Mater - cyfarfodydd

Pwrpas:         Bod y Cabinet yn cytuno mynd i gytundeb lefel gwasanaeth am 3 blynedd pellach gyda Chyngor Sir Ddinbych ar gyfer darparu gwasanaethau caffael.

Cyflwynodd y Cynghorydd Mullin yr adroddiad ynghylch Gwasanaeth Caffael ar y Cyd, a oedd yn gofyn i’r Cabinet gymeradwyo Cytundeb Lefel Gwasanaeth arall gyda Chyngor Sir Ddinbych ar gyfer darparu gwasanaethau caffael.

Roedd cyfnod tair blynedd y Cytundeb Lefel Gwasanaeth blaenorol wedi dod i ben.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Yn amodol ar wneud y newidiadau a ddisgrifir isod, bod y Cabinet yn cymeradwyo sefydlu cytundeb lefel gwasanaeth am dair blynedd arall gyda Chyngor Sir Ddinbych ar gyfer darparu gwasanaethau caffael; ac 

 (b)      Gwneud y newidiadau canlynol yn y dull darparu gwasanaeth:

1.    Mae angen hyrwyddo caffael cydweithredol lle mae’n briodol a ble bydd yn cyflawni arbedion;

2.    Mae angen i bartneriaid busnes, timau uwch reolwyr a Phrif Swyddogion fynd ati’n frwd i ymgysylltu â’i gilydd er mwyn amlygu prosiectau sydd ar y gweill a chontractau mawr fel y gellir cynllunio’r llwybr caffael ac ystyried cydweithredu;

3.    Annog darparu buddion cymunedol;

4.    Rhaid gosod targedau clir a phendant ar gyfer cyflawni’r arbedion effeithlonrwydd trwy’r broses gaffael;

5.    Ymddengys bod y systemau a’r gwaith papur yn feichus ac mae angen eu hadolygu i sicrhau eu bod yn briodol at ddibenion mewnol ac nad ydynt yn dod yn rhwystr diangen i gwmnïau bach sydd am gyflwyno cynigion;

6.    Mae angen adolygu profiadau pawb ar ôl caffael contractau mawr;

7.    Mae angen i brif swyddogion gymryd mwy o ran yn y gwaith o gytuno ble i gael cydbwysedd rhwng y manteision posibl a risgiau’r broses gaffael; a

8.    Mae angen cyflwyno adroddiadau perfformiad i Bwyllgor Trosolwg a Chraffu'r Cabinet ac Adnoddau Corfforaethol.