Rhaglen a chofnodion

Yn unol â gofynion y Cyfansoddiad, cytunodd y Pwyllgor i alluogi’r Cynghorydd Joe Johnson (oedd wedi ymgymryd â hyfforddiant gofynnol) i gymryd lle’r Cynghorydd Andy Dunbobbin.

PENDERFYNWYD:

Bod y Cynghorydd Joe Johnson yn cael ei ganiatáu i ddirprwyo ar gyfer y cyfarfod.

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Datganodd y Cynghorydd Woolley gysylltiad personol fel ysgogwr rhai o’r eitemau yn yr Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol (eitem 12 yr agenda).

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 11 Medi 2019.

Derbyniwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 11 Medi 2019.

Materion yn Codi

Rhif 24 y cofnodion: Gofynnodd y Cynghorydd Heesom am y sefyllfa gyfredol ar y ddyled sy’n weddill i’r Cyngor gan y Bwrdd Iechyd Lleol. Adroddodd y swyddogion y cafwyd ychydig welliant a bod y trafodaethau’n parhau. Bydd diweddariad yn cael ei ddarparu y tu allan i’r cyfarfod.

Rhif 26 y cofnodion: Cynghorwyd y Cynghorydd Heesom i siarad â swyddogion ar wahân i gyfeirio cynnydd dilynol Alltami Stores i Bwyllgor Trosolwg a Chraffu’r Amgylchedd. Dywedodd y Prif Weithredwr fod yr holl gamau i fynd i’r afael â materion tymor hir wedi’u codi gyda’r Prif Swyddogion priodol.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir a bod y Cadeirydd yn eu llofnodi.

Adrodd y lefel o falansau ysgol i’r Pwyllgor Archwilio ac amlygu’r peryglon a phrosesau mewnol sy’n gysylltiedig ag ysgolion mewn diffyg ariannol.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Addysg ac Ieuenctid) yr adroddiad blynyddol ar gronfeydd ym meddiant ysgolion Sir y Fflint a’r risgiau a’r prosesau mewnol sy’n gysylltiedig ag ysgolion mewn diffyg.

Ar 31 Mawrth 2019, cafwyd cynnydd o 4.7% yn lefel gyffredinol y cronfeydd ers y flwyddyn flaenorol, gyda chynnydd o 13.1% yn niffyg net y cronfeydd ym meddiant ysgolion uwchradd wedi’i wrthbwyso gan gynnydd o 7.2% mewn cronfeydd ysgolion cynradd. Tra’r oedd y sefyllfa ar gyllidebau ysgolion cynradd yn gadarnhaol gan mwyaf, arhosodd cyllidebau ysgolion uwchradd dan bwysau sylweddol, y byddai rhai ohonynt yn cael eu lliniaru trwy effaith newidiadau demograffig rhagamcanol ar ailddosbarthu cyllid. O ran ysgolion gyda gweddillion dros ben, roedd adolygiad yn cael ei gynnal o ysgolion gyda gweddillion cyson uchel.

Esboniodd y Rheolwr Cyllid fod y ‘Protocol ar gyfer Ysgolion mewn Trafferthion Ariannol’ diwygiedig – a gyhoeddwyd i ysgolion yn ddiweddar – yn darparu proses fwy trwyadl ar gyfer gwneud ysgolion yn atebol am eu rheolaeth ariannol a byddai’n darparu cymorth priodol i’r rhai oedd yn bwrw tuag at sefyllfa o ddiffyg.

Gofynnodd y Cynghorydd Heesom am sicrwydd fod y sefyllfa’n cael ei rheoli. Dywedodd y Prif Weithredwr fod gweddillion cronfeydd ysgolion eisoes wedi’u dynodi’n fater o bryder gan y Cyngor ac atgyfnerthwyd hyn gan argymhelliad diweddar Estyn. Bydd y broses ddiwygiedig yn dangos mwy o dryloywder ac yn darparu her adeiladol i ysgolion lle bo angen. Nodwyd, ar ôl bod trwy’r broses hon, efallai y bydd rhai ysgolion uwchradd yn parhau i fethu â chyflawni arbedion pellach heb gyfaddawdu’r gwaith o gyflawni’r cwricwlwm newydd ac y gallai fod angen ystyried ymyrraeth arbennig i’r gyllideb.

Wrth drafod, cytunodd y Rheolwr Cyllid i gylchredeg y protocol diwygiedig i’r Pwyllgor. Amlygodd y Cadeirydd ei bod hi’n bwysig i’r ysgolion rannu’r ddogfen gyda’u cyrff llywodraethol ac ymatebodd y Prif Weithredwr trwy ddweud y byddai’r swyddogion yn gofyn yn ffurfiol i ysgolion roi’r eitem ar eu hagendâu yn y cylch nesaf.

Yn dilyn cwestiwn gan Allan Rainford, cadarnhaodd y Rheolwr Cyllid nad oedd unrhyw bryderon ynghylch nifer fach yr ysgolion nad oeddent eto wedi manteisio ar y dewis lefel gwasanaeth estynedig. Nid oedd angen y cymorth ychwanegol hwn ar ysgolion gyda rheolwyr busnes penodedig ond roedd rhaid i ysgolion mewn sefyllfa o ddiffyg gofrestru iddo. Rhoddwyd gwybodaeth am y gofyniad i ysgolion gyda gweddillion dros ben i gyflwyno cynlluniau gwario. Mewn perthynas ag adroddiad Estyn, nid oedd cyfnod amser diffiniedig y gallai ysgolion gario diffyg yn eu mantolen, fodd bynnag, bodlonwyd Estyn gan ymateb y Cyngor a chydnabuwyd yr heriau ariannol parhaus. Nodwyd nad oedd y sefyllfa o ddiffyg yng ngweddillion cronfeydd ysgolion yn unigryw i Sir y Fflint.

Pan ofynnodd Sally Ellis ynghylch modelu gwaith ar y newidiadau mewn demograffeg, siaradodd y Prif Weithredwr am yr amcanestyniadau cynllunio corfforaethol ehangach i hysbysu buddsoddiad mewn rhaglenni adeiladu ysgolion a datblygiadau tai. Dywedodd y Rheolwr Cyllid y byddai’r amcanestyniadau tair blynedd o niferoedd ysgolion cynradd yn lleihau gan 495 yn arwain at ostyngiad o 2.5% yn eu cyllidebau ac y byddai niferoedd  ...  view the full Cofnodion text for item 38.

Hysbysu'r Aelodau o ganlyniad yr Arolwg diweddar gan Estyn o Wasanaethau Addysg Cyngor Sir Y Fflint.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr adroddiad ar ganlyniad arolygiad diweddar Estyn o wasanaethau addysg yn Sir y Fflint er mwyn rhoi sicrwydd i’r Pwyllgor.

Dywedodd y Prif Swyddog (Addysg ac Ieuenctid) fod hwn yn adroddiad cadarnhaol a roddodd sicrwydd o ansawdd y gwasanaethau ac a ddynododd feysydd cryfder arwyddocaol mewn darpariaeth addysgol. Roedd y pedwar argymhelliad ar gyfer gwelliant, a nodwyd eisoes trwy broses hunanasesu’r Cyngor, yn cael eu symud ymlaen trwy gynllun gweithredu a wiriwyd gan Estyn. Byddai hyn yn destun monitro trwy adroddiadau perfformiad chwarterol i Bwyllgor Trosolwg a Chraffu Addysg ac Ieuenctid.

Amlygodd y Cynghorydd Heesom yr argymhelliad i leihau gwaharddiadau a chynyddu presenoldeb mewn ysgolion cynradd ac uwchradd. Dywedodd y Prif Swyddog fod hon yn her i Sir y Fflint ac yn ehangach yn sgil nifer o resymau, gan gynnwys y pwysau allanol cynyddol sy’n wynebu pobl ifanc. Roedd y swyddogion yn gweithio’n agos gyda Phenaethiaid ac yn gwneud gwell defnydd o’r Gwasanaeth Cyfiawnder Ieuenctid i ymgysylltu ag ysgolion i dargedu cymorth priodol i bobl ifanc mewn perygl o gael eu gwahardd.

