Rhaglen a chofnodion

Pwrpas: Penodi Cadeirydd ar gyfer y Pwyllgor.

Cynigiodd y Cynghorydd Dunbobbin y dylid penodi’r Cynghorydd Brown yn Gadeirydd y Pwyllgor.  Eiliwyd hyn ac, wedi pleidleisio, cafodd ei basio.  Ni chafwyd unrhyw enwebiadau pellach.

PENDERFYNWYD:

Dylid penodi’r Cynghorydd Helen Brown yn Gadeirydd y Pwyllgor.

(o’r pwynt yma, cadeiriodd y Cynghorydd Brown weddill y cyfarfod)

Pwrpas: Penodi Is-Gadeirydd ar gyfer y Pwyllgor.

Eiliwyd enwebiad y Cynghorydd Dunbobbin am Sally Ellis fel Is-gadeirydd ac, wedi pleidleisio, cafodd ei basio.  Ni chafwyd unrhyw enwebiadau pellach.

PENDERFYNWYD:

Penodi Sally Ellis fel Is-gadeirydd y Pwyllgor.

Pwrpas:I derbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Ar ôl cael cyngor gan y Prif Swyddog (Llywodraethu), datganodd y Cadeirydd, y Cynghorydd Holgate a Sally Ellis gysylltiad personol yn Eitem 7 ar y Rhaglen gan eu bod yn aelodau o Gronfa Bensiynau Clwyd.

Pwrpas:        I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod blaenorol21 Mawrth 2018.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 21 Mawrth 2018.

Cofnod rhif 60: Cynllun Strategol Archwilio Mewnol 2018/21 – rhoddodd swyddogion wybod y bydd yr ail benderfyniad ar risgiau strategol yn cael ei ddatblygu trwy sefydlu gr?p sy’n cynnwys Cadeiryddion Trosolwg a Chraffu (rhai sydd heb eu penodi eto) a fydd yn cyfarfod yn rheolaidd.

Cofnod rhif 62: Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol – Gofynnodd y Cynghorydd Dolphin am ddiweddariad ysgrifenedig gydag argymhellion Archwilio Mewnol ar Barc Treftadaeth Dyffryn Maes Glas yn dilyn y diweddariad ar lafar a roddwyd yn y cyfarfod Pwyllgor Trosolwg a Chraffu’r Amgylchedd.

Rhoddodd y Prif Swyddog (Cynllunio, Amgylchedd ac Economi) drosolwg o’r cyflwyniad manwl a roddwyd yn y cyfarfod hwnnw lle roedd y materion a nodwyd wedi’u cydnabod yn glir gyda chamau gweithredu wedi’u nodi, gan gynnwys gwella cysylltiadau gyda Chyngor Tref Treffynnon. Ar drefniadau llywodraethu, ailadroddodd bwysigrwydd cadw rhai o’r cyn Ymddiriedolwyr i helpu gyda pharhad a chefnogi datblygiad yr Ymddiriedolaeth yn y dyfodol ochr yn ochr ag Ymddiriedolwyr gyda sgiliau gofynnol.  Mae gwaith ar y cynllun busnes a’r cytundeb rheoli yn agos at gael ei gwblhau ac mae’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu'r Amgylchedd wedi derbyn yr esboniadau a phenderfynu derbyn diweddariad bob chwe mis.

Mewn ymateb i bryderon yngl?n â llithriant mewn dyddiadau gweithredu, rhoddodd y Prif Weithredwr wybod bod y prif faterion trefniadau llywodraethu a pherthnasau wedi’u datrys a bod angen agwedd tymor hirach i ddatrys y materion eraill.

Mewn perthynas â sylwadau'r Cynghorydd Dolphin ar gymhariaeth â Pharc Wepre, roedd y Cynghorydd Dunbobbin yn cofio yn yr un cyfarfod bod swyddogion wedi esbonio’r gwahaniaethau yn y modelau a fabwysiadwyd gan y parciau.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo'r cofnodion fel cofnod cywir, a’u llofnodi gan y Cadeirydd.

Pwrpas:        Cael adolygiad blynyddol o’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol i’w ardystio.

Cyflwynodd y Swyddog Gweithredol Busnes a Chyfathrebu Corfforaethol y Datganiad Llywodraethu Blynyddol (AGS) 2017/18 i ystyried ei argymell i Sir Conwy i gyd-fynd â’r Datganiad Cyfrifon.  Rhoddodd gyflwyniad yn ymdrin â'r canlynol:

·         Cod Llywodraethu Corfforaethol

·         Agwedd at adolygu

·         Cynnwys

·         Risgiau allweddol a dilyniant

Esboniodd Matthew Edwards yr arfer i Swyddfa Archwilio Cymru (WAO) adrodd yn ôl ar fformat a chynnwys yr AGS a gymeradwywyd fel rhan o’r gwaith ar archwilio’r Datganiad Cyfrifon.

Siaradodd y Prif Weithredwr am y broses paratoi ar gyfer yr AGS sydd wedi dod yn fwy llym blwyddyn ar ôl blwyddyn.

Croesawodd Sally Ellis y cysylltiadau â materion drwy gydol y flwyddyn, a oedd yn amlwg yn y ddogfen.  Mewn ymateb i sylwadau ar feysydd tebyg a nodwyd i’w gwella yn 2016/17 a 2017/18, rhoddodd y Prif Weithredwr enghreifftiau o rai meysydd lle disgwylir gwelliant ac eraill lle na ellir lliniaru risgiau yn gyfan gwbl yn unrhyw sefydliad, er yr her llym.  Awgrymodd y gallai swyddogion adlewyrchu ar feysydd sy’n lleihau o ran risgiau ac eraill sy’n digwydd bob blwyddyn i roi mwy o fanylder i’r Pwyllgor.  Cytunwyd hefyd y bydd yr adroddiad cynnydd bob chwe mis yn cynnwys mwy o eglurder ar y meysydd risg hynny.

Yn dilyn sylwadau gan y Cynghorydd Johnson ar derminoleg yn y ddogfen, cytunodd swyddogion i gynnwys y gair ‘cadarnhaol’ yn y frawddeg ‘ymgysylltu ag Undebau Llafur’ i adlewyrchu’r berthynas dda â’r Cyngor.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn argymell i’r Cyngor y dylid atodi’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2017/18 i’r Datganiad Cyfrifon.

Pwrpas:        I gytuno y bydd Cronfa Bensiynau Clwyd yn cymeradwyo ei Gyfrifon Blynyddol ei hun cyn archwiliad allanol.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) yr adroddiad ar y cynnig i Ddatganiad Cyfrifon terfynol Cronfa Bensiynau Clwyd gael ei gymeradwyo gan Bwyllgor Cronfa Bensiynau Clwyd ar ôl ei ystyried gan y Pwyllgor Archwilio.  Y sail ar gyfer yr agwedd oedd dileu’r angen i’w gymeradwyo gan y Cyngor llawn (sydd ddim yn rwymedigaeth deddfwriaethol neu gyfansoddiadol) a galluogi Pwyllgor Cronfa Bensiynau Clwyd, fel corff mwy priodol gyda’r arbenigedd perthnasol, i dderbyn y swyddogaeth.

Croesawodd Matthew Edwards o Swyddfa Archwilio Cymru y newid proses a dywedodd y dylai hyn gryfhau’r trefniadau cyfredol.

PENDERFYNWYD:

Bod datganiad cyfrifon Cronfa Bensiynau Clwyd yn cael ei ystyried gan y Pwyllgor Archwilio a’i gymeradwyo gan Bwyllgor Cronfa Bensiynau Clwyd.

Pwrpas:        Rhoi gwybod i’r aelodau am ganlyniad yr holl waith archwilio a gynhaliwyd yn ystod 2017/18 a rhoi’r farn Archwilio Mewnol flynyddol ar safon rheolaeth fewnol, rheoli risg a llywodraethu yn y Cyngor.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol Dros Dro adroddiad a oedd yn crynhoi canlyniad yr holl waith archwilio a wnaed yn ystod 2017/18. Y farn archwilio oedd, yn gyffredinol, bod gan y Cyngor fframwaith llywodraethu, trefniadau rheoli risg a rheolaeth effeithiol a digonol.

