Mater - cyfarfodydd

I egluro:

1)    Sut ydym ni wedi rheoli risg a chynnal yr amgylchedd rheoli mewnol mewn perthynas â’r gwasanaethau a oedd:

a.    angen eu haddasu oherwydd cyfyngiadau’r cyfnod clo

b.    wedi’u terfynu oherwydd y cyfyngiadau ac

c.    wedi’u cyflwyno i ymateb i’r argyfwng;

2)    Y gwaith rheoli sicrwydd sydd wedi’i wneud gan Archwilio Mewnol i adolygu’r rheolaethau sydd yn eu lle o fewn y Cyngor, sydd wedi canfod lefelau uchel o sicrwydd yn y gwaith sydd wedi'i wneud.

Rhoddodd y Prif Archwilydd gyflwyniad ar reoli risg a chynnal yr amgylchedd rheoli mewnol mewn perthynas â newidiadau i wasanaethau yn ystod yr argyfwng. Roedd y cyflwyniad yn rhoi sylw i:

·         Y cyd-destun cyn y Coronafeirws

·         Rheoli Risg - cyd-destun presennol

·         Amddiffynfeydd blaen - perthnasedd

·         Ymateb Archwilio Mewnol - hyd yma

·         Rheoli Sicrwydd Argyfwng

·         Prosiect Herio Datganiad Dull Risgiau

·         Ymateb Archwilio Mewnol - i’r dyfodol

Er bod Cynllun Archwilio 2020/21 wedi’i baratoi ar ddechrau’r flwyddyn, bydd angen rhannu cynllun diwygiedig ym mis Medi i gynnwys y risgiau oherwydd yr argyfwng. Amlygodd y cyflwyniad nifer o reolaethau allweddol sy’n hanfodol i'r broses adfer ac sy’n gofyn am ddull gweithio gwahanol.

Drwy gydnabod yr angen i swyddogion ymateb i’r argyfwng, roedd y tîm Archwilio Mewnol wedi canolbwyntio ar gwblhau gwaith cynghorol a sicrwydd 2019/20 ynghyd â’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol. Roedd y tîm wedi ychwanegu gwerth at nifer o feysydd, gan gynnwys cynrychiolaeth ar y Tîm Ymateb a Rheoli Argyfwng a’r cynllun Profi, Olrhain a Diogelu.Roedd gwaith archwilio 2020/21 yn cynnwys adolygiad o’r ‘5 Penderfyniad Ariannol Allweddol’ a oedd yn edrych ar y defnydd o gronfeydd wrth gefn brys a chapasiti cartrefi gofal. Daeth yr adolygiad i’r casgliad bod rheolaethau cryf yn eu lle. Roedd gwaith archwilio’r dull Sicrwydd Rheoli Argyfwng yn darparu sicrwydd ar gefnogi’r amddiffynfeydd blaen ac wedi’i rannu ag Archwilio Cymru.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Prif Weithredwr am rannu diweddariadau rheolaidd gyda’r aelodau mewn perthynas ag ymateb y Cyngor i’r argyfwng.

Wrth ganmol ymateb a threfniadau brys y Cyngor, dywedodd Sally Ellis y byddai angen sicrwydd tebyg ar gyfer y trefniadau adfer fel maes risg posibl.Dywedodd y Prif Weithredwr bod y Bwrdd Adfer yn derbyn diweddariadau rheolaidd ar yr ymateb parhaus a bod risgiau agored wedi’u nodi yn y Strategaeth Adfer Dros Dro a fydd wedi’i chwblhau erbyn mis Medi cyn i’r pwyllgorau ddechrau cyfarfod eto. O ran cyfuno dysgu, mae’r uwch swyddogion ar fin ystyried canlyniadau amrywiol, gan gynnwys arferion gweithio diogel ac mae’r holl grwpiau tactegol (arian) yn paratoi adroddiadau cloi gydag argymhellion i’r dyfodol. Ar y cynnydd posibl mewn achosion o dwyll yn ystod y pandemig, darparodd y swyddogion enghreifftiau o waith rhagweithiol Archwilio Mewnol yn perfformio gwiriadau diwydrwydd dyladwy ar gymhwystra ceisiadau grant.Yn ogystal, mae gwaith ar y Sicrwydd Rheoli Argyfwng yn dangos nad oedd y systemau ariannol a oedd yn gweithio o bell yn ystod y cyfnod wedi newid, gan ddarparu sicrwydd o ran atal twyll.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Allan Rainford, eglurodd y swyddogion rôl allweddol y Rheolwr Archwilio Mewnol mewn perthynas â phrosiect Ysbyty’r Enfys.Rhoddodd y Prif Weithredwr drosolwg bras o sefyllfa bresennol y prosiect.

Manteisiodd y Cynghorydd Banks ar y cyfle hwn i ganmol y Prif Weithredwr a’r Uwch Swyddogion am eu gwaith i ymateb i’r argyfwng.

Hefyd, fe ganmolodd y Cadeirydd waith y swyddogion yn ystod y cam ymateb i argyfwng.