Manylion y penderfyniad

To provide Members, as requested, with an update on the progress of audit actions outstanding within Housing & Communities and Streetscene & Transportation.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg yr adroddiad ar gynnydd y camau archwilio portffolio oedd heb eu cwblhau ac a oedd wedi bod ar agor am gyfnod, neu’n hwyr, fel y gofynnwyd yn y cyfarfod blaenorol. Ni fyddai gwaith dilynol ar yr archwiliadau yn digwydd ar hyn o bryd oherwydd statws y camau, fel y dangosir yn yr atodiad. Roedd y camau’n ymwneud â gwaith archwilio yn y Gwasanaethau Stryd a Thrafnidiaeth a Thai a Chymunedau.

Roedd Vicky Clark (Prif Swyddog, Tai a Chymunedau), Martin Cooil (Rheolwr Gwasanaethau Tai ac Atal) a Paul Calland (Rheolwr Tai a Chyflenwi Rhaglen Strategol) yn bresennol.

Rhoddodd y Cadeirydd wybodaeth gefndir am bryderon y Pwyllgor am y cynnydd araf i gyflawni camau oedd heb eu cwblhau ers amser hir. Cyfeiriodd y Cynghorydd Bernie Attridge ac yntau am y diffyg tystiolaeth oedd ei angen i gau rhai camau ar Drefniadau Contract Maes Gwern.

Rhoddodd Paul Calland eglurhad manwl am yr oedi a chadarnhaodd bod costau terfynol y prosiect wedi’u derbyn a’u gwirio gan y tîm. Er nad oedd y gwaith ar y fframwaith gorswm a chytundeb ar gostau anarferol wedi’i gwblhau hyd yma, byddai gwybodaeth am brosesu gwirio yn cael ei rhannu ag Archwilio Mewnol yn y ddau fis nesaf. O ran y data dilysu gan y contractwr, roedd cyfarfod pellach wedi’i drefnu i gwblhau’r cais am gostau anarferol.

Wrth ymateb i ymholiadau’r Cynghorydd Attridge ar gamau sydd heb eu cwblhau o ran Digartrefedd a Llety Dros Dro, dywedodd Martin Cooil fod adroddiad diweddar i’r Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu Tai a Chymunedau wedi nodi’r rhesymau, yn cynnwys adnoddau, gwytnwch y gweithlu a materion sy’n codi fel newidiadau deddfwriaethol. Rhoddwyd diweddariad byr ar gynlluniau i ddynodi llety brys amgen ac i adolygu’r cynnig i landlordiaid preifat, fel y nodwyd yn yr adroddiad diweddar i’r Cabinet. Cydnabu bod rhai camau a nodwyd fel eu bod wedi’u cwblhau wedi cael eu heffeithio gan bwysau sylweddol ar adnoddau wrth i alw ar wasanaethau gynyddu. Roedd yn rhagweld y byddai’r camau archwilio yn ei wasanaeth yn cael eu cwblhau erbyn diwedd y flwyddyn ariannol, ond roedd hyn yn dibynnu a fyddai cefnogaeth TGCh ar gael yn barhaus.

Holodd y Cynghorydd Attridge os oedd y dyddiadau cwblhau a ragwelwyd yn gyraeddadwy, o gofio faint o gamau oedd angen eu cwblhau. Sicrhaodd Martin Cooil fod cynnydd sylweddol wedi’i wneud ar fwyafrif helaeth y camau a bod angen mwy o waith i ymgorffori egwyddorion mewn gweithdrefnau a pholisïau. 

Cydnabu Sally Ellis y pwysau ar y gwasanaeth digartrefedd. Holodd am y diffyg pwyslais ar isadeiledd rheoli perfformiad a materion TGCh, o gofio eu pwysigrwydd yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol. Eglurodd Martin Cooil fod gwelliannau mewn casglu data perfformiad wedi’i nodi fel un o’r camau, gan fod adnoddau TGCh wedi cael eu blaenoriaethu i ymateb i newidiadau yng ngofynion adrodd Llywodraeth Cymru. Roedd yn rhagweld y byddai’r camau’n cael eu cwblhau erbyn diwedd y flwyddyn, gyda chefnogaeth TGCh.

Holodd Brian Harvey a oedd y cyfyngiadau ar gefnogaeth TGCh yn effeithio ar wasanaethau eraill. Dywedodd y Prif Swyddog (Llywodraethu), er bod adnoddau’n cael eu blaenoriaethu’n briodol, bod heriau sylweddol oherwydd y galw cynyddol am gefnogaeth, problemau recriwtio a chyllidebau llai oherwydd heriau ariannol y Cyngor.

Wrth ymateb i’r Cynghorydd Allan Marshall, dywedodd Martin Cooil y byddai’r nodiadau gweithdrefnol a gofnodwyd ar hyn o bryd yn cael eu diweddaru i adlewyrchu arferion newydd pan oedd y gwelliannau TGCh wedi cael eu rhoi ar waith. Dywedodd y gallai Aelodau godi unrhyw faterion penodol gydag ef yn uniongyrchol.

Yn dilyn y drafodaeth, diolchodd y Cadeirydd i’r Swyddogion Tai am eu presenoldeb. Cafodd ei awgrym y dylai’r Pwyllgor gael adroddiad arall yn y cyfarfod nesaf ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorwyr Bernie Attridge ac Andrew Parkhurst.

PENDERFYNWYD:

(a)       Derbyn yr adroddiad a’r atodiad; a

(b)       Bod adroddiad pellach yn cael ei drefnu ar gyfer mis Ionawr 2024 i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am y cynnydd o ran y camau archwilio oedd heb eu cwblhau.