Agenda item

Astudiaeth Swyddfa Archwilio Cymru - Trosolwg a Chraffu - Parod at y dyfodol

Pwrpas:  Galluogi’r pwyllgor i ystyried yr adroddiad terfynol am Astudiaeth Swyddfa Archwilio Cymru – Trosolwg a Chraffu - Parod at y dyfodol

 

Cofnodion:

                        Eglurodd Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd fod Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) wedi cynnal eu hastudiaeth trwy gynnal cyfweliadau gydag unigolion a grwpiau a thrwy arsylwi ar nifer o gyfarfodydd pwyllgor rhwng Hydref a Rhagfyr y llynedd.   Enwyd nifer o gynghorwyr oedd wedi bod yn rhan o hyn. Roedd wedi cynnwys gr?p o Aelodau oedd newydd eu hethol, yn ogystal ag Aelodau oedd wedi bod yn gwasanaethu yn y cyngor blaenorol.

 

             Hefyd, cynhaliwyd cyfweliadau unigol gyda’r Prif Weithredwr, Prif Swyddog (Llywodraethu), Swyddog Gweithredu Busnes a Chyfathrebu Corfforaethol a’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd.  

 

Gwnaed pedwar argymhelliad gan Swyddfa Archwilio Cymru, sef y:-

 

P1     Dylai’r Cyngor gynnal hunan asesiad o’i swyddogaeth drosolwg a chraffu yn rheolaidd, i ystyried ei heffaith, a nodi meysydd gwella.

 

P2     Datblygu ymhellach blaen raglenni gwaith craffu i:

 

       sicrhau bod y dull craffu yn gwbl addas i’r pwnc dan sylw a’r canlyniad a ddymunir, ac ystyried dulliau mwy arloesol i gynnal gweithgaredd craffu.

 

P3     Dylai’r pwyllgorau trosolwg a chraffu wella ymhellach eu trefniadau ar gyfer hybu ymgysylltu â’r cyhoedd a budd-ddeiliaid eraill o ran gweithgaredd craffu.

 

P4     Dylai’r Cyngor adolygu’r trefniadau cefnogi ar gyfer trosolwg a chraffu yng ngoleuni heriau presennol ac yn y dyfodol.

 

            Gwahoddodd Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd Aelodau’r pwyllgor i ystyried a chynnig sylwadau ar yr argymhellion hyn.

 

            Dywedodd Cynghorydd Dave Healey nad oedd yn gallu cytuno â’r argymhellion, oherwydd credai nad oeddent yn rhoi darlun cywir o’r ffordd yr oedd Trosolwg a Chraffu yn gweithio. Cyfeiriodd at ei rôl fel Cadeirydd Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Addysg ac Ieuenctid a dywedodd nad oedd y pwyllgor hwn yn cael ei ‘arwain gan aelodau’ a chyfeiriodd at enghreifftiau lle’r oedd Aelodau wedi herio swyddogion ynghylch y canlynol:-

 

·         Effaith y rhyngrwyd ar bobl ifanc – beth oedd Sir y Fflint yn ei wneud i bwysleisio’r peryglon?

·         Dechrau adroddiad ar y Gwasanaeth Ieuenctid a sut yr oedd yn gweithredu – roedd y mater hwn yn gais gan un o’r Aelodau;

·         GwE – pan oeddent yn bresennol yn y pwyllgor, roedd Aelodau’n gofyn am ddiweddariadau ar wahanol faterion fel tlodi misglwyf a chludiant ysgol;

·         Hefyd gofynnwyd cwestiynau am effaith y cyllidebau lle nad yw’r arian yn newid ar ysgolion. Roedd Penaethiaid hefyd wedi bod yn bresennol ac roedd eu cynrychiolwyr wedi siarad ag Aelodau a swyddogion yn amlinellu eu pryderon.

 

            Dywedodd y Cynghorydd Healey mai dim ond rhai enghreifftiau oedd y rhain o ba mor rhagweithiol y bu’r swyddogaeth graffu yn ystod y llynedd.

