymholiadau ar effeithiolrwydd cyflawni gwaith archwilio o bell ac effaith y lleihad mewn adnoddau. Soniodd hefyd am y fframwaith rheoli risg a oedd i fod i gael ei rannu cyn y pandemig. Adroddodd y Rheolwr Archwilio Mewnol bod y ffyrdd amgen o weithio i ymgysylltu â thimoedd a chasglu data ar gofrestrau risg a datganiadau dull yn gweithio’n dda ac y byddai’n helpu i lywio’r amgylchedd rheoli mewnol.  Cadarnhaodd bod y Cynllun diwygiedig ar gyfer gweddill 2020/21 yn seiliedig ar yr adnoddau oedd ar gael a bod penodi Prif Archwilydd wedi cryfhau capasiti. Rhoddodd sicrwydd nad oedd ei hannibyniaeth yn cael ei danseilio trwy ei rôl yn y rhaglen Profi, Olrhain a Diogelu rhanbarthol a fyddai’n cael ei archwilio’n allanol.

Cododd Allan Rainford a’r Cynghorydd Paul Johnson bryderon ar y capasiti i ddarparu’r Cynllun Archwilio o fewn yr amserlen. Roedd y Rheolwr Archwilio Mewnol yn hyderus bod yr adnoddau cyfredol yn ddigonol a byddai hyn yn cael ei gadw o dan adolygiad er mwyn darparu’r Cynllun eleni. Rhoddodd sicrwydd y byddai archwiliadau sydd wedi’i haildrefnu at y flwyddyn nesaf yn destun adolygiad.

Pwysleisiodd y Prif Weithredwr yr ymrwymiad na fyddai adnoddau Archwilio Mewnol yn cael eu lleihau ar unrhyw adeg yn y dyfodol heb ymgynghori â’r Pwyllgor Archwilio yn gyntaf.  Siaradodd am yr angen i ganolbwyntio ar flaenoriaethau a dywedodd bod y cyfraniadau mewn cyfarfodydd cynghorol a grwpiau tactegol trwy gydol y cyfnod argyfwng wedi bod yn werthfawr.

Cafodd yr argymhellion yn yr adroddiad eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Andy Dunbobbin a Paul Johnson.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo Cynllun Strategol Archwilio Mewnol Sir y Fflint 2020-2023.

Rhoi gwybod i’r aelodau am ganlyniad yr holl waith archwilio a gynhaliwyd yn ystod 2019/20 a rhoi’r farn Archwilio Mewnol flynyddol ar safon rheolaeth fewnol, rheoli risg a llywodraethu yn y Cyngor.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol yr adroddiad, a oedd yn rhoi crynodeb o’r canlyniadau yn sgil gwaith archwilio a wnaed yn ystod 2019/20, cydymffurfiaeth â’r Safonau a chanlyniadau’r rhaglen sicrhau ansawdd a gwella. Yn seiliedig ar y gwaith a gyflawnwyd, barn archwilio gyffredinol oedd bod gan y Cyngor fframwaith ddigonol ac effeithiol ar gyfer llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth.

Wrth gyrraedd ei chasgliad, roedd y Rheolwr Archwilio Mewnol wedi ystyried nifer o ffactorau gan gynnwys lleihad bob blwyddyn o adroddiadau sicrwydd cyfyngedig (coch), gydag ond un adroddiad o’r fath wedi’i gyhoeddi yn ystod y flwyddyn. Cyn y sefyllfa argyfwng, roedd 55% o’r barn a gyhoeddwyd yn ystod y flwyddyn un ai’n sicrwydd gwyrdd neu oren/gwyrdd. Ymysg y meysydd allweddol a amlygwyd oedd y lefel o gwmpas archwiliad yn ystod y flwyddyn a’r safle cyffredinol y farn sicrwydd a’r camau gweithredu a godwyd ar draws y portffolios.

Cafodd yr argymhelliad yn yr adroddiad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorwyr Paul Johnson a Janet Axworthy.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r adroddiad a’r farn flynyddol Archwilio Mewnol.

I roi gwybod i Aelodau am yr ymateb sy’n datblygu i’r pandemig.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr wybodaeth ddiweddaraf chwarterol ar reolaeth barhaus y Cyngor o ran ymateb i argyfwng yn sgil pandemig Covid-19, er mwyn rhoi sicrwydd i’r Pwyllgor, yn ôl cais blaenorol.  Cafodd llythyr sicrwydd dros dro gan Archwilio Cymru hefyd ei rannu i gefnogi dull y Cyngor i adferiad.

