Mater - cyfarfodydd

Gyflwyno diweddariad ar y broses a'r gweithdrefnau ynghylch gwariant ar ymgynghori i'r Pwyllgor.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr adroddiad ar yr adolygiad blynyddol o gydymffurfiaeth gyda phrosesau i roi sicrwydd ar reoli effeithiol o wariant ymgynghoriaeth.  Mae hyn yn cynnwys gwerthuso’r gwaith, gwerth ac effaith nifer fach o ymgynghorwyr yn cymryd rhan hyd at werth o £25K neu fwy yn 2016/17.

Atgoffwyd y Pwyllgor o gefndir y materion lle'r oedd gwaith archwilio blaenorol wedi adnabod cam-godio gwariant ymgynghoriaeth ar y cyfriflyfr cyffredinol a oedd wedi arwain at adroddiadau anghywir ar gost ymgynghorwyr ac fe heriodd y Pwyllgor hynny.   Y prosesau newydd ar gyfer awdurdodi a rheoli gwariant ymgynghoriaeth wedi eu cefnogi gan achosion busnes i asesu angen cyn yr ymrwymiad, tra bod adolygiadau ôl-aseiniad wedi arddangos sut mae amcanion wedi eu cwrdd, a nodi dysgu i fod â’r hawl i weithio ar brosiectau’r Cyngor yn y dyfodol.  Mae canlyniad yr adolygiad archwilio yn 2016 wedi rhoi sicrwydd o effeithiolrwydd y system newydd mewn rheoli a monitro defnydd o ymgynghorwyr a gwariant cysylltiol.

Meddai’r Prif Weithredwr bod y gwariant terfynol o £81,824 ar ymgynghorwyr yn 2016/17 yn adlewyrchiad o'r gwaith a wnaed ac yn dangos gwariant isel gan Sir y Fflint ar ymgynghoriaeth o’i gymharu â chynghorau eraill.  Darparodd eglurhad ar yr un ymgynghorydd gyda gwerth dros £25K ar gyfer y cyfnod a hefyd ar yr ymrwymiad ymgynghoriaeth ‘byw’ yn 2017/18 a oedd yn adolygu a chynnal a chadw’r strwythur  tâl a graddfa sydd ei angen o dan y cytundeb Statws Sengl.

Eglurodd Rheolwr yr Adain Archwilio Mewnol natur gynghorol yr archwiliad gan roi sicrwydd o reolaethau da ar achosion busnes a chywirdeb y codio, gyda her go iawn yn cael ei roi i achosion busnes ac estyniadau i gontractau.  Nododd bod newid mewn diwylliant yn ffactor oedd yn cyfrannu i’r canlyniadau.

Wrth gydnabod hyn, awgrymodd y Cynghorydd Johnson adolygiad rheolaidd o’r trothwy £25K ar gyfer ymrwymiadau ymgynghoriaeth sydd angen cymeradwyaeth gan y Prif Weithredwr (yn ogystal â’r Prif Swyddog) i asesu p’un ai y gellir ei gynyddu.  Meddai’r Prif Weithredwr y gellir cynnwys hyn yn flynyddol fel rhan o'r Rheolau'r Weithdrefn Gontractau neu Ariannol.

Mewn ymateb i’r sylwadau gan y Cynghorydd Woolley am fonitro gwariant yr ymgynghorydd o dan y trothwy o £25K, sicrhawyd bod yr holl ofynion angen achos busnes ac awdurdodiad gan y Prif Swyddog perthnasol ac yn cael eu cofnodi yn y gronfa ddata.

Yn dilyn gwybodaeth ar yr ymgynghorwyr wedi’u defnyddio gan y Cyngor yn 2016/17, nododd y swyddogion gais y Cynghorydd Johnson fod adroddiadau’r dyfodol yn cynnwys manylion o p’un ai fod y cwmnïau yn genedlaethol neu leol.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor wedi'i sicrhau fod y gwariant ar ymgynghorwyr yn cael ei reoli a bod y Cyngor yn cyflawni gwerth am arian.