Rhaglen a chofnodion

Pwrpas:   I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Ni dderbyniwyd dim.

Pwrpas:   I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 27 Medi 2017.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Medi 2017.

Cofnod rhif 29: Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol – cyfeiriodd y Cynghorydd Dolphin at ei sylwadau ar glybiau ieuenctid.  Cwestiynodd y penderfyniad i gau’r clwb ieuenctid yn Nhreffynnon gan fod iddo well hanes o lawer o beidio â chael ymddygiad gwrthgymdeithasol nag eraill sydd yn aros ar agor.   Dywedodd y Prif Weithredwr y dylid dilyn i fyny ar hyn unwaith y bydd y broses recriwtio wedi’i gwblhau.  Fel pwynt o gywirdeb, dywedodd y dylai'r cofnodion fod wedi cyfeirio at y Gwasanaeth Ieuenctid ac nid y Gwasanaeth Clwb Ieuenctid.

PENDERFYNWYD:

Yn amodol ar y newid uchod, cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir a’u llofnodi gan y Cadeirydd.

Cyflwyno drafft i Aelodau o’r Adolygiad Canol Blwyddyn Rheoli'r Trysorlys 1 Ebrill – 30 Medi 2017 am sylwadau ac argymhelliad i’w gymeradwyo i’r Cabinet.

Cyflwynodd Rheolwr Cyllid - Cyfrifeg Dechnegol yr adroddiad drafft Rheoli Trysorlys ganol blwyddyn 2017/18 cyn i’r Cabinet ei ystyried.  Rhannwyd diweddariad Chwarter 2 er gwybodaeth.

Eglurodd y Rheolwr Cyllid y newidiadau rheoleiddio cymhleth yr ail Farchnadoedd mewn Cyfarwyddeb Offerynnau Ariannol (MiFID II) a ddaeth i rym o Ionawr 2018. Roedd angen i gynghorau gael eu categoreiddio gan wasanaethau ariannol wedi’u rheoleiddio fel cleientiaid manwerthu oni bai eu bod yn dewis bod yn gleientiaid proffesiynol, yn ddibynnol eu bod yn cwrdd â'r meini prawf. Wedi asesu’r ddau opsiwn, argymhelliad y swyddog oedd i’r Cyngor gynnal ei statws proffesiynol presennol oherwydd buddion cyfyngedig ar gael i gleientiaid manwerthu a chostau trafodion uwch o bosib.  Byddai’r statws yn cael ei adolygu yn rheolaidd i sicrhau ei fod yn cwrdd ag anghenion y Cyngor.

Diweddariad ar Chwarter 2 wedi’i wneud ar sefyllfa bresennol gweithgareddau rheoli trysorlys ac effaith y cynnydd diweddar mewn cyfraddau llog ar strategaeth benthyca’r Cyngor.  Gofynion benthyca hir dymor yn cael eu monitro'n agos oherwydd y cyfraddau is o fenthyca dros y tymor byr ar hyn o bryd.  Atgoffwyd y Pwyllgor o’r sesiwn hyfforddiant Rheoli Trysorlys ar y gweill oedd ar gael i’r holl Aelodau.  Darparodd yr adroddiad hefyd wybodaeth ar ariannu'r costau o fenthyca gan gynnwys cymharu â chynghorau eraill yn ôl y gofyn yng nghyfarfod mis Gorffennaf.

Gofynnodd Sally Ellis am effaith y newidiadau arfaethedig i’r Cod Darbodus ar atodion y Cyngor.  Cynghorodd y Rheolwr Cyllid bod cod diwygiedig heb ei gyhoeddi eto a bod unrhyw newidiadau angen cael effaith o 2019 ond wedi eu hargymell ar gyfer 2018/19 ymlaen.   Bwriadwyd bod y cyfrifiadau yn unol â'r Cod yn cael eu hehangu i gynnwys atodion.  Yn achos Sir y Fflint byddai hynny'n cynnwys y cwmnïau newydd a oedd wedi eu sefydlu ond ddim yn berthnasol i Aura Leisure & Libraries.  Ar y meini prawf o fod yn gleient proffesiynol o dan MiFID II, fe eglurodd bod y cymwysterau proffesiynol a phrofiad y swyddogion yn cael eu hystyried yn ddigonol i gwrdd â’r meini prawf.  Ar ymholiad yngl?n â benthyciad penodol o fewn y proffil aeddfedrwydd dyledion, gwnaethpwyd yr addewid bod yr holl fenthyciadau wedi cael eu ffactora i mewn i ofynion benthyca.