Disgrifiodd y Prif Weithredwr yr argymhelliad hwn fel yr un mwyaf heriol oherwydd y ffactorau allanol. Siaradodd am y gwaith cymhleth a sensitif oedd yn mynd rhagddo i annog ymarfer mwy cyson a holistaidd o fewn ysgolion a chyrff llywodraethol.

Llongyfarchodd Sally Ellis y Prif Swyddog a’i thîm ar ganlyniadau cadarnhaol adroddiad Estyn.

Diolchodd y Cadeirydd i’r ddau swyddog am eu presenoldeb.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn derbyn ac yn cydnabod canfyddiadau adroddiad Estyn ar wasanaethau addysg yn Sir y Fflint.

Hysbysu Aelodau o Warediadau Asedau 18/19.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Tai ac Asedau) yr adroddiad blynyddol yn crynhoi gwerthiannau tir ac yn gwireddu derbyniadau cyfalaf yn ystod 2018/19. Cysonwyd derbyniadau cyfalaf i gyfrannu tuag at raglen y Cyngor o gynlluniau cyfalaf, sy’n cynnwys rhai graddfa fawr a bach ar draws pob portffolio. Atgoffwyd ynghylch goblygiadau refeniw’r gwariant cyfalaf a’r gostyngiad parhaus yng nghymorth Llywodraeth Cymru i wariant cyfalaf.

Mewn ymateb i gwestiynau gan Allan Rainford, eglurodd y Prif Swyddog y broses ar gyfer gwerthu asedau dros ben gan gynnwys y cyfle i adfer y defnydd ohonynt trwy Drosglwyddo Asedau Cymunedol. Dywedodd fod yr holl bortffolios yn gysylltiedig â’r broses ac roedd yr asedau’n cael eu hadolygu’n gyson.

Dywedodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) fod adolygiad diweddaraf y broses, a helpodd i gryfhau trefniadau, wedi cael sicrwydd ffafriol gan Archwilio Mewnol.

Siaradodd y Cynghorydd Heesom am yr angen am dryloywder a chysylltiad yr Aelod ar dderbyniadau cyfalaf. Awgrymodd hefyd y gallai’r Rhaglen Gyfalaf alluogi ar gyfer diwygio gwariant portffolio i ryddhau’r pwysau ar y Gyllideb Refeniw. Cyfeiriodd y Prif Swyddog (Tai ac Asedau) at y defnydd o adnoddau cyfalaf ar brosiectau fel ymestyn Marleyfield a’r effaith gyffredinol ar gostau cynnal a chadw. Roedd y broses brisio’n cynnwys y Prisiwr Ardal neu’r sefydliadau sector preifat ar gyfer cyngor lleol arbenigol, yn unol â’r egwyddorion, gyda’r canlyniadau’n cael eu hadrodd i’r Bwrdd Rhaglen Asedau Cyfalaf.

Mewn ymateb i sylwadau’r Cadeirydd am drefniadau hanesyddol, dywedodd y swyddogion fod y Bwrdd Rhaglen Asedau Cyfalaf, nad oedd yn gorff gwneud penderfyniadau, yn effeithiol wrth adolygu gwerthiant asedau’n gyson i gefnogi’r Rhaglen Gyfalaf. Adroddwyd gwerthiannau uwchlaw’r trothwy gofynnol i’r Cabinet.

