Mater - cyfarfodydd

Review of Member/Officer Protocol

Cyfarfod: 14/10/2020 - Pwyllgor y Cyfansoddiad a Gwasanaethau Democrataidd (eitem 7)

7 Adolygu Protocol Aelodau / Swyddogion pdf icon PDF 94 KB

Ystyried y newidiadau a argymhellwyd gan y Pwyllgor Safonau i’r Protocol Aelodau/Swyddogion fel rhan o adolygiad parhaus o’r Cyfansoddiad.

 

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) adroddiad i ystyried y newidiadau a argymhellwyd gan y Pwyllgor Safonau i’r Protocol Aelodau/Swyddogion fel rhan o’i adolygiad parhaus o’r Cyfansoddiad.  Dywedodd bod y Cyngor hefyd wedi ymgymryd â gwaith ar ddiwedd 2019 / dechrau 2020 ar agweddau penodol o’r berthynas waith megis ymdrin ag achosion i Gynghorwyr a Safon Sir y Fflint ac roedd yn briodol newid y Protocol er mwyn ymgorffori’r gwaith hwn.   Hefyd tybiwyd y byddai’n briodol diweddaru’r protocol er mwyn atgyfnerthu'r canllawiau ar berthnasoedd rhwng gweithwyr a Chynghorwyr yng ngoleuni’r Tribiwnlys Achos diweddar. Roedd y Protocol wedi'i atodi yn Atodiad A yr adroddiad ac yn dangos y newidiadau arfaethedig fel newidiadau wedi'u hamlygu (tracked changes). 

 

Cyfeiriodd y Cynghorydd Mike Peers at y newidiadau arfaethedig i’r Protocol yn Atodiad A, a chododd nifer o gwestiynau ac awgrymiadau yngl?n â pharagraffau 3.1 Rolau Aelodau a Swyddogion; 4.1(d) ymateb yn brydlon i ymholiadau a chwynion; 10.2 ymgysylltiad cynghorwyr Wardiau; 11.1 Mynediad Aelodau at wybodaeth a dogfennau’r cyngor; a 13.0 mynediad i safleoedd y Cyngor. Ymatebodd y Prif Swyddog i’r pwyntiau a godwyd a chytunodd y dylid newid y Protocol fel sy’n briodol.

 

Mynegodd y Cynghorydd Chris Bithell ei farn nad oedd y Protocol yn cyfeirio digon at gyfrifoldebau Aelodau i’w hetholwyr yn eu Wardiau unigol. Cyfeiriodd at baragraff 3.1 am Rolau Aelodau a Swyddogion a dywedodd bod Aelodau hefyd yn gyfrifol am gynrychioli’r etholaeth a chodi unrhyw faterion neu bryderon penodol sydd ganddynt. Cyfeiriodd y Cynghorydd Bithell hefyd at baragraff 4.0 (d) am ymateb yn brydlon i ymholiadau a chwynion ac roedd o’r farn nad oedd y terfynau amser yn y canllawiau ar gyfer ymdrin ag ymholiadau yn cael eu cyrraedd.    Gwnaeth y Cynghorydd Bithell sylwadau pellach yngl?n â'r berthynas rhwng Aelodau a Swyddogion, y berthynas waith rhwng Aelodau a Swyddogion, a mynediad i safleoedd y Cyngor.  Ymatebodd y Prif Swyddog i‘r pryderon a godwyd a rhoddodd gyngor am y gweithdrefnau cywir i’w dilyn. Cytunodd y dylid diwygio’r Protocol fel sy’n briodol mewn ymateb i awgrymiadau'r Cynghorydd Bithell ac ail-anfon y canllawiau a ddarparwyd i Aelodau am y broses o adrodd am ymholiadau a chwynion. 

 

Cynigiwyd yr argymhelliad yn yr adroddiad gan y Cynghorydd Arnold Woolley ac eiliwyd gan y Cynghorydd Rob Davies.

 

PENDERFYNWYD:

 

Bod y protocol diwygiedig yn cael ei gymeradwyo.