Rhaglen a chofnodion

Yn unol â’r gofynion Cyfansoddiadol, cytunodd y Pwyllgor i ganiatáu’r Cynghorydd Martin White i ddirprwyo i’r Cynghorydd Glyn Banks. Cadarnhawyd bod y Cynghorydd White wedi ymgymryd â’r hyfforddiant archwilio angenrheidiol.

PENDERFYNWYD:

Caniatáu’r Cynghorydd Martin White i ddirprwyo yn y cyfarfod.

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Ni ddaeth unrhyw rai i law.

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 22 Tachwedd 2017.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 22 Tachwedd 2017.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnod fel gwir gofnod a chawsant eu harwyddo gan y Cadeirydd.

1.01 Cyflwyno Strategaeth Rheoli Trysorlys drafft ar gyfer 2018/19 i’r Aelodau a’i argymell ar gyfer cymeradwyaeth y Cabinet.

1.02 Rhoi diweddariad ar faterion sy’n ymwneud a Pholisi, Strategaeth ac Arferion Rheoli Trysorlys y Cyngor at ddiwedd mis Rhagfyr 2017.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid – Cyfrifeg Dechnegol Strategaeth Rheoli’r Trysorlys 2018/19 ddrafft i’w hadolygu a’i thrafod, gan geisio argymhelliad i’r Cabinet. Gwahoddwyd pob Aelod i sesiwn hyfforddiant ym mis Rhagfyr 2017 i baratoi ar gyfer cymeradwyo’r Strategaeth yn y Cyngor llawn yn nes ymlaen yn y mis. Yn ogystal, cyflwynwyd diweddariad Chwarter 3 ar faterion yn ymwneud â Pholisi, Strategaeth ac Arferion Rheoli’r Trysorlys 2017/18 y Cyngor er gwybodaeth.

Crynhodd yr adroddiad y prif newidiadau a gododd o’r diweddariad diweddar i’r ddau God Ymarfer gan y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifeg (CIPFA). Oherwydd yr amserlenni a’r ffaith nad oedd CIPFA eto wedi cyhoeddi arweiniad ymarferol i gyd-fynd â’r diweddariadau, argymhellodd ymgynghorwyr Rheoli’r Trysorlys (Arlingclose) fod y Cyngor wedi gosod ei Strategaeth 2018/19 gan ddefnyddio  fersiwn 2011 y Cod. Amlygwyd newidiadau allweddol o’r Strategaeth flaenorol, gan nodi bod Adran 4 (cyd-destun lleol) yn seiliedig ar waith yn y Rhaglen Gyfalaf ar hyn o bryd a allai fod yn destun newid cyn cyflwyno’r adroddiad i’r Cabinet a’r Cyngor.

Yn ystod diweddariad ar Reoli’r Trysorlys 2017/18, cyfeiriodd y Rheolwr Cyllid at drafodaeth flaenorol ar MiFiD II (Marchnadoedd yn y Gyfarwyddeb Offerynnau Ariannol) a arweiniodd at gytundeb i’r Cyngor ddewis statws cleientiaid ‘proffesiynol’. Ers cyhoeddi’r adroddiad, cymeradwywyd y Cyngor i’r statws hwn gan 11 sefydliad ariannol ac roeddent yn aros am ymateb gan un arall.

Cyfeiriodd Sally Ellis at gyhoeddi canllawiau CIPFA, oedd yn ddisgwyliedig yn ail hanner y flwyddyn, a gofynnodd ynghylch y risgiau oedd yn codi yn sgil gweithredu’r newidiadau yn hwyr. Esboniodd y Rheolwr Cyllid fod Cod 2011 yn parhau i fod yn berthnasol. Er y gallai rhai paratoadau ddechrau, byddai’r goblygiadau ymarferol yn gofyn am ragor o drafod pan fyddai’r canllawiau ar gael, er enghraifft eglurder ar ddiffiniad ehangach ‘buddsoddiadau’. Roedd gan y Cyngor ddull da o droi at fesur y risgiau sy’n gysylltiedig â phenderfyniadau buddsoddi tymor hir ac roedd hi’n bwysig peidio â chael eu gorlethu â’r fframwaith risgiau petai gofynion y Cod yn cael eu bodloni. Gofynnodd Sally i ddiweddariad ychwanegol ar Reoli’r Trysorlys gael ei amserlennu yn y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol.

