Manylion y penderfyniad

To update the Committee on the audit review of contract management.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) adroddiad ar adolygiad rheoli contractau Archwilio Mewnol yn dilyn archwiliad cychwynnol o gaffael a adroddwyd yn 2018.  Dynododd yr adroddiad yr angen i bob gwasanaeth gyflawni’r isafswm gofynion i reoli contract yn effeithiol ac i Brif Swyddogion ddatblygu cynlluniau gweithredu erbyn diwedd mis Rhagfyr i fodloni’r safonau hynny yn eu portffolios.

Gan fod y broblem hon yn un hirsefydlog, cynigiodd Sally Ellis fod y Pwyllgor yn derbyn diweddariad ar gynlluniau gweithredu ym mis Mawrth neu Fehefin 2020. Eiliwyd hyn gan y Cynghorydd Heesom.

Mewn ymateb, dywedodd y Prif Swyddog fod dull mewn camau’n cael ei gymryd yn sgil y cymhlethdodau oedd ynghlwm a bod y tîm Archwilio Mewnol yn dilyn i fyny trwy weithredu ar ganfyddiadau archwilio. Byddai cynnydd yn erbyn cynlluniau gweithredu’n cael ei fonitro, gan gydnabod efallai y byddai rhai camau’n gofyn am fwy o amser i’w cwblhau.

Siaradodd Sally Ellis am y potensial am anghysonderau mewn meysydd hyfedredd craidd a’r angen i’r Pwyllgor dderbyn sicrwydd ar gynnydd. Esboniodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y gallai amserlenni gwaith dilyn i fyny gael eu penderfynu dim ond ar ôl i’r cynlluniau gweithredu gael eu cwblhau. Awgrymodd fod archwiliad dilyn i fyny sy’n cael ei gynnwys yng Nghynllun Archwilio 2020/21 yn cael ei ddwyn yn ôl i’r Pwyllgor fel adroddiad ffurfiol. Dynododd Sally Ellis ei bod hi’n fodlon â’r cam gweithredu hwn.

Gofynnodd y Cynghorydd Woolley ynghylch canran y contractau uwchlaw’r trothwy oedd heb eu cofnodi. Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol na allai’r nifer gael ei chadarnhau yn yr archwiliad a bod angen dadansoddiad pellach.

Croesawodd y Cynghorydd Johnson gyflawniad y buddiannau cymunedol a gwerthoedd cymdeithasol a gofynnodd lle’r oedd hyn yn cael ei adrodd. Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y byddai effeithiolrwydd gwerthoedd cymdeithasol mewn contractau yn cael ei gynnwys fel rhan o’r archwiliad y flwyddyn nesaf. Dywedodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) fod arwydd o nifer y contractau gyda’r cymalau hynny’n cael ei ddangos mewn adroddiadau perfformiad ar y Gwasanaeth Caffael.

PENDERFYNWYD:

Bod y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn monitro gwaith cyflawni cynlluniau gweithredu’r portffolio (trwy olrhain camau arferol) i wella rheoli contractau a dilyn i fyny yn ystod 2020/21.