Rhaglen a chofnodion

Yn unol â gofynion y Cyfansoddiad, penderfynodd y Pwyllgor ganiatáu i’r Cynghorydd Mike Peers ddirprwyo ar ran y Cynghorydd Andrew Holgate. Cadarnhawyd fod y Cynghorydd Peers wedi derbyn yr hyfforddiant archwilio angenrheidiol.

PENDERFYNWYD:

Caniatáu i’r Cynghorydd Mike Peers ddirprwyo yn y cyfarfod.

To receive any Declarations and advise Members accordingly.

Dim.

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 21 Tachwedd 2018.

Derbyniwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 21 Tachwedd 2018.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir a bod y Cadeirydd yn eu llofnodi.

Argymell Strategaeth Rheoli Trysorlys 2019/20 a Datganiad Polisi, Arferion a Rhaglenni Rheoli Trysorlys 2019/20-2021/22 i’r Cabinet a’r Cyngor.Rhoi’r diweddariad chwarterol ar faterion sy’n ymwneud â Pholisi, Strategaeth ac Arferion Rheoli Trysorlys y Cyngor 2018/19.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Dros Dro - Cyfrifeg Dechnegol y Strategaeth ddrafft ar gyfer Rheoli’r Trysorlys yn 2019/20, y Datganiad Polisi, Arferion a Rhestrau 2019-2022 i’w hadolygu ac argymell bod y Cabinet yn eu mabwysiadu.  Roedd pob Aelod wedi cael gwahoddiad i sesiwn hyfforddiant ar 29 Ionawr i baratoi ar gyfer cymeradwyo’r Strategaeth mewn cyfarfod o’r Cyngor llawn fis Chwefror.  Hefyd, cyflwynwyd er gwybodaeth y diweddariad chwarterol yngl?n â materion oedd a wnelont â Strategaeth Rheoli’r Trysorlys y Cyngor ar gyfer 2018/19.

Ni fu unrhyw newidiadau o bwys yn y Datganiad Polisi Rheoli’r Trysorlys cyffredinol, ac amlygwyd y rhannau allweddol yngl?n â’r cyd-destun economaidd a lleol, ynghyd â’r strategaethau buddsoddi a benthyca.  Esboniwyd rhai o’r newidiadau, gan gynnwys gwahanu’r Strategaeth Gyfalaf a’r Cynllun Rheoli Asedau, a dull y Cyngor o ymdrin â diffiniadau ehangach o wahanol fathau o fuddsoddi, fel y nodwyd yn yr adroddiad.

Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cynghorydd Peers, esboniwyd y gellid rhyddhau cronfeydd wrth gefn defnyddiadwy ar ffurf arian parod i’w buddsoddi.  Dywedodd y dylai manylion benthyciadau tymor byr gynnwys y sail resymegol ar eu cyfer, ac y dylai buddsoddiadau gynhyrchu incwm digonol.  Gofynnodd nifer o gwestiynau yngl?n â sawl elfen o’r Strategaeth, gan gynnwys yr angen i glirio dyledion yn hytrach na buddsoddi ar gyfraddau llog isel, ac asesu benthyciadau yn ôl eu fforddiadwyedd er mwyn osgoi taliadau cosb wrth ailstrwythuro dyledion.  Cododd amheuon yngl?n â buddsoddiad a benthyciad a sefydlwyd ar yr un pryd a oedd yn golygu fod y Cyngor ar ei golled o ran llog.

Esboniodd y Rheolwr Cyllid Dros Dro fod manylion y dangosyddion darbodus a gyflwynwyd yn y Strategaeth Gyfalaf yn dangos costau benthyca fel canran o’r incwm.  Cadarnhaodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol y câi’r ganran ei monitro, a’i bod yn llai na chanran llawer o gynghorau eraill yng ngogledd Cymru.

Roedd y sesiwn hyfforddiant diweddar ar Reoli’r Trysorlys wedi ymdrin â’r dull o ad-dalu benthyciadau hirdymor ar yr adegau mwyaf priodol, a’r ffaith bod benthyciadau tymor byr yn ffordd o addasu i amrywiant mewn lefelau llif arian ar unrhyw adeg benodol, ac roedd hynny’n arfer cyffredin.  Er y cydnabuwyd fod y sefyllfa o ran benthyciadau hirdymor yn adlewyrchu llawer o benderfyniadau a wnaethpwyd yn y gorffennol, roedd benthyciadau hirdymor wedi’u gosod ar gyfradd is ar sail argymhellion ymgynghorwyr Rheoli Trysorlys y Cyngor.  Oherwydd gofynion deddfwriaethol yr Undeb Ewropeaidd yngl?n â chadw arian parod fel buddsoddiadau o dan y Gyfarwyddeb Marchnadoedd mewn Offerynnau Ariannol, roedd mwy o hyblygrwydd yn y farchnad ond roedd hefyd yn golygu y gellid sefydlu buddsoddiadau a benthyciadau ar yr un pryd.

Dywedodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) fod y penderfyniadau a wnaethpwyd yn y gorffennol yngl?n â benthyca yn seiliedig ar yr wybodaeth a’r cyfraddau llog oedd ar gael ar y pryd, ac roedd mwy o graffu ar fenthyca bellach.  Wrth amlygu’r risg strategol o gynnal a chadw adeiladau ysgol, siaradodd am yr anhawster o sicrhau cydbwysedd rhwng buddsoddi mewn asedau a chostau benthyciadau.

Dywedodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol  ...  view the full Cofnodion text for item 45.

Mae’r llythyr yn crynhoi’r prif negeseuon sy’n codi o gyfrifoldebau statudol Archwilydd Cyffredinol Cymru dan Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004, a chyfrifoldebau adrodd dan Cod Ymarfer Archwilio ar gyfer y flwyddyn ariannol 2017/18.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol y Llythyr Archwilio Blynyddol a dderbyniwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru, a oedd yn nodi’r materion allweddol yn deillio o archwiliad 2017/18, yn unol â gofynion Archwilydd Cyffredinol Cymru.

Cadarnhaodd Matthew Edwards o Swyddfa Archwilio Cymru fod gan y Cyngor drefniadau priodol ar waith er mwyn sicrhau cynildeb, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd wrth ddefnyddio’i adnoddau, ac wedi bodloni’r gofynion statudol o ran gwelliant parhaus.  Byddai adroddiad yn dod ym mis Mawrth yngl?n â chanlyniad y gwaith a gwblhawyd ynghylch ardystio hawliadau grant ac enillion.  Roedd maint yr her ariannol yr un fath ymysg awdurdodau eraill yng Nghymru, ac roedd hynny’n dangos fod angen manteisio i’r eithaf ar gyfleoedd i gynhyrchu incwm a darparu gwasanaethau mewn ffyrdd gwahanol.

Gan gydnabod y ‘diffyg cyllid blynyddol’ gofynnodd y Cynghorydd Peers am farn ynghylch sefyllfa’r Cyngor yn y dyfodol.  Soniodd Matthew Edwards am y gwaith oedd ar y gweill i sicrhau cynaladwyedd ariannol gydol y sector cyhoeddus yng Nghymru, a byddai’n dod ag adroddiad ar y canfyddiadau lleol gerbron y Pwyllgor wedi cwblhau’r gwaith.  Roedd Swyddfa Archwilio Cymru’n cyfathrebu’n gyson â swyddogion y Cyngor, a byddai’r Cynllun Archwilio ym mis Mawrth yn rhoi mwy o fanylion yngl?n â’r dull o asesu cynaladwyedd ariannol y Cyngor.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Woolley, esboniodd y swyddogion ei bod yn anodd cymharu perfformiad Cynghorau o ran arbedion effeithlonrwydd wedi’u cynllunio.  Cytunodd Matthew Edwards i rannu dolen gyswllt at adroddiadau’r oedd Swyddfa Archwilio Cymru wedi’u cyhoeddi’n ddiweddar yngl?n â sefyllfa ariannol cynghorau yng Nghymru.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r Llythyr Archwilio Blynyddol gan Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer 2017/18.