Nid oedd y Prif Weithredwr yn disgwyl i’r newidiadau effeithio ar arferion oherwydd roedden nhw’n gyffredinol berthnasol i gofnodi a dosbarthu’r eitemau.

Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cynghorydd Johnson ar newidiadau CIPFA, dehonglodd y Rheolwr Cyllid fod y rhain o gwmpas y mentrau masnachol cynyddol a gyflawnir gan y cynghorau yn Lloegr yn bennaf. O ran MiFiD II, rhoddodd wybodaeth am y sefydliadau ariannol rheoledig oedd yn ofynnol i roi cymeradwyaeth i statws proffesiynol y Cyngor a chytunodd rannu rhestr o’r sefydliadau hynny a fyddai’n cyd-fynd ag Arferion ac Amserlenni Rheoli’r Trysorlys.

Siaradodd y Cynghorydd Woolley am yr angen i Lywodraeth Cymru fod yn glir ynghylch cynlluniau ad-drefnu i lywodraeth leol. Gofynnodd a ad-dalwyd benthyciad o £1.6m yn ystod Chwarter 3 gan ddefnyddio cronfeydd presennol neu drwy fenthyca. Dywedodd y Rheolwr Cyllid  fod y penderfyniadau hynny’n cael eu penderfynu gan y sefyllfa ariannol ar y diwrnod yr oedd y benthyciad yn aeddfedu  ...  view the full Cofnodion text for item 44.

Mae Llywodraeth Cymru yn bwriadu newid terfynau amser statudol ar gyfer Awdurdodau Lleol i gyhoeddi eu Datganiad Cyfrifon.  Mae’r adroddiad yn crynhoi dull arfaethedig y Cyngor i ymateb i'r newidiadau a fydd yn cyflwyno terfynau amser cynharach ar gyfer blynyddoedd ariannol 2017/18 a 2020/21.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol yr adroddiad yn rhoi manylion y paratoadau gan y Cyngor a Swyddfa Archwilio Cymru i fodloni cam cyntaf y dyddiadau cau cynharach a gynigiwyd gan Lywodraeth Cymru a oedd yn berthnasol i gyhoeddi cyfrifon awdurdodau lleol yng Nghymru.

Cyflwynodd y dyddiadau cau cynharach ar gyfer 2018/19 ymlaen heriau sylweddol i bob cyngor ac archwilydd, a byddent yn elwa ar gynllunio cynnar. Argymhellwyd felly fod yr amserlen i gymeradwyo cyfrifon 2017/18 yn cael ei symud ymlaen i’r wythnos yn dechrau ar 10 Medi 2018. Er mwyn cynorthwyo â’r dull hwn, gwnaed nifer o newidiadau i arferion gwaith a chynhaliwyd cyfarfodydd cyson gyda chydweithwyr Swyddfa Archwilio Cymru.

Esboniodd y Prif Weithredwr er mai swyddogaeth Cyngor yn Sir y Fflint oedd cymeradwyo’r cyfrifon terfynol, gellid rhoi ystyriaeth i’r dyfodol i fabwysiadu’r dull a gymerwyd gan nifer fawr o gynghorau eraill i ddirprwyo’r  cyfrifoldeb hwn i’r Pwyllgor Archwilio. O fynd ar drywydd hyn, byddai angen cyflwyno adroddiad i’r Pwyllgor Cyfansoddiad a Gwasanaethau Democrataidd.

Siaradodd y Cynghorydd Woolley o blaid y dull arfaethedig ar gyfer cyfrifon 2017/18 ond roedd ganddo bryderon am yr effaith ar amser y swyddogion. Dywedodd y Prif Weithredwr y byddai’r un gwaith yn cael ei wneud o fewn cyfnod cywasgedig ac y byddai angen i’r effaith ar berfformiad ar dasgau eraill gael ei monitro. Roedd dewisiadau mewnol ac allanol yn cael eu harchwilio i ddynodi adnoddau ychwanegol yng ngoleuni absenoldeb y Rheolwr Cyllid - Cyfrifeg Dechnegol ac roedd hyn yn cael ei ystyried yn risg gweithredol.