Gofynnodd Sally Ellis a oedd trefnau diogelu wedi’u sefydlu i ymdrin ag effaith bosibl yr oedi sy’n deillio o archwiliadau blaenoriaeth canolig yn cael eu hamnewid gydag archwiliadau blaenoriaeth uchel yn ystod y flwyddyn, er enghraifft, Grantiau Cyfleusterau i’r Anabl (DFG) lle roedd problemau wedi cynyddu.  Rhoddodd y Rheolwr Archwilio Mewnol wybod bod adolygiad y DFG wedi’i ohirio o 2016/17 oherwydd rhesymau gweithredol a chadarnhaodd y byddai archwiliadau blaenoriaeth canolig sydd wedi’u trefnu yng Nghynllun Archwilio 2018/19 yn cael eu cynnal.  Ar gwestiwn pellach, esboniodd effaith gadarnhaol cynnwys gwaith ymgynghorol/ymgynghoriaeth ochr yn ochr â gwaith archwilio cyffredinol.

Siaradodd y Prif Weithredwr am ei hyder yn y Rheolwr a’i thîm wrth iddynt ddarparu cydbwysedd da o gefnogaeth a her, a chroesawodd y cynnydd mewn gwaith ymgynghorol fel newid cadarnhaol sylweddol i’r Cyngor.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r adroddiad a’r farn archwilio mewnol blynyddol.

Pwrpas:        Cyflwyno Diweddariad i'r Pwyllgor am gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol ddiweddariad ar gynnydd yr adran Archwilio Mewnol. Gan gyd-fynd â’r arfer a gytunwyd, roedd swyddogion perthnasol yn bresennol i roi esboniad ar y materion allweddol a chamau gweithredu sy’n deillio o’r adolygiad coch (sicrwydd cyfyngedig) o’r Grantiau Cyfleusterau i'r Anabl (DFG).

Crynhodd yr Uwch Archwilydd ganfyddiadau’r adolygiad, fel y nodwyd yn yr adroddiad, gan nodi y gall y newidiadau diweddar a wnaed i'r strwythur rheoli fod yn ffactor sydd wedi cyfrannu.

Esboniodd y Prif Swyddog (Cynllunio, Amgylchedd a’r Economi) bod y cyfrifoldeb am DFG yn ei bortffolio ef ar hyn o bryd wedi i’r Prif Swyddog (Cymuned a Menter) adael, ond bydd yn trosglwyddo yn ôl i Tai yn fuan.  Esboniodd y rhoddwyd ymrwymiad i fynd i’r afael â’r argymhellion gan gynnwys sefydlu bwrdd trosolwg proffesiynol.

Croesawodd y Prif Weithredwr yr ymyrraeth gan reolwyr ar y mater gan fod cyflymder a manylder yr ymateb i’r canfyddiadau wedi bod yn annigonol.  Pwrpas y bwrdd trosolwg proffesiynol oedd goruchwylio gweithrediad llawn yr argymhellion archwilio, i sicrhau gwelliant perfformiad, a chynnal adolygiad cynhwysfawr o’r broses gyfan sy’n cynnwys y Gwasanaethau Cymdeithasol.

Esboniodd y Rheolwr Gwasanaeth, Menter ac Adfywio y byddai’r adroddiad yn cael ei herio ymhellach gan y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Cymuned a Menter.  Wrth dynnu sylw at gynnydd ar rai camau gweithredu allweddol, cyfeiriodd at effaith y newidiadau strwythurol gan gynnwys rhai swyddi gwag heb eu llenwi.  Diolchodd i’r cydweithwyr o Archwilio Mewnol am eu cymorth wrth ddatblygu systemau monitro newydd a fydd yn sicrhau agwedd gyson at reoli llwyth achosion.

Croesawodd Sally Ellis y cynllun gweithredu cadarn a oedd wedi’i sefydlu.  Lluniodd gymhariaeth gyda’r adolygiad coch ar Orfodaeth Cynllunio lle mae materion rheoli swyddi gwag a dangosyddion perfformiad wedi’u nodi, a gofynnodd ai dyma’r achos yn unrhyw feysydd gwasanaeth eraill.  Nid oedd y Prif Weithredwr yn ymwybodol o’r problemau hyn yn codi yn unrhyw le arall, ond tynnodd sylw at y gwahaniaethau rhwng canfyddiadau archwilio Gorfodaeth Cynllunio o gymharu â’r DFG.  Siaradodd am y gwaith sylweddol yn Adnoddau Dynol yngl?n â dysg o adolygiadau gwasanaeth a chynllunio ar gyfer olyniaeth yn y Cyngor.

Esboniodd y Prif Swyddog (Cynllunio, Amgylchedd a’r Economi) yn achos yr adolygiad Gorfodaeth Cynllunio, bod swyddogion wedi gweithio gydag Archwilio Mewnol i symud adnoddau ar gyfer adolygiad annibynnol o’r gwasanaeth, i gydnabod problemau perfformiad.

Ar adroddiadau terfynol eraill a gyflwynwyd, gofynnwyd am ddiweddariad gan y Cynghorydd Dolphin ar adroddiad dilynol Parc Treftadaeth Dyffryn Maes Glas.  Cytunodd y Prif Weithredwr y bydd adroddiad cynnydd ysgrifenedig llawn ar gael i Aelodau o fewn 7-10 diwrnod.

Fel y gofynnwyd yn flaenorol, rhoddwyd trosolwg o’r adroddiadau gyda lefel sicrwydd oren coch.  Croesawyd y fformat gan Sally Ellis, a ofynnodd yngl?n â monitro cynnydd ar ôl-ddyledion rhent tai.  Estynnodd y Cadeirydd wahoddiad i’r Dirprwy Arweinydd a’r Aelod Cabinet Tai, a oedd yn bresennol yn y galeri cyhoeddus i roi diweddariad.  Dywedodd y Cynghorydd Attridge, i gydnabod pwysigrwydd y mater, y gwnaethpwyd ymrwymiad i fynd i’r afael ag ôl-ddyledion rhent a fydd yn helpu i gefnogi  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

Pwrpas:        Cyflwyno canlyniadau adolygiad dilynol o’r Orfodaeth Gynllunio i’r Pwyllgor.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol yr adroddiad dilynol i’r adroddiad sicrwydd coch ar Orfodaeth Cynllunio a ystyriwyd gan y Pwyllgor ym mis Medi 2017. Rhoddodd wybod bod cynnydd rhesymol wedi’i wneud wrth weithredu’r argymhellion ac mai’r unig gam gweithredu sy’n weddill yw hyfforddi gweithwyr sydd wedi’i ohirio oherwydd ailstrwythuro’r tîm.

Fel diweddariad pellach ar gamau gweithredu allweddol, rhoddodd y Prif Swyddog (Cynllunio, Amgylchedd a’r Economi) wybod y bydd ymatebion i’r ymgynghoriad ar fersiwn drafft diwygiedig y Polisi Gorfodaeth yn cael eu hystyried gan y Gr?p Strategaeth Cynllunio ym mis Gorffennaf, cyn ei fabwysiadu.  Roedd ailstrwythuro’r tîm yn golygu bod y timau ardal r?an wedi’u cynnwys o fewn Gorfodaeth a bod gwaith ar fapio prosesau wedi’i gwblhau.  Y newid mwyaf sylweddol oedd newid diwylliant yn y tîm a fydd yn cymryd amser i gael effaith lawn.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r cynnydd a wnaed wrth weithredu’r camau gweithredu o’r adroddiad gwreiddiol.

Pwrpas:        Hysbysu'r Pwyllgor o'r camau gweithredu sy'n deillio o bwyntiau a godwyd yng nghyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Archwilio.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol yr adroddiad diweddariad cynnydd ar y camau gweithredu sy’n deillio o gyfarfodydd blaenorol.  Nid oedd unrhyw faterion arwyddocaol yn weddill.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Pwrpas:        Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol i’w ystyried ac awgrymodd efallai yr hoffai’r Pwyllgor ystyried ail-alinio’r ddogfen i sicrhau y bydd adroddiadau yn cael eu derbyn ar yr adeg briodol.

Oherwydd y nifer eitemau i'w trafod yng nghyfarfod mis Medi, ac i roi digon o amser ar gyfer y rhai sydd angen eu cymeradwyo o fewn terfyn amser statudol‘ cytunwyd y dylid symud yr eitem ar Waredu Asedau a Derbyniadau Cyfalaf a’r Adroddiad Blynyddol ar Archwiliadau Allanol i gyfarfod mis Tachwedd, neu hwyrach.  Cytunodd yr Aelodau hefyd i beidio derbyn yr Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol ym mis Medi, a’i gynnwys yn yr adroddiad ar gyfer cyfarfod mis Tachwedd.

PENDERFYNWYD:

(a)       Y dylid derbyn y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol fel y’i diwygiwyd; ac

(b)       Awdurdodi’r Rheolwr Archwilio Mewnol, mewn ymgynghoriad gyda Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, i amrywio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, wrth i’r angen godi.

Nid oedd aelodau o’r wasg a’r cyhoedd yn bresennol.