Manylion y penderfyniad

To enable the committee to consider the revised protocol.

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad i alluogi’r Pwyllgor i ystyried y protocol diwygiedig.   Cyflwynodd y wybodaeth gefndir ac egluro y bu’n rhaid ail-ystyried y protocol i’w wneud yn ‘haws ei ddefnyddio’ yn dilyn pryderon yn ddiweddar.   Roedd pryderon penodol o ran ailddrafftio’r protocol yn ymwneud â’r angen i arsylwi cynrychiolaeth ddaearyddol, materion cynrychiolaeth pleidleisiwr / cynghorydd, a chanlyniadau anfodlonrwydd gyda’r camau gweithredu a gymerwyd gyda diffyg atebolrwydd. Eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd bod y protocol gwreiddiol o 2011 a gymeradwywyd gan Bwyllgor y Cyfansoddiad yn atodiad i’r adroddiad, a’r Protocol diwygiedig i Aelodau ar Ymwneud â Wardiau Eraill a gefnogwyd gan Arweinwyr y Grwpiau.  

            Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd y prif ystyriaethau fel y nodwyd yn y Protocol diwygiedig ac egluro ei fod wedi’i ail-ysgrifennu i gynorthwyo Aelodau gyda materion dadleuol.   Cyfeiriodd at eithriadau i’r protocol, y weithdrefn i’w dilyn, a monitro.

            Nododd y Cynghorydd Michelle Perfect bod adegau lle bo Cynghorwyr Tref a Chymuned yn cysylltu â swyddogion y Cyngor Sir yn uniongyrchol i gael gwybodaeth yn hytrach na dilyn y weithdrefn gywir a gofyn a oes modd llunio gweithdrefn i fynd i’r afael â’r mater.   Eglurodd y Prif Swyddog y gellir ystyried rhoi cyfarwyddiadau i swyddogion y Cyngor Sir o ran sut y dylid ymateb i gais gan gynghorwyr tref a chymuned unigol.   Awgrymodd y dylai unrhyw weithdrefn o’r fath gael ei chyflwyno i’w hystyried yn Fforwm y Sir.

            Cyfeiriodd y Cynghorydd Mike Peers at Atodiad 2, adran 1, yr ail baragraff, a nodi o ran comisiwn ffiniau lleol na fyddai’r frawddeg “Ystyr Aelod Lleol yw Cynghorydd neu un o’r ddau sy’n cynrychioli’r ward” yn berthnasol pe bai ward â thri aelod ac awgrymu y dylid nodi:  “Mae Aelod Lleol yn golygu’r Cynghorydd sy’n cynrychioli’r ward.”

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Rob Davies ar Atodiad 2, paragraff 3.1, yngl?n â chytundeb rhwng rhywun nad yw’n aelod o’r ward ac aelod y ward, cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd y gellir gwneud hyn dros e-bost neu dros y ffôn i gyflawni canlyniad effeithiol.

Awgrymodd y Cynghorydd David Healey y dylai’r Protocol gyfeirio at y risgiau sy’n ymwneud â chyfryngau cymdeithasol a nodi enghraifft pan fu Aelodau’n ymwneud â materion nad oedd yn eu ward eu hunain.

Cyfeiriodd y Cynghorydd David Evans at Atodiad 2, adran 4- Monitro, a nodi bod mater trawsffiniol rhwng ei ward ef a ward gyfagos a gofynnodd am eglurhad o ran yr amgylchiadau lle bo’n rhaid hysbysu Gwasanaethau’r Aelodau am faterion lleol.   Ymatebodd y Swyddogion i’r ymholiad a gyflwynwyd ac awgrymodd y Prif Swyddog er mwyn osgoi biwrocratiaeth ddiangen, bod achosion o dorri’r Protocol yn cael eu cofnodi’n unig, yn hytrach nag achosion o gydymffurfiaeth.     

Cyfeiriodd y Cynghorydd Chris Bithell at atodiad 2, paragraff 1.1, gan nodi bod Aelodau’n ymwneud â materion mewn ward nad yw’n ward iddynt oherwydd materion cynllunio.   Awgrymodd y dylid hysbysu swyddogion yn yr Adran Gynllunio mewn achosion o’r fath, ac unrhyw adran berthnasol arall, er mwyn gallu darparu’r manylion cyswllt priodol. 

Cytunodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd i gynnwys y diwygiadau pellach a gyflwynwyd gan yr Aelodau.

Cafodd yr argymhelliad yn yr adroddiad ei gynnig gan y Cynghorydd Rob Davies a’i eilio gan y Cynghorydd David Evans.

PENDERFYNWYD:

Yn amodol ar y diwygiadau a gyflwynwyd gan yr Aelodau, bod y Pwyllgor 

yn argymell bod Protocol Aelodau ar Ymwneud â Wardiau eraill 

yn cael ei fabwysiadu.