Cododd y Cynghorydd Johnson bryderon am y goblygiadau democrataidd sy’n codi o amserlen tymor nesaf y Cyngor lle byddai angen i’r Pwyllgor Archwilio newydd ei ffurfio fodloni ei gyfrifoldebau statudol ar y cyfrifon. Dywedodd y Prif Weithredwr y gallai penodiad cynnar aelodaeth newydd y Cyngor gael ei flaenoriaethu ar ôl yr etholiad ac y gallai amrywiad gael ei wneud i’r amserlen gyfrifon ar yr adeg honno er mwyn caniatáu rhywfaint o hyblygrwydd fel y bo’n ofynnol.

Eglurodd y Rheolwr Cyllid nad oedd y rheoliadau ar ddyddiadau cau cynharach wedi’u cymeradwyo eto gan Lywodraeth Cymru a chyfeiriodd at natur y Datganiad Cyfrifon fel dogfen ôl-syllol mewn fformat penodedig.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r adroddiad a’r newidiadau i gyfarfodydd mis Medi’r Pwyllgor Archwilio a’r Cyngor i gymeradwyo’r Datganiad Cyfrifon, fel yr esbonnir ym mharagraff 1.08.

Cymeradwyo camau a gymerodd y Cyngor i liniaru’r risgiau sylweddol ar bwynt canol y flwyddyn.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr ddiweddariad ar y risgiau strategol yng Nghynllun Cyngor 2017/18 y Cyngor a throsolwg o’r adolygiad Rheoli Risgiau diweddar a gynhaliwyd gan Archwilio Mewnol.

Adroddwyd bod y rhan fwyaf o’r 48 risg wedi’u hasesu fel cymedrol a bod yr 11 risg goch yn gysylltiedig yn bennaf â sefyllfa ariannol barhaus y Cyngor nad oedd modd eu lliniaru’n llawn. Roedd pryderon  ynghylch y potensial i rai risgiau coch ddwysáu i fod yn ddu (difrifol) a oedd yn ddigynsail.

O ran amseru’r diweddariad, cynghorodd y Swyddog Gweithredol Busnes a Chyfathrebu Corfforaethol fod y sefyllfa’n destun newid wrth adrodd ar sefyllfa Chwarter 3 y mis canlynol. Esboniodd hefyd y byddai adroddiadau’r dyfodol yn cynnwys mwy o fanylder ar dueddiadau.

Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol fod cylch gwaith yr adolygiad eleni wedi newid i ganolbwyntio ar adnabod, rheoli ac adrodd ar risgiau gweithredol a oedd wedi cael lefel sicrwydd cyffredinol o ‘resymol’. Roedd nifer o feysydd lle’r oedd risg yn cael ei reoli’n dda a lle gwnaed cynnydd ar y pedwar maes a ddynodwyd ar gyfer gwelliant pellach.

Gofynnodd y Cynghorydd Woolley a oedd Llywodraeth Cymru wedi ymateb i gyfathrebiadau am y risg ar fodloni’r galw cynyddol am ofal cartref preswyl a nyrsio. Dywedodd y Prif Weithredwr fod codiadau diweddar mewn cyfraddau preswylio wedi dangos y diffyg gallu. Gwnaed sylwadau gan y Cyngor ar y cyfraddau cadw parhaus o £0.500m o’r Gronfa Gofal Ganolradd yn dda ac roeddent yn aros am benderfyniad ffurfiol. O ran y Polisi a’r Strategaeth Rheoli Risgiau, esboniwyd y byddai diweddariad yn cael ei wneud ac yn cael ei gyflwyno yn y cyfarfod nesaf i’w hystyried.

