Rhaglen a chofnodion

Penodi Cadeirydd ar gyfer y Pwyllgor.

Cynigiodd y Cynghorydd Dunbobbin benodi’r Cynghorydd Dolphin yn Gadeirydd y Pwyllgor. Eiliwyd hyn gan y Cynghorydd Heesom ac fe’i cymeradwywyd wedi cynnal pleidlais ar y mater. Ni chafwyd enwebiadau eraill.

PENDERFYNWYD:

Penodi’r Cynghorydd Chris Dolphin yn Gadeirydd y Pwyllgor.

(Cadeiriodd y Cynghorydd Dolphin y cyfarfod wedi hyn)

Penodi Is-Gadeirydd ar gyfer y Pwyllgor.

Enwebodd y Cynghorydd Heesom Sally Ellis yn Is-gadeirydd, ac eiliwyd hynny gan y Cynghorydd Dunbobbin; cymeradwywyd hynny wedi cynnal pleidlais ar y mater.

PENDERFYNWYD:

Penodi Sally Ellis yn Is-gadeirydd y Pwyllgor.

Yn unol â gofynion y Cyfansoddiad, penderfynodd y Pwyllgor ganiatáu i’r Cynghorydd Carver ddirprwyo ar ran y Cynghorydd Holgate.Cadarnhawyd fod y Cynghorydd Carver wedi derbyn yr hyfforddiant archwilio angenrheidiol.

PENDERFYNWYD:

Caniatáu i’r Cynghorydd Clive Carver ddirprwyo yn y cyfarfod.

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Dim.

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 27 Mawrth 2019.

Derbyniwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Mawrth 2018.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel rhai cywir a bod y Cadeirydd yn eu llofnodi.

Bod y Pwyllgor yn cefnogi cynnig y Cynghorydd Heesom i gofnodi ei ddiolch i’r Cadeirydd blaenorol am ei gwaith.

Cael adolygiad blynyddol o’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol i’w ardystio.

Cyflwynodd y Swyddog Gweithredol Busnes a Chyfathrebu’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2018/19, er mwyn i’r Pwyllgor argymell bod y Cyngor Sir yn ei gymeradwyo ynghyd â’r Datganiad Cyfrifon. Roedd y drefn o lunio’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn cynnwys ymgynghori â Swyddogion Statudol a Phrif Swyddogion, Rheolwyr Gwasanaeth a Chadeiryddion Trosolwg a Chraffu, dan oruchwyliaeth y Gweithgor Llywodraethu Corfforaethol.

Roedd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn seiliedig ar y saith egwyddor llywodraethu da, a chafodd y Cyngor sgôr o 3 (derbyniol) ac uwch ar gyfer pob un. Amlygwyd meysydd o gryfder gydol y ddogfen.  Roedd y meysydd a nodwyd i’w gwella’n deillio o bedair ffynhonnell, gan gynnwys y risgiau oedd yn dal yn ‘goch’ yn adroddiad diwedd blwyddyn 2018/19 ynghylch Cynllun y Cyngor, yn hytrach na 2017/18 fel oedd wedi’i nodi. Cyflwynwyd hefyd y wybodaeth ddiweddaraf yngl?n â’r cynnydd yn y meysydd i’w gwella a nodwyd yn Natganiad Llywodraethu Blynyddol 2017/18. Drwy gyflwyno’r wybodaeth ddiweddaraf ganol y flwyddyn câi’r Pwyllgor sicrwydd fod y Cyngor yn monitro’r risgiau a mynd i’r afael â hwy.

Wrth ddiolch i’r tîm am y gwaith a wnaed ar y ddogfen gymhleth hon, dywedodd y Prif Weithredwr mai’r nod oedd ceisio gwelliant parhaus, hyd yn oed pan gyflawnwyd sgôr derbyniol. Roedd y dangosfwrdd yn amlygu’r pryderon pennaf, sef gallu i gyflawni ac adnoddau. Er na fwriedid i’r asesiad yn ôl Egwyddor A fod yn feirniadol, roedd angen rhoi darlun cywir o ymddygiad a diwylliant y sefydliad. Y nod oedd gwella safonau ymddygiad, ac fe gyflawnwyd hynny drwy gynnal trafodaethau rhwng Arweinwyr Grwpiau, swyddogion a Chadeirydd y Cyngor. Roed y Prif Weithredwr yn falch o weld yr ymrwymiad i wella yn y meysydd a nodwyd, a rhoes glod i eraill a oedd wedi dangos arferion gorau.

