Agenda item

Adroddiad i gyflwyno fersiwn archwiliedig terfynol y Datganiad Cyfrifon 2017/18 ar gyfer argymhelliad Aelodau i'r Cyngor, yn cynnwys adroddiad yr archwiliwr allanol.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol fersiwn derfynol Datganiad Cyfrifon 2017/18 gydag adroddiadau Swyddfa Archwilio Cymru mewn cysylltiad ag archwiliad y datganiadau ariannol a Llythyr Sylwadau ar gyfer Cyngor Sir Y Fflint.  Roedd ymateb ysgrifenedig llawn wedi ei ddarparu i gwestiynau a godwyd ar y cam drafft, a doedd dim ymholiadau pellach gan Aelodau ers hynny.  Cadarnhawyd mai cyflwyniadol yn unig oedd yr holl gamddatganiadau perthnasol a’u bod wedi eu cynnwys yn y fersiwn derfynol.  Fel rhan o ymateb y Cyngor i ganfyddiadau’r archwiliad, tynnwyd sylw at yr angen i ddiweddaru’r polisi cyfrifo ar gyfer croniadau o incwm a gwariant.  Roedd yn gysur nodi sylwadau Swyddfa Archwilio Cymru, yn cydnabod bod y cyfrifon wedi eu paratoi i safon uchel ac yn cael eu cefnogi gan bapurau gweithio manwl ac amserol.

Rhannwyd copi o Ddatganiad Cyfrifon Cronfa Bensiynau Clwyd, y mae cymeradwyaeth ar ei gyfer wedi ei ddirprwyo i Bwyllgor Cronfa Bensiynau Clwyd, er gwybodaeth.  Roeddynt wedi eu cymeradwyo'n ffurfiol ar 5 Medi 2018.

Mewn newid i’r arferol, cyflwynodd Richard Harries o Swyddfa Archwilio Cymru adroddiad 260 ISA (Safon Ryngwladol ar Archwilio) ar ffurf cyflwyniad oedd yn cynnwys:

·         canlyniad cyffredinol

·         Cyfrifoldebau’r Archwilydd Cyffredinol

·         sefyllfa’r archwiliad a materion yn codi o’r archwiliad

·         2018-19 a’r blynyddoedd dilynol

Gwnaeth sylwadau ar safon uchel y cyfrifon a fyddai’n cael barn archwilio diamwys (‘glân’) gan Archwilydd Cyffredinol Cymru.  Dywedodd bod ymgysylltu cadarnhaol wedi bod rhwng swyddogion Cyngor a Swyddfa Archwilio Cymru drwy gydol y broses a bod y canfyddiadau wedi eu trafod gyda’r tîm rheoli er mwyn helpu i nodi gwelliannau pellach.  Eglurodd gysyniad materoliaeth a fabwysiadwyd ar gyfer archwilio’r datganiadau ariannol a chanmolodd gyflawniadau’r Cyngor o gwblhau’r gwaith yn gynt na’r angen cyn y newidiadau i derfynau amser statudol a fyddai’n her i bawb.  Er mwyn hwyluso hyn, cynlluniwyd trafodaethau er mwyn ystyried sut i gydweithio er mwyn gwella’r broses, i helpu’r Cyngor ddatblygu ei drefniadau cau cynnar ymhellach.

Diolchodd y Prif Weithredwr i’r Rheolwr Cyllid Corfforaethol, a’r Rheolwr Cyllid dros dro am eu gwaith ar y cyfrifon ac i gydweithwyr Swyddfa Archwilio Cymru am y cymorth a’r gefnogaeth yn ystod y broses archwilio.  Diolchwyd i’r Rheolwr Cyllid Pensiynau hefyd am ei gwaith da ar gyfrifon Cronfa Bensiynau Clwyd.

Croesawodd y Prif Weithredwr yr ymdrech a wnaed fel tîm ar yr archwiliad a’r lefel uchel o sicrwydd a roddwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru.  Siaradodd yn gadarnhaol am berchnogaeth gorfforaethol o’r cyfrifon a rôl effeithiol y Gr?p Llywodraethu Cyfrifon o ran bod a throsolwg dros y cyfrifon, a fyddai’n parhau.  Dywedodd y dylid cydnabod cadw digon o gapasiti o fewn y swyddogaeth Gyllid er mwyn bodloni terfynau amser statudol tynn yn y dyfodol yn ystod trafodaethau ar opsiynau cyllideb ar gyfer 2019/20.

Yn dilyn sylwadau ar y cyflwyniad i gyfleu canfyddiadau’r archwiliad, dywedodd Richard Harries y byddai Swyddfa Archwilio yn gwneud penderfyniad ar y dull gorau i’w ddefnyddio mewn cyfarfodydd yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Argymell y dylai’r Cyngor Sir gymeradwyo fersiwn terfynol Datganiad Cyfrifon 2017/18;

 (b)      Nodi cyflwyniad 260 ISA Swyddfa Archwilio Cymru; ac

 (c)      Argymell y dylai’r Cyngor Sir dderbyn y Llythyr Sylwadau.