Mater - cyfarfodydd

Cyflwyno’r Cynllun Archwilio Mewnol arfaethedig ar gyfer 2020/21 - 2022/23 er ystyriaeth yr Aelodau.

Cyflwynodd Rheolwyr yr Adain Archwilio Mewnol y Cynllun Strategol Archwilio Mewnol tair blynedd o 2020-2023. Manylwyd ar y dull arferol i ddatblygu’r Cynllun, yn cynnwys ymarfer mapio sicrwydd, newidiadau mewn deddfwriaeth ac ymgynghoriad â Phrif Swyddogion.

Yn gynharach yn y flwyddyn, roedd y Cynllun wedi cael ei oedi er mwyn galluogi’r Cyngor i reoli ei ymateb i’r sefyllfa argyfwng, oedd yn cynnwys ail-leoli rhai adnoddau Archwilio Mewnol i gefnogi’r gwaith hwnnw.  Yn ystod y cam adfer, cafodd y Cynllun ei adolygu er mwyn ail-flaenoriaethu archwiliadau ac ystyried sicrwydd rheoli argyfwng ac ymateb i adfer cofrestrau risg yn ogystal â’r effaith ar adnoddau. Roedd yr adolygiad wedi canfod archwiliadau yn seiliedig ar risgiau newydd oedd yn codi o’r sefyllfa argyfwng ac adlewyrchu hefyd ar waith a gyflawnwyd gan y tîm Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod hwnnw.

Cododd Sally Ellis ymholiadau ar effeithiolrwydd cyflawni gwaith archwilio o bell ac effaith y lleihad mewn adnoddau. Soniodd hefyd am y fframwaith rheoli risg a oedd i fod i gael ei rannu cyn y pandemig. Adroddodd y Rheolwr Archwilio Mewnol bod y ffyrdd amgen o weithio i ymgysylltu â thimoedd a chasglu data ar gofrestrau risg a datganiadau dull yn gweithio’n dda ac y byddai’n helpu i lywio’r amgylchedd rheoli mewnol.  Cadarnhaodd bod y Cynllun diwygiedig ar gyfer gweddill 2020/21 yn seiliedig ar yr adnoddau oedd ar gael a bod penodi Prif Archwilydd wedi cryfhau capasiti. Rhoddodd sicrwydd nad oedd ei hannibyniaeth yn cael ei danseilio trwy ei rôl yn y rhaglen Profi, Olrhain a Diogelu rhanbarthol a fyddai’n cael ei archwilio’n allanol.

Cododd Allan Rainford a’r Cynghorydd Paul Johnson bryderon ar y capasiti i ddarparu’r Cynllun Archwilio o fewn yr amserlen. Roedd y Rheolwr Archwilio Mewnol yn hyderus bod yr adnoddau cyfredol yn ddigonol a byddai hyn yn cael ei gadw o dan adolygiad er mwyn darparu’r Cynllun eleni. Rhoddodd sicrwydd y byddai archwiliadau sydd wedi’i haildrefnu at y flwyddyn nesaf yn destun adolygiad.

Pwysleisiodd y Prif Weithredwr yr ymrwymiad na fyddai adnoddau Archwilio Mewnol yn cael eu lleihau ar unrhyw adeg yn y dyfodol heb ymgynghori â’r Pwyllgor Archwilio yn gyntaf.  Siaradodd am yr angen i ganolbwyntio ar flaenoriaethau a dywedodd bod y cyfraniadau mewn cyfarfodydd cynghorol a grwpiau tactegol trwy gydol y cyfnod argyfwng wedi bod yn werthfawr.

Cafodd yr argymhellion yn yr adroddiad eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Andy Dunbobbin a Paul Johnson.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo Cynllun Strategol Archwilio Mewnol Sir y Fflint 2020-2023.