 

            Mewn ymateb, dywedodd Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd fod yr astudiaeth wedi ei chynnal hydref diwethaf. Roedd ef a phenaethiaid gwasanaethau democrataidd eraill wedi gwneud y pwynt i SAC na fyddai cynnal astudiaeth o’r fath mewn awdurdodau lleol lle cynhaliwyd etholiadau’n ddiweddar, yn debygol o roi adlewyrchiad cywir o’r arfer craffu. Mae'n debygol y byddai nifer o newidiadau yn sgil yr etholiad. Hefyd, ni ddylid defnyddio nifer bach o gyfarfodydd i roi darlun llawn.

 

            Cyfeiriodd y Cynghorydd Paul Shotton at y cyfarfodydd a gynhaliwyd y tu allan i Neuadd y Sir fel yn Nyffryn Maes Glas, Parc Wepre, ac Ysgolion yr 21ain Ganrif (Treffynnon, Ysgol Uwchradd Cei Conna a’r Hwb). Dywedodd fod angen i’r cyfarfodydd hyn yn y gymuned gael cyhoeddusrwydd mwy effeithiol i annog pobl i ddod iddynt.

 

            Cytunodd y Cynghorydd Ian Dunbar â’r sylwadau a wnaed gan y Cynghorydd Healey. O safbwynt y Blaen Raglenni Gwaith, bod rhaglen waith Pwyllgor Craffu  a Throsolwg Cymuned a Menter, yr oedd yn ei gadeirio, yn llawn, gyda phynciau a gynigiwyd gan aelodau. Ychwanegodd fod y swyddogaeth graffu’n gweithio’n dda iawn ond roedd yn cydnabod bod angen ymgysylltu mwy â’r cyhoedd.  

 

            Roedd y Cynghorydd Chris Bithell yn bryderus pan gyfarfu â Swyddfa Archwilio Cymru eu bod eisoes wedi gwneud penderfyniad cyn cynnal y cyfarfodydd  ac roedd yn gofyn i ba raddau y roedd y sylwadau’n gyffredinol neu’n benodol i Sir y Fflint. Atgoffodd Aelodau fod Adroddiad Blynyddol Trosolwg a Chraffu yn tynnu sylw at yr hyn yr oedd Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu wedi eu trafod ar hyd y flwyddyn. Ychwanegodd, fel Aelodau’r Cabinet, ei fod ef ac eraill yn cael eu holi’n gyson gan Aelodau. 

 

            Aeth y Cynghorydd Bithell yn ei flaen i gyfeirio at Ddigwyddiadau Ymgysylltu â’r Cyhoedd a gynhaliwyd mewn blynyddoedd blaenorol lle’r oedd presenoldeb y cyhoedd yn wan, oedd yn resyn.  Roedd yn cydnabod oni bai bod y cyfarfodydd yn trafod rhywbeth oedd yn cael ei ystyried yn hollbwysig neu rywbeth yr oedd gan y cyhoedd ddiddordeb neilltuol ynddo, nid oeddent yn cymryd rhan. Cytunodd pe bai mwy o’r cyhoedd yn mynychu cyfarfodydd y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu y byddai hynny’n sicrhau ymgysylltu rhagorol â’r cyhoedd.

 

            Dywedodd Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ei fod wedi gweld rhai o’r adroddiadau gan awdurdodau eraill a bod sylwadau tebyg ynddynt. Fodd bynnag, pwysleisiodd fod gan bob cyngor ei argymhellion penodol ei hun. Cytunodd hefyd â sylwadau’r Cynghorydd Bithell yngl?n ag ymgysylltu â’r cyhoedd.

 

            Cytunodd y Cynghorydd Mike Peers â sylwadau’r Cynghorydd Healey y dylid eu nodi fel arfer gorau ac y dylai’r arfer gorau o bwyllgorau craffu eraill gael ei gyflwyno. Roedd yn siomedig nad oedd sylwadau a wnaed i SAC ar brofiadau aelodau, rhestr cwestiynau a phynciau a adroddwyd yn ôl a’r defnydd o alw i mewn, wedi’u cynnwys yn yr adroddiad terfynol.