Roedd Sally Ellis yn falch bod y Prif Weithredwr yn cydnabod y materion dan sylw. Er nad oedd ganddi bryderon o bwys, amlygodd mor bwysig oedd perchnogi camau gweithredu. Yn rhinwedd ei swyddogaeth fel Swyddog Monitro, cyfeiriodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) at yr amryw godau a phrotocolau yngl?n ag ymddygiad derbyniol, ac wrth drafod cyfeiriodd aelodau o’r Pwyllgor at gymryd perchnogaeth dros y safonau hynny ac annog pawb i’w cyflawni.

O ran cynllunio’r gweithlu, roedd y Prif Weithredwr a’r Uwch-reolwr Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol yn arwain y camau gweithredu yn y Strategaeth Pobl, ac roedd yr holl Brif Swyddogion wedi’u perchnogi hefyd.  Er bod cynnydd wedi’i wneud o ran cynllunio ar gyfer olyniaeth, roedd yno risgiau oherwydd strwythur darbodus y Cyngor a goblygiadau materion allanol megis recriwtio ym maes Tai.  Byddai’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol yn ystyried y wybodaeth ddiweddaraf yngl?n â’r Strategaeth Pobl, gan gynnwys cynllunio’r gweithlu.

O ran Egwyddor F yngl?n â rheoli newid, cydnabu Sally’r gwaith ar reoli risg, ond roedd hi’n pryderu ynghylch nifer yr adroddiadau archwilio ‘coch’ a’r trafferthion o ran gweithredu a thrawsnewid.  Dywedodd y Prif Weithredwr mai mater o raddfa oedd hyn, a soniodd am hanes llwyddiannus y Cyngor wrth drawsnewid a gwneud newidiadau mawr mewn polisïau a  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Rhoi gwybod i’r aelodau am ganlyniad yr holl waith archwilio a gynhaliwyd yn ystod 2018/19 a rhoi’r farn Archwilio Mewnol flynyddol ar safon rheolaeth fewnol, rheoli risg a llywodraethu yn y Cyngor.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol yr adroddiad, a oedd yn rhoi crynodeb o’r canlyniadau yn sgil gwaith archwilio a wnaed yn ystod 2018/19, cydymffurfiaeth â’r Safonau a chanlyniadau’r rhaglen sicrhau ansawdd a gwella.  Barn archwilio gyffredinol y Rheolwr Archwilio Mewnol oedd bod gan y Cyngor fframwaith digonol ac effeithiol ar gyfer llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth.

Roedd y farn honno’n seiliedig ar ystyried y ddau adroddiad sicrwydd ‘coch’ a’r 75% o farnau sicrwydd gwyrdd neu felyn/gwyrdd a gyflwynwyd yn ystod y flwyddyn; roeddent oll yn well na’r llynedd.  Roedd uwch-reolwyr wedi cyfrannu mwy at lunio cynlluniau gweithredu a chyflawnwyd 73% o’r camau gweithredu yn ystod y flwyddyn. Ni chyflawnwyd y gweddill yn bennaf oherwydd ymestyn terfynau amser.  O ran adran 2.9, byddai’r tîm yn canolbwyntio ar ddadansoddi’r themâu a ddeuai i’r amlwg yn sgil ymchwiliadau.

Dywedodd y Prif Weithredwr fod y farn yn rhoi sicrwydd pendant yngl?n â’r amgylchedd rheoli. Soniodd am yr uwchgyfeirio helaeth oedd yn digwydd gydag adroddiadau sicrwydd ‘coch’ er mwyn sicrhau bod rheolwyr yn cyflawni’r camau gweithredu. Cydnabu werth ac ansawdd y tîm Archwilio Mewnol, yn enwedig felly o ran y gwaith ymgynghorol a oedd wedi cynyddu gyda threigl amser.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghoryd Johnson yngl?n ag effaith lleihau’r gweithlu ar risgiau, tynnwyd sylw’r aelodau at y cynnydd mewn gwaith ymgynghorol a dadansoddi categorïau gweithredu, a oedd a wnelont yn bennaf â pholisïau a materion gweithredol.

Tynnodd y Cynghorydd Carver sylw at wall yn rhifau’r tudalennau yn y Mynegai.

