Manylion y penderfyniad

To present to the Committee an update on the progress of the Internal Audit Department.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg yr adroddiad rheolaidd yn dangos cynnydd yn erbyn y Cynllun, adroddiadau terfynol a gyhoeddwyd, olrhain camau gweithredu, dangosyddion perfformiad ac ymchwiliadau presennol.

Mynegodd Sally Ellis bryderon am y nifer o gamau gweithredu heb eu cyflawni, roedd rhai ohonynt yn rhai blaenoriaeth uchel. Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg bod y broses yn dibynnu ar reolwyr gwasanaeth i ddiweddaru’r system; roedd hyn yn fater oedd yn cael ei godi’n gyson gyda’r tîm uwch swyddogion. Roedd hi’n cydnabod pwysigrwydd gosod dyddiadau cau realistig fel yr oedd y Prif Weithredwr, a rhoddodd sicrwydd i’r Pwyllgor y byddai’n parhau i weithio gyda thîm Prif Swyddogion i wella’r amseroedd ymateb.

Yr unig adroddiad Coch (barn sicrwydd cyfyngedig) a gyflwynwyd yn ystod y cyfnod oedd adolygiad o ddigartrefedd a llety dros dro y gofynnwyd amdano gan y Rheolwr Gwasanaeth Tai ac Atal ar ôl ei benodiad yn 2020. Rhoddodd yr Uwch-archwilydd gefndir i sgôp yr adolygiad oedd yn canolbwyntio ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd rheolyddion i reoli galw cynyddol ar y gwasanaeth yn ystod y pandemig ac i ddelio â materion sy’n dod i’r amlwg megis gofynion ‘Ailgartrefu Cyflym’ yng Nghymru. Fe nododd yr adroddiad fod angen rheolau gwell i sicrhau rheolaeth effeithiol y portffolio llety dros dro ac nad oedd arferion gweithredol yn ddigon cadarn i fodloni’r galw cynyddol a thwf posibl yng nghapasiti’r portffolio.   Yn ychwanegol, nid oedd gwybodaeth reoli ar gael i oruchwylio effeithiolrwydd rheoli casglu rhent llety dros dro, rheoli prydlesi ac eiddo gwag.  Roedd y camau gweithredu oedd wedi cael eu uwch gyfeirio at y Prif Weithredwr yn ei rôl flaenorol fel Prif Swyddog (Tai ac Asedau) bryd hynny - wedi cael eu cymeradwyo gan Drosolwg a Chraffu.

Gan ddiolch i bawb a gymerodd ran yn yr adolygiad, rhoddodd y Rheolwr Gwasanaethau Tai ac Atal drosolwg o gamau gweithredu o fewn y Cynllun Gwella Gwasanaeth cadarn ac uchelgeisiol oedd wedi cael eu llunio i fynd i’r afael â’r casgliadau.

Roedd Sally Ellis yn cydnabod cymhlethdodau digartrefedd a phwysau sylweddol ar gyflwyno’r gwasanaeth. Gan ymateb i gwestiynau, siaradodd y Rheolwr Gwasanaeth am yr amrywiaeth o lety dros dro sydd ar gael ar hyn o bryd a’r cynnydd mewn galw yn ystod y pandemig ar draws y wlad. Rhoddodd eglurhad ar ddogfennu prosesau Iechyd a Diogelwch, datblygu'r gweithlu a gwytnwch i fodloni gofynion ar y gwasanaeth ac ymgysylltu cynyddol gyda landlordiaid y sector preifat. Dywedodd er bod yr amserlenni'n heriol, roedd modd eu cyflawni a bod cynnydd da wedi'i wneud ers cyhoeddi’r adroddiad.

Diolchodd y Cynghorydd Ian Roberts i’r Prif Weithredwr a swyddogion tai am eu hymrwymiad ac ymroddiad eithriadol i fynd i’r afael â digartrefedd. Gan dderbyn casgliadau’r adroddiad a chydnabod effaith y pandemig, roedd hefyd yn cydnabod cyfrifoldebau’r Cyngor ar iechyd a diogelwch tenantiaid ac fel Sir i gefnogi’r rhai mewn angen.

Rhoddodd y Prif Weithredwr sicrwydd fod y tîm wedi ymrwymo i weithio drwy’r problemau a chyflwyno gwelliannau, tra’n parhau i reoli’r gwasanaeth o dan amgylchiadau heriol. Diolchodd yr Uwch-archwilydd a’r Rheolwr Gwasanaeth am eu gwaith ar yr adolygiad a chanmolodd y cynnydd a wnaed gan y tîm hyd yn hyn yn gweithredu camau, ac roedd wedi cael ei ddiweddaru am y rhain.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig gan y Cynghorydd Arnold Woolley a’i eilio gan Allan Rainford.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.