           

            Aeth y Cynghorydd Peers yn ei flaen i gyfeirio at dudalen 7 o adroddiad Trosolwg a Chraffu SAC. Roedd Aelodau’r pwyllgor yn canmol yn fawr y gefnogaeth yr oeddent wedi’i chael gan staff Gwasanaethau Democrataidd. Serch hyn, roedd ganddynt farn gymysg am yr wybodaeth a roddwyd i bwyllgorau. Roedd nifer o aelodau’r pwyllgor yn bryderus ynghylch rhai o’r adroddiadau a dderbyniwyd am eu bod yn rhy hir; a bydd angen rhoi sylw i hyn.  Ar sail y sylwadau hyn, credai y dylid bod wedi cynnwys pumed argymhelliad yn dweud “Y dylai’r Cyngor sicrhau bod gan Aelodau wybodaeth ddigonol ac nad yw’r adroddiadau’n rhy fawr.” O ran paragraff 23, a chyflwyno adroddiadau i bwyllgorau “er gwybodaeth”, dywedodd y Cynghorydd Peers y byddai angen ymateb i hyn.

           

            Cytunodd y Cynghorydd Clive Carver â sylwadau a wnaed gan gydweithwyr. Cyfeiriodd at gofnodion Adnoddau Corfforaethol oedd wedi’u hysgrifennu’n dda ond oedd yn dangos diffyg cwestiynau craffu gan Aelodau’r gr?p gweinyddu.  Tynnodd sylw at y ffaith mai rôl Aelod ar y pwyllgorau hyn yw fel cyfaill beirniadol ac y dylai bob Aelod, waeth i ba blaid y mae'n perthyn, fod yn fodlon siarad.

 

            Dywedodd y Cynghorydd Marion Bateman fod y blaen raglenni gwaith yn darged hawdd ar gyfer Swyddfa Archwilio Cymru a gofynnodd a ddylai’r adroddiad hwn gael ei symud yn nes i fyny’r agenda. Mewn ymateb dywedodd Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd  fod yr adroddiad hwn fel arfer ar y diwedd i allu cynnwys gwaith mwy myfyriol oedd wedi codi yn ystod yn cyfarfod yn y Blaen Raglen Waith. Fodd bynnag, roedd Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol wedi bod yn ystyried eu blaen raglen waith ar ddechrau’r cyfarfod mewn sawl cyfarfod.

 

            Mewn ymateb i sylwadau’r Cynghorydd Carver dywedodd y Cynghorydd Chris Bithell fod aelodau ei gr?p ef yn gofyn cwestiynau heriol yn aml. 

 

            Cytunodd y Cynghorydd Glyn Banks fod hon yn edrych fel dogfen generig ac awgrymodd y gallai bob un Aelod edrych ar adroddiad un awdurdod i ganfod beth oedd eu hymateb i’r astudiaeth hon.

 

            Cytunodd y Cynghorydd Arnold Wooley ag Aelodau ar bob ochr. Awgrymodd gyflwyno system gydag aelodau annibynnol na fyddai’n gyndyn i dafod materion cynhennus.

 

            Mewn ymateb dywedodd Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd fod cydbwysedd gwleidyddol yn ofyniad o dan Ddeddf Llywodraeth Leol a Thai 1989 ac mai dim ond Llywodraeth Cymru allai newid y rheolau hynny.

 

            Cyfeiriodd y Cynghorydd Dave Healey at sylw’r Cynghorydd Woolley ar gydbwysedd gwleidyddol gan ddweud mai’r system bresennol oedd yr unig ffordd i gael cyllideb gytbwys.

 

            Cyfeiriodd Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd at Bwyllgor Trosolwg a Chraffu Addysg ac Ieuenctid oedd â 25% o’i aelodau wedi’u cyfethol oedd yn annibynnol, gan gynrychioli rhiant llywodraethwyr ac awdurdodau eglwysig. 

 

Gofynnodd Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd am gytundeb i ddosbarthu templed hunan werthuso “holiadur craffu effeithiol’ y Ganolfan Craffu Cyhoeddus. Cytunwyd ar hyn.

           

            PENDERFYNWYD:

 

1       Derbyn y pedwar argymhelliad gan Swyddfa Archwilio Cymru yn eu hadroddiad Astudiaeth Trosolwg a Chraffu– Addas ar gyfer y Dyfodol?.

 

2       Gofyn i’r swyddogion edrych ar sut y gall y cynigion gyfrannu at waith Trosolwg a Chraffu yn y dyfodol, gan gynnwys dosbarthu templed hunan werthuso “holiadur craffu effeithiol’ y Ganolfan Craffu Cyhoeddus.

 

 

 

Dogfennau ategol: