Rhaglen a chofnodion

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Dim.

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 20 Tachwedd 2019.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 20 Tachwedd 2019, a gynigiwyd gan y Cynghorydd Woolley a’u heilio gan y Cynghorydd Johnson.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel rhai cywir a bod y Cadeirydd yn eu llofnodi.

Argymell Strategaeth Rheoli Trysorlys 2020/21 a Datganiad Polisi, Arferion a Rhaglenni Rheoli Trysorlys 2019/20-2021/22 i’r Cabinet a’r Cyngor. Rhoi’r diweddariad chwarterol ar faterion sy’n ymwneud â Pholisi, Strategaeth ac Arferion Rheoli Trysorlys y Cyngor 2019/20.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid (Cyfrifeg Dechnegol) y Strategaeth ddrafft ar Reoli’r Trysorlys yn 2020/21 i’w adolygu a’i argymell i’r Cabinet. I baratoi er mwyn i’r Cyngor Sir fabwysiadu’r Strategaeth ym mis Chwefror, gwahoddwyd holl aelodau i sesiwn hyfforddi ym mis Rhagfyr 2019. Hefyd fe gyflwynwyd y wybodaeth ddiweddaraf yn y chwarter ar faterion yn ymwneud â Pholisi, Strategaeth ac Arferion Rheoli’r Trysorlys y Cyngor 2019/20.

Nid oedd unrhyw newidiadau i’r Datganiad Polisi Rheoli’r Trysorlys trosfwaol ar gyfer 2020/21 a dim ond mân newidiadau a wnaed i Arferion ac Amserlenni Rheoli’r Trysorlys. Roedd yr adroddiad yn crynhoi adrannau o ddiddordeb o’r Strategaeth a gafodd eu cynnwys fel rhan o’r sesiwn hyfforddi. O ganlyniad i’r canllawiau buddsoddi diwygiedig a gyhoeddwyd gan Lywodraeth Cymru (LlC), mae’r diffiniad o fuddsoddiadau yn y Strategaeth wedi cael ei ehangu i gynnwys buddsoddiadau nad ydynt yn rhai rheoli’r trysorlys, megis benthyciadau a buddsoddiadau arenillion heb fod yn ariannol. Dull Sir y Fflint i’r gofyniad ychwanegol hwn oedd atodi’r buddsoddiadau nad oeddent yn rhai Rheoli’r Trysorlys i’r Strategaeth.

Fel rhan o’r wybodaeth ddiweddaraf Rheoli’r Trysorlys yn Chwarter 3 2019/20, nodwyd anghywirdeb yng nghyfanswm llog blynyddol ar ddadansoddiad benthyca hirdymor ar Randaliad Cyfradd Sefydlog y Prif Fenthyciadau gan Fwrdd Benthyciadau Gwaith Cyhoeddus (PWLB).

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Collett ar effaith chwyddiant ar ofynion benthyca yn y dyfodol, dywedodd y Rheolwr Cyllid bod y rhagolygon yn cael eu llywio gan y Rhaglen Gyfalaf lle'r oedd rhai cynlluniau yn rhedeg dros nifer o flynyddoedd gyda phris contract sefydlog. Dywedodd nad oedd pryderon am effaith chwyddiant ar y rhaglen dreigl o fuddsoddiad.

Gofynnodd Sally Ellis am oruchwyliaeth ar waith ychwanegol i fodloni gofynion newydd LlC. Siaradodd y Rheolwr Cyllid am yr heriau o gydymffurfio â datgeliadau o amgylch sgiliau, diwylliant a newid hinsawdd ar draws y Cyngor, yn arbennig ar fuddsoddiadau rheoli’r trysorlys lle roedd diogelwch a hylifedd yn cael eu blaenoriaethu.  Byddai trafodaeth fanwl yn digwydd gyda Phrif Swyddogion i gytuno ar y dull a gaiff ei adrodd yn ôl i’r Pwyllgor Archwilio tuag at ddiwedd y flwyddyn galendr.

Ar y gofynion ychwanegol ar gyfer buddsoddiadau moesegol cyfrifol, siaradodd y Prif Weithredwr am newid disgwyliadau a thynnodd sylw tuag at yr adroddiadau ar gael ar agendâu Pwyllgor Cronfa Bensiynau Clwyd.

