Mater - cyfarfodydd

Pwrpas:        Rhannu Llythyr Blynyddol yr Ombwdsman a darparu trosolwg o lwyth achosion a pherfformiad Cyngor Sir y Fflint ar gyfer 2018/19.

                        Cyflwynodd y Cynghorydd Mullin yr adroddiad ar Lythyr Blynyddol Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ar gyfer y Flwyddyn 2018/19, a oedd yn cynnwys manylion am berfformiad blynyddol y Cyngor mewn perthynas â chwynion yn erbyn gwasanaethau a dderbyniwyd ac archwiliwyd gan yr Ombwdsman yn ystod 2018/19.

                        Esboniodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) fod nifer y cwynion a dderbyniwyd gan yr Ombwdsman am awdurdodau lleol ar draws Gymru wedi cynyddu o 794 i 912 yn 2018/19. Fodd bynnag, roedd yr Ombwdsman yn falch bod awdurdodau lleol yn parhau i weithio gyda’i swyddfa i ddatrys llawer o’r cwynion yn gynnar.

                        Ynghlwm wrth yr adroddiad oedd copi llawn o’r Llythyr Blynyddol a oedd yn manylu ar berfformiad y Cyngor a data cymharol.

                        Roedd y Cyngor yn ymgymryd â gwaith i leihau nifer y cwynion a oedd yn cael eu hanfon at yr Ombwdsman ac roedd yn bwriadu cymryd camau pellach unwaith yr oedd canlyniad ymgynghoriad presennol yr Ombwdsman ar egwyddorion a gweithdrefnau’n ymwneud â’r grymoedd newydd a grëwyd gan y Ddeddf Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019 yn hysbys.

                        Roedd camau gweithredu’r Cyngor yn cynnwys:

·         Sesiynau hyfforddiant wedi’u targedu â Swyddogion Cynllunio er mwyn dysgu gwersi o benderfyniadau’r Ombwdsman dros y 12 mis diwethaf;

·         Adolygiad o weithdrefn gwyno’r Cyngor mewn ymateb i bolisi pryderon a chwynion enghreifftiol yr Awdurdod Safonau Cwynion ar gyfer darparwyr gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru;

·         Ail-ddylunio hyfforddiant y gweithlu i gefnogi swyddogion er mwyn datrys cwynion yn effeithiol y tro cyntaf;

·         Gwella safon yr ymatebion i gwynion drwy gyflwyno canllawiau mewnol a gwell ar gyfer swyddogion;

·         Hyfforddiant ar gyfer Cynghorau Tref a Chymuned i hyrwyddo ymwybyddiaeth a phwysigrwydd y Cod Ymddygiad lle mae tystiolaeth o wrthdaro rhwng Aelodau, er mwyn helpu i ailosod ffiniau ymddygiad ar gyfer yr Aelodau;

·         Data perfformiad amserol i’w ddosbarthu a’i drafod yn ystod uwch gyfarfodydd adrannol;

·         Gweithio gyda chynghorau ar draws Gogledd Cymru a’r Ombwdsman i gofnodi data cwynion ar y cyd a fydd o bosib yn cael ei ddefnyddio i yrru gwelliant mewn gwasanaethau cyhoeddus ar gyfer dinasyddion yng Nghymru.

PENDERFYNWYD:

             (a)      Nodi perfformiad blynyddol y Cyngor a nifer y cwynion a ddatryswyd

yn gynnar;

             (b)      Cefnogi’r camau i leihau nifer y cwynion a anfonir at swyddfa’r

Ombwdsman; a

             (c)       Chefnogi adolygiad o weithdrefn gwyno’r Cyngor ar ôl derbyn

polisi pryderon a chwynion enghreifftiol yr Awdurdod Safonau Cwynion ar gyfer darparwyr gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru.