Manylion y penderfyniad

Cyflwynodd y Swyddog Gweithredol Busnes a Chyfathrebu’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2018/19, er mwyn i’r Pwyllgor argymell bod y Cyngor Sir yn ei gymeradwyo ynghyd â’r Datganiad Cyfrifon. Roedd y drefn o lunio’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn cynnwys ymgynghori â Swyddogion Statudol a Phrif Swyddogion, Rheolwyr Gwasanaeth a Chadeiryddion Trosolwg a Chraffu, dan oruchwyliaeth y Gweithgor Llywodraethu Corfforaethol.

Roedd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn seiliedig ar y saith egwyddor llywodraethu da, a chafodd y Cyngor sgôr o 3 (derbyniol) ac uwch ar gyfer pob un. Amlygwyd meysydd o gryfder gydol y ddogfen.  Roedd y meysydd a nodwyd i’w gwella’n deillio o bedair ffynhonnell, gan gynnwys y risgiau oedd yn dal yn ‘goch’ yn adroddiad diwedd blwyddyn 2018/19 ynghylch Cynllun y Cyngor, yn hytrach na 2017/18 fel oedd wedi’i nodi. Cyflwynwyd hefyd y wybodaeth ddiweddaraf yngl?n â’r cynnydd yn y meysydd i’w gwella a nodwyd yn Natganiad Llywodraethu Blynyddol 2017/18. Drwy gyflwyno’r wybodaeth ddiweddaraf ganol y flwyddyn câi’r Pwyllgor sicrwydd fod y Cyngor yn monitro’r risgiau a mynd i’r afael â hwy.

Wrth ddiolch i’r tîm am y gwaith a wnaed ar y ddogfen gymhleth hon, dywedodd y Prif Weithredwr mai’r nod oedd ceisio gwelliant parhaus, hyd yn oed pan gyflawnwyd sgôr derbyniol. Roedd y dangosfwrdd yn amlygu’r pryderon pennaf, sef gallu i gyflawni ac adnoddau. Er na fwriedid i’r asesiad yn ôl Egwyddor A fod yn feirniadol, roedd angen rhoi darlun cywir o ymddygiad a diwylliant y sefydliad. Y nod oedd gwella safonau ymddygiad, ac fe gyflawnwyd hynny drwy gynnal trafodaethau rhwng Arweinwyr Grwpiau, swyddogion a Chadeirydd y Cyngor. Roed y Prif Weithredwr yn falch o weld yr ymrwymiad i wella yn y meysydd a nodwyd, a rhoes glod i eraill a oedd wedi dangos arferion gorau.

Roedd Sally Ellis yn falch bod y Prif Weithredwr yn cydnabod y materion dan sylw. Er nad oedd ganddi bryderon o bwys, amlygodd mor bwysig oedd perchnogi camau gweithredu. Yn rhinwedd ei swyddogaeth fel Swyddog Monitro, cyfeiriodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) at yr amryw godau a phrotocolau yngl?n ag ymddygiad derbyniol, ac wrth drafod cyfeiriodd aelodau o’r Pwyllgor at gymryd perchnogaeth dros y safonau hynny ac annog pawb i’w cyflawni.

O ran cynllunio’r gweithlu, roedd y Prif Weithredwr a’r Uwch-reolwr Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol yn arwain y camau gweithredu yn y Strategaeth Pobl, ac roedd yr holl Brif Swyddogion wedi’u perchnogi hefyd.  Er bod cynnydd wedi’i wneud o ran cynllunio ar gyfer olyniaeth, roedd yno risgiau oherwydd strwythur darbodus y Cyngor a goblygiadau materion allanol megis recriwtio ym maes Tai.  Byddai’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol yn ystyried y wybodaeth ddiweddaraf yngl?n â’r Strategaeth Pobl, gan gynnwys cynllunio’r gweithlu.

O ran Egwyddor F yngl?n â rheoli newid, cydnabu Sally’r gwaith ar reoli risg, ond roedd hi’n pryderu ynghylch nifer yr adroddiadau archwilio ‘coch’ a’r trafferthion o ran gweithredu a thrawsnewid.  Dywedodd y Prif Weithredwr mai mater o raddfa oedd hyn, a soniodd am hanes llwyddiannus y Cyngor wrth drawsnewid a gwneud newidiadau mawr mewn polisïau a gwasanaethau.  Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol na chodwyd unrhyw faterion yngl?n â Dulliau Darparu Amgen a bod Egwyddor F yn cyfiawnhau ei barn archwilio flynyddol. Roedd yr adroddiadau sicrwydd coch a gâi eu trafod yn ddiweddarach yn y cyfarfod yn achosion neilltuol ac nid oedd unrhyw bryderon yngl?n â chydgasglu, ond roedd unrhyw adroddiadau coch a roddwyd yn ystod y flwyddyn wedi’u nodi ar wahân yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

Soniodd y Cynghorydd Heesom mor bwysig oedd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol, gan ddweud mai swyddogion oedd yn arwain arno, a bod diffyg cyfraniad gan Aelodau. Dywedodd fod yr Aelodau’n atebol am y Datganiad Llywodraethu Blynyddol, ac y dylent felly gael cyfle i gyfrannu at y drefn hunanasesu. Pwysleisiodd mor bwysig oedd rheoli risgiau, a mynegodd bryderon mawr yngl?n â’r risgiau hynny oedd wedi’u nodi yn y ddogfen.

Dywedodd y Prif Weithredwr fod y Pwyllgor eisoes wedi cymeradwyo’r drefn ar gyfer llunio’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol, a oedd yn cynnwys gwybodaeth oedd eisoes yn bodoli, fel asesiadau risg yr oedd Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu a’r Cabinet wedi’u hadolygu.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Dunbobbin at swyddogaeth y Pwyllgor o ran ceisio sicrwydd fod y drefn wedi’i dilyn yn iawn, a oedd yn wahanol i gylch gwaith y Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu.

Soniodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) mor gymhleth oedd yr amgylchedd rheoli mewnol, gyda chyfrifoldebau allweddol wedi’u dosrannu gydol y sefydliad a’r Pwyllgor Archwilio’n cymryd golwg gyffredinol dros bopeth.  Roedd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn nodi’r hyn oedd yn cyfrannu at Fframwaith Llywodraethu Blynyddol, ac roedd gan yr Aelodau ran flaenllaw yn hynny o beth.  Roedd y gr?p cyswllt a oedd yn cynnwys Cadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Chadeiryddion Trosolwg a Chraffu yn helpu i sicrhau y câi risgiau eu dosrannu’n briodol a’u rheoli.

Dywedodd y Swyddog Gweithredol fod nifer y risgiau a nodwyd yn deillio o ddull agored a thryloyw’r Cyngor, yn seiliedig ar gynlluniau gweithredu.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at bwysigrwydd yr egwyddorion llywodraethu gydol y Cyngor, a’r angen i bawb gydweithio wrth i’r Cyngor fynd yn ei flaen.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn argymell bod y Cyngor yn cymeradwyo’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol i’w atodi i’r Datganiad Cyfrifon.