Manylion y penderfyniad

To share the Public Services Ombudsman for Wales Annual Letter 2021-22. The report also provides an overview of complaints received by each portfolio of the Council between the period 1 April - 30 September 2022.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) yr adroddiad i rannu Llythyr Blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru oedd yn crynhoi perfformiad y Cyngor ar y cwynion a ymchwiliwyd iddynt yn 2021-22.

Cyflwynwyd y Pwyllgor i Rebecca Jones, y Rheolwr Gwasanaeth Cyswllt â Chwsmeriaid a oedd hefyd wedi’i phenodi fel Cadeirydd y Gr?p Cwynion Cymru Gyfan sydd â’r nod i rannu arfer dda ac adnabod gwelliannau wrth fynd i’r afael â chwynion.   Wrth grynhoi prif adrannau’r adroddiad hwn, eglurodd fod y cynnydd mewn cwynion newydd yn erbyn y Cyngor yn ystod 2021/22 yn cyd-fynd â’r duedd genedlaethol ac yn debygol o fod oherwydd bod cwynion wedi cael eu hatal oherwydd y pandemig.   Roedd y mwyafrif o’r cwynion hynny wedi’u cau oherwydd awdurdodaeth, eu bod yn gynamserol neu wedi’u cau ar ôl cael eu hystyried i ddechrau gan Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.  Mae adolygiad o wybodaeth gyhoeddus i gynyddu ymwybyddiaeth o weithdrefn gwynion y Cyngor yn helpu i leihau’r nifer o gwynion a chamau gweithredu cynamserol fel bod cwynwyr yn cael gwybod am unrhyw gynnydd a fyddai’n helpu i fynd i’r afael â nifer o achosion wedi’u dyblygu.   Mae gwelliannau eraill yn cynnwys cynnydd da gyda’r rhaglen hyfforddiant gorfodol, cyflwyno polisi newydd ar reoli cyswllt cwsmer a sefydlu rheolau t? ar ymddygiad disgwyliedig ar gyfer cyswllt gyda’r Cyngor ar gyfryngau cymdeithasol.   Mae crynodeb o berfformiad yn ystod yr hanner cyntaf o 2022/23 yn dynodi cynnydd bychan yn y cwynion a dderbyniwyd hyd yma a gwell ymatebion i gwynion ar draws portffolios.

Roedd Matthew Harri, Pennaeth yr Awdurdod Safonau Cwynion, wedi mynychu’r cyfarfod ac yn croesawu buddsoddiad y Cyngor mewn hyfforddiant a’i effaith ar atgyfeiriadau i’r Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a lefelau ymyrraeth yn ystod hanner cyntaf 2022/23.   Cyfeiriodd at yr ymrwymiad barhaus i gefnogi rhaglen hyfforddiant y Cyngor a’r arweiniad statudol o fewn model Cymru Gyfan sydd gyda’r nod o safoni’r broses o ddelio â chwynion ledled Cymru.

Gofynnodd y Parch Brian Harvey sut y defnyddir y weithdrefn i wella gwasanaethau i gwsmeriaid.   Cynghorodd swyddogion fod rhannu data perfformiad gyda swyddogion allweddol yn helpu i’w haddysgu ac i ddadansoddi tueddiadau er mwyn targedu gwelliannau, gan nodi fod natur rhai o’r cwynion y tu allan i reolaeth y Cyngor.

Croesawodd y Cynghorydd Andrew Parkhurst y gwaith sy’n cael ei wneud i wella’r broses o ymdrin â chwynion ac i roi cyhoeddusrwydd i weithdrefn gwynion y Cyngor.   Wrth ymateb i gwestiwn ar gwynion gan Aelodau i swyddogion fe gynghorodd y Rheolwr Gwasanaeth Cyswllt â Chwsmeriaid fod data perfformiad yn seiliedig ar gwynion wedi’i hadrodd yn uniongyrchol i’r Tîm Cwynion Corfforaethol.

Wrth ymateb i sylwadau ar gymharu perfformiad ar draws Cymru fe ddarparodd Matthew Harris gyd-destun ar gyfran y cwynion a gafodd eu cyfeirio at Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ac fe groesawodd y lleihad mewn atgyfeiriadau yn Sir y Fflint ar gyfer hanner cyntaf 2022/23 o’i gymharu â’r flwyddyn flaenorol.   Cytunodd gyda’r pwynt a godwyd gan y Prif Swyddog (Cynllunio, Yr Amgylchedd a’r Economi) fod adroddiadau diddordeb y cyhoedd yn codi proffil cyhoeddus Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, a allai fod yn un o’r ffactorau sydd wedi cyfrannu at y cynnydd mewn cwynion cynamserol.

Awgrymodd y Cadeirydd y byddai’r Pwyllgor yn dymuno gofyn am wybodaeth ychwanegol ar gyfer yr adroddiad nesaf i ddangos sut y mae adborth wedi helpu i adnabod newidiadau i wella gwasanaethau.   Wrth ymateb i awgrym pellach fe gynghorodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) fod arddangos canlyniadau o adborth cymunedol wedi ffurfio rhan o’r hunanasesiad corfforaethol yn barod.

Cafodd yr argymhellion, wedi’u diwygio, eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Bernie Attridge a’r Parch Brian Harvey.

PENDERFYNWYD:

(a)       Bod y Pwyllgor yn nodi perfformiad blynyddol y Cyngor mewn perthynas â chwynion a wnaed i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn ystod 2020-21;

(b)       Bod y Pwyllgor yn nodi perfformiad hanner blwyddyn 2022-23 y Cyngor o ran cwynion a wnaed i wasanaethau yn unol â’i weithdrefn gwynion;

(c)       Bod y Pwyllgor yn cefnogi’r camau gweithredu ym mharagraff 1.15 i wella’r broses o ddelio â chwynion ar draws y Cyngor; a

(d)       Bod y Pwyllgor yn gofyn am wybodaeth ychwanegol ar gyfer yr adroddiad nesaf i arddangos sut y mae adborth cymuned yn helpu i adnabod newidiadau i wella darpariaeth gwasanaeth.