O ran cwmpas y gwaith archwilio, holodd Sally Ellis a oedd yr archwilio’n ddigonol yn y Gwasanaethau Cymdeithasol, o gymharu â phortffolios eraill. Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol ei bod yn fodlon ar lefel yr archwilio, wedi iddi ymgynghori â’r Prif Swyddog, a bod pedwar o archwiliadau wedi’u cwblhau a mwy ohonynt ar y gweill.

Cydnabu’r Prif Weithredwr y pryderon, a gan ystyried maint y portffolio a swm y gwaith comisiynu, cytunodd i drafod hyn ymhellach â swyddogion a darparu ymateb ar sail hynny.

Mewn ymateb i gwestiwn yngl?n ag adnoddau’r tîm, cyfeiriodd y Rheolwr Archwilio Mewnol at Holiadur Gwerthuso Swydd a luniwyd i gynorthwyo â chynllunio ar gyfer olyniaeth wrth benodi i swyddi gwag.  Byddai’r drefn recriwtio’n cynnwys swydd wag ychwanegol gan y byddai aelod arall o staff yn ymddeol cyn hir.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Dunbobbin yngl?n â gwaith archwilio yn y Gwasanaethau Cymdeithasol, dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y bernid yn gytbwys yngl?n â gwerth y gwaith archwilio a wnaed o gymharu ag adroddiadau cyrff rheoleiddio allanol.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r adroddiad a’r farn flynyddol Archwilio Mewnol.

Amlinellu’r Siarter Archwilio Mewnol (sydd wedi ei ddiweddaru) i’r Aelodau.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol adroddiad yngl?n â chanlyniad yr adolygiad diweddaraf o’r Siarter er mwyn bodloni’r gofynion cyfreithiol a rheoleiddio, a’r awgrymiadau a wnaethpwyd yn sgil yr asesiad allanol diweddar o gydymffurfiaeth gwasanaethau. Gwnaed mân newidiadau i adlewyrchu arferion gwaith presennol, terminoleg a swyddi o fewn y Cyngor.

Wedi i Sally Ellis ofyn cwestiwn yngl?n ag adran 4.13, cadarnhawyd nad oedd y Rheolwr Archwilio Mewnol yn gyfrifol am unrhyw wasanaethau y tu hwnt i Archwilio Mewnol. Roedd yr adran wedi’i chynnwys yn y Siarter fel y gellid cyflwyno trefniadau diogelu priodol pe byddai pethau’n newid yn y dyfodol.

Rhoes y Rheolwr Archwilio Mewnol eglurhad i’r Cynghorydd Paul Johnson o’r amrywiaeth o sgiliau a chymwysterau oedd gan aelodau’r tîm Archwilio Mewnol, a oedd yn bodloni gofynion y Cod Moeseg yngl?n â chymhwysedd.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r Siarter Archwilio Mewnol fel y’i diwygiwyd.

Cyflwyno diweddariad i’r Pwyllgor ar gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd Rheolwr yr Adain Archwilio Mewnol y wybodaeth ddiweddaraf yngl?n â chynnydd yr adain Archwilio Mewnol. O blith yr adroddiadau a gyhoeddwyd ers y cyfarfod diwethaf, dim ond un oedd â sicrwydd coch/cyfyngedig o ran Cyfrifon Taladwy.

Dywedodd yr Uwch-archwilydd ar gyfer yr adolygiad, Rafaela Rice, bod yr archwiliad wedi canolbwyntio ar fusnes a dulliau rheoli systemau. Er y gwelwyd fod rhai meysydd yn cael eu rheoli’n dda, aeth ati i esbonio rhai o’r materion allweddol yr oedd yr adroddiad yn sôn amdanynt. Roedd y dulliau rheoli a gyflwynwyd wedi arwain at ostyngiad arwyddocaol yn y risg o daliadau dyblyg posib yn y dyfodol, ac roedd y tîm Archwilio Mewnol wedi dilysu’r camau gweithredu a gyflawnwyd hyd yn hyn.

Gan gydnabod mor ddifrifol oedd adroddiad archwilio coch, cadarnhaodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol fod y materion dan sylw wedi’u huwchgyfeirio’n chwim iddo ef a’r Prif Weithredwr. Bu swyddogion yn gweithio’n agos â’r tîm Archwilio Mewnol wrth ddod i ddeall y materion hynny a rhoi dulliau rheoli ataliol ar waith. Nodwyd fod y taliadau dyblyg wedi digwydd oherwydd rhai gwendidau rheoli, ac ni ddaethpwyd o hyd i unrhyw dystiolaeth o dwyll neu gydgynllwynio â gwerthwyr. Fel y nodwyd yn yr adroddiad, cyflawnwyd nifer o gamau gweithredu gan gynnwys sefydlu gweithdrefnau dyddiol mwy cadarn i adolygu trosglwyddiadau er mwyn adnabod taliadau dyblyg posib cyn gweithredu’r taliadau.