Pan ofynnodd Sally Ellis am dderbyniadau cyfalaf a gafwyd o ystadau amaethyddol, dywedodd y Prif Swyddog fod y broses yn fwy cymhleth, oedd yn cynnwys cyfnod arwain i mewn hwy. Disgrifiodd y dull rhagweithiol o ymgysylltu â thenantiaid i ddeall eu cynlluniau i’r dyfodol gan nodi er bod gan rai oedd o dan denantiaethau’r hen Ddeddf Amaethyddol hawliau dilyniant, byddai’r model cyfredol yn defnyddio Tenantiaethau Busnes Fferm. Wrth derfynu tenantiaethau, gosodwyd ffermydd gwag ar y farchnad agored a chawsant eu marchnata’n effeithiol i’w gwerthu trwy asiantaethau amaethyddol arbenigol.

Dywedodd y Cadeirydd y dylai’r argymhellion mewn adroddiadau fod yn fwy ystyrlon. Cydnabuwyd hyn gan y Prif Weithredwr a ddywedodd y dylai swyddogion ystyried atebion mwy rhagweithiol fel a ddangoswyd mewn adroddiadau i’r pwyllgorau Trosolwg a Chraffu.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r adroddiad.

I gyflwyno drafft i Aelodau o Adolygiad Canol Blwyddyn Rheoli'r Trysorlys 1 Ebrill - 30 Medi 2019 am sylwadau ac argymhelliad i’w gymeradwyo i’r Cabinet.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid (Cyfrifeg Dechnegol) adroddiad canol y flwyddyn Rheoli’r Trysorlys drafft ar gyfer 2019/20 i’w argymell i’r Cabinet. Yn ogystal, rhannwyd diweddariad ar weithgareddau Chwarter 2 er gwybodaeth, ynghyd â nodyn atgoffa o’r sesiwn hyfforddi Rheoli’r Trysorlys sydd ar ddod.

Mewn crynodeb o’r prif bwyntiau, codwyd dau fenthyciad tymor hir newydd i ariannu’r Rhaglen Gyfalaf ar adeg pan gynigiai cyfraddau llog werth ariannol. Yn Chwarter 2, cafodd gynnydd anrhagweladwy yng nghyfraddau benthyca’r Bwrdd Benthyciadau Gwaith Cyhoeddus (PWLB) effaith gyfyngedig ar y gyllideb refeniw ond tynnodd i ffwrdd gyfleoedd i fanteisio ar gyfraddau is sefydlog yr oedd y Cyngor wedi’u cael yn y gorffennol. Mewn ymateb i’r newidiadau hyn, byddai angen rhoi ystyriaeth gytbwys i’r dewisiadau ariannu tymor hir ar gyfraddau is o’r farchnad gyda chynnydd mewn ffioedd ac amserau arwain i mewn.

Gofynnodd Sally Ellis am gynllunio i ymateb i unrhyw gynnydd pellach mewn cyfraddau benthyca gan PWLB. Dywedodd y Rheolwr Cyllid fod y cynnydd wedi effeithio ar gost ac ymarferoldeb y blaenoriaethau cenedlaethol ar draws Cymru gyfan a bod swyddogion yn gweithio gydag ymgynghorwyr Rheoli’r Trysorlys i asesu benthyca o’r sector preifat.

Siaradodd y Prif Weithredwr am effaith ffactorau allanol ar Strategaeth Ariannol Tymor Canolig y Cyngor a’r angen i weithio trwy agweddau ar fenthyca o’r sector preifat gyda chyngor cydweithwyr Swyddfa Archwilio Cymru.

Yn dilyn sylwadau’r Cynghorydd Johnson ar y parodrwydd ar gyfer Brexit, dywedodd y Rheolwr Cyllid yn absenoldeb eglurder, y prif bryderon oedd sicrhau hylifedd yn achos unrhyw aflonyddwch i systemau ariannol a oedd yn adlewyrchu ddull gofalus y Cyngor. Siaradodd y Prif Weithredwr am gynlluniau wrth gefn ar lefel genedlaethol.

Wrth ganmol yr adroddiad, cyfeiriodd Allan Rainford at y gostyngiad mewn gwariant cyfalaf yn 2018/19. Dywedodd y Rheolwr Cyllid y byddai darogan parhaus ystyried unrhyw lithriant rhwng y blynyddoedd i hysbysu penderfyniadau benthyca. Ar gwestiwn arall, cadarnhaodd fod proffil aeddfedrwydd y ddyled yn cael ei fonitro yn unol â dangosyddion Rheoli’r Trysorlys.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn nodi Adroddiad Canol y Flwyddyn Rheoli’r Trysorlys drafft 2019/20 ac yn cadarnhau na fydd unrhyw faterion yn cael eu tynnu er sylw’r Cabinet ar 17 Rhagfyr 2019.

Rhoi gwybod i’r aelodau am gynnydd o ran cyflwyno hawliadau grant sy’n gofyn am ardystiad gan Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer y flwyddyn yn diweddu 31 Mawrth 2019 ac i roi diweddariad ar gynnydd gyda’r camau gweithredu yn deillio o broses ardystio 2017/18.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol adroddiad ar gynnydd i gyflwyno hawliadau grantiau oedd yn gofyn am ardystiad grant gan Swyddfa Archwilio Cymru am y flwyddyn yn dod i ben 31 Mawrth 2019. Yn ogystal, rhoddodd yr adroddiad fanylion cynnydd ar gamau’n codi o broses ardystio 2017/18 ac amlinellodd y newidiadau i Broses Archwilio Allanol y Grant o 2019/20.

Cyflwynwyd yr 11 hawliad grant ar gyfer 2018/19 i Swyddfa Archwilio Cymru erbyn y dyddiad cau gan ddisgwyl i ganfyddiadau’r archwiliad gael eu hadrodd i’r Pwyllgor ym mis Mawrth 2020. Yn dilyn newid cenedlaethol i drefniadau archwilio ar gyfer cynlluniau grantiau Awdurdod Lleol, roedd trefniadau mewnol priodol yn cael eu trafod gydag Archwilio Mewnol i’w cynnwys yn y Cynllun Archwilio ar gyfer 2020/21 gan nodi’r dulliau diogelu oedd eisoes ar waith wrth gwblhau’r rhestrau gwirio. Byddai’r trefniadau newydd hefyd yn cael eu hysbysu gan ganfyddiadau proses ardystio grant 2018/19.

Dywedodd Matthew Edwards o Swyddfa Archwilio Cymru fod yr ymateb i’r argymhellion yn galonogol. Byddai’r newidiadau ar ddod i ofynion ardystio Llywodraeth Cymru o 2019/20 ymlaen yn arwain at ostyngiad sylweddol mewn baich gwaith gan Swyddfa Archwilio Cymru a fyddai’n cael ei adlewyrchu yn y ffi archwilio ardystio grantiau. Tra’r oedd gwaith archwilio’n mynd rhagddo ar hawliadau grantiau 2018/19, adroddwyd cynnydd cadarnhaol ar yr argymhelliad cyntaf o’r cynllun gweithredu o 2017/18.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Allan Rainford, rhoddodd Matthew Edwards eglurhad ar y broblem asesu grantiau a ddynodwyd yn flaenorol. Nododd fod hon yn rhan gymhleth o’r broses asesu ac yn broblem mewn cynghorau eraill. Roedd swyddogion Swyddfa Archwilio Cymru wrthi’n asesu goblygiadau’r trefniadau hynny a byddent yn adrodd yn ôl i’r Pwyllgor ym mis Mawrth.

PENDERFYNWYD:

(a)       Nodi cynnydd y broses Ardystio Hawliadau Grantiau ar gyfer 2018/19;

(b)       Nodi’r cynnydd ar gamau gweithredu sy’n codi o adroddiad 2017/18; a

(c)       Nodi’r newidiadau a wnaed i Broses Archwiliad Allanol Grantiau o 2019/20.

Cymeradwyo camau a gymerodd y Cyngor i liniaru’r risgiau sylweddol ar bwynt canol y flwyddyn.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr adroddiad a grynhodd y sefyllfa ar y risgiau strategol yng Nghynllun 2019/20 y Cyngor a rhoddodd ddiweddariad ar waith sy’n mynd rhagddo i ailsefydlu’r dull o reoli risgiau.

Derbyniwyd adborth cadarnhaol gan y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol oedd â golwg cyffredinol o’r risgiau ar draws y Cyngor, gyda risgiau unigol yn cael eu hadrodd yn chwarterol i’r pwyllgorau Trosolwg a Chraffu priodol. Adlewyrchodd yr adroddiad symudiad cadarnhaol wrth ostwng y risgiau (coch) mawr y rhoddodd y Prif Weithredwr grynodeb arno. Roedd cynnydd da’n cael ei wneud ar ddatblygu fframwaith rheoli risgiau grymus yr oedd disgwyl iddo gael ei rannu yn y cyfarfod nesaf.

Cwestiynodd Sally Ellis a oedd risgiau’n cael eu hadrodd yn ddigonol trwy Drosolwg a Chraffu. Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol fod y gwaith ar feysydd risg i bob un o’r pwyllgorau hyn bron â chael eu cwblhau gyda’r potensial am eitem sefydlog ar yr agenda. Byddai canfyddiadau Gr?p Rhwydwaith Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion y Pwyllgor Archwilio (a fynychwyd gan y Rheolwr Archwilio Mewnol a Sally Ellis) yn hysbysu’r gwaith hwn hefyd.

Gofynnodd Allan Rainford am y broses ar gyfer penderfynu ar risgiau strategol. Siaradodd y Prif Weithredwr am ddwysau’r risgiau yn y Cabinet Anffurfiol ac mewn cyfarfodydd gyda Phrif Swyddogion. Cyfeiriodd yr Ymgynghorydd Perfformiad Strategol at ymgysylltiad da gyda meysydd gwasanaeth trwy swyddogion arwain perfformiad ym mhob portffolio.

O ofyn i fwrw pleidlais, cefnogodd y Pwyllgor yr argymhellion. Gofynnodd y Cynghorydd Heesom am gofnodi ei fod yn atal ei bleidlais.

PENDERFYNWYD:

(a)       Nodi statws trosolwg cychwynnol risgiau strategol blaenoriaethau 2019/20 y Cyngor; a

(b)       Nodi’r ymrwymiad i gyflwyno’r fframwaith a’r canllawiau rheoli risgiau ym Mhwyllgor Archwilio mis Ionawr.

Diweddaru'r Pwyllgor ar adolygiad archwilio o reoli contractau.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) adroddiad ar adolygiad rheoli contractau Archwilio Mewnol yn dilyn archwiliad cychwynnol o gaffael a adroddwyd yn 2018.  Dynododd yr adroddiad yr angen i bob gwasanaeth gyflawni’r isafswm gofynion i reoli contract yn effeithiol ac i Brif Swyddogion ddatblygu cynlluniau gweithredu erbyn diwedd mis Rhagfyr i fodloni’r safonau hynny yn eu portffolios.

Gan fod y broblem hon yn un hirsefydlog, cynigiodd Sally Ellis fod y Pwyllgor yn derbyn diweddariad ar gynlluniau gweithredu ym mis Mawrth neu Fehefin 2020. Eiliwyd hyn gan y Cynghorydd Heesom.

Mewn ymateb, dywedodd y Prif Swyddog fod dull mewn camau’n cael ei gymryd yn sgil y cymhlethdodau oedd ynghlwm a bod y tîm Archwilio Mewnol yn dilyn i fyny trwy weithredu ar ganfyddiadau archwilio. Byddai cynnydd yn erbyn cynlluniau gweithredu’n cael ei fonitro, gan gydnabod efallai y byddai rhai camau’n gofyn am fwy o amser i’w cwblhau.

Siaradodd Sally Ellis am y potensial am anghysonderau mewn meysydd hyfedredd craidd a’r angen i’r Pwyllgor dderbyn sicrwydd ar gynnydd. Esboniodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y gallai amserlenni gwaith dilyn i fyny gael eu penderfynu dim ond ar ôl i’r cynlluniau gweithredu gael eu cwblhau. Awgrymodd fod archwiliad dilyn i fyny sy’n cael ei gynnwys yng Nghynllun Archwilio 2020/21 yn cael ei ddwyn yn ôl i’r Pwyllgor fel adroddiad ffurfiol. Dynododd Sally Ellis ei bod hi’n fodlon â’r cam gweithredu hwn.

Gofynnodd y Cynghorydd Woolley ynghylch canran y contractau uwchlaw’r trothwy oedd heb eu cofnodi. Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol na allai’r nifer gael ei chadarnhau yn yr archwiliad a bod angen dadansoddiad pellach.

Croesawodd y Cynghorydd Johnson gyflawniad y buddiannau cymunedol a gwerthoedd cymdeithasol a gofynnodd lle’r oedd hyn yn cael ei adrodd. Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y byddai effeithiolrwydd gwerthoedd cymdeithasol mewn contractau yn cael ei gynnwys fel rhan o’r archwiliad y flwyddyn nesaf. Dywedodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) fod arwydd o nifer y contractau gyda’r cymalau hynny’n cael ei ddangos mewn adroddiadau perfformiad ar y Gwasanaeth Caffael.

PENDERFYNWYD:

Bod y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn monitro gwaith cyflawni cynlluniau gweithredu’r portffolio (trwy olrhain camau arferol) i wella rheoli contractau a dilyn i fyny yn ystod 2020/21.

Ystyried cydymffurfio â phrosesau a gweithdrefnau o ran gwariant ymgynghoriaeth, a chywirdeb codio gwariant ymgynghorwyr ar y cyfriflyfr cyffredinol.

Cyflwynodd y Prif weithredwr adroddiad ar y prosesau oedd ar waith i sicrhau rheolaeth effeithiol o wariant ar ymgynghorwyr yn 2018/19. Cyflwynwyd yr adroddiad yn flynyddol i’r Pwyllgor mewn ymateb i faterion hanesyddol a gododd yn bennaf o wallau codio. Ers 2016, dangosodd yr adroddiadau effeithiolrwydd y prosesau a’r dulliau rheoli newydd a gyflwynwyd i fonitro’r gwariant ar ymgynghorwyr a chyflawni gwerth am arian.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Allan Rainford, darparodd y Prif Weithredwr eglurhad ar gofnodi swyddi megis gweithwyr asiantaeth, ymgynghorwyr a phenodiadau dros dro ar wahân ar y system.

Wrth gydnabod y wybodaeth ychwanegol am wariant ar ymgynghorwyr sy’n cyd-fynd â’r Datganiad Cyfrifon, cynigiodd Sally Ellis nad oedd y Pwyllgor mwyach yn derbyn yr adroddiad blynyddol ar ddefnyddio ymgynghorwyr oherwydd y prosesau effeithiol sydd bellach ar waith. Siaradodd y Cynghorydd Woolley mewn cefnogaeth a chydnabu’r gwelliannau sylweddol a wnaed.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor wedi’i galonogi bod gwariant ar ymgynghorwyr yn cael ei reoli a bod y Cyngor yn cyflawni gwerth am arian, ac felly nid oes ar y Pwyllgor mwyach angen am adroddiad diweddaru blynyddol.

Cyflwyno diweddariad i’r Pwyllgor ar gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol ddiweddariad ar gynnydd yr adran Archwilio Mewnol. Rhoddodd drosolwg cryno o’r tri adroddiad oren/coch (rhywfaint o sicrwydd) a gyhoeddwyd ers y cyfarfod diwethaf.

Tynnwyd sylw at y nifer sylweddol o gamau oedd yn weddill, efallai bod rhai ohonynt oherwydd bod Prif Swyddogion yn methu rhoi diweddariad. Oherwydd maint yr adroddiad cyffredinol, gofynnwyd i’r Pwyllgor ystyried p’un ai i gyfyngu’r wybodaeth i gamau blaenoriaeth uchel neu uchel/canolig oedd yn weddill a chyfyngu’r camau oedd chwe mis yn hwyr, yr oedd llawer ohonynt yn ymwneud â chamau oedd yn mynd rhagddynt gydag amgylchiadau lliniarol.