Rhoddwyd trosolwg ar gynnydd o dan y penawdau rheoli risg, ailddechrau gwasanaethau, amgylchedd rheoli ac adfer llywodraethu democrataidd. Mewn ymateb i sylw cynharach Sally Ellis ar reoli risg, roedd cofrestrau risg gyda thablau lliniaru a oedd yn cael eu rhannu gyda’r Pwyllgor, yn cael eu diweddaru’n rheolaidd ac yn cael eu hystyried gan y Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu yn ddiweddarach yn y mis. Canmolodd y Prif Weithredwr yr uwchgyfeirio helaeth yn y dull hwn. Amlinellodd y trefniadau adrodd ar gyfer y Strategaeth Adfer, a oedd wedi cael ei ddatblygu trwy’r Bwrdd Adfer Aelodau, a dywedodd bod sleidiau cyflwyniad ar y gweill o gyfarfod y Cabinet, a byddai cofrestrau risg diwygiedig yn cael eu rhannu gyda’r Pwyllgor Archwilio unwaith y byddent ar gael. Byddai’r Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu yn derbyn diweddariad ar lafar ar y cam adferiad a’r risgiau cysylltiedig trwy gydol cyfnod y gaeaf.

Diolchodd Sally Ellis i’r swyddogion am eu cofrestrau risg cynhwysfawr a chynlluniau lliniaru. Ceisiodd sicrwydd bod trefniadau cadarn yn eu lle i graffu a monitro ar gynnydd y risgiau unwaith i’r holl bwyllgorau ddychwelyd yn ddiweddarach yn y mis. Dywedodd y Prif Weithredwr y byddai’n mynychu Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu dechreuol ar reoli risg, ynghyd â’r Prif Swyddogion perthnasol a’r Aelodau Cabinet sy’n mynychu’n rheolaidd. Siaradodd am ansawdd y cofrestrau risg a’r fecanwaith adrodd tryloyw oedd yn bwydo mewn i’r Cabinet a Throsolwg a Chraffu. O ran sgiliau, soniodd am brofiad rheoli risg y Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu yn eu portffolios unigol.

Amlygodd y Cynghorydd Heesom bwysigrwydd o gyfranogiad Aelodau etholedig, yn arbennig y rhai heb seddi ar y pwyllgorau.

Cytunodd y Prif Weithredwr a dywedodd y byddai adfer llywodraethu democrataidd a briffiau i holl aelodau a gynhelir cyn cyfarfodydd y Cyngor yn helpu i hyrwyddo hynny.

Cafodd yr argymhelliad o fewn yr adroddiad ei gynnig gan y Cynghorydd Patrick Heesom a’i eilio gan y Cynghorydd Joe Johnson.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor wedi’i sicrhau gan y trefniadau sydd yn eu lle ar gyfer y camau ymateb ac adfer yr argyfwng.

Rhoi gwybod i’r Pwyllgor am y camau gweithredu sy’n codi o’r pwyntiau a godwyd mewn cyfarfodydd Pwyllgor Archwilio blaenorol.

Cyflwynodd Rheolwr Archwilio Mewnol yr adroddiad diweddariad ar gynnydd ar weithredoedd o gyfarfodydd blaenorol. Roedd y mwyafrif wedi cael eu cwblhau ar wahân i’r cynlluniau i gynyddu cyfranogiad Aelodau, a byddai adroddiad yn cael ei dderbyn yn y cyfarfod nesaf.

Cafodd cynnig y Cynghorydd Heesom i gefnogi’r adroddiad, yn hytrach na’i dderbyn, ei eilio gan y Cynghorydd Paul Johnson.

PENDERFYNWYD:

Cefnogi’r adroddiad.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol yr Adran Archwilio Mewnol.

Wrth gyflwyno’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol cyfredol ar gyfer ei ystyried, eglurodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y newidiadau a wnaed yn sgil canslo cyfarfod mis Mawrth ar ddechrau’r cyfnod argyfwng.

Cafodd yr argymhellion yn yr adroddiad eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Dunbobbin ac Allan Rainford.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Derbyn y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol, fel y'i diwygiwyd; ac

 (b)      Awdurdodi Rheolwr yr adran Archwilio Mewnol, mewn ymgynghoriad â Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, i amrywio’r Rhaglen Waith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

Nid oedd unrhyw aelod o’r cyhoedd na’r wasg yn bresennol.