Mater - cyfarfodydd

Rhoi fersiwn ddiweddaraf y Strategaeth Gyfathrebu i Aelodau’r Pwyllgor er mwyn ei thrafod a’i chymeradwyo.

Cadarnhaodd y Cadeirydd bod angen i’r Pwyllgor roi cymeradwyaeth i’r eitem hon ac roedd y Pwyllgor wedi cael hyfforddiant yn gysylltiedig â hyn yr wythnos gynt.

Cyflwynodd Mrs Williams yr adroddiad gan esbonio bod Rheoliadau CPLlL 2013 yn mynnu bod pob awdurdod gweinyddol yn paratoi, cynnal a chadw a chyhoeddi datganiad ysgrifenedig yn gosod allan ei bolisi mewn perthynas â chyfathrebu â’r holl fudd-ddeiliaid allweddol. Cynhaliodd y Gronfa adolygiad sylfaenol o’r polisi cyfathrebu presennol yn 2016 a 2019. Er hynny, roedd y dechnoleg a ddefnyddir wedi datblygu’n sylweddol a byddai’r Strategaeth Gyfathrebu arfaethedig yn newid sut mae’r Gronfa yn cyfathrebu â’i budd-ddeiliaid.  Bydd yn canolbwyntio ar gyfathrebu mewn modd sy’n ennyn mwy o ddiddordeb ac sy’n llawn gwybodaeth, gan leihau jargon a’i wneud yn haws i’w ddarllen, sicrhau hygyrchedd i bob aelod a’i wneud yn fwy rhyngweithiol gan gynnwys fideos ar y wefan.  Byddai cyfathrebiadau yn canolbwyntio mwy ar wahanol grwpiau o aelodau.

Un o’r canlyniadau allweddol a gynigwyd yn y strategaeth newydd oedd bod cyfran uwch o fudd-ddeiliaid yn deall manteision y cynllun. Byddai hyn yn lleihau nifer yr ymholiadau y byddai’r Gronfa yn eu derbyn, lleihau faint o amser a dreulir yn ateb ymholiadau a darparu gwasanaeth mwy ymgysylltiedig yn gyffredinol.

Dywedodd Mrs Williams bod amcanion y strategaeth yn dal i fod yn debyg iawn i’r fersiwn bresennol. Fel y soniwyd eisoes yn hyfforddiant y Pwyllgor, roedd elfennau amrywiol y gwaith i ddarparu’r strategaeth gyfathrebu newydd yn y cynllun busnes ac roedd y terfynau amser perthnasol yn rhoi amser i gyflawni’r nodau a’r amcanion hyn.

            Nid oedd Mr Hibbert yn amau bod y gwaith hwn yn angenrheidiol ond roedd yn poeni beth fyddai pobl yn ei ystyried yn gost sylweddol ac yn meddwl y gallai ymddangos yn rhodresgar. Eglurodd Mrs Williams y byddai mwyafrif y gwaith yn cael ei gwblhau gan aelodau o’r tîm gweinyddol ac esboniodd eu bod wedi recriwtio aelodau o staff â sgiliau i allu darparu’r strategaeth. Credai Mrs McWilliam bod modd ymgysylltu trwy gyfathrebu heb ymddangos yn rhodresgar a byddai angen sicrhau bod y Gronfa yn cael y cydbwysedd cywir. Amlygodd hefyd bod y strategaeth arfaethedig wedi’i thrafod yng nghyfarfod y Bwrdd Pensiynau yr wythnos flaenorol ac roedd aelodau’r Bwrdd yn eithriadol o gefnogol ohoni.

Amlygodd hefyd bod cyfran uchel o aelodau’r cynllun heb gofrestru ar gyfer hunanwasanaeth aelodau ar hyn o bryd neu wedi dewis derbyn cyfathrebiadau papur, ac felly nid oeddent yn derbyn rhai cyfathrebiadau, megis datganiadau o fuddion blynyddol. O safbwynt cyflogwyr, dywedodd Mrs Williams bod angen i’r Gronfa fod yn ystyriol o gostau h.y. y swm sy’n cael ei wario bob blwyddyn ar sesiynau un-i-un a mynd trwy ddatganiadau buddion. Nid oedd hyn yn rhywbeth hawdd i’r Gronfa ei reoli heb roi pwysau sylweddol ar staff, felly os gall y Gronfa gael cyfathrebiadau yn gywir bydd yn golygu llai o amser a chostau mewnol ar ddarparu’r gwasanaeth hwnnw.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyodd y Pwyllgor y Strategaeth Gyfathrebu wedi’i diweddaru.