PENDERFYNWYD:

(a)       Bod yr Adroddiad Rheoli'r Trysorlys Canol Blwyddyn 2017/18 Drafft yn cael ei gymeradwyo i’r Cabinet ar 19/12/17; a

(b)       Bod y Pwyllgor yn argymell i’r Cabinet bod y Cyngor yn dewis cael statws cleient proffesiynol gan gwmnïau gwasanaethau ariannol o ganlyniad i’r ail Cyfarwyddeb Offerynnau Ariannol mewn Marchnadoedd (MiFID II) fel yr eglurwyd ym mharagraffau 1.09-1.15.

Gyflwyno diweddariad ar y broses a'r gweithdrefnau ynghylch gwariant ar ymgynghori i'r Pwyllgor.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr adroddiad ar yr adolygiad blynyddol o gydymffurfiaeth gyda phrosesau i roi sicrwydd ar reoli effeithiol o wariant ymgynghoriaeth.  Mae hyn yn cynnwys gwerthuso’r gwaith, gwerth ac effaith nifer fach o ymgynghorwyr yn cymryd rhan hyd at werth o £25K neu fwy yn 2016/17.

Atgoffwyd y Pwyllgor o gefndir y materion lle'r oedd gwaith archwilio blaenorol wedi adnabod cam-godio gwariant ymgynghoriaeth ar y cyfriflyfr cyffredinol a oedd wedi arwain at adroddiadau anghywir ar gost ymgynghorwyr ac fe heriodd y Pwyllgor hynny.   Y prosesau newydd ar gyfer awdurdodi a rheoli gwariant ymgynghoriaeth wedi eu cefnogi gan achosion busnes i asesu angen cyn yr ymrwymiad, tra bod adolygiadau ôl-aseiniad wedi arddangos sut mae amcanion wedi eu cwrdd, a nodi dysgu i fod â’r hawl i weithio ar brosiectau’r Cyngor yn y dyfodol.  Mae canlyniad yr adolygiad archwilio yn 2016 wedi rhoi sicrwydd o effeithiolrwydd y system newydd mewn rheoli a monitro defnydd o ymgynghorwyr a gwariant cysylltiol.

Meddai’r Prif Weithredwr bod y gwariant terfynol o £81,824 ar ymgynghorwyr yn 2016/17 yn adlewyrchiad o'r gwaith a wnaed ac yn dangos gwariant isel gan Sir y Fflint ar ymgynghoriaeth o’i gymharu â chynghorau eraill.  Darparodd eglurhad ar yr un ymgynghorydd gyda gwerth dros £25K ar gyfer y cyfnod a hefyd ar yr ymrwymiad ymgynghoriaeth ‘byw’ yn 2017/18 a oedd yn adolygu a chynnal a chadw’r strwythur  tâl a graddfa sydd ei angen o dan y cytundeb Statws Sengl.

Eglurodd Rheolwr yr Adain Archwilio Mewnol natur gynghorol yr archwiliad gan roi sicrwydd o reolaethau da ar achosion busnes a chywirdeb y codio, gyda her go iawn yn cael ei roi i achosion busnes ac estyniadau i gontractau.  Nododd bod newid mewn diwylliant yn ffactor oedd yn cyfrannu i’r canlyniadau.

Wrth gydnabod hyn, awgrymodd y Cynghorydd Johnson adolygiad rheolaidd o’r trothwy £25K ar gyfer ymrwymiadau ymgynghoriaeth sydd angen cymeradwyaeth gan y Prif Weithredwr (yn ogystal â’r Prif Swyddog) i asesu p’un ai y gellir ei gynyddu.  Meddai’r Prif Weithredwr y gellir cynnwys hyn yn flynyddol fel rhan o'r Rheolau'r Weithdrefn Gontractau neu Ariannol.

Mewn ymateb i’r sylwadau gan y Cynghorydd Woolley am fonitro gwariant yr ymgynghorydd o dan y trothwy o £25K, sicrhawyd bod yr holl ofynion angen achos busnes ac awdurdodiad gan y Prif Swyddog perthnasol ac yn cael eu cofnodi yn y gronfa ddata.

Yn dilyn gwybodaeth ar yr ymgynghorwyr wedi’u defnyddio gan y Cyngor yn 2016/17, nododd y swyddogion gais y Cynghorydd Johnson fod adroddiadau’r dyfodol yn cynnwys manylion o p’un ai fod y cwmnïau yn genedlaethol neu leol.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor wedi'i sicrhau fod y gwariant ar ymgynghorwyr yn cael ei reoli a bod y Cyngor yn cyflawni gwerth am arian.

