Agenda item

Pwrpas:        Darparu adborth trosfwaol mewn perthynas â’r holl ymweliadau i Gynghorau Tref a Chymuned.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro yr adroddiad gan egluro fod aelodau annibynnol y Pwyllgor Safonau wedi mynychu pob cyfarfod Cyngor Tref a Chymuned heblaw un dros y 12 mis diwethaf.  Cynhaliwyd yr ymweliadau er mwyn cael gwell dealltwriaeth o sut mae cyfarfodydd Cyngor Tref a Chymuned yn cael eu cynnal ar draws y Sir, gyda ffocws penodol ar faterion sy’n ymwneud â Chod Ymddygiad Aelodau (y Cod), a darparu unrhyw adborth sydd yn deillio o’r ymweliadau a allai fod yn ddefnyddiol.

                        Yr adborth cyffredinol oedd fod cyfarfodydd Cynghorau Tref a Chymuned yn Sir y Fflint wedi’u trefnu’n dda ac yn boblogaidd ac y dylid canmol Cynghorau Tref a Chymuned a’u Clercod am eu gwaith caled a’u hymrwymiad.

                        Roedd copïau o lythyrau a anfonwyd i’r Cynghorau Tref a Chymuned ar ôl pob ymweliad wedi cael eu dosbarthu ac roeddynt ynghlwm wrth yr adroddiad.

                        Roedd themâu cyffredin wedi codi ac roedd aelodau’r Pwyllgor Safonau yn credu y dylid gwneud gwelliannau i gyfarfodydd Cyngor Tref a Chymuned, sef:

1. Dylai ‘Datgan Cysylltiad’ ymddangos fel eitem sefydlog ar bob rhaglen cyn i eitemau’r cyfarfod cael eu rhestru;
2. Os bydd Cynghorydd yn Datgan Cysylltiad, dylent nodi ar lafar a yw’r cysylltiad yn bersonol, neu’n bersonol ac sy’n rhagfarnu, a dylid rhoi eglurhad byr o natur y cysylltiad gan gynnwys pa eitem y mae’r cysylltiad yn ymwneud ag o, a dylid ei gyflwyno’n ysgrifenedig cyn diwedd y cyfarfod hefyd;
3. Dylai rhaglenni fod ar gael ar wefan y Cyngor cyn y cyfarfodydd a dylai cofnodion y cyfarfod gael eu cyhoeddi ar wefan y Cyngor;
4. Er mwyn hyrwyddo hygyrchedd, dylai lleoliad, dyddiad ac amser y cyfarfodydd fod ar gael ar wefan y Cyngor a dylid rhoi digon o arwyddion o amgylch y lleoliad ei hun;
5. Dylai enwau’r Cynghorwyr gael eu hargraffu mewn cyfarfodydd er mwyn i aelodau’r cyhoedd wybod pwy ydi Aelodau’r Cyngor;
6. Dylid trefnu sesiynau cynefino i bob Cynghorydd newydd, gan gynnwys eglurhad o’r hyn a ddisgwylir ganddynt o dan y Cod;
7. Mae’r materion sydd eu hangen o dan Ddeddf Llywodraeth Leol (Democratiaeth) (Cymru) 2013 wedi’u cyhoeddi ar wefannau Cynghorau Tref a Chymuned:

a)    Gwybodaeth ynghylch sut i gysylltu â’r Cyngor, ac os yn wahanol, y Clerc gan gynnwys:

                                              i.        Rhif Ffôn;

                                            ii.        Cyfeiriad Post;

                                           iii.        Cyfeiriad e-bost;

b)  Gwybodaeth am bob Aelod, gan gynnwys:

                                              i.        Enw’r Aelod;

                                            ii.        Sut y gellir cysylltu â’r Aelod;

                                           iii.        Cysylltiad yr Aelod ag unrhyw Blaid (os o gwbl);

                                           iv.        Y ward y mae’r Aelod yn ei g/chynrychioli (lle y bo’n berthnasol);

                                            v.        Unrhyw swydd yn y Cyngor sydd gan yr Aelod;

                                           vi.        Unrhyw Bwyllgor o’r Cyngor y mae’r Aelod yn rhan ohono.

c)  Cofnodion o’r hyn a ddigwyddodd yng nghyfarfod y Cyngor ac unrhyw ddogfen y cyfeirir atynt yn y cofnodion (yn ôl yr hyn sy’n rhesymol ymarferol);

d)  Unrhyw fantolenni a archwiliwyd o gyfrifon y Cyngor; a

e)  Chofrestr o fuddiannau'r Aelodau.

                        Wrth ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Johnson, fe eglurodd y Swyddog Monitro ei bod yn ofyniad i gyhoeddi manylion cyswllt Aelodau, ond roedd modd iddo roi caniatâd, yn dibynnu ar amgylchiadau, i wybodaeth o’r fath beidio â chael ei chynnwys ar y wefan neu ar ddogfennau sydd ar gael i’r cyhoedd eu darllen.

                        Gofynnodd y Swyddog Monitro am adborth gan Gynghorau Tref a Chymuned ynghylch a oedd unrhyw argymhellion a amlinellwyd yn y saith llythyr wedi cael eu gweithredu. Gellir derbyn adborth hyd at 4 Tachwedd 2019 er mwyn i’r manylion gael eu cynnwys yn yr adroddiad terfynol i’r Pwyllgor ar yr ymweliadau ym mis Rhagfyr 2019. Dywedodd y Cynghorydd Ted Palmer Cynghorydd Tref Treffynnon fod Cyngor Tref Treffynnon bellach yn arddangos enwau’r Cynghorwyr ers derbyn y llythyrau, ac roedd siarad cyhoeddus ar y rhaglen ac roedd ffurflenni Datgan Cysylltiad yn cael eu dosbarthu ar y byrddau.

                        Dywedodd y Cynghorodd Huw Morgan o Gyngor Cymuned Nannerch y dylai fod yn fwy amlwg fod y cyfarfod ar y cyd rhwng Cynghorau Tref a Chymuned yn cael ei ddarparu am 6.00pm ar agor i gynrychiolwyr Cyngor Tref a Chymuned ac nid aelodau’r Pwyllgor Safonau’n unig, gan mai dyma oedd yn digwydd fel rheol gyda chyfarfodydd Pwyllgor Safonau.

            PENDERFYNWYD:

            Bod yr adroddiad yn cael ei ddosbarthu i bob Cyngor Tref a Chymuned yn Sir y Fflint a bod y thema gyffredin ac awgrymiadau a amlinellwyd yn yr adroddiad yn cael eu cefnogi fel argymhellion o arfer orau i’r Cynghorau hynny.