Gofynnodd Sally Ellis am y paratoadau ar gyfer y posibilrwydd o fenthyca o ffynonellau ar wahân i PWLB. Dywedodd y Rheolwr Cyllid bod Ymgynghorwyr Rheoli’r Trysorlys y Cyngor yn gyfforddus gyda hyd at 20% o’r portffolio yn cael ei fenthyca ar sail benthyca tymor byr, gan ganiatáu digon o gapasiti er mwyn ystyried dewisiadau manwl ar gyfer benthyca hirdymor. Er fod benthyciadau PWLB yn parhau i fod yn opsiwn hyfyw, byddai cyfleoedd i fenthyca o ffynonellau amgen, megis cronfeydd pensiwn neu gwmnïau yswiriant yn cael ei archwilio gydag ymgynghorwyr rheoli’r trysorlys.

Gofynnodd Allan Rainford am y dangosydd darbodus ar gyfer y gymhareb o gostau cyllido i gyfrif refeniw net, a chafodd wybod bod y cyfraddau ychydig o dan 5% ar gyfer Cronfa'r Cyngor ac o dan 25% ar  ...  view the full Cofnodion text for item 52.

Mae’r llythyr yn crynhoi’r prif negeseuon sy’n codi o gyfrifoldebau statudol Archwilydd Cyffredinol Cymru dan Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004, a chyfrifoldebau adrodd dan Cod Ymarfer Archwilio ar gyfer y flwyddyn ariannol 2018/19.

Cyflwynodd Matthew Edwards o Swyddfa Archwilio Cymru'r Llythyr Archwilio Blynyddol oedd yn nodi’r negeseuon allweddol oedd yn codi o gyfrifoldebau statudol Archwilydd Cyffredinol Cymru ar gyfer y flwyddyn ariannol 2018/19.

Wrth gadarnhau bod y Cyngor wedi bodloni ei gyfrifoldebau adrodd ariannol a’r defnydd o adnoddau, dywedodd y byddai gwaith yn parhau gyda swyddogion ar y paratoadau ar gyfer y broses o brofi’r terfynau amser cyfrifon cynharach ar gyfer 2019/20 cyn y terfynau amser statudol newydd erbyn 2020-21. Fe gadarnhaodd hefyd bod gan y Cyngor drefniadau priodol i ddiogelu economi, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd yn ei ddefnydd o adnoddau.  Ar adolygiad Swyddfa Archwilio Cymru o gynaliadwyedd ariannol holl gynghorau yng Nghymru, roedd yr adroddiad drafft ar gyfer Sir y Fflint i fod i gael ei gyflwyno i’r Cyngor ym mis Chwefror er mwyn ystyried Setliad Llywodraeth Cymru ac i gymedroli canfyddiadau lleol gyda’r rhai ar draws Cymru er mwyn rhoi cyd-destun.

Wrth groesawu’r canfyddiadau, gofynnodd Allan Rainford am gymariaethau gyda chynghorau o’r un maint. Dywedodd Matthew Edwards bod y berthynas weithio gadarnhaol gyda swyddogion y Cyngor wedi cael ei adlewyrchu yn nhrefniadau effeithiol ar gyfer cau’r cyfrifon yn gynnar. Dywedodd bod brwdfrydedd i ddiwygio unrhyw gamgymeriadau materol a chyfeiriodd at y trafodaethau ar y dull yn y dyfodol o ran camddatganiadau uwchben y trothwy adrodd. Ar yr adolygiad cynaliadwyedd ariannol, byddai’n rhoi adborth ar y sylwadau ar fodel newydd y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth.

Dywedodd y Prif Weithredwr bod Cyfarwyddwr Ymgysylltu Swyddfa Archwilio Cymru wedi adlewyrchu’n gadarnhaol ar berfformiad ariannol y Cyngor yn y flwyddyn flaenorol a chyfeiriodd at yr adborth cadarnhaol gan Swyddfa Archwilio Cymru ar Strategaeth Ariannol Tymor Canolig y Cyngor a oedd hefyd yn darparu sicrwydd.

Rhannodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol fanylion yr hunanasesiad a gyflawnwyd gan holl gynghorau er mwyn cyfrannu at yr adolygiad cynaliadwyedd ariannol.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Allan Rainford am y ffi archwilio, dywedodd Matthew Edwards bod elfen arian at raid wedi cael ei gynnwys ar gyfer gwaith ychwanegol megis yr hyn ar Ddyfarniad McCloud.  Pan ofynnwyd am unrhyw effaith o’r cynnydd a ddisgwyliwyd mewn ffioedd archwilio ar gyfer cynghorau yn Lloegr, dywedodd y byddai adroddiad ar Gynllun Archwilio Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer 2020 – oedd wedi’i drefnu ar gyfer y cyfarfod nesaf – yn cynnwys cynigion ar gyfer y ffi archwilio. Er fod ffioedd Archwilydd Cyffredinol yn cynyddu oherwydd pwysau amrywiol, roedd nifer o ffyrdd o leihau’r effaith ar gynghorau, megis adolygu’r gymysgedd sgiliau timau Swyddfa Archwilio Cymru.

Dywedodd y Prif Weithredwr na ddisgwyliwyd unrhyw effaith sylweddol ac y gallai dull y Cyngor i reoli risg helpu i ddylanwadu ffioedd. Siaradodd am y gwaith sylweddol gydag actiwarïaid ar Gronfa Bensiynau Clwyd er mwyn paratoi i leihau risg ar Ddyfarniad McCloud.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r Llythyr Archwilio Blynyddol gan Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer 2018/19.

Cadarnhau’r adolygiad o'r Cod Llywodraethu Corfforaethol.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr adroddiad ar adolygiad blynyddol y Cod Llywodraethu Corfforaethol. Yn dilyn adolygiad sylweddol yn 2017, dim ond mân newidiadau a wnaed ar gyfer 2019/20.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Johnson at yr adroddiad diweddar i’r Cyngor ar y Bil Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) a oedd yn cynnwys y ddarpariaeth ar gyfer ail-enwi’r Pwyllgor Archwilio fel y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Cafodd y cynnig i newid yr enw i adlewyrchu rôl y Pwyllgor yn well ei wrthod yn dilyn trafodaeth, gan gydnabod y penderfyniad a wnaed gan y Cyngor.

Wrth rannu cefndir i ymgynghoriad polisi Llywodraeth Cymru, eglurodd y Prif Weithredwr nodau’r diwygiadau a sut y gallai hyn weithio’n effeithiol o fewn y Cyngor. Roedd ymateb y Cyngor i’r ymgynghoriad yn gofyn am ddisgresiwn lleol ar sut oedd hyn yn cael ei gymhwyso i’r rolau gwahanol yn y pwyllgor o fewn y fframwaith cyn i’r Bil ddod i rym.

Mewn ymateb i gwestiwn y Cynghorydd Woolley, nodwyd y byddai’r adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a Chyfansoddiad er mwyn argymell i’r Cyngor Sir gymeradwyo’r newidiadau.  Ar y cam hwn y byddai’r Cyfansoddiad yn cael ei ddiweddaru.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r Cod Llywodraethu Corfforaethol fel y’i diwygiwyd i gael ei fabwysiadu fel rhan o Gyfansoddiad y Cyngor.

Darparu Rheolau Gweithdrefnau Ariannol wedi’u diweddaru i’r Pwyllgor Archwilio i’w hargymell i’r Cyngor Sir.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol y Rheolau Gweithdrefn Ariannol Diwygiedig i’w hardystio a’u cyflwyno i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a Chyfansoddiad ar gyfer eu hargymell i’r Cyngor Sir.  Ers y diweddariad diwethaf yn 2018, gwnaed mân newidiadau i adlewyrchu’r dulliau darparu gwasanaeth a gweithdrefnau diwygiedig yn dilyn ymgynghoriad â rheolwyr gwasanaeth a Prif Swyddogion perthnasol.

Mewn ymateb i’r sylwadau gan y Cynghorydd Johnson, cytunodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol i gryfhau’r geiriad yn y frawddeg gyntaf yn adran 4.3 a oedd ar hyn o bryd yn dweud bod y gofyniad am swyddogaeth Archwilio Mewnol yn cael ei ‘awgrymu’ yn y ddeddfwriaeth.

Wrth groesawu’r oruchwyliaeth gynyddol gan y tîm Prif Swyddogion, ategodd Sally Ellis yr angen i sicrhau cydymffurfiad ar draws y Cyngor. Dywedodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol bod y cyfrifoldebau yn glir ac yn cael eu hategu trwy gyfarfodydd adrannol a sesiynau corfforaethol, yn ogystal â thargedu meysydd risg uchel yn benodol, neu os oedd newidiadau mewn personél.  Roedd cydymffurfiad â’r Rheolau Gweithdrefn Ariannol yn cael ei fonitro gan y prif gyfrifwyr ym mhob portffolio ac nid oedd unrhyw batrymau sylweddol o ran torri rheolau.