Darparu Rheolau Gweithdrefnau Ariannol wedi’u diweddaru i’r Pwyllgor Archwilio i’w hargymell i’r Cyngor Sir.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol y Rheolau Gweithdrefn Ariannol i’r Pwyllgor eu hardystio a’u cymeradwyo i’r Cyngor Sir.

Yn dilyn y diweddariad diwethaf yn 2015, roedd adolygiad wedi nodi newidiadau bychain i adlewyrchu gweithdrefnau wedi’u diweddaru a dulliau cyflawni gwasanaeth.   Roedd y cynnydd arfaethedig i'r trothwy trosglwyddiad ariannol yn gofyn am gymeradwyaeth y Cabinet (o £75K i £100K) er mwyn rhoi mwy o hyblygrwydd i Brif Swyddogion ar gyfer trosglwyddiadau yn eu hardaloedd gwasanaeth wrth gynnal rheolaeth ariannol yn yr hinsawdd bresennol.  Mae trosglwyddiadau ariannol o dan y trothwy yn cael eu monitro gan Gyllid Corfforaethol ac unrhyw newidiadau yn cael eu hadrodd fel rhan o ddiweddariadau monitro cyllideb i Cabinet a Phwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol.

PENDERFYNWYD:

Bod y Rheolau Gweithdrefn Ariannol wedi’i diweddaru yn cael eu hardystio a’u cymeradwyo i’r Cyngor.

Cyflwyno’r Protocol ar y Cyd rhwng Archwilio Mewnol a Swyddfa Archwilio Cymru sydd wedi’i ddiweddaru i’r Pwyllgor.

Cyflwynodd Rheolwr yr Adain Archwilio Mewnol Brotocol wedi'i ddiweddaru rhwng yr Archwiliad Mewnol ac Archwilydd Cyffredinol Cymru a Swyddfa Archwilio Cymru.

Ers ei ddiweddaru diwethaf yn 2015, mae’r Protocol wedi ei adnewyddu i sicrhau ei fod yn adlewyrchu’r arfer presennol ac yn cwrdd â’r gofynion.  Dim newidiadau mawr wedi eu gwneud ar wahân i ddiweddaru manylion y timau mewnol ac allanol.  Cynhaliwyd cyfarfodydd bob chwarter rhwng y ddau barti i drafod cynnydd a chynllunio.

Meddai Matt Edwards ei fod yn arfer da i ddatblygu'r fframwaith i wneud perthnasau gwaith yn ffurfiol ac i gadw rolau pawb ynghlwm.

Gofynnodd Sally Ellis os oedd protocolau eraill yn eu lle i roi sicrwydd o drefniadau gwaith gyda chyrff eraill fel yr Adran Gwaith a Phensiynau.  Eglurodd Rheolwr yr Adain Archwilio Mewnol y gellir cydnabod hyn fel rhan o’r broses mapio sicrwydd.

PENDERFYNWYD:

Derbyn y Protocol fel sail i gydweithrediad parhaus rhwng yr archwilwyr mewnol ac allanol.

Cyflwyno Diweddariad i'r Pwyllgor am gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd Rheolwr yr Adain Archwilio Mewnol y diweddariad ar yr adran Archwilio Mewnol.

Ar olrhain gweithredoedd, dim ond dau amlwg oedd yn arddangos effeithiolrwydd y system i wneud rheolwyr yn atebol ar gyfer eu hardaloedd priodol.  Ymrwymo partneriaid busnes TGCh ar amserlenni hefyd yn cael effaith bositif ar olrhain gweithredoedd.  Ar y Cynllun Gweithredol mae 11 ymholiad newydd am waith ychwanegol.

Yn dilyn ymholiad gan y Cynghorydd Johnson, eglurwyd bod oedi yn yr archwiliad o flaenoriaeth uchel gan Barc Treftadaeth Dyffryn Glas er mwyn caniatáu amser i sefydlu Bwrdd Ymddiriedolwyr newydd.

Croesawodd y Prif Weithredwr gyrhaeddiad yr holl dargedau ar ddangosyddion perfformiad a dywedodd bod hyn yn adlewyrchu arferion gwaith wedi’u gwella dan arweiniad Rheolwr yr Adain Archwilio Mewnol.

PENDERFYNWYD:

Bod yr adroddiad yn cael ei gymeradwyo.

Hysbysu’r Pwyllgor o’r camau gweithredu sy’n deillio o bwyntiau a godwyd yng nghyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Archwilio.

Cyflwynodd Rheolwr yr Adain Archwilio Mewnol yr adroddiad diweddariad ar gynnydd ar weithredoedd o gyfarfodydd blaenorol.

