Mater - cyfarfodydd

Pension Administration/Communications Update

Cyfarfod: 13/06/2018 - Pwyllgor Cronfa Bensiwn Clwyd (eitem 9)

9 Diweddariad Gweinyddu/Cyfathrebu Pensiwn pdf icon PDF 126 KB

Rhoi diweddariad i Aelodau’r Pwyllgor ar faterion gweinyddu a chyfathrebu ar gyfer Cronfa Bensiynau Clwyd a chytuno ar newidiadau i Gynllun Busnes y Gronfa sy’n ymwneud ag adolygu’r gweithlu.

 

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Yn absenoldeb Mrs Burnham, cyhoeddodd y Cadeirydd y byddai Mrs Beales a Mrs Robinson yn rhoi diweddariad i’r Pwyllgor ar yr eitem hon ar y rhaglen.Nododd Mrs Beales bod gwelliant cadarnhaol wedi bod mewn Dangosyddion Perfformiad Allweddol a lefelau uwch o Hunan-wasanaeth ymysg Aelodau ond mae rhywfaint o faterion sylfaenol yn dal i effeithio ar amseroedd gweithredu gwasanaethau.

Rhoddodd Mrs Beales ddiweddariad o’r cynllun busnes. Mae llwyth gwaith y tîm gweinyddol wedi cynyddu o ganlyniad i’r newidiadau diweddar yn y rheoliadau diwygio, megis galluogi aelodau gohiriedig i gael mynediad at eu buddion o 55 oed ymlaen.  Mae hyn wedi arwain at aelodau yn gofyn am amcangyfrif o werth eu buddion yn gynharach na’r arfer.

Oherwydd y newidiadau hyn a heriau parhaus sy’n gysylltiedig â lefelau cyffredinol y llwyth gwaith, dywedodd Mrs Robinson bod y tîm gweinyddol yn llunio achos busnes llawn i adolygu strwythur y tîm, gan gynnwys niferoedd staff. Bydd yr achos busnes yn amlygu'r cynnydd mewn gwaith gan gynnwys y ffaith bod llawer mwy o gymhlethdodau’n gysylltiedig â’r cynllun enillion ailbrisedig cyfartaledd gyrfa (CARE). Mae’r tîm yn cydnabod yr heriau sy’n bodoli ac a fydd yn parhau o ganlyniad i’r anawsterau wrth recriwtio a hyfforddi aelodau newydd o staff.Yn unol â hynny mae disgwyl y bydd angen parhau i ddefnyddio help allanol ar brosiectau unigol, yn debyg iawn i’r gwaith sy’n cael ei wneud gan Mercer ar hyn o bryd, am beth amser.

Ychwanegodd Mrs Robinson yr enghreifftiau allweddol canlynol o brosiectau neu newidiadau ychwanegol.  Mae rhai ohonynt yn cyflwyno arbedion effeithlonrwydd;

  • Mae’r Gronfa’n gweithio tuag at derfynau amser Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi o ran cysoni GMP.
  • Mae’r holl ddeunyddiau darllen wedi cael eu hadolygu i sicrhau eu bod yn cydymffurfio â GDPR.
  • Adolygodd y tîm gweinyddol bob achos ers 2008 er mwyn nodi a oes gan bob aelod bartner sydd â hawl i dderbyn pensiwn yr aelod (ond sydd heb ei enwebu eto).Os felly, mae gofyn i’r Gronfa gysylltu â’r unigolion hyn a’u hysbysu o’r posibilrwydd bod pensiwn ar gael iddynt.
  • Mae datganiadau buddion electronig wedi bod yn llwyddiannus.Mae’r datganiadau buddion blynyddol ar amser a disgwylir iddynt gael eu dosbarthu ar ddiwedd mis Awst.
  • Bydd ymarfer cymudo dibwys yn arwain at lai o waith ac yn creu arbedion gan fod y Gronfa yn talu cyfandaliad bach. Bydd y prosiect hwn yn dechrau ar gyfer achosion o’r gorffennol unwaith y penderfynir sut y caiff ei ariannu.

 

Diolchodd y Cadeirydd i Mrs Robinson a Mrs Beales am eu gwaith a’u diweddariad ar yr eitem hon ar y rhaglen a dywedodd ei bod yn amlwg bod angen mwy o adnoddau.

PENDERFYNWYD:

 

(a)        Bod y Pwyllgor yn ystyried y diweddariad a rhoi sylwadau;

 

(b)        Bod yr Adolygiad Gweithlu a fwriadwyd ar gyfer chwarter 4 a 2019/20 yn cael ei ddwyn ymlaen gan ddechrau yn chwarter 2 2018/19 a

 

(c)        Bod y Pwyllgor yn cymeradwyo bod y Cadeirydd, y Prif Weithredwr a’r Rheolwr Cyllid Corfforaethol dan ddirprwyaeth yn cymeradwyo mwy o adnoddau staffio ar ôl derbyn achos  ...  view the full Cofnodion text for item 9