Mater - cyfarfodydd
Review of Procurement Thresholds for Quick Quotes/Single Supplier Quotes
Cyfarfod: 29/09/2022 - Pwyllgor y Cyfansoddiad a Gwasanaethau Democrataidd (eitem 11)
11 Adolygu Trothwyon Caffael ar gyfer Dyfynbrisiau Cyflym/Dyfyniadau gan Gyflenwr Unigol PDF 98 KB
Ceisio cymeradwyaeth i ddiwygio'r trothwyon presennol o £10k i £20k a osodwyd o fewn y Rheolau Gweithdrefn Contractau i fwrw ymlaen â phrynu nwyddau, gwasanaethau neu waith ar ôl derbyn un dyfynbris. Yn ogystal, caniatáu defnyddio ymarferoldeb Dyfynbrisiau Cyflym y system e-dendro Proactis ar gyfer dyfynbrisiau hyd at £20k, yn lle'r trothwy presennol o £10k.
Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion:
Darparodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) wybodaeth gefndir ac eglurodd, o ganlyniad i gynnydd yng nghostau’r farchnad, fod y Gwasanaeth Caffael ar y cyd sydd wedi’i arwain gan Gyngor Sir Ddinbych wedi derbyn ceisiadau gan nifer o feysydd gwasanaeth i ymchwilio i’r dewis o godi’r trothwy ar gyfer un dyfynbris a defnyddio ‘quick quotes’. Gofynnwyd am gymeradwyaeth i atal y trothwy presennol o £10,000 a osodwyd yn Rheolau'r Weithdrefn Gontractau i fwrw ati i brynu
nwyddau, gwasanaethau neu waith, ar ôl cael un dyfynbris yn dangos gwerth am
arian.
Gofynnwyd hefyd am gymeradwyaeth i ddiwygio’r trothwyon presennol o £10,000 i £20,000 a osodwyd yn Rheolau'r Weithdrefn Gontractau i fwrw ati i brynu nwyddau, gwasanaethau neu waith, ar ôl cael un dyfynbris a chaniatáu
defnyddio nodwedd Quick Quotes ar system e-dendro 'Proactis' ar gyfer dyfynbrisiau hyd at £20,000 yn lle'r trothwy presennol o £10,000.
Gofynnodd y Cynghorydd Alasdair Ibbotson beth oedd lefel/graddfa'r swyddog lle gellid gosod dyfynbrisiau unigol ar gyfer prynu nwyddau, gwasanaethau neu waith hyd at £20,000. Eglurodd y Prif Swyddog y byddai awdurdod priodol yn cael ei ddirprwyo i swyddog gan y Prif Swyddog ar gyfer y gwasanaeth perthnasol a fyddai'n amrywio yn ôl y portffolio cyfrifoldeb. Dywedodd fod trothwyon penodol ar lefelau uwch yn Rheolau’r Weithdrefn Gontractau.
Gofynnodd y Cynghorydd David Coggins-Cogan am eglurhad o'r data yn adran 1.04 yr adroddiad. Dywedodd ei fod yn cytuno â chodi’r trothwy i £20,000 ond holodd a oedd angen atal y trothwy presennol o £10,000 a’i gynyddu i £20,000 hyd nes y byddai Rheolau’r Weithdrefn Gontractau diwygiedig yn cael eu cymeradwyo a’u cyhoeddi ymhen 12-18 mis. Ymatebodd y Prif Swyddog i'r pryderon a godwyd.
Cynigiwyd ac eiliwyd yr argymhellion yn yr adroddiad gan y Cynghorydd Steve Copple a’r Cynghorydd Arnold Woolley.
PENDERFYNWYD:
(a) Cefnogi atal y trothwy presennol o £10,000 a chynyddu i £20,000 hyd nes y cynhelir adolygiad llawn o Reolau’r Weithdrefn Gontractau yn unol â Deddfwriaeth newydd; a
b) Caniatáu defnyddio nodwedd Quick Quotes ar system e-dendro Proactis i gael dyfynbrisiau ar gyfer nwyddau, gwasanaethau neu waith hyd at £20,000 yn hytrach na’r trothwy presennol, sef £10,000.