Mater - cyfarfodydd
Protocol on acting outside the ward
Cyfarfod: 30/06/2021 - Pwyllgor y Cyfansoddiad a Gwasanaethau Democrataidd (eitem 6)
6 PROTOCOL AELODAU AR YMWNEUD Â WARDIAU ERAILL PDF 100 KB
Galluogi’r pwyllgor i ystyried y protocol diwygiedig
Dogfennau ychwanegol:
- Appendix 1 Member Protocol from 2011, eitem 6 PDF 53 KB
- Appendix 2 Revised Member Protocol on Involvement in other wards, eitem 6 PDF 66 KB
- Gweddarllediad ar gyfer PROTOCOL AELODAU AR YMWNEUD Â WARDIAU ERAILL
Cofnodion:
Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad i alluogi’r Pwyllgor i ystyried y protocol diwygiedig. Cyflwynodd y wybodaeth gefndir ac egluro y bu’n rhaid ail-ystyried y protocol i’w wneud yn ‘haws ei ddefnyddio’ yn dilyn pryderon yn ddiweddar. Roedd pryderon penodol o ran ailddrafftio’r protocol yn ymwneud â’r angen i arsylwi cynrychiolaeth ddaearyddol, materion cynrychiolaeth pleidleisiwr / cynghorydd, a chanlyniadau anfodlonrwydd gyda’r camau gweithredu a gymerwyd gyda diffyg atebolrwydd. Eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd bod y protocol gwreiddiol o 2011 a gymeradwywyd gan Bwyllgor y Cyfansoddiad yn atodiad i’r adroddiad, a’r Protocol diwygiedig i Aelodau ar Ymwneud â Wardiau Eraill a gefnogwyd gan Arweinwyr y Grwpiau.
Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd y prif ystyriaethau fel y nodwyd yn y Protocol diwygiedig ac egluro ei fod wedi’i ail-ysgrifennu i gynorthwyo Aelodau gyda materion dadleuol. Cyfeiriodd at eithriadau i’r protocol, y weithdrefn i’w dilyn, a monitro.
Nododd y Cynghorydd Michelle Perfect bod adegau lle bo Cynghorwyr Tref a Chymuned yn cysylltu â swyddogion y Cyngor Sir yn uniongyrchol i gael gwybodaeth yn hytrach na dilyn y weithdrefn gywir a gofyn a oes modd llunio gweithdrefn i fynd i’r afael â’r mater. Eglurodd y Prif Swyddog y gellir ystyried rhoi cyfarwyddiadau i swyddogion y Cyngor Sir o ran sut y dylid ymateb i gais gan gynghorwyr tref a chymuned unigol. Awgrymodd y dylai unrhyw weithdrefn o’r fath gael ei chyflwyno i’w hystyried yn Fforwm y Sir.
Cyfeiriodd y Cynghorydd Mike Peers at Atodiad 2, adran 1, yr ail baragraff, a nodi o ran comisiwn ffiniau lleol na fyddai’r frawddeg “Ystyr Aelod Lleol yw Cynghorydd neu un o’r ddau sy’n cynrychioli’r ward” yn berthnasol pe bai ward â thri aelod ac awgrymu y dylid nodi: “Mae Aelod Lleol yn golygu’r Cynghorydd sy’n cynrychioli’r ward.”
Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Rob Davies ar Atodiad 2, paragraff 3.1, yngl?n â chytundeb rhwng rhywun nad yw’n aelod o’r ward ac aelod y ward, cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd y gellir gwneud hyn dros e-bost neu dros y ffôn i gyflawni canlyniad effeithiol.
Awgrymodd y Cynghorydd David Healey y dylai’r Protocol gyfeirio at y risgiau sy’n ymwneud â chyfryngau cymdeithasol a nodi enghraifft pan fu Aelodau’n ymwneud â materion nad oedd yn eu ward eu hunain.
Cyfeiriodd y Cynghorydd David Evans at Atodiad 2, adran 4- Monitro, a nodi bod mater trawsffiniol rhwng ei ward ef a ward gyfagos a gofynnodd am eglurhad o ran yr amgylchiadau lle bo’n rhaid hysbysu Gwasanaethau’r Aelodau am faterion lleol. Ymatebodd y Swyddogion i’r ymholiad a gyflwynwyd ac awgrymodd y Prif Swyddog er mwyn osgoi biwrocratiaeth ddiangen, bod achosion o dorri’r Protocol yn cael eu cofnodi’n unig, yn hytrach nag achosion o gydymffurfiaeth.
Cyfeiriodd y Cynghorydd Chris Bithell at atodiad 2, paragraff 1.1, gan nodi bod Aelodau’n ymwneud â materion mewn ward nad yw’n ward iddynt oherwydd materion cynllunio. Awgrymodd y dylid hysbysu swyddogion yn yr Adran Gynllunio mewn achosion o’r fath, ac unrhyw adran berthnasol arall, er mwyn gallu darparu’r manylion cyswllt priodol.
Cytunodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd i ... view the full Cofnodion text for item 6