Roedd swm gros y gordaliadau posib a nodwyd yn y cyfnod, sef £939,000 yn cynnwys cofnodion â chyfeirnodau tebyg, ac fe gynhelid ymchwiliad i’r rheiny. Canfuwyd mai gwir gyfanswm y taliadau dyblyg oedd £373,000, ac roedd hanner y swm yn un taliad i gontractwr penodol. Wrth osod hynny yn ei gyd-destun, nodwyd fod y Cyngor wedi ymdrin ag anfonebau gwerth £777 miliwn yn 2017/18 a £943 miliwn yn 2018/19. Ac eithrio swm o £416.50 oedd wedi’i ddileu, roedd y Cyngor wedi adennill pob taliad dyblyg bellach.  Cyn hir byddai’r Rheolwr Cyllid Corfforaethol yn ymgymryd â chyfrifoldeb fel rheolwr atebol dros y tîm Cyfrifon Taladwy/Adennill Taliadau a byddai’n cadw golwg fanwl ar y camau gweithredu.  I fod yn dryloyw ar y mater, byddai talu anfonebau’n brydlon yn un o’r Dangosyddion Perfformiad Allweddol yr adroddid yn eu cylch fel rhan o’r Strategaeth Ariannol Tymor Canolig.

Dywedodd y Prif Weithredwr bod yr adroddiad – a oedd yn deillio o gyfuniad o ddulliau rheoli systemau a swyddogaethau – yn destun pryder. Dywedodd fod y canfyddiadau’n codi cwestiynau yngl?n ag ymddygiad moesegol rhai contractwyr o ran taliadau dyblyg mawr. Rhoes sicrwydd yngl?n â lefel y gwaith oedd yn mynd rhagddo ar gamau gweithredu, gan ddweud y byddai’n goruchwylio hynny’n bersonol.

Cydnabu Sally Ellis y pwynt yngl?n ag ymddygiad moesegol y contractwr a dderbyniodd daliad dyblyg mawr. Cytunodd y Prif Weithredwr y dylid ymchwilio i hynny, ac esboniodd y swyddogion fod busnes arall wedi cymryd y cwmni drosodd ers gwneud y taliad.

Yn dilyn sylwadau gan y Cynghorydd Carver, soniodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol am gyfyngiadau’r system ariannol bresennol, gan ddweud bod dulliau gwahanol yn cael eu hystyried. Soniodd  ...  view the full Cofnodion text for item 9.

Rhoi gwybod i’r Pwyllgor am y camau gweithredu sy’n codi o’r pwyntiau a godwyd mewn cyfarfodydd Pwyllgor Archwilio blaenorol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol adroddiad â’r wybodaeth ddiweddaraf yngl?n â’r cynnydd wrth gyflawni camau gweithredu o gyfarfodydd blaenorol, ac roedd y mwyafrif helaeth ohonynt wedi’u cyflawni.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol gyfredol er ystyriaeth, ac i roi cyfle hefyd i adnabod anghenion hyfforddiant. Ar ben hynny, byddai’r Pwyllgor yn cael sesiynau gwybodaeth cyn cyfarfodydd am ddarnau allweddol o waith megis hyfforddiant ar y Datganiad Cyfrifon (câi’r cyfrifon drafft eu hystyried yn y cyfarfod nesaf).

Dywedodd Sally Ellis y cyflwynid Datganiad Cyfrifon Cronfa Bensiynau Clwyd gyda chyfrifon y Cyngor yn y cyfarfod fis Gorffennaf.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Johnson, cadarnhawyd y byddai’r eitem yngl?n â Rheoli Contractau i’w thrafod fis Medi yn cynnwys rheoli perfformiad contractwyr, gan adlewyrchu’r drafodaeth gynharach yngl?n â’r adroddiad archwilio coch.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Derbyn y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol, fel y'i diwygiwyd; ac

 (b)      Awdurdodi Rheolwr yr adran Archwilio Mewnol, mewn ymgynghoriad â Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, i amrywio’r Rhaglen Waith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

Nid oedd unrhyw aelod o’r cyhoedd na’r wasg yn bresennol.