Agenda item

Cyflwyno diweddariad i’r Pwyllgor ar gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd Rheolwr yr Adain Archwilio Mewnol y wybodaeth ddiweddaraf yngl?n â chynnydd yr adain Archwilio Mewnol. O ran adroddiadau a gyhoeddwyd ers y cyfarfod diwethaf, roedd un adroddiad â choch (sicrwydd cyfyngedig) ar gyfer cronfeydd ysgolion yn Ysgol Uwchradd Argoed a oedd ymhlith sampl o archwiliadau a gynhaliwyd mewn pedair ysgol.

Rhoddodd yr Uwch Archwilydd yr adolygiad (Rafaela Rice) gefndir i'r archwiliad a oedd wedi canolbwyntio ar risgiau o ran gweithredu, rheoli a gofynion rheoliadol cronfeydd ysgolion.  Trafodwyd y gwendidau a nodwyd gyda'r Pennaeth a'r Rheolwr Busnes newydd ei benodi i gytuno ar nifer o newidiadau ar gyfer gwella rheolaethau a chryfhau gweithdrefnau.

Mewn ymateb i ganfyddiadau'r archwiliad, cadarnhaodd Pennaeth Ysgol Uwchradd Argoed (Mr Paul Smith) fod gweithdrefnau wedi'u hadolygu a bod cynllun gweithredu cytunedig wedi'i rannu ag unigolion allweddol.  Yn ogystal â'r Rheolwr Busnes profiadol sydd newydd ei benodi, byddai penodi Is-Gadeirydd Cyllid a llywodraethwr cyfetholedig â phrofiad perthnasol yn adeiladu gwytnwch i oruchwyliaeth rheolaeth ariannol yr Ysgol. Roedd gweithredoedd eraill yn cynnwys sesiynau hyfforddi ac ymweliadau ag ysgolion eraill a nodwyd fel arfer da. Dywedodd y Pennaeth hefyd y byddai gr?p tasg o lywodraethwyr ysgolion yn monitro cynnydd ar yr argymhellion archwilio, ac roedd rhai ohonynt ar y gweill. Rhoddodd sicrwydd y byddai'r holl gamau gweithredu yn cael eu gweithredu erbyn tymor y Gwanwyn.

Cadarnhaodd yr Uwch Reolwr - Systemau Gwella Ysgolion fod y canfyddiadau wedi'u trosglwyddo i'r Prif Swyddog a fyddai'n cael gwybod am y cynnydd o ran camau gweithredu. Er mwyn codi ymwybyddiaeth ar draws pob ysgol, roedd y materion yn cael eu trafod gyda’r Fforwm Cyllideb Ysgolion a Ffederasiwn Penaethiaid Cynradd, gyda hyfforddiant perthnasol ar y gweill ar gyfer ysgolion.

Wrth ddiolch i’r Pennaeth am ei bresenoldeb, dywedodd y Prif Weithredwr ei fod yn fodlon gyda brys a bwriad ymateb yr Ysgol a’r dysgu a rennir ymhlith ysgolion.

Mewn ymateb i gwestiynau gan Sally Ellis, esboniodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y byddai angen tystiolaeth o’r camau gweithredu cyn eu cau i lawr a bod adolygiad dilynol yn cael ei gynnal ar gyfer pob archwiliad sicrwydd coch.

O ran y tri adroddiad ambr / coch (rhywfaint o sicrwydd) a gyhoeddwyd yn ystod y cyfnod, roedd Sally Ellis yn poeni am y diffyg cynnydd ar ddilyniant Storfa Alltami a chynigiodd y dylid cyfeirio hyn at Bwyllgor Trosolwg a Chraffu yr Amgylchedd i'w fonitro ymhellach. Cytunodd y Rheolwr Archwilio Mewnol i godi hyn yng nghyfarfod nesaf y gr?p cyswllt â Chadeiryddion Trosolwg a Craffu.

Siaradodd y Prif Weithredwr o blaid hyn a dywedodd y byddai cyfarfod adolygu cychwynnol yn cael ei gynnal gyda'r Prif Swyddog.

Yn dilyn sylwadau gan y Cynghorydd Johnson ar gronfeydd ysgolion ar draws y sectorau cynradd ac uwchradd, dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol fod materion tebyg wedi'u nodi yn rhai o'r ysgolion eraill a archwiliwyd.  Roedd diffyg goruchwyliaeth ar gronfeydd ysgolion yn gyffredinol, felly amlygwyd y mater ar draws pob ysgol.

Crynhodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y pwyntiau allweddol o adrannau eraill yr adroddiad cynnydd, gan gynnwys bwrw ymlaen â chamau gweithredu hwyr gyda Phrif Swyddogion.

Mewn ymateb i bryderon, hysbyswyd y Cynghorydd Dunbar fod gwaith archwilio ar Rentu Tai ac Ôl-ddyledion wedi'i drefnu ar gyfer Chwarter 4 a ddechreuodd ym mis Ionawr 2020.

Rhannwyd pryderon y Cynghorydd Johnson ynghylch camau gweithredu hwyr ar Orfodaeth Cynllunio gan y Rheolwr Archwilio Mewnol a ddywedodd fod Prif Swyddogion a Rheolwyr Gwasanaeth yn gyfrifol am ddarparu diweddariadau ar gynnydd. Dywedodd y Prif Weithredwr y byddai cyfarfod adolygu yn cael ei gynnal gyda'r Prif Swyddog a'r Adran Archwilio Mewnol fel y gellid darparu diweddariad i'r Pwyllgor cyn gynted â phosibl. Croesawyd hyn gan y Cadeirydd.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.