Mater - cyfarfodydd
Pension Administration/Communications Update
Cyfarfod: 28/11/2018 - Pwyllgor Cronfa Bensiwn Clwyd (eitem 35)
35 Diweddariad ar Weinyddu Pensiynau/Cyfathrebu PDF 129 KB
Rhoi diweddariad i Aelodau’r Pwyllgor ar faterion gweinyddu a chyfathrebu ar gyfer Cronfa Bensiynau Clwyd a chytuno ar newidiadau i Gynllun Busnes y Gronfa.
Dogfennau ychwanegol:
- Appendix 1 – Business plan update 2018/19, eitem 35 PDF 97 KB
- Appendix 2 - Backlog and aggregation update from Mercer, eitem 35 PDF 21 KB
- Appendix 3 - tPR Data Score summary, eitem 35 PDF 107 KB
- Appendix 4 - Anlaysis of cases recieved and completed, eitem 35 PDF 68 KB
- Appendix 5 - Key Performance Indicators, eitem 35 PDF 294 KB
- Appendix 6 - Member Self Service update, eitem 35 PDF 212 KB
- Appendix 7 - Risk register update, eitem 35 PDF 40 KB
Cofnodion:
Nododd Mrs Williams y wybodaeth ddiweddaraf am y cynllun busnes yn eitem 1.01, lle gallai fod angen newid y dyddiadau ychydig o ran cwblhau’r prosiect ar ôl-groniad gwaith gweinyddu, gan ystyried y blaenoriaethau eraill. Dywedodd y byddai syniad mwy pendant o’r dyddiad cwblhau erbyn cyfarfod nesaf y Pwyllgor.
Roedd y tîm gweinyddu dan gryn bwysau ac yn ysgwyddo baich gwaith trwm o ganlyniad i’r broblem â thâl CARE, sef ‘Project Apple’. Byddai sôn am hynny yn eitem Rhan II ar y rhaglen. Roedd y gwaith yn mynd rhagddo ond ni adroddwyd yn ei gylch fel rhan o’r gweithdrefnau dangosyddion perfformiad allweddol.
Fel y soniodd Mr Middleman eisoes, byddai’r drefn Rheoli Costau’n bwysig iawn i’r tîm gweinyddu.Dywedodd Mrs Williams hefyd, fodd bynnag, y byddai’r cael gwared â’r buddion afiechyd haen 3 yn arbed ychydig o waith gweinyddu.
Roedd dogfen y cytundeb derbyn a’r broses wedi’u hadolygu yn sgil newid y rheoliadau’n ddiweddar, a bellach yn cael eu defnyddio. Cadarnhaodd bod y drefn newydd yn mynd yn dda yn ôl pob golwg.
Dywedodd Mrs Williams fod y Gronfa wedi cynnal asesiad o ansawdd data yn unol â disgwyliadau’r Rheoleiddiwr Pensiynau, drwy ddefnyddio gwasanaeth a ddarparwyd gan Aquila Heywood, darparwr system weinyddol y Gronfa. Canfuwyd bod 92.7% o gofnodion yr aelodau heb yr un methiant data cyffredin.Canfuwyd hefyd bod 68.2% o gofnodion yr aelodau heb yr un methiant data mewn perthynas â chynllun penodol.Wrth baratoi ar gyfer Prisiad Actiwaraidd 2019, roedd y Gronfa hefyd wedi cael gwiriadau ansawdd data gan Mercer, gan gynnwys y goblygiadau posib o ran cyfrifo rhwymedigaethau. Roedd ymdrin â’r materion data hyn yn cael blaenoriaeth cyn cynnal y prisiad, gan eu bod yn effeithio ar gostau’r cyflogwr.
Roedd Mr Latham wedi sôn mor bwysig oedd ansawdd data yn y Cyd-gyfarfod Ymgynghorol Blynyddol.Roedd y Prif Weithredwr yn debygol o grybwyll y mater mewn llythyr at bob cyflogwr.Byddai’r llythyr yn wahanol i bob cyflogwr gan fod yr heriau o ran data’n amrywio.Dywedodd Mrs Williams y gallai rhai cyflogwyr beidio â derbyn llythyr os nad oedd eu data’n peri unrhyw bryderon sylfaenol.
Cyfeiriodd Mrs Williams at dudalen 179, a’r cyhoeddiad fod Equiniti wedi prynu’r elfen Aquila gan gwmni Aquila Heywood, sy’n darparu meddalwedd gweinyddu’r gronfa, Altair.Ym marn Mrs Williams roedd hynny’n fwy perthnasol i gynlluniau sector preifat, ond byddai’n ceisio mwy o wybodaeth am y mater faes o law, gan y byddai’n mynd i gyfarfod yn fuan a fyddai’n cynnwys y pwnc.Dywedodd fod y mater hwn ar y gofrestr risg. Roedd bwriad o hyd i sefydlu fframwaith caffael cenedlaethol ar gyfer systemau gweinyddu, ond gallai’r newidiadau o fewn Aquila Heywood effeithio ar hynny.
Cafwyd ymateb cadarnhaol yn dilyn y Cyd-gyfarfod Ymgynghorol Blynyddol.O ran gwybodaeth am Bolisïau a Strategaethau, dywedodd Mrs Williams fod pethau’n gwella o ran y dangosyddion perfformiad allweddol.Dywedodd hefyd y cynhelid cyfweliadau ar gyfer swydd newydd swyddog cyfathrebu.
Holodd y Cynghorydd Bateman a oedd y prosiect i fynd i’r afael â’r ôl-groniad gweinyddu wedi’i ... view the full Cofnodion text for item 35