Mater - cyfarfodydd

Cyflwyno Diweddariad i'r Pwyllgor am gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y diweddariad ar gynnydd yr adran Archwilio Mewnol. Esboniodd fod canlyniadau’r dangosyddion perfformiad yn bennaf yn sgil amseru’r adroddiad. Ar Gynllun Archwilio 2017/18, byddai adolygiadau Rheoli Contractau a Safon Ansawdd Tai Cymru’n cael eu symud i 2018/19 ac roedd yr un olaf yn ddibynnol ar ganlyniad adolygiad rhanbarthol Swyddfa Archwilio Cymru.

Yn ystod y cyfnod, dim ond yr adolygiad ‘coch’ (sicrwydd cyfyngedig) a gyhoeddwyd ar gyfer y Llwybr Mynediad Unigol i Dai. Yn unol â’r arfer cytûn ar gyfer adolygiadau coch, roedd y Prif Swyddog (Cymuned a Menter) yn bresennol gyda’r Rheolwr Asedau Tai a’r Rheolwr Gwasanaeth (Cefnogi Cwsmeriaid) er mwyn rhoi sicrwydd ar y camau a gymerwyd.

Esboniodd yr Uwch Archwilydd gefndir a chwmpas yr adolygiad a ddynododd 13 cam gweithredu, gan gynnwys dau oedd yn risg uchel a gwblhawyd. Adroddodd fod y rheolwyr wedi derbyn y canfyddiadau ac roeddent wrthi’n rhoi camau ar waith yn brydlon.

Ailadroddodd y Prif Swyddog fod canfyddiadau’r adolygiad yn cael eu blaenoriaethu. Rhoddodd esboniad ar y ddau gam coch yn ymwneud ag archwilio tystiolaeth i gefnogi gorgyffyrddiadau dyrannu a chofnodi dyddiadau ymgeisio ar y gofrestr. Fel gwybodaeth gefndir, siaradodd am effaith cynnydd yn yr ymgeiswyr ar y gofrestr dros y 12 mis diwethaf sydd wedi arwain at heriau wrth reoli’r gofrestr.

Croesawodd Sally Ellis y cynllun gweithredu manwl. Mewn ymateb i’r sylwadau, dywedodd yr Uwch Archwilydd y byddai newidiadau TGCh yn helpu awtomeiddio systemau a lleihau lefel y gweithio â llaw a’r pwysau dilynol. Cyfeiriodd y swyddogion at faterion blaenorol oedd yn codi yn sgil oedi wrth uwchraddio’r gweinydd i gefnogi’r system ‘Tai Agored’. Gosodwyd camau yn yr adroddiad i swyddogion TGCh flaenoriaethu’r gwaith hwnnw, yn amodol ar allu Capita, yn unol â’r amserlenni cytûn.

Pan ofynnodd y Cynghorydd Dolphin ynghylch cynllunio gwaith TGCh, dywedodd y Prif Swyddog fod y dull presennol yn golygu trafod â thîm y Prif Swyddog er mwyn asesu sut gellid darparu ar gyfer unrhyw brosiectau newydd a ddynodwyd yn ystod y flwyddyn.

Dywedodd y Prif Weithredwr, er mwyn mynd i’r afael â chanfyddiadau’r adolygiadau coch, roedd angen i’r Prif Swyddogion edrych ar y manylder y tu hwnt i’r camau hynny er mwyn cynorthwyo timau i gyflawni’r gwaith hwnnw.

Tynnodd y Cynghorydd Woolley sylw at nifer o wallau teipio yn yr adroddiad.

Mewn ymateb i ymholiad gan y Cynghorydd Johnson, esboniodd y Rheolwr Archwilio Mewnol fod adolygiad dilyn i fyny o SARTH wedi’i drefnu ar gyfer mis Mehefin 2018 er mwyn caniatáu amser i roi camau gweithredu ar waith. Gofynnodd y Cadeirydd fod yr adroddiad ar yr adolygiad dilyn i fyny’n cynnwys manylion am unrhyw oedi i newidiadau TGCh.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Prif Swyddog ac aelodau’r tîm am eu presenoldeb a’u cyfraniadau.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.