Manylion y penderfyniad

To provide members with an update of 2018/19 organisational performance and trends.

Cyflwynodd Uwch Reolwr, Adnoddau Dynol a Datblygiad Sefydliadol yr adroddiad gwybodaeth am y gweithlu - Chwarter 4 o 2018/19 oedd yn canolbwyntio ar berfformiad a thueddiadau.

Roedd y cynnydd yn y ffigurau Cyfwerth ag Amser Llawn (FTE) yn 2018-19 wedi cynnwys nifer o weithwyr asiantaeth a benodwyd i swyddi parhaol  a gafodd effaith gadarnhaol ar wariant ar weithwyr asiantaeth. Roedd y gostyngiad mewn ffigurau presenoldeb yn siomedig, fodd bynnag roedd hyn yn adlewyrchu sefyllfa debyg ar draws nifer o gynghorau eraill yng Nghymru. Roedd y prif reswm am absenoldeb salwch (Straen, Iselder, Pryder) hefyd yn adlewyrchu’r duedd genedlaethol ac yn Sir y Fflint, roedd dadansoddiad gan Iechyd Galwedigaethol yn dangos bod mwyafrif yr achosion hynny wedi’u sbarduno gan broblemau personol oedd yn effeithio ar waith. Roedd y tîm Iechyd Galwedigaethol yn parhau i weithio gyda gwasanaethau ac roedd wedi helpu i leihau nifer yr achosion o straen yn ymwneud a gwaith yn yr adran Gwasanaethau Cymdeithasol. Bydd dadansoddiad manwl ar ganfyddiadau’r tîm yn cael ei adrodd mewn cyfarfod yn y dyfodol.

O ran cwblhau arfarniadau oedd yn faes blaenoriaeth, rhannodd y Prif Weithredwr ei siom gyda’r ffigur terfynol o 75% oedd yn ostyngiad ers y chwarter blaenorol (91%). Ni chredid bod hwn yn ffigur cywir gan nad oedd arfarniadau a gwblhawyd wedi’u cofnodi’n ddigonol ac oherwydd diffyg trefnu arfarniadau dilynol o fewn y cyfnod. Roedd cynllun gweithredu manwl yn cynnwys adolygiad o’r model arfarnu a fyddai’n helpu i sicrhau gwell canlyniadau. Byddai cynnydd Chwarter 2 yn cael ei adrodd i’r Pwyllgor ym Medi. Hefyd, byddai eitem arbennig ar arfarniadau pan allai’r Prif Swyddogion perthnasol fod yn bresennol i egluro unrhyw feysydd lithriant.

Soniodd y Cynghorydd Jones am gyfraddau hunanladdiad cenedlaethol ar gyfer y gr?p oed 25-45, yn arbennig dynion oedd yn aml yn ei chael yn anodd siarad am faterion iechyd meddwl. Gofynnodd a oedd yn bosibl dadansoddi ffigurau ar gyfer y prif gategori absenoldeb (Straen , Iselder, Pryder) i roi awgrym o’r rhaniad rhwng gwrywod a benywod. Cytunodd y Prif Weithredwr a dywedodd y gellid dangos hefyd yr ystod oedran.

Wrth rannu rhwystredigaethau swyddogion am berfformiad cwblhau arfarniadau, dywedodd y Cynghorydd Jones fod hon yn broblem ers tro a galwodd i Brif Swyddogion fod yn bresennol yn y Pwyllgor cyn data Chwarter 2 i gynnig esboniad yngl?n â’u meysydd gwasanaeth. Dywedodd mai Prif Swyddogion oedd yn bennaf gyfrifol am sicrhau bod arfarniadau’n cael eu cwblhau ac y dylai hynny gael ei adlewyrchu fel rhan o’u harfarniad eu hunain.

Dywedodd y Prif Weithredwr fod adolygiad cychwynnol wedi dangos cysondeb annigonol o ran gweithio o fewn systemau ac y byddai hyn yn cael sylw. Yn ddiweddar gwnaed cynnydd da ar arfarniadau oedd angen eu cynnwys yn y broses ar draws y sefydliad rhag bod llithriant pellach.  Fel swyddog arweiniol, byddai’n ceisio sicrwydd fod cynnydd ar y cynllun gweithredu ac os nad oedd yn fodlon â’r esboniadau a roddid, byddai angen i’r Prif Swyddogion perthnasol fynd gerbron y Pwyllgor. Tra bod Prif Swyddogion yn cael eu dwyn i gyfrif am eu portffolios, roedd cyfrifoldeb ehangach ymysg rheolwyr a goruchwylwyr yn eu meysydd gwasanaeth.

Dywedodd yr Uwch Reolwr fod hyfforddiant cynyddol i reolwyr yn cael effaith gadarnhaol a bod arfarniadau mwy cyson a safonol yn cael eu llunio. Cytunodd i gael gair gyda’r Cynghorydd Woolley y tu allan i’r pwyllgor i fod yn glir ynghylch niferoedd a ffigurau FTE yn yr adroddiad.

Cwestiynodd y Cynghorydd Collett y rhesymeg dros gynnwys adrannau o’r adroddiad fel cyfeiriadedd rhywiol a chredoau crefyddol lle’r oedd nifer o ymatebion yn amhendant. Eglurodd Swyddogion yr angen i’r Cyngor gasglu cymaint â phosibl o wybodaeth, gyda’r adroddiad yn cynnwys meysydd o ddiddordeb y gofynnwyd amdanynt gan y Pwyllgor. Os oedd Aelodau’n dymuno, gallai’r adroddiad chwarterol ganolbwyntio ar flaenoriaethau fel presenoldeb, arfarniadau a gweithwyr asiantaeth, gyda’r adroddiad blynyddol yn dadansoddi’r holl ystadegau eraill.

Canmolodd y Cynghorydd Banks onestrwydd y Prif Weithredwr wrth fynd i’r afael â mater arfarniadau. Dywedodd y dylai’r pwyntiau a godwyd gan y Cynghorydd Jones am iechyd meddwl yng Nghymru gysylltu â gwaith mewn meysydd gwasanaeth eraill fel Tai.

Yn ogystal â’r cymorth presennol sydd ar gael i staff, dywedodd yr Uwch Reolwr y byddai’r Strategaeth Iechyd a Lles yn cynnwys ffocws ehangach ar agweddau corfforol, meddyliol ac ariannol unigolion, gan fod pob un o’r rhain yn effeithio ar bresenoldeb. Un o’r amcanion fyddai darparu Hyrwyddwr Iechyd Meddwl wedi’i hyfforddi ar gyfer pob gwasanaeth.

Canmolodd y Cynghorydd Roberts y Prif Weithredwr am fod yn agored ac egluro’r problemau a’r camau sy’n cael eu cymryd.

Croesawodd y Cynghorydd Shotton y camau oedd yn cael eu cymryd i fynd i’r afael â’r problemau a nodi ffigur gwirioneddol ar gyfer cwblhau arfarniadau, gan ofyn a fyddai’n bosibl diweddaru’r Pwyllgor. Dywedodd y Prif Weithredwr y byddai dilysu’r nifer oedd wedi cwblhau arfarniadau’n rhan o’r diweddariad a fyddai’n cael ei roi i’r Pwyllgor.

Cynigiwyd yr argymhellion, a newidiwyd i adlewyrchu’r drafodaeth, gan y Cynghorydd Johnson ac fe’u heiliwyd gan y Cynghorydd Collett.

PENDERFYNWYD:

(a)       Bod y Pwyllgor yn nodi’r adroddiad Gwybodaeth am y Gweithlu ar gyfer chwarter pedwar o 2018/19;

(b)       Mynegi siom at y gostyngiad mewn Arfarniadau perfformiad a gofyn am eglurhad;

(c)       Derbyn y cynnig gan y Prif Weithredwr i gyflwyno adroddiad ar Arfarniadau yng nghyfarfod Medi; a

(d)       Bod yr Uwch Reolwr yn cael gair gyda’r Cynghorydd Woolley ar ôl yn cyfarfod i fod yn glir ynghylch niferoedd a ffigurau FTE.