Mater - cyfarfodydd

Pwrpas:        Argymell bod y Cabinet yn cytuno mynd i gytundeb lefel gwasanaeth am 3 blynedd pellach gyda Chyngor Sir Ddinbych ar gyfer darparu gwasanaethau caffael.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) adroddiad i argymell bod y Cabinet yn arwyddo cytundeb lefel gwasanaeth am dair blynedd arall gyda Chyngor Sir Ddinbych i ddarparu gwasanaethau caffael.

Soniodd y Cynghorydd Mullin am y cynnydd sylweddol a wnaethpwyd drwy’r trefniant rhannu gwasanaeth gan gydnabod y gellid gwneud gwelliannau pellach.

Siaradodd y Cynghorydd McGuill am bwysigrwydd adnabod a chefnogi darparwyr gwasanaeth lleol.

Yn dilyn awgrym gan y Cynghorydd Wolley, cytunodd y Pwyllgor dderbyn adroddiadau cynnydd bob chwarter.

PENDERFYNWYD:

(a)       Yn amodol ar wneud y newidiadau a ddisgrifir ym mhwyntiau 2 a 3 yn yr adroddiad, bod y Pwyllgor yn argymell bod y Cabinet yn arwyddo cytundeb lefel gwasanaeth am 3 blynedd arall gyda Chyngor Sir Ddinbych i ddarparu gwasanaethau caffael;

(b)       Bod y Pwyllgor yn nodi’r newidiadau canlynol i’w gwneud i’r model darparu gwasanaeth:

(i)      mae angen hyrwyddo caffael cydweithredol lle mae’n briodol a ble bydd yn darparu arbedion:

(ii)     mae angen i bartneriaid busnes, timau uwch reolwyr a phrif swyddogion fynd ati’n frwd i ymgysylltu â’i gilydd er mwyn amlygu prosiectau sydd ar y gweill a chontractau mawr i gynllunio’r llwybr caffael ac ystyried cydweithredu;

(iii)    annog darparu buddion cymunedol;

(iv)    rhaid gosod targedau clir a chaled ar gyfer cyflawni’r effeithlonrwydd trwy’r broses gaffael;

(v)     ymddengys bod y systemau a’r gwaith papur yn feichus ac mae angen eu hadolygu i sicrhau eu bod yn briodol at ddibenion mewnol ac nad ydynt yn dod yn rhwystr di-angen i gwmnïau bach sydd am gyflwyno cynigion;

(vi)    mae angen adolygu profiadau ar ôl caffael contractau mawr;

(vii)   mae angen i brif swyddogion gymryd mwy o ran yn y gwaith o gytuno ble i gael cydbwysedd rhwng y manteision posibl a risgiau’r broses gaffael;

(viii)  mae angen cyflwyno adroddiad perfformiad i Bwyllgor Trosolwg a Chraffu'r Cabinet ac Adnoddau Corfforaethol bob chwarter.

(c)       Bod y Pwyllgor yn nodi y bydd y Prif Swyddog (Llywodraethu), mewn ymgynghoriad ag Aelod y Cabinet dros Reoli Corfforaethol ac Asedau, yn ymgorffori unrhyw newidiadau a awgrymwyd gan y Pwyllgor Archwilio yn y cytundeb lefel gwasanaeth newydd gyda Chyngor Sir Ddinbych.