Agenda item

Diweddariad ar Weinyddu Pensiynau/Cyfathrebu

Rhoi diweddariad i Aelodau’r Pwyllgor ar faterion gweinyddu a chyfathrebu ar gyfer Cronfa Bensiynau Clwyd a chytuno ar newidiadau i Gynllun Busnes y Gronfa.

Cofnodion:

  Nododd Mrs Williams y wybodaeth ddiweddaraf am y cynllun busnes yn eitem 1.01, lle gallai fod angen newid y dyddiadau ychydig o ran cwblhau’r prosiect ar ôl-groniad gwaith gweinyddu, gan ystyried y blaenoriaethau eraill. Dywedodd y byddai syniad mwy pendant o’r dyddiad cwblhau erbyn cyfarfod nesaf y Pwyllgor.

Roedd y tîm gweinyddu dan gryn bwysau ac yn ysgwyddo baich gwaith trwm o ganlyniad i’r broblem â thâl CARE, sef ‘Project Apple’. Byddai sôn am hynny yn eitem Rhan II ar y rhaglen. Roedd y gwaith yn mynd rhagddo ond ni adroddwyd yn ei gylch fel rhan o’r gweithdrefnau dangosyddion perfformiad allweddol.

Fel y soniodd Mr Middleman eisoes, byddai’r drefn Rheoli Costau’n bwysig iawn i’r tîm gweinyddu.Dywedodd Mrs Williams hefyd, fodd bynnag, y byddai’r cael gwared â’r buddion afiechyd haen 3 yn arbed ychydig o waith gweinyddu.

Roedd dogfen y cytundeb derbyn a’r broses wedi’u hadolygu yn sgil newid y rheoliadau’n ddiweddar, a bellach yn cael eu defnyddio.  Cadarnhaodd bod y drefn newydd yn mynd yn dda yn ôl pob golwg.

Dywedodd Mrs Williams fod y Gronfa wedi cynnal asesiad o ansawdd data yn unol â disgwyliadau’r Rheoleiddiwr Pensiynau, drwy ddefnyddio gwasanaeth a ddarparwyd gan Aquila Heywood, darparwr system weinyddol y Gronfa.  Canfuwyd bod 92.7% o gofnodion yr aelodau heb yr un methiant data cyffredin.Canfuwyd hefyd bod 68.2% o gofnodion yr aelodau heb yr un methiant data mewn perthynas â chynllun penodol.Wrth baratoi ar gyfer Prisiad Actiwaraidd 2019, roedd y Gronfa hefyd wedi cael gwiriadau ansawdd data gan Mercer, gan gynnwys y goblygiadau posib o ran cyfrifo rhwymedigaethau.  Roedd ymdrin â’r materion data hyn yn cael blaenoriaeth cyn cynnal y prisiad, gan eu bod yn effeithio ar gostau’r cyflogwr.

Roedd Mr Latham wedi sôn mor bwysig oedd ansawdd data yn y Cyd-gyfarfod Ymgynghorol Blynyddol.Roedd y Prif Weithredwr yn debygol o grybwyll y mater mewn llythyr at bob cyflogwr.Byddai’r llythyr yn wahanol i bob cyflogwr gan fod yr heriau o ran data’n amrywio.Dywedodd Mrs Williams y gallai rhai cyflogwyr beidio â derbyn llythyr os nad oedd eu data’n peri unrhyw bryderon sylfaenol.

Cyfeiriodd Mrs Williams at dudalen 179, a’r cyhoeddiad fod Equiniti wedi prynu’r elfen Aquila gan gwmni Aquila Heywood, sy’n darparu meddalwedd gweinyddu’r gronfa, Altair.Ym marn Mrs Williams roedd hynny’n fwy perthnasol i gynlluniau sector preifat, ond byddai’n ceisio mwy o wybodaeth am y mater faes o law, gan y byddai’n mynd i gyfarfod yn fuan a fyddai’n cynnwys y pwnc.Dywedodd fod y mater hwn ar y gofrestr risg.  Roedd bwriad o hyd i sefydlu fframwaith caffael cenedlaethol ar gyfer systemau gweinyddu, ond gallai’r newidiadau o fewn Aquila Heywood effeithio ar hynny.

Cafwyd ymateb cadarnhaol yn dilyn y Cyd-gyfarfod Ymgynghorol Blynyddol.O ran gwybodaeth am Bolisïau a Strategaethau, dywedodd Mrs Williams fod pethau’n gwella o ran y dangosyddion perfformiad allweddol.Dywedodd hefyd y cynhelid cyfweliadau ar gyfer swydd newydd swyddog cyfathrebu.

Holodd y Cynghorydd Bateman a oedd y prosiect i fynd i’r afael â’r ôl-groniad gweinyddu wedi’i ohirio.Dywedodd Mrs Williams nad oedd wedi’i ohirio.Fodd bynnag, bu Mercer hefyd yn delio â Project Apple, a bu’n rhaid rhoi blaenoriaeth i hynny.  Dywedodd fod yno rhywfaint o or-gyffwrdd o ran aelodaeth y naill brosiect a’r llall, ac efallai felly na fyddai’r effaith mor arwyddocaol â hynny yn hirdymor.Roedd Mrs Williams yn disgwyl y deuai Project Apple i ben fis Chwefror 2019.

            Diolchodd y Cadeirydd i’r holl Brif Swyddogion Pensiynau am ddal i ymgymryd â gwaith Mrs Burnham tra’r oedd hi’n absennol, a chadw pethau ar y trywydd iawn mewn cyfnod heriol.

 

PENDERFYNWYD:

 

(a)        Bod y Pwyllgor wedi ystyried y diweddariad a gwneud sylwadau

 

(b)        Bod y Pwyllgor yn cymeradwyo newid y dyddiadau yn y cynllun busnes fel y nodwyd ym mharagraff 1.01.

 

            Penderfynodd y Pwyllgor newid trefn y rhaglen a thrafodwyd eitem 11 wedi hyn, sef y broblem â thâl CARE y Cyflogwr.

 

Dogfennau ategol: