Manylion y penderfyniad

Cyflwynodd Rheolwr Cyllid Corfforaethol a Rheolwr Cyllid - Cyfrifeg Dechnegol Ddatganiad Cyfrifon drafft 2016/17 (testun archwilio) er gwybodaeth.  Roedd y rhain yn cynnwys y cyfrifon Gr?p - gan gynnwys yr is-gwmni sy’n eiddo iddo’n llawn, North East Wales (NEW) Homes - a Chronfa Bensiynau Clwyd.  Byddai’r cyfrifon terfynol wedi’u harchwilio’n cael eu derbyn ar 27 Medi i’w cymeradwyo a’u hargymell i'r Cyngor Sir ar yr un diwrnod, cyn y dyddiad cau statudol ar gyfer cyhoeddi, sef 30 Medi.  Roedd hon yn ddogfen gorfforaethol a luniwyd drwy waith sylweddol ar draws yr Awdurdod, yn enwedig gan y tîm Cyfrifeg Dechnegol yn Adran Cyllid Corfforaethol.

Rhoddwyd cyflwyniad yn trafod y meysydd canlynol:

·         Pwrpas a chefndir

·         Cynnwys a throsolwg

·         Cyfrifoldeb

·         Cysylltiadau â monitro’r gyllideb

·         Penawdau – Cronfa'r Cyngor, Cronfeydd Wrth Gefn ar Ddiwedd y Flwyddyn, Cyfrif Refeniw Tai a Chyfalaf

·         Newidiadau i Ddatganiad Cyfrifon 2016/17

·         Prif Ddatganiadau

·         Gr?p Llywodraethu Cyfrifon

·         Cynnydd wrth fynd i’r afael â materion y llynedd

·         Amserlen a chamau nesaf

·         Effaith dyddiadau cau cynt ar fateroliaeth

Eglurodd Mr John Herniman o Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) y dull cyffredinol o ran yr archwiliad wrth gymryd golwg gyffredinol ar fateroliaeth i ddarparu gwybodaeth er mwyn barnu cywirdeb y cyfrifon ac nad yw’r adrodd anochel am gamfynegiannau, o reidrwydd, yn golygu bod angen diwygio.  Croesawodd y trefniadau i’r Gr?p Llywodraethu Cyfrifon fod yn goruchwylio’r broses.  Nododd fod cyflwyno terfynau cyhoeddi statudol cynharach ar gyfer cyfrifon y dyfodol yn her sylweddol i bawb ac fe awgrymodd efallai y byddai’r Cyngor yn dymuno ystyried treialu hyn yn gynharach.  Byddai effaith dyddiad cau buan yn golygu bod mwy o bwyslais ar ddata amcangyfrifedig ac, o bosib’, fwy o fân wallau yn y cyfrifon, ond roedd y ffocws ar eu cywirdeb yn eu hanfod ac felly efallai na fyddai'r Cyngor am ddiwygio mân wallau.

Cadarnhaodd Mr Matthew Edwards o SAC eu bod wedi derbyn y cyfrifon drafft cyn y dyddiad cau a diolchodd i'r swyddogion Cyllid am ddarparu gwybodaeth i ategu'r cyfrifon a oedd yn cyfrannu tuag at effeithlonrwydd yr archwiliad.  Byddai unrhyw faterion allweddol a godai o'r archwiliad yn cael eu crynhoi yn yr adroddiad a fyddai yn y cyfarfod nesaf.

Soniodd y Prif Weithredwr am rôl effeithiol y Gr?p Llywodraethu Cyfrifon o ran y gwaith cyfrifon.  Wrth groesawu’r cyngor gan gydweithwyr o SAC ar her y dyddiadau cau cynharach, rhoddodd sicrwydd y byddai adnoddau o fewn y tîm Cyllid yn cael eu monitro i sicrhau eu bod yn ddigonol i gyflawni dyletswyddau statudol.

Mewn ymateb i bryderon a godwyd gan y Cynghorwyr Chris Dolphin a Glyn Banks, eglurodd Mr Herniman fod y newid arfaethedig i ddyddiadau cyhoeddi cyfrifon awdurdodau lleol Cymru’n benderfyniad gan Lywodraeth Cymru a oedd yn dilyn newidiadau a wnaed yn Lloegr, wedi’u cymell gan Drysorlys y DU i lunio Cyfrifon Llywodraeth Gyfan y DU yn gynt.  Er cydnabod yr heriau, roedd mantais o fod â dealltwriaeth gynt o’r sefyllfa ar ddiwedd y flwyddyn.  Mewn perthynas â’i sylwadau cynharach, eglurodd ei bod yn anochel bod cyfrifon yn cynnwys rhywfaint o ddata wedi’i amcangyfrif ac nad oedd mân bethau, ar y cyfan, yn effeithio ar y farn yngl?n â’i gywirdeb yn ei hanfod, sef y brif ystyriaeth.  Pan ofynnwyd iddo yngl?n â’r posibilrwydd o weld y setliad dros dro ynghynt, dywedodd y Prif Weithredwr na fyddai hyn yn cael unrhyw effaith ar y cyfrifon.

Cododd y Cynghorydd Paul Jones bryderon nad oedd yr amserlen ar gyfer cyfrifon drafft 2020/21 yn caniatáu digon o amser i’r Aelodau oruchwylio’n ddemocrataidd, yn enwedig o ystyried y cyfnod cyn yr etholiad.  Cyfeiriodd Mr Herniman at y drefn etholiadol a dywedodd y dylai’r Cyngor newydd ddal gael cyfle i ystyried y cyfrifon o fewn yr amserlen fyrrach.  Dywedodd y Prif Weithredwr na fyddai’r cyfnod etholiadol yn effeithio ar lunio’r cyfrifon erbyn y dyddiad cau.

Gofynnodd y Cadeirydd yngl?n ag effaith ymrwymiadau pensiynau ar werth net yr awdurdod ac fe ddywedwyd wrthi fod yr ymrwymiad uwch o ganlyniad i newidiadau angenrheidiol a wnaed i ragdybiaethau cyfrifeg ariannol gan yr actiwari wrth gyfrifo’r ymrwymiad.  Sicrhawyd yr aelodau bod trafodion cyfrifeg pensiynau’n angenrheidiol i gydymffurfio ag arferion cyfrifeg a dderbynnir yn gyffredinol, ond na chafwyd unrhyw effaith ar linell sylfaen y Cyngor o ran trafodion yn y Datganiad Incwm a Gwariant a’u bod wedi’u tynnu yn ôl o’r Datganiad ar Symudiadau yn y Cronfeydd Wrth Gefn.  Mewn perthynas â phrisio anheddau'r Cyngor, eglurodd Rheolwr Cyllid nad oedd unrhyw effaith weithredol ac eglurodd gefndir y dull o gyfrifo'r gwerth a oedd wedi'i fabwysiadu i'w ddefnyddio yn y cyfrifon.

Wrth dderbyn cwestiynau pellach gan y Cadeirydd, soniodd Rheolwr Cyllid Corfforaethol am y gwahaniaeth rhwng cronfeydd wrth gefn wedi’u neilltuo a rhai heb eu neilltuo ac am y defnydd parhaus o gronfeydd Statws Sengl.  Nododd y Prif Weithredwr fod lefel cronfeydd wrth gefn yn risg wrth iddynt barhau i ostwng ac na ellir dibynnu arnynt i’w defnyddio i wrthbwyso cyllideb y Cyngor yn ystod y cyfnod parhaus hwn o doriadau.

Pan ofynnodd y Cynghorydd Banks i Reolwr Cyllid Corfforaethol am lefelau cronfeydd wrth gefn at raid, dywedodd Rheolwr Cyllid Corfforaethol bod gan y Cyngor bolisi o gynnal lefel sylfaen o arian wrth gefn o tua 2% o drosiant, a ystyrid yn ddigon, a dywedodd fod cronfeydd wrth gefn yn cael eu hadolygu’n barhaus a datganiad blynyddol wedi’i gynnwys yn yr adroddiad blynyddol i’r Cyngor ar y gyllideb.

Ar y fantolen, holodd y Cadeirydd yngl?n â’r cynnydd sylweddol o ran dyledwyr tymor byr ac fe gafodd wybod bod disgwyl symudiadau eithaf mawr mewn perthynas â dyledwyr a chredydwyr ac y gallai gael ei effeithio gan yr adeg y gwnaed taliadau cyllid grantiau.  Roedd y symudiad penodol hwn yn bennaf o ganlyniad i’r benthyciad a roddwyd i NEW Homes, a oedd yn cael ei ystyried yn un ‘tymor byr’ gan ei fod ar y cam datblygu o adeiladu cartrefi fforddiadwy yn y Fflint.  Rhoddwyd eglurhad hefyd ar yr addasiad cyfrifo ar gyfer ‘absenoldebau wedi’u casglu’ a oedd yn adlewyrchu’r gwyliau a oedd yn ddyledus i weithwyr heb unrhyw effaith weithredol.

Croesawyd graddau’r gwaith dadansoddi a wnaed gan y Pwyllgor gan Mr Herniman, a oedd yn cydnabod natur gymhleth cyfrifon llywodraeth leol.

Fel ymateb i ymholiad gan y Cadeirydd ar ddyfarniadau a rhagdybiaethau beirniadol, rhoddwyd eglurhad o’r modd yr ymdrinnir â Throsglwyddiadau Asedau Cymunedol a lesoedd corfforedig o fewn y contract gwasanaethau fflyd yn y cyfrifon.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Andy Dunbobbin at y derminoleg a ddefnyddiwyd i egluro’r fethodoleg i brisio asedau gan bwysleisio mor bwysig oedd llunio dogfen gyhoeddus ddarllenadwy a dealladwy.  Dywedodd Rheolwr Cyllid fod diffyg canllawiau cenedlaethol ar y fethodoleg brisio wedi’i nodi ac y gellid cyflwyno mwy o sylwadau.  Wrth gydnabod y pwynt yngl?n â therminoleg, cyfeiriodd at yr heriau wrth geisio bodloni gofynion cyfrifo a defnyddio iaith eglur yn y ddogfen.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at gymariaethau â chyfrifon awdurdodau lleol eraill ac roedd yn canmol Sir y Fflint am gynnwys nodiadau eglurhaol.  Dywedodd fod y cyflwyniad wedi helpu i roi trosolwg o’r pwyntiau allweddol.

Mewn perthynas â Throsglwyddiadau Asedau Cymunedol, cyfeiriodd y Cynghorydd Dolphin at y risg a oedd yn parhau â’r Cyngor a dywedodd fod y risg hon yn cael ei rhannu gan grwpiau cymunedol a oedd yn derbyn yr asedau.  Aeth yn ei flaen i ddweud y dylid cael mwy o aelodau i fod ar y Pwyllgor.

Mewn perthynas â dyledion digwyddiadol, holodd y Cynghorydd Johnson yngl?n â’r achos cyfreithiol cenedlaethol ar ariannu gofal cymdeithasol ac fe ddywedwyd wrtho y byddai'r dyfarniad y disgwylid amdano'n sylweddol i gynghorau yng Nghymru a’r Byrddau Iechyd a bod mesur costau posib’ yn anodd. Cyfeiriodd y Prif Weithredwr at y risgiau a oedd yn gysylltiedig â rhai dyledion digwyddiadol eraill a oedd y tu hwnt i reolaeth y Cyngor.

Mewn ymateb i ymholiad gan y Cynghorydd Dunbobbin ar fenthyca gan Fwrdd Benthyca Gwaith Cyhoeddus, dywedodd Mr Edwards o SAC bod hyn yn rhan o'r dull ar sail risgiau o archwilio ac y byddai'r canlyniad yn cael ei adrodd ym mis Medi.

Eglurodd Mr Herniman na nodwyd unrhyw faterion o bryder yn y cyfrifon ar hyn o bryd.

Atgoffodd y Cadeirydd yr aelodau o'r cyfleoedd a oedd ar gael i gael eglurhad yngl?n â materion yn y cyfrifon drafft, fel y maent wedi’u nodi yn yr adroddiad.  Dywedodd y Prif Weithredwr y byddai ymatebion i ymholiadau a wnaed yngl?n â’r cyfrifon drafft yn cael eu rhannu gyda’r holl aelodau cyn y camau terfynol.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Nodi Datganiad Cyfrifon drafft 2016/17 (sy’n cynnwys y Datganiad Llywodraethu Blynyddol a gymeradwywyd gan y Pwyllgor yn ei gyfarfod fis Mehefin 2017); a

 (b)      Bod y Pwyllgor yn cymeradwyo’r trefniadau ar gyfer y sesiynau 'galw heibio’ sydd wedi’u trefnu yn gynnar ym mis Medi ac yn nodi'r gallu i drafod unrhyw agwedd o'r Datganiad Cyfrifon gyda swyddogion neu Swyddfa Archwilio Cymru drwy gydol mis Gorffennaf, Awst a Medi, cyn i’r fersiwn derfynol wedi’i harchwilio ddod yn ôl ger bron y Pwyllgor i’w hargymell i’r Cyngor er mwyn i’r Cyngor ei chymeradwyo’n derfynol ar 27 Medi 2017.