Agenda item

Proses Ymgynghori ar y Gyllideb

Pwrpas:        Galluogi’r Pwyllgor i ystyried yr adolygiad o Broses y Gyllideb a gwneud argymhellion I’r Cyngor.     

 

Cofnodion:

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad a oedd yn darparu adborth gan Aelodau a Swyddogion i ddatblygu dull newydd ar gyfer y broses ymgynghori ar y gyllideb. Atodwyd yr adborth a gafwyd gan yr Aelodau yn ystod yr ymgynghoriad i’r adroddiad, yn ogystal â siart llif proses cyllideb fesul cam.Argymhellwyd geiriau diwygiedig, i’w cynnwys yn adran 16 y Cyfansoddiad, yn yr adroddiad.

 

Yn dilyn yr ymgynghoriad gydag Aelodau, amlinellwyd cyfres o ofynion ac ymatebion/ sylwadau yn yr adroddiad a ddefnyddiwyd i hysbysu’r siart llif arfaethedig. Roedd y siart llif hefyd yn seiliedig ar ddull 2018/19 ond nid oedd yn gyfarwyddol; roedd y siart llif yn dangos proses tri cham ond yn ddibynnol ar yr amgylchiadau, gellid hefyd mabwysiadu proses dau neu bedwar cam.

 

Y geiriad arfaethedig ar gyfer y Cyfansoddiad oedd:

 

Yn seiliedig ar arferion da a'r angen am effeithlonrwydd, roedd y Cyngor wedi datblygu Proses Gyllideb fesul cam, fel y dangoswyd yn y siart llif. Nid yw hyn yn gyfarwyddol; byddai rhwng dau neu bedwar cam yr un mor rhesymol, yn dibynnu ar yr amgylchiadau yn ystod blynyddoedd gwahanol. Ym mhob cam, mae pedair wythnos ar gael i ymgynghori, ar sail aelod unigol a thrwy un o chwech Pwyllgor Trosolwg a Chraffu. Mae amser ar gael i Aelodau unigol a Phwyllgorau Trosolwg a Chraffu ofyn am wybodaeth ychwanegol, hyd at ac yn cynnwys dyddiad cau terfynol a fydd yn cael ei osod ar ddechrau’r broses.

 

Ar ddiwedd y cyfnod ymgynghori, bydd y Cabinet yn llunio cynigion cadarn, o ystyried yr ymatebion i’r ymgynghoriad. Bydd unrhyw adroddiad i’r Cyngor yn adlewyrchu sylwadau a wnaed gan ymgyngoreion ac ymateb y Cabinet. Bydd Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu efallai hefyd yn paratoi ymateb yn uniongyrchol i’r Cyngor ar gyfer penderfyniad anweithredol, megis y Gyllideb. Drwy gydol y broses, hyd at y dyddiad cau, a fydd yn cael ei benderfynu ar sail flynyddol, bydd swyddogion statudol y Cyngor ar gael i arwain a chynorthwyo Aelodau sy’n dymuno archwilio cynigion eraill.

 

Eglurodd y Prif Weithredwr bod llawer o waith wedi’i wneud ar opsiynau posib i hysbysu'r siart llif. Dywedodd fod proses y gyllideb ar gyfer 2019/20 eisoes wedi dechrau gydag adroddiad i’r Cabinet yn gynharach yr wythnos honno yn trafod y bwlch yn y gyllideb a ragwelwyd. Yn dilyn proses y gyllideb y flwyddyn flaenorol, trefnwyd cyfarfod cynnar gyda Phenaethiaid Ysgolion a Chadeiryddion Cyrff Llywodraethu i’w gynnal yr wythnos ganlynol i ystyried senarios cyllideb. Yn dilyn Gweithdy Cynhyrchu Incwm lle roedd Aelodau yn heriol, roedd gwaith bellach yn cael ei wneud ar opsiynau. Cyfeiriodd at eitemau megis Archwilio Effeithlonrwydd y Gyllