Mater - cyfarfodydd

Galluogi’r pwyllgor i ystyried y protocol diwygiedig

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad i’r Pwyllgor i gyflwyno sylwadau arno a chytuno ar ddiwygiadau i Reolau’r Weithdrefn.   Cyfeiriodd at  Gyfarfod Blynyddol y Cyngor a gynhaliwyd ar 9 Medi 2020 ac y cytunwyd gyda’r newidiadau dros dro i rai o’r Rheolau, a dosbarthwyd y rhain.   Eglurodd wrth i’r Cyngor symud tuag at ‘gyfarfodydd aml-leoliad’ sydd yn ofyniad yn y Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, mae’r hyn oedd yn newidiadau dros dro bellach angen cael eu mabwysiadu yn ffurfiol gan y Pwyllgor wrth i’r Cyngor ddatblygu polisi ar gyfarfodydd aml-leoliad.  

Eglurodd yr adroddiad bod angen gwneud newidiadau i reolau’r weithdrefn a oedd wedi’u hatodi i’r adroddiad.

Eglurodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) bod angen rheolau hyblyg i ddelio â chyfyngiadau o ran pandemig Covid-19, a nododd bod posibilrwydd y byddai’n rhaid i’r Cyngor ddychwelyd i drefniant lle y byddai pawb yn bresennol yn bersonol yn y cyfarfod, ar brydiau; neu lle bo rhai yn bresennol yn bersonol ac eraill yn bresennol o bell (cyfarfodydd hybrid); neu bresenoldeb llwyr drwy ddyfeisiau o bell.   Nododd y Prif Swyddog bod materion ehangach i’w hystyried o ran sut yr oedd y Cyngor yn dymuno symud ymlaen â chyfarfodydd yn y dyfodol.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Chris Bithell at y newidiadau arfaethedig i Reolau’r Weithdrefn a nodwyd yn atodiad yr adroddiad.   Yngl?n â gweithdrefn 8 - Hyd y cyfarfodydd, mynegodd bryderon os oedd yn rhaid i Aelod fynychu sawl cyfarfod mewn diwrnod na fyddai digon o amser i ail-wefru batri i-pad.   Cyfeiriodd hefyd at Weithdrefn 17- Cofnod o Bresenoldeb, a chyflwyno sylwadau ar bresenoldeb mewn cyfarfodydd o bell a nododd pe bai’n rhaid i aelodau adael yn ystod cyfarfod byddai’n effeithio ar gworwm y cyfarfod.   Ymatebodd y Prif Swyddog i’r materion a godwyd.   Awgrymodd y Cadeirydd y gallai’r sawl sy’n cynnal cyfarfod o bell ddiweddaru’r Cadeirydd yn ystod y cyfarfod i hysbysu o weddill yr aelodau sy’n bresennol os bydd nifer o bobl yn gadael y cyfarfod.   Tynnodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd sylw at Weithdrefn 15.1 - Mwyafrif, a oedd yn trafod pleidleisio mewn cyfarfodydd o bell / hybrid.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Michelle Perfect at weithdrefn 8 - Hyd y cyfarfodydd, ac awgrymu y dylid diwygio’r cyfeiriad at gyfarfodydd y Cyngor sy’n dechrau am 2.00pm i nodi: “Dylai cyfarfodydd y Cyngor ddod i ben ar ôl 3 awr fel arfer”.   Cyfeiriodd hefyd at Weithdrefn 14 - Penderfyniadau a Chynigion Blaenorol, ac awgrymu y dylid egluro’r diwygiad a gynigir i nodi bod 10 e-bost unigol yn cael eu hanfon at Bennaeth y Gwasanaethau Democrataidd.  

Cyfeiriodd y Cynghorydd Mike Peers at Weithdrefn 15.0 - Pleidleisio, gan nodi’r diwygiad arfaethedig o ran ‘cydsyniad tawel’, eglurodd bod angen darparu canllawiau ysgrifenedig o ran sut y gall Aelodau nodi eu bod yn dymuno gwrthwynebu neu ymatal rhag pleidleisio.   Cyfeiriodd y Cynghorydd Peers at Weithdrefn 15.5 - Pleidlais wedi’i Chofnodi, gan awgrymu y dylid diwygio’r geiriad i nodi: “y bydd y Swyddog Monitro yn atgoffa’r Aelodau o’r broses i nodi yn y dull ‘sgwrsio’ eu bod yn gofyn am bleidlais  ...  view the full Cofnodion text for item 5