Manylion y penderfyniad

To update on progress and to provide assurance to members of the design principles underpinning the creation of a single contact centre as part of delivering the digital customer theme of the digital strategy

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) yr adroddiad i roi’r sefyllfa ddiweddaraf ac i roi sicrwydd i’r Pwyllgor am yr egwyddorion dylunio sydd yn sail i greu un canolfan gyswllt fel rhan o gyflwyno thema cwsmer digidol y strategaeth ddigidol.

Dywedodd y Prif Swyddog bod y Cabinet ym mis Mawrth 2018 wedi cytuno i greu un Canolfan Gyswllt gan ddechrau i gychwyn wrth uno’r Canolfannau Cyswllt sydd yng ngwasanaethu Strydwedd a Thai.  Fe amlinellodd brif amcanion y prosiect, sef adeiladu gwytnwch o fewn y tîm cyfun i ddelio'n effeithiol gydag amseroedd prysur, absenoldeb staff a swyddi gwag, gwella darpariaeth Gymraeg, a rhoi mynediad i gwsmeriaid at sawl gwasanaeth trwy eu Cyfrif Cwsmer.

Eglurodd  y Prif Swyddog fel rhan o wella gwasanaethau digidol, byddai’r Cyngor yn diweddaru galluedd ar-lein y meddalwedd tai i alluogi tenantiaid i gysylltu’n uniongyrchol i weld manylion eu cyfrif tai o dudalen Cyfrif Cwsmer Sir y Fflint ar wefan y Cyngor, a gweld manylion am eu cyfrif rhent, atgyweiriadau, ceisiadau, gwybodaeth am y cyfrif, a gwneud taliadau.

Roedd cam cyntaf y prosiect ar gyfer canolfan gyswllt cyfun yn cael ei weithredu trwy ganolbwyntio ar uno rolau Tai a Strydwedd mewn i swydd-ddisgrifiad gyffredin ar gyfer gweithwyr canolfan gyswllt a phenodi rheolwr i oruchwylio’r un gwasanaeth; adolygu a gwella’r wybodaeth a chynnwys ar wefan Sir y Fflint er mwyn i gwsmeriaid ddod o hyd i wybodaeth a hunan-wasanaethu; a gweithredu gallu ar-lein Tai. Roedd disgwyl i Gymal 1 fod yn weithredol o ganol mis Mawrth 2019, serch hynny, byddai adolygiad o’r sefyllfa staff a thechnegol yn cael ei gynnal ymlaen llaw i sicrhau y byddai gwasanaethau’n cael eu cyflwyno heb unrhyw amhariad i'r ansawdd.

Dywedodd y Prif Swyddog bod trafodaethau hefyd yn cael eu cynnal gyda gwasanaethau eraill i adnabod a chytuno ar sgôp gwasanaethau a allai gael eu symud i’r ganolfan gyswllt gyfun yn nes ymlaen.  Y bwriad oedd cael canolfan gyswllt cwbl gyfun yn gweithredu o D? Dewi Sant, Ewloe o fis Ebrill 2020. Dywedodd y Prif Swyddog y byddai adroddiad pellach am y Strategaeth Ddigidol yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor i roi diweddariad am gynnydd yn gynnar flwyddyn nesaf.  Cyfeiriodd hefyd at y gweithdy Strategaeth Ddigidol a fyddai’n cael ei gynnal i bob Aelod ar 16 Ionawr 2019.

Gofynnodd y Cynghorydd Geoff Collett a fyddai’r strategaeth ddigidol yn cael ei gyflawni ar amser. Cyfeiriodd hefyd at yr arian buddsoddi i arbed a oedd wedi’i ddyrannu, sef £550,000, a gofynnodd ai un dyraniad oedd hwn neu ddyraniad blynyddol. Wrth ymateb dywedodd y Prif Swyddog bod y rhaglen ar y trywydd ar gyfer ganol Mawrth y flwyddyn nesaf, serch hynny, byddai asesiad o barodrwydd i’r gwasanaethau fod yn ‘fyw’ yn cael ei gynnal ymlaen llaw i sicrhau na fyddai unrhyw amhariad i’r gwasanaethau. Gan gyfeirio at £550,000 a oedd wedi’i ddyrannu, dywedodd y Prif Swyddog nad oedd hwn yn gost flynyddol a byddai’r arian yn cael ei ddefnyddio i ariannu tair swydd allweddol newydd er mwyn cyflwyno prosiect, meddalwedd a thrwyddedau Cwsmer Digidol.   Dywedodd y Prif Swyddog bod costau’n cael eu tracio a’u monitro a bod y sefyllfa bresennol o ran staffio yn niwtral o ran cost neu fod arbediad bychan i’w gyflawni.

Gofynnodd y Cynghorydd Tudor Jones am sicrwydd y byddai gwasanaeth ffôn yn parhau i gael ei ddarparu yn y dyfodol ac fe soniodd am anghenion pobl oedrannus sydd heb fynediad i wasanaethau ar-lein gartref.    Gofynnodd y Cynghorydd Jones hefyd a fyddai opsiwn ‘ffonio nôl’ yn cael ei ddarparu er mwyn osgoi costau uchel i breswylwyr ar incwm isel, ac a fyddai data’n cael ei ddarparu am y nifer o alwadau dro ar ôl tro a wneir ar fater penodol. Cadarnhaodd y Prif Swyddog nad oedd bwriad i gael gwared ar y gwasanaeth ffôn ac eglurodd mai nod y Strategaeth oedd gwella nifer y gwasanaethau ac ystod y natur ymarferol dros y we i ddarparu mwy o fynediad i breswylwyr at wasanaethau ar amser a lleoliad oedd yn gyfleus iddyn nhw.   Dywedodd y byddai staff yn y Ganolfan Gyswllt yn ymgysylltu gyda chwsmeriaid ac yn eu cefnogi i hunan-wasanaethu trwy wybodaeth, cyngor ac arweiniad. Dywedodd y Prif Swyddog y byddai’r cyfleusterau oedd ar gael i breswylwyr yn cael eu hysbysebu’n eang ar wefan y Cyngor i leihau faint o alwadau a wneir.

Wrth ymateb i sylw gan y Cynghorydd David Wisinger, dywedodd y Prif Swyddog y byddai galwadau’n cael eu cyfeirio at y gwasanaeth mwyaf priodol a byddai cefnogaeth arbenigol ar gael i fynd i’r afael ag ymholiadau mwy cymhleth a chynorthwyo'r henoed neu bobl ddiamddiffyn. Fe eglurodd hefyd bod y nifer o alwadau mewn dydd yn cael eu cofnodi ac roedd hyn yn cynnwys y nifer o alwadau nad oedd yn cael eu cwblhau am ba bynnag reswm.

Mynegodd y Cynghorydd Patrick Heesom bryderon nad oedd gan rai preswylwyr oedd yn byw mewn ardaloedd difreintiedig fynediad i wasanaethau ar y we gartref, na’r sgiliau TG na’r modd ariannol i fforddio cludiant i ganolfannau cyswllt y tu allan i’w cymuned.   Pwysleisiodd yr angen am sgwrs wyneb yn wyneb a dywedodd nad oedd cyswllt ar y ffôn o bell neu wasanaethau ar-lein yn addas na’n hawdd ei ddefnyddio mewn ardaloedd difreintiedig. Gofynnodd bod ystyriaeth yn cael ei roi i gynyddu’r nifer o Ganolfannau Cyswllt yn benodol mewn ardaloedd difreintiedig. Fe ymatebodd y Prif Swyddog i’r sylwadau gan ddweud eto y byddai’r Strategaeth Ddigidol yn gwella’r gwasanaethau presennol sy’n cael eu darparu i breswylwyr a chynyddu mynediad i wasanaethau y tu hwnt i oriau gwaith arferol ar amser a lleoliad oedd yn gyfleus i’r unigolyn.  Eglurodd fod gan yr Awdurdod 5 Canolfan Gyswllt ar draws y Sir a byddai staff yn y Canolfannau yn gallu rhoi cymorth personol i breswylwyr a gweithio ar y cyd â’r Ganolfan Gyswllt i ddatrys ymholiadau a chefnogi pobl i hunan-wasanaethu.

Mynegodd y Cynghorydd Janet Axworthy ei gwerthfawrogiad i Brif Swyddogion a’u timau am y gwaith caled a chynllunio oedd wedi cael ei wneud i gyfuno timau Strydwedd a Thai mewn i un tîm cyfun ac adleoli i D? Dewi Sant, Ewloe.

Fe soniodd y Cynghorydd Tudor Jones am yr angen i hyrwyddo’r Strategaeth Ddigidol er mwyn i'r cyhoedd gael gwybod am y gwasanaethau sydd ar gael ar wefan y Cyngor a sut y gallent gael gafael arnynt, gan nodi gwybodaeth mewn canolfannau cymunedol a llyfrgelloedd cyhoeddus fel enghraifft. Dywedodd y Prif Swyddog y byddai defnyddio gwasanaethau digidol yn cynorthwyo pobl gydag anabledd trwy gynyddu hygyrchedd. Roedd yn cydnabod y pwyntiau a wnaed gan y Cynghorydd Jones a dywedodd bod angen hyrwyddo ymwybyddiaeth gydag awdurdodau lleol eraill, gan nodi Sir Ddinbych a Wrecsam fel enghreifftiau o’r gwasanaethau digidol sydd ar gael yn Sir y Fflint i breswylwyr sy’n byw’n agos at ffiniau Sir y Fflint.

Dywedodd y Cynghorydd Patrick Heesom yn gyntaf oll y dylai’r system fod yn seiliedig ar anghenion y bobl nid yn seiliedig ar y gwasanaeth, a dywedodd y dylid sicrhau darpariaeth i breswylwyr sydd heb gyswllt uniongyrchol yn eu hardal leol.    Wrth ymateb i bryderon a fynegwyd gan y Cynghorydd Heesom eglurodd y Prif Swyddog nad oedd cyllid ychwanegol ar gael i gynyddu nifer y Canolfannau Cyswllt. Dywedodd unwaith eto y byddai gwasanaeth ffôn yn parhau i gael ei ddarparu gyda chyfleuster ychwanegol i bobl i hunan-wasanaethu trwy wasanaeth gwe y Cyngor. Byddai modd gwneud apwyntiadau i ymweld â Th? Dewi Sant, Ewloe a byddai modd i bobl gael cymorth personol mewn Canolfan Gyswllt.

Gofynnodd y Cynghorydd David Wisinger pa wasanaeth wrth gefn oedd ar gael ar gyfer systemau TGCh yn Nh? Dewi Sant. Dywedodd y Prif Swyddog bod cefnogaeth wrth gefn yn cael ei ddarparu gan Wasanaethau Gwybodaeth a Busnes yn Neuadd y Sir, a dyma oedd y gefnogaeth oedd yn cael ei ddarparu i safleoedd yr Awdurdod mewn ardaloedd eraill.

Gofynnodd y Cynghorydd Tudor Jones a oedd mesurau ar waith i fynd i’r afael â galwadau ffôn neu ymholiadau wyneb i wyneb camdriniol.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn nodi’r egwyddorion cynllunio sydd yn sail i greu un Canolfan Gyswllt ac yn cefnogi’r cynnydd a wnaed tuag at gyflwyno thema Cwsmer Digidol y Strategaeth Ddigidol.