Agenda item

Cytuno ar broses a gweithdrefn ar gyfer adrodd yn ôl i’r Pwyllgor ar ymweliadau a gyflawnir gan Aelodau i Gynghorau Tref a Chyngor, a sefydlu proses a gweithdrefn ar gyfer darparu adborth i Gynghorau Tref a Chymuned y mae’r Aelodau wedi ymweld â nhw.

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro adroddiad i gytuno ar fecanwaith ar gyfer rhoi adborth i Gynghorau Tref a Chymuned ar ymweliadau a gaiff eu cynnal gan aelodau annibynnol o’r Pwyllgor, fel y trafodwyd yn y cyfarfod diwethaf.

Gofynnwyd i’r Pwyllgor ystyried cyfres o argymhellion a ddrafftiwyd gan swyddogion i amlinellu’r dull gorau. Byddai darparu nodiadau ysgrifenedig o bob ymweliad i’r Swyddog Monitro yn ei alluogi i gynllunio agendâu yn seiliedig ar lwyth gwaith. Byddai’r argymhelliad i amgáu nodiadau ysgrifenedig gyda’r pecyn agenda cyhoeddus yn eu galluogi i gael eu hystyried gan y Pwyllgor cyn cyfarfodydd yn ogystal â'u defnyddio nhw fel adborth i Gynghorau Tref a Chymuned.

Mewn perthynas â rhaglen y dyfodol, awgrymwyd y gellid ailymweld â chynghorau mewn dwy flynedd i roi amser i ystyried yr adborth a chwblhau unrhyw newidiadau/hyfforddiant os teimlir bod angen. Gellid hefyd trefnu ymweliadau â chynghorau lle mae newidiadau sylweddol wedi bod i aelodaeth neu Glerc newydd.  Fel arall, efallai y bydd Clercod yn dymuno gwneud cais am ymweliad, gyda rhybudd ymlaen llaw neu beidio.

Dywedodd y Swyddog Monitro os nad yw Aelodau yn dymuno i'w nodiadau ysgrifenedig gael eu cynnwys yn yr agenda, byddai'r rhain yn cael eu nodi fel papurau cefndirol a byddai angen i'r Pwyllgor gytuno ar yr adborth a roir i Gynghorau Tref/Cymuned ar bob achlysur. O ran dadansoddi tueddiadau, gellid darparu adroddiad unwaith neu ddwywaith y flwyddyn i roi crynodeb o’r prif faterion a nodwyd yn ystod y cyfnod hwnnw er gwybodaeth o ran anghenion yr hyfforddiant.

Er bod rhai Aelodau o blaid rhannu adroddiadau ysgrifenedig, teimlai eraill y dylai'r Pwyllgor gytuno ar yr adborth ac y byddai adroddiadau ar lafar yn rhoi cyfle i gadarnhau unrhyw feysydd o ansicrwydd cyn cwblhau’r adborth.  Awgrymwyd y gellid cynnwys adran am wybodaeth y wefan ar y ffurf templed a ddefnyddir i ysgrifennu nodiadau am yr ymweliadau.

Cynigodd Julia Hughes ddiwygiad i Argymhelliad 2 yn yr adroddiad, sef bod nodiadau ysgrifenedig gael eu hanfon ymlaen i’r Swyddog Monitro a’u hadrodd ar lafar i Aelodau mewn cyfarfodydd o’r Pwyllgor Safonau i roi cyfle i ddiwygio a chadarnhau os oes angen.  Byddai’r crynodeb o’r adborth yn cael ei gynnwys yn rhan o’r cofnodion a byddai ar gael i’r Cynghorau Tref a Chymuned perthnasol.  Eiliwyd hyn gan Mr. Ken Molyneux.

Cytunwyd hefyd y byddai adroddiadau yn cael eu hystyried yn nhrefn dyddiad yr ymweliadau oherwydd roedd Cynghorau Tref a Chymuned yn awyddus i dderbyn adborth cynnar.  Byddai hyn hefyd yn rhoi cyfle iddynt gadarnhau unrhyw faterion sydd wedi’u camddehongli o bosibl.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Diwygio nifer yr adroddiadau adborth o ymweliadau â Chynghorau Tref a Chymuned a gaiff eu hystyried ym mhob cyfarfod er mwyn sicrhau nad yw’r agendâu wedi’u gorlenwi, oni bai bod angen rhoi gwybod am faterion brys pan gaiff y rhain eu gosod ar yr agenda ar gyfer y cyfarfod nesaf.  Caiff yr adroddiadau eu hystyried mewn trefn gronolegol;

 (b)      Bod y nodiadau ysgrifenedig (gan ddefnyddio’r templed cytunedig) yn ffurfio papurau cefndirol i agendâu.  Bod adroddiadau ar lafar yn cael eu cyflwyno ym mhob cyfarfod i alluogi’r Pwyllgor i ddarganfod pa adborth i’w roi i Gynghorau Tref a Chymuned a ymwelwyd â hwy; a

 (c)      Bod Aelodau yn rhoi gwybod i'r Swyddog Monitro am ymweliad â Chyngor Tref a Chymuned ac yn anfon eu nodiadau ysgrifenedig ato, cyn gynted â phosibl yn dilyn ymweliad, at ddibenion cynllunio agenda'r Pwyllgor.