Yn dilyn cais, trafodwyd pryderon y Pwyllgor am oedi gweithrediad camau gyda’r ddau Brif Swyddog oedd wedi darparu sylwadau yn yr adroddiad.

Amlygodd y Cynghorydd Heesom bwysigrwydd cynnwys yr adroddiad oherwydd teimlai y dylai fod wedi’i flaenoriaethu ar yr agenda. Fel Cadeirydd Pwyllgor Trosolwg a Chraffu’r Amgylchedd, dywedodd nad oedd adroddiad Alltami Stores wedi’i godi.

Yn ogystal, darparodd y Rheolwr Archwilio Mewnol ddiweddariad ar adnoddau yn ei thîm a gymhellodd adolygiad o waith yn y Cynllun Archwilio i flaenoriaethu meysydd risg allweddol. Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Woolley, dywedodd yr eir i’r afael â’r diffyg mewn adnoddau trwy gynnig cyfle i’r aelodau tîm rhan-amser presennol i ymestyn eu horiau, gyda’r dewis o gyflogi gweithwyr asiantaeth os oedd angen. Dywedodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) fod adnoddau’r tîm yn cael eu hadolygu’n gyson ac os oedd angen, byddai staff asiantaeth yn ychwanegu at y trefniant arfaethedig.

Er mwyn cydnabod y gwaith angenrheidiol i gynhyrchu’r wybodaeth yn yr adroddiad, cynigiodd Sally Ellis fod yr adran ar gamau gweithredu hwyr yn canolbwyntio ar faterion coch ac oren risg uchel a bod yr adroddiad oren/coch ar Adferiad Cost Priffyrdd yn cael ei gyfeirio at Bwyllgor Trosolwg a Chraffu’r Amgylchedd i’w fonitro.

Siaradodd y Cynghorydd Woolley o blaid cadw’r un lefel o fanylder ar gamau gweithredu chwe mis yn hwyr o’r dyddiad gwreiddiol. Awgrymodd y Prif Swyddog fod yr adroddiad yn canolbwyntio ar unrhyw feysydd lle na ddarparwyd rhesymau dilys i geisio barn y Pwyllgor. Cefnogwyd hyn.

PENDERFYNWYD:

(a)       Derbyn yr adroddiad;

(b)       Bod adroddiadau cynnydd i’r dyfodol yn cael eu crynhoi i gynnwys manylion camau gweithredu hwyr ar gamau blaenoriaeth uchel a chanolig yn unig ac unrhyw feysydd lle na ddarparwyd rhesymau dilys am gamau gweithredu h?n na chwe mis ac sy’n hwyr; a

(c)       Bod yr adroddiadau oren/coch ar Alltami Stores ac Adfer Cost Priffyrdd yn cael eu cyfeirio at Bwyllgor Trosolwg a Chraffu’r Amgylchedd.

Rhoi gwybod i’r Pwyllgor am y camau gweithredu sy’n codi o’r pwyntiau a godwyd mewn cyfarfodydd Pwyllgor Archwilio blaenorol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol yr adroddiad diweddaru ar gamau sy’n codi o gyfarfodydd blaenorol.

Cynigiwyd yr argymhelliad yn yr adroddiad gan y Cynghorydd Woolley ac fe’i heiliwyd gan y Cynghorydd Collett.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol bresennol i’w hystyried, gan gynnwys crynodeb o’r newidiadau.

PENDERFYNWYD:

(a)       Derbyn y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol; ac

(b)       Awdurdodi’r Rheolwr Archwilio Mewnol,  trwy ymgynghori â Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, i amrywio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, wrth i’r angen godi.

Nid oedd aelodau’r wasg na’r cyhoedd yn bresennol.