Mewn ymateb i’r cwestiynau gan Sally Ellis a’r Cynghorydd Johnson, dywedodd y Prif Weithredwr fod gwaith yn mynd rhagddo gyda Phrif Swyddogion i sicrhau bod camau’n cael eu cymryd ar y meysydd ar gyfer gwelliant i gryfhau prosesau.

Cytunwyd rhai mân newidiadau i argymhellion yr adroddiad i adlewyrchu’r pwyntiau a godwyd.

PENDERFYNWYD:

(a)       Nodi statws trosolwg cychwynnol risgiau strategol blaenoriaethau 2017/18 y Cyngor;

(b)       Nodi canlyniadau adolygiad Archwilio Mewnol diweddar trefniadau rheoli risg y Cyngor a nodi ymateb rheoli’r Cyngor, yn unol â’r cynllun gweithredu a’r adroddiad Archwilio dilyn i fyny; a

(c)       Chyflwyno’r Polisi a’r Strategaeth Rheoli Risgiau i’r cyfarfod nesaf i roi sicrwydd bod hwn wedi’i ddiweddaru’n llawn.

Cadarnhau’r adolygiad o'r Cod Llywodraethu Corfforaethol.

Cyflwynodd y Swyddog Gweithredol Busnes a Chyfathrebu Corfforaethol adroddiad ar y Cod Llywodraethu Corfforaethol wedi’i ddiweddaru i geisio cymeradwyaeth i’r Pwyllgor Cyfansoddiad a Gwasanaethau Democrataidd.

Roedd yr adroddiad yn cynnwys diagram yn dangos sut roedd y Cod yn gysylltiedig â Chynllun y Cyngor a’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol. Er y gwnaed newidiadau sylweddol i’r Cod yn ystod y flwyddyn flaenorol i ddilyn canllawiau cenedlaethol diwygiedig, roedd y diweddariad cyfredol yn berthnasol i feysydd penodol.

Soniodd Sally Ellis ynghylch proffesiynoldeb y ddogfen a gofynnodd a oedd y digwyddiadau yn ystod y flwyddyn ddiwethaf wedi arwain at ddysgu am broblemau oedd yn unol â’r Côd. Cyfeiriodd y Swyddog Gweithredol at feysydd newydd fel cyflwyno Strategaeth Buddiannau Cymunedol a datblygu gwaith Adnoddau Dynol ar reoli straen. Esboniodd y Prif Weithredwr a’r Prif Swyddog er nad oedd y Cod yn cymell arfer, roedd y gwaith o sgorio holiaduron hunanasesu yn darparu dysg ar gyfer datblygiad i’r dyfodol. Roedd y broses hon yn mynd rhagddi i alluogi ar gyfer cyflwyno’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft i’r Pwyllgor yn nes ymlaen.

Gofynnodd y Cynghorydd Johnson am gyfleoedd i Aelodau gymryd rhan ar y Gweithgor Llywodraethu Corfforaethol. Esboniodd y Prif Weithredwr natur dechnegol y gwaith hwn wrth wirio cydymffurfiaeth â’r fframwaith yr oedd angen i’r Pwyllgor ei gymeradwyo. Darparodd y Prif Swyddog wybodaeth am baratoadau ar gyfer y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ac awgrymodd fod swyddogion yn trafod sut orau i gyflwyno’r ddogfen gan mai dyma’r tro cyntaf y byddai aelodaeth o’r Pwyllgor hwn yn ei hystyried.

Rhoddodd y Rheolwr Archwilio Mewnol wybod y byddai holiaduron hunanasesu’n cael eu dosbarthu’n fuan er mwyn galluogi ar gyfer adrodd y canlyniadau i’r cyfarfod nesaf.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn cymeradwyo’r Cod Llywodraethu Corfforaethol wedi’i ddiweddaru i’w fabwysiadu fel rhan o Gyfansoddiad y Cyngor.

Rhoi'r diweddaraf i'r Pwyllgor ar adolygiad archwilio rheoli contractau.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) adroddiad ar ganfyddiadau adolygiad Archwilio Mewnol ar gaffael yn dilyn mabwysiadu’r Rheolau Gweithdrefnau Contract diwygiedig. Byddai’r adroddiad yn rhoi sicrwydd ar reoli contractau a fu’n faes pryder i’r Pwyllgor.

Rhoddwyd lefel sicrwydd ‘Gwyrdd/Melyngoch’ ar yr adolygiad a chrynhowyd y canfyddiadau. Darparodd y Prif Swyddog ragor o fanylder ar waith i fynd i’r afael â chamau gweithredu mewn perthynas â chofnodi perfformiad y contractwr yn ganolog, cofrestr y contract a hyfforddiant gorfodol i’r swyddogion.

Rhoddodd Sally Ellis sylwadau ar yr angen i roi’r camau gweithredu ar waith yn brydlon. Esboniodd y Prif Swyddog fod yr argymhellion yn yr adroddiad yn adlewyrchu’r camau dilyn i fyny a oedd yn destun monitro ac y byddai unrhyw rai heb eu cwblhau erbyn y dyddiad targed yn cael eu hadrodd i’r Pwyllgor yn y ffordd arferol.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Johnson at y camau cytûn ar y defnydd gwaharddedig o Restrau Cymeradwy a rhoddwyd gwybod y byddai hyn yn cael ei ddilyn i fyny er mwyn atgoffa swyddogion o’r ffordd gywir y dylid penodi contractwyr.

Gofynnodd y Cynghorydd Woolley am y dull o ddelio â thanberfformiad y contractwr a oedd yn effeithio ar amser y swyddogion. Dywedodd y Prif Swyddog y byddai ystod o fesurau dwysáu’n cael eu hymgorffori mewn contractau ac mai’r dewis oedd yn cael ei ffafrio oedd gweithio gyda’r contractwr penodedig i nodi gwelliannau. Siaradodd am yr amryw ystyriaethau oedd ynghlwm megis a oedd y contract o natur arbenigol, ond y gosb eithaf oedd terfynu’r contract.

PENDERFYNWYD:

Bod yr Aelodau’n cael eu sicrhau y bydd y camau adferol, o’u gweithredu, yn mynd i’r afael â’r gwendidau rheoli a ddynodwyd.

Mae’r llythyr yn crynhoi’r prif negeseuon sy’n codi o gyfrifoldebau statudol Archwilydd Cyffredinol Cymru dan Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004, a chyfrifoldebau adrodd dan Cod Ymarfer Archwilio ar gyfer y flwyddyn ariannol 2016/17.

Cyflwynodd Mike Whiteley o Swyddfa Archwilio Cymru’r Llythyr Archwilio Blynyddol a grynhodd y prif negeseuon a gododd o gyfrifoldebau statudol Archwilydd Cyffredinol Cymru.

Ymdriniodd y llythyr yn bennaf â gwaith archwilio ar y cyfrifon ar gyfer 2016/17 a’r camau oedd yn cael eu cymryd i ddynodi dysgu i’r ddau barti. Byddai gweithredu’r dyddiadau cau cynharach ar gyfer cyhoeddi cyfrifon i’r dyfodol yn her i bawb dan sylw, ac roedd ymgysylltiad cadarnhaol rhwng swyddogion y Cyngor a chydweithwyr Swyddfa Archwilio Cymru’n helpu dynodi meysydd paratoi’n gynnar. Roedd cyfarfodydd rheolaidd yn helpu monitro camau i benderfynu ar y materion a ddynodwyd ar gyfrifon Cronfa Bensiwn Clwyd am y flwyddyn flaenorol ac nid oedd gan Swyddfa Archwilio Cymru bryderon ar y cam hwn. Cydnabyddodd y llythyr y pwysau ariannol sylweddol a wynebwyd gan y Cyngor ac adlewyrchodd y gwaith cadarnhaol i liniaru rhywfaint o’r risg honno. Roedd gwaith ar ardystio hawliadau a ffurflenni grantiau bron â chwblhau a byddai hyn yn cael ei adrodd i gyfarfod nesaf y Pwyllgor.