Yn adran 4.1(e) ar yr addefiad o atebolrwydd sy’n codi o hawliad yswiriant, fe wnaeth y Rheolwr Cyllid Corfforaethol gydnabod pryderon Sally a chytunodd i adolygu’r geiriad er mwyn annog gweithwyr i chwilio am gyngor yn y sefyllfaoedd hynny.

Mewn ymateb i sylwadau Allan Rainford, darparwyd eglurder ar rôl y Rheolwr Cyllid Corfforaethol fel rhan o’r tîm Prif Swyddogion. Cafodd hyn ei gefnogi gan y Cynghorydd Mullin a siaradodd am y cyngor gwerthfawr a ddarperir i’r Cabinet.

PENDERFYNWYD:

Bod y Rheolau Gweithdrefn Ariannol wedi’i diweddaru yn cael eu hardystio a’u cymeradwyo i’r Cyngor.

Cyflwyno diweddariad i’r Pwyllgor ar gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd Rheolwr yr Adain Archwilio Mewnol y wybodaeth ddiweddaraf yngl?n â chynnydd yr adain Archwilio Mewnol.

Nid oedd unrhyw adroddiad coch (sicrwydd cyfyngedig) wedi’i gyflwyno ers y cyfarfod diwethaf. Roedd gwybodaeth ar y farn Melyn/Coch (rhywfaint o sicrwydd) ar Gronfa Ddata Grantiau Corfforaethol yn dangos camau gweithredu cytunedig i fynd i’r afael â defnydd anghyson o’r gronfa ddata. O ran olrhain camau gweithredu, roedd 14 o gamau gweithredu gweddillol allan o 88 wedi eu cau ers cyhoeddi’r adroddiad. Cyfeiriodd y Rheolwr Archwilio Mewnol i’r mecanweithiau sydd mewn grym i atgoffa rheolwyr o adborth amserol ar y camau gweithredu a gwblhawyd a oedd yn effeithio ar yr ystadegau. Rhoddwyd y wybodaeth ddiweddaraf hefyd ar yr adnoddau yn y tîm Archwilio Mewnol fel y nodwyd yn yr adroddiad.

Amlygodd Sally Ellis bwysigrwydd gweithredu camau ar Gronfa Ddata Grantiau Corfforaethol yng ngoleuni’r gwaith archwilio gan Swyddfa Archwilio Cymru. Wrth nodi y gall y nifer o gamau gweithredu byw fod yn is nac yr adroddwyd, gofynnodd am sicrwydd bod y rhai ar gyfer meysydd blaenoriaeth uchel megis Cronfeydd Ysgolion yn cael eu gweithredu. Eglurodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y gall y camau gweithredu ond gael eu cau unwaith y derbynnir tystiolaeth bod gwaith dilynol wedi cael ei drefnu yn y Cynllun Archwilio. Darparodd y wybodaeth ddiweddaraf yn gryno ar y camau gweithredu oedd wedi eu cwblhau ar Gronfeydd Ysgolion ac roedd yn fodlon gyda’r cynnydd hyd yn hyn.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Rhoi gwybod i’r Pwyllgor am y camau gweithredu sy’n codi o’r pwyntiau a godwyd mewn cyfarfodydd Pwyllgor Archwilio blaenorol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol yr adroddiad diweddaru ar gamau a gododd o gyfarfodydd blaenorol. Byddai’r wybodaeth ddiweddaraf ar ddyled heb eu casglu’r Bwrdd Iechyd i’r Cyngor yn cael ei rannu â’r Pwyllgor yn dilyn y cyfarfod.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol gyfredol i'w hystyried. Yn ymateb i bryderon y Cadeirydd, dywedodd y byddai’r nifer o eitemau ar y rhaglen yn cael ei adolygu ar gyfer y cyfarfod ym mis Mawrth.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Derbyn y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol; a

 (b)      Awdurdodi Rheolwr yr adran Archwilio Mewnol, mewn ymgynghoriad â Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, i amrywio’r Rhaglen Waith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

Nid oedd unrhyw aelod o’r cyhoedd na’r wasg yn bresennol.