Cymeradwyo camau a gymerodd y Cyngor i liniaru’r risgiau sylweddol ar bwynt canol y flwyddyn.

Cyflwynodd y Swyddog Gweithredol Busnes a Chyfathrebu Corfforaethol y wybodaeth ddiweddaraf yngl?n â’r risgiau strategol yn Chwarter 3 a oedd wedi’u nodi yng Nghynllun y Cyngor ar gyfer 2018/19, ynghyd â gwybodaeth fwy penodol i ddangos sut oedd rheoli risg yn ffitio gyda chylch cynllunio cyllid a busnes y Cyngor.

Rhoddwyd cyflwyniad ar y dull a ddefnyddiwyd ar gyfer y cylch hwnnw, a oedd yn cynnwys tair elfen – cynllunio ariannol, cynllunio busnes mewnol, a dulliau rheoli a’r cyd-destun allanol.  O ran yr ail elfen, nodwyd yn 2019 y câi Rhan 1 o Gynllun y Cyngor ei bennu ym mis Mai.  Datblygwyd y dull gyda chymorth y Prif Swyddogion, ar gais y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol, ac roedd y Pwyllgor hwnnw wedi’i groesawu.  Tynnwyd sylw at fanylion y saith o risgiau coch, ac eraill oedd wedi’u dirwyn i ben yn ystod y flwyddyn.

Gan gyfeirio at risg ST152, roedd y Cynghorydd Peers yn anghytuno â’r categori gwyrdd gan nad oedd y sector preifat yn bodloni’r angen i ddarparu tai fforddiadwy oherwydd ymdrechion gan ddatblygwyr i osgoi eu hymrwymiadau o dan bolisi HSG10.  Credai y dylid bwrw golwg o’r newydd ar y risg dan sylw (ar y cyd â swyddogion Cynllunio) yn ogystal â’r risg gynyddol o ran lefelau dyledion mewn perthynas â fforddiadwyedd rhent a Threth y Cyngor.

Ar y pwynt olaf, dywedodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) y byddai Cadeiryddion y Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu’n cwrdd cyn hir, a byddent yn dyrannu cyfrifoldeb dros fonitro risgiau yn y cyfarfod hwnnw.  Soniodd am adroddiad Trosolwg a Chraffu oedd i ddod yngl?n ag ôl-ddyledion rhent a’r newidiadau cenedlaethol arfaethedig a allai gael effaith ar gyfraddau casglu Treth y Cyngor.

Gan amlygu mor bwysig oedd casglu incwm, awgrymodd Sally Ellis y dylid ehangu’r geiriad yngl?n â risg o ran lefelau dyledion er mwyn cynnwys mwy o unigolion a fedrai gael eu heffeithio, er enghraifft yn sgil cynnydd yn Nhreth y Cyngor.  Dywedodd y Cynghorydd Johnson nad tenantiaid y Cyngor yn unig a gâi eu heffeithio gan gynnydd yn Nhreth y Cyngor.

Esboniodd y Prif Swyddog fod y geiriad yn adlewyrchu’r ffaith bod y risg yn fwy i bobl yr oedd y Credyd Cynhwysol yn effeithio arnynt.  Dywedodd y Swyddog Gweithredol y byddai’n briodol adolygu’r geiriad o dan y thema tlodi wrth ddatblygu Cynllun y Cyngor ar gyfer 2019/20.

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd fod y ddau fater wedi’u cynnwys yng Nghynllun Archwilio 2019, yn amodol ar gymeradwyo’r cynllun hwnnw.