Mynegodd y Prif Weithredwr werthfawrogiad i waith Swyddfa Archwilio Cymru. Esboniodd fod y materion cronnol wedi arwain at y materion a ddynodwyd ar gyfrifon Cronfa Bensiwn Clwyd ar gyfer 2016/17 ac ni ddylai hyn ddigwydd eto. Wrth gydnabod sensitifrwydd yr iaith a ddefnyddiwyd yn y llythyr, pwysleisiodd y gwahaniaeth clir rhwng rheoli cyllidebau’n effeithiol dan reolaeth y Cyngor yn hytrach na graddfa’r her ariannol  a achoswyd gan bolisïau cyllidol a’r farchnad economaidd. Roedd y sylwadau a wnaed i Lywodraeth Cymru’n ddiweddar yn cynnwys dull ‘llyfr agored’ o gynnig gwybodaeth dryloyw i gefnogi’r pryderon ar gynaliadwyedd ariannol.

Cyfeiriodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol at y sylwadau cadarnhaol a wnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru ar gamau dilyn i fyny er mwyn mynd i’r afael â’r materion a ddynodwyd yn y flwyddyn flaenorol a fyddai hefyd o fantais i waith ar broses gyfrifon 2017/18.

Gofynnodd Sally Ellis am gyfraniad posibl Swyddfa Archwilio Cymru ar fynd i’r afael â’r risgiau i gynaliadwyedd ariannol. Siaradodd y Prif Weithredwr am rôl annibynnol Swyddfa Archwilio Cymru wrth brofi dilysrwydd. Fel y crybwyllwyd yn gynharach, croesawodd ddilysu allanol a her i ddatganiadau risg y Cyngor a dystiwyd.

Adleisiodd y Cynghorydd Woolley bryderon cynaliadwyedd ariannol yn achos dim cyllid ychwanegol gan Lywodraeth Cymru.

PENDERFYNWYD:

(a)       Nodi Llythyr Archwilio Blynyddol Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer 2016/17; a

(b)       Derbyn sylwadau cadarnhaol ar y dull o droi at risgiau llywodraethu ariannol.

Cyflwyno Diweddariad i'r Pwyllgor am gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y diweddariad ar gynnydd yr adran Archwilio Mewnol. Esboniodd fod canlyniadau’r dangosyddion perfformiad yn bennaf yn sgil amseru’r adroddiad. Ar Gynllun Archwilio 2017/18, byddai adolygiadau Rheoli Contractau a Safon Ansawdd Tai Cymru’n cael eu symud i 2018/19 ac roedd yr un olaf yn ddibynnol ar ganlyniad adolygiad rhanbarthol Swyddfa Archwilio Cymru.

Yn ystod y cyfnod, dim ond yr adolygiad ‘coch’ (sicrwydd cyfyngedig) a gyhoeddwyd ar gyfer y Llwybr Mynediad Unigol i Dai. Yn unol â’r arfer cytûn ar gyfer adolygiadau coch, roedd y Prif Swyddog (Cymuned a Menter) yn bresennol gyda’r Rheolwr Asedau Tai a’r Rheolwr Gwasanaeth (Cefnogi Cwsmeriaid) er mwyn rhoi sicrwydd ar y camau a gymerwyd.

Esboniodd yr Uwch Archwilydd gefndir a chwmpas yr adolygiad a ddynododd 13 cam gweithredu, gan gynnwys dau oedd yn risg uchel a gwblhawyd. Adroddodd fod y rheolwyr wedi derbyn y canfyddiadau ac roeddent wrthi’n rhoi camau ar waith yn brydlon.

Ailadroddodd y Prif Swyddog fod canfyddiadau’r adolygiad yn cael eu blaenoriaethu. Rhoddodd esboniad ar y ddau gam coch yn ymwneud ag archwilio tystiolaeth i gefnogi gorgyffyrddiadau dyrannu a chofnodi dyddiadau ymgeisio ar y gofrestr. Fel gwybodaeth gefndir, siaradodd am effaith cynnydd yn yr ymgeiswyr ar y gofrestr dros y 12 mis diwethaf sydd wedi arwain at heriau wrth reoli’r gofrestr.

Croesawodd Sally Ellis y cynllun gweithredu manwl. Mewn ymateb i’r sylwadau, dywedodd yr Uwch Archwilydd y byddai newidiadau TGCh yn helpu awtomeiddio systemau a lleihau lefel y gweithio â llaw a’r pwysau dilynol. Cyfeiriodd y swyddogion at faterion blaenorol oedd yn codi yn sgil oedi wrth uwchraddio’r gweinydd i gefnogi’r system ‘Tai Agored’. Gosodwyd camau yn yr adroddiad i swyddogion TGCh flaenoriaethu’r gwaith hwnnw, yn amodol ar allu Capita, yn unol â’r amserlenni cytûn.

Pan ofynnodd y Cynghorydd Dolphin ynghylch cynllunio gwaith TGCh, dywedodd y Prif Swyddog fod y dull presennol yn golygu trafod â thîm y Prif Swyddog er mwyn asesu sut gellid darparu ar gyfer unrhyw brosiectau newydd a ddynodwyd yn ystod y flwyddyn.

Dywedodd y Prif Weithredwr, er mwyn mynd i’r afael â chanfyddiadau’r adolygiadau coch, roedd angen i’r Prif Swyddogion edrych ar y manylder y tu hwnt i’r camau hynny er mwyn cynorthwyo timau i gyflawni’r gwaith hwnnw.

Tynnodd y Cynghorydd Woolley sylw at nifer o wallau teipio yn yr adroddiad.

Mewn ymateb i ymholiad gan y Cynghorydd Johnson, esboniodd y Rheolwr Archwilio Mewnol fod adolygiad dilyn i fyny o SARTH wedi’i drefnu ar gyfer mis Mehefin 2018 er mwyn caniatáu amser i roi camau gweithredu ar waith. Gofynnodd y Cadeirydd fod yr adroddiad ar yr adolygiad dilyn i fyny’n cynnwys manylion am unrhyw oedi i newidiadau TGCh.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Prif Swyddog ac aelodau’r tîm am eu presenoldeb a’u cyfraniadau.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Hysbysu'r Pwyllgor o'r camau gweithredu sy'n deillio o bwyntiau a godwyd yng nghyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Archwilio.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol yr adroddiad diweddaru cynnydd ar gamau gweithredu oedd yn codi o gyfarfodydd blaenorol. Amserlennwyd y rhai oedd heb gael eu cwblhau eto i wneud hynny.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Ystyried Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol i’w hystyried. Yn dilyn trafodaeth gynharach, rhoddodd wybod y byddai’r holiaduron hunanasesu i’w dosbarthu’n cynnwys canlyniadau’r ymatebion o ymarfer y flwyddyn ddiwethaf i helpu’r Pwyllgor i gwblhau’r dasg. Cynghorwyd yr aelodau i gysylltu â’r Rheolwr Archwilio Mewnol os oeddent yn dymuno trafod yr holiadur.

Cynigiodd Sally Ellis fod y Pwyllgor yn cael manylion adroddiadau terfynol ‘melyngoch’ a gyhoeddwyd gan Archwilio Mewnol, yn ogystal â’r wybodaeth ar adroddiadau ‘coch’ a dderbynnir ar hyn o bryd. Cytunodd y Rheolwr Archwilio Mewnol i ddarparu crynodeb o’r wybodaeth ynghyd â manylion yr adolygiad ‘melyngoch’ ar Reoli Llygredd a restrwyd yn yr adroddiad presennol. Eiliwyd hyn ac fe’i cefnogwyd gan y Pwyllgor.

PENDERFYNWYD:

(a)       Derbyn y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol;

(b)       Bod y Pwyllgor yn cael gwybodaeth am adroddiadau terfynol ‘melyngoch’ a gyhoeddir gan Archwilio Mewnol (yn ogystal ag adroddiadau coch a rennir ar hyn o bryd) gan gynnwys yr un ar Reoli Llygredd yn yr adroddiad hwn; a

(c)       Bod y Rheolwr Archwilio Mewnol, trwy ymgynghori â Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, yn cael ei awdurdodi i amrywio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, wrth i’r angen godi.

Nid oedd aelodau’r wasg na’r cyhoedd yn bresennol.