Yn ystod trafodaeth ar weithredoedd Cludiant i’r Ysgol, anogwyd Aelodau i fynychu’r gweithdy nesaf i drafod dod â materion gweithredol i ben, adolygu trefniadau yn y flwyddyn ac ystyried darpariaeth addysgu ôl 16.

PENDERFYNWYD:

Bod yr adroddiad yn cael ei gymeradwyo.

Ystyried Rhaglen Gwaith I’r Dyfodol yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd Rheolwr yr Adain Archwilio Mewnol y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol i’w hystyried, gan gynnwys cais gan y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a Chyfansoddiad.  Gofynnwyd i aelodau ddynodi eu dewisiadau ar gyfer y patrwm o gyfarfodydd i’r Pwyllgor sydd ar hyn o bryd yn cael eu cynnal ar foreau Mercher.

Dywedodd y Cynghorydd Dunbobbin am yr angen am hyblygrwydd ar gyfer cyfarfodydd fel ei bod yn bosib i'r holl fynychwyr eu mynychu beth bynnag yw eu hymrwymiadau. Teimlai bod angen trafodaeth ymhellach i annog newid diwylliannol o’r fath a gofynnodd i’w sylwadau gael eu nodi.

Eglurodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) mai bwriad y cais oedd galluogi pob pwyllgor i benderfynu ar batrwm cyfarfodydd eu hunain.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Dolphin at yr heriau mewn annog pobl iau i fod yn Aelodau etholedig.  Dywedodd am ymrwymiadau Aelodau oedd yn achosi anawsterau pan fo dyddiadau cyfarfodydd yn cael eu newid yn ystod y flwyddyn.

I gefnogi ei sylwadau cynharach ac mewn ymgais i ysgogi newid bychan yn y gobaith o drafodaeth ehangach, cynigodd y Cynghorydd Dunbobbin bod y cyfarfodydd yn cael eu cynnal ar sail gylchdroadol o 10am/3pm/4.30pm.  Eiliwyd hyn gan y Cynghorydd Johnson.  O'i roi i bleidlais, gwrthodwyd y cynnig.

Dywedodd y Cynghorydd Johnson ei fod yn erbyn y dewis o gael cyfarfodydd am 6pm oherwydd yr effaith ar ymrwymiadau Aelodau a swyddogion a dywedodd y byddai angen ymgynghori â'r Undebau Llafur.

Meddai'r Cynghorydd Woolley y byddai unrhyw ofyniad i Aelodau fynychu cyfarfodydd gyda'r nos yn cael effaith negyddol ar eu hymrwymiad â gweithgareddau yn y sector wirfoddol.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Johnson ar y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol fe eglurodd swyddogion na ddylai cylch gwaith Pwyllgor groesi Trosolwg a Chraffu.

Rhoddodd Rheolwr yr Adain Archwilio Mewnol esiampl lle mae pryderon ynghylch pynciau penodol yn cael eu codi fel rhan o'r gwaith archwilio.

Meddai’r Prif Weithredwr bod y Pwyllgor yn gallu gwneud cais bod gwaith archwilio ar bwnc o ddiddordeb yn gallu cael ei gynnwys yn y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol hyd yn oed os nad yw wedi derbyn graddfa sicrwydd 'coch'.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Woolley at y protocol o gyflwyno eitemau o ddiddordeb i'r pwyllgor trosolwg a chraffu perthnasol a dywedodd bod y pwyllgorau hynny yn gallu trosglwyddo achosion o bryder i’r Pwyllgor Craffu.

I roi sicrwydd pellach i’r Pwyllgor, rhoddodd y Prif Swyddog esiamplau o bynciau wedi cael eu hystyried o ganlyniad i bryderon Aelodau.  Darparodd yr eitem Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol ar bob agenda i roi cyfle pellach i gyflwyno achosion o bryder.

Cymerodd y Cadeirydd y cyfle i ddiolch i John Herniman o Swyddfa Archwilio Cymru am ei gefnogaeth i’r Pwyllgor yn ystod ei amser yn gweithio gyda Sir y Fflint gan mai dyma fyddai'r cyfarfod olaf iddo ei fynychu.

PENDERFYNWYD:

(a)       Derbyn y Rhaglen Waith i’r Dyfodol; a

(b)       Bod Rheolwr yr Adain Archwilio Mewnol, mewn ymgynghoriaeth â Chadeirydd ac Is Gadeirydd y Pwyllgor, wedi'i awdurdodi i amrywio'r Rhaglen Waith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

(c)       Byddai’n well gan y Pwyllgor i  ...  view the full Cofnodion text for item 39.

Nid oedd unrhyw aelodau o’r cyhoedd na’r wasg yn bresennol.