PENDERFYNWYD:

Nodi statws y risgiau strategol i flaenoriaethau’r Cyngor yn 2018/19 ar sail y gorolwg cychwynnol.

Cadarnhau’r adolygiad o'r Cod Llywodraethu Corfforaethol.

Cyflwynodd y Swyddog Gweithredol Busnes a Chyfathrebu Corfforaethol adroddiad ar y Cod Llywodraethu Corfforaethol fel y’i diwygiwyd, a oedd eisoes wedi bod yn destun sesiwn briffio i’r Pwyllgor.  Câi’r adroddiad ei gyflwyno i Bwyllgor y Cyfansoddiad a Gwasanaethau Democrataidd.

Fel oedd yn arferol, diwygiwyd y Cod yn dilyn adolygiad gan y Gweithgor Llywodraethu Corfforaethol ac ymgynghoriad ag uwch-swyddogion.  Roedd a wnelo’r newidiadau pennaf â gweithio mewn partneriaeth, datblygu Aelodau a gwella’r cyswllt rhwng y Pwyllgor Archwilio a Chadeiryddion y Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r Cod Llywodraethu Corfforaethol fel y’i diwygiwyd i gael ei fabwysiadu fel rhan o Gyfansoddiad y Cyngor.

Cyflwyno diweddariad i’r Pwyllgor ar gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd y wybodaeth ddiweddaraf yngl?n â’r cynnydd yn yr adran Archwilio Mewnol, gan gynnwys newidiadau yn y cynllun archwilio, olrhain camau gweithredu ac ymchwiliadau.

Nid oedd yr un adroddiad a gwblhawyd ers y cyfarfod diwethaf yn cynnwys dyfarniadau Coch, a chafwyd ymateb rheolaethol boddhaol i’r materion a nodwyd yn yr unig adroddiad oedd â dyfarniad Coch/Melyn.  Rhannwyd gwybodaeth am lefelau sicrwydd cronnol fesul portffolio, yn unol â’r cais a wnaethpwyd yn y gweithdy hwyluso.

O ran olrhain camau gweithredu, cytunodd Sally Ellis â’r awgrym y dylid cyfeirio’r rhai hynny o’r 16 cam gweithredu ar ôl na chafwyd ymateb iddynt at dîm y Prif Swyddogion yn gyntaf.  Gofynnodd am sicrwydd y câi’r camau gweithredu yn yr adroddiad Melyn/Coch ar gyfer y Rhaglen Strategol Tai ac Adfywio eu monitro, neu fel arall eu bod yn dod gerbron y cyd-gyfarfod â Throsolwg a Chraffu er trafodaeth.

Holodd y Cynghorydd Peers pam fod yr archwiliad Gorfodi Cynllunio’n dal yn Goch yn sgil penodi dau Swyddog Gorfodi a’r drafodaeth a gafwyd yn y Gr?p Strategaeth Cynllunio.  Roedd yr adroddiad yn cynnwys y sgôr risg gwreiddiol er mwyn cynorthwyo’r Aelodau i olrhain materion o flaenoriaeth fawr a gweithredu yn eu cylch.  Mynegodd y Cynghorydd Dolphin bryderon y byddai angen mwy o adnoddau i fynd i’r afael â’r ôl-groniad gwaith.  Mynegodd y Cynghorydd Wooley bryderon tebyg yngl?n â’r gallu i gyflawni.  Roedd yr adran Archwilio Mewnol yn fodlon y câi’r risg ei reoli ac y byddai’r statws Coch gwreiddiol yn aros hyd oni chwblheid yr holl gamau gweithredu.  Roedd y Prif Swyddog yn cydnabod y gallai prosesau cyfreithiol fod yn gymhleth, ond roedd yn ffyddiog y deuid i gasgliadau.  Byddai gwaith monitro’n parhau er mwyn sicrhau y gwneid cynnydd mesuradwy er mwyn lleihau’r ôl-groniad.

Dywedodd y Cynghorydd Johnson na ddylai enwau swyddogion ymddangos yn yr adroddiadau.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Amlinellu'r Strategaeth Gwrth-dwyll a Llygredigaeth a Chynllun Ymateb i Dwyll ac Afreoleidd-dra diwygiedig i’r Aelodau.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd yr adroddiad yngl?n â’r Strategaeth Gwrth-dwyll a Llygredigaeth a’r Cynllun Ymateb i Dwyll ac Afreoleidd-dra fel y’u diwygiwyd.

Dywedodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) fod y ddogfen ddiwygiedig yn rhoi gwell eglurder i bobl y tu allan i’r Cyngor, ac y câi contractwyr eu hysbysu hefyd fel rhan o’r drefn gaffael.

Soniodd Sally Ellis eto am y materion yr oedd wedi’u codi gyda’r Rheolwr Archwilio Mewnol yn y sesiwn briffio cyn y cyfarfod.  Roedd a wnelo’r rheiny â phwysigrwydd rhoi gorolwg i’r Pwyllgor o faterion twyll, diffinio ‘afreoleidd-dra’ yn fwy pendant yn y Strategaeth, a sicrhau cysondeb wrth ymdrin â materion diogelu.  Mewn ymateb i sylwadau ychwanegol, rhoes y Prif Archwilydd fanylion yngl?n â chyflwyno’r rhaglen hyfforddiant ar y Strategaeth.

Dywedodd y Cynghorydd Johnson y dylai’r adroddiad nodi pa Aelodau Cabinet oedd yn gyfrifol neu beidio, er gwaethaf y ffaith mai swyddogaeth anweithredol oedd hon.  O ran ymgynghori ag Undebau Llafur, cadarnhawyd fod yr ymatebion wedi’u cynnwys yn y dogfennau.

Cytunwyd y dylid dileu ‘lle bo’n berthnasol’ o adran 8.15 o’r Strategaeth, a chywiro’r negyddiad dyblyg yn adran 2.6.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Yn amodol ar y diwygiadau, cymeradwyo’r Strategaeth Gwrth-dwyll a Llygredigaeth; a

 (b)      Cymeradwyo’r Cynllun Ymateb i Dwyll ac Afreoleidd-dra.

Amlinellu’r Polisi Rhannu Pryderon diwygiedig i’r Aelodau.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd yr adroddiad yngl?n â’r Polisi Rhannu Pryderon fel y’i diwygiwyd, a oedd yn cynnwys rhai mân newidiadau.

Fel y soniwyd yn y sesiwn briffio cyn y cyfarfod, awgrymodd Sally Ellis y dylai’r polisi gynnwys gwirfoddolwyr, ac y dylai’r Pwyllgor dderbyn gorolwg o’r materion a godwyd o dan y polisi fel y câi gyfle i gyfrannu i’r drefn llunio polisïau.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r Polisi Rhannu Pryderon fel y’i diwygiwyd.

Rhoi gwybod i’r Pwyllgor am y camau gweithredu sy’n codi o’r pwyntiau a godwyd mewn cyfarfodydd Pwyllgor Archwilio blaenorol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd yr adroddiad â’r wybodaeth ddiweddaraf yngl?n â chamau gweithredu a gytunwyd mewn cyfarfodydd blaenorol, ac roedd y rhan helaeth ohonynt wedi’u cwblhau neu ar y gweill.

Soniodd y Cynghorydd Peers am ddefnyddio acronymau yn gywir.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol i’w hystyried.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Derbyn y Rhaglen Waith i’r Dyfodol; a

 (b)      Awdurdodi Rheolwr yr adran Archwilio Mewnol, mewn ymgynghoriad â Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, i amrywio'r Rhaglen Waith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

Nid oedd unrhyw aelod o’r cyhoedd na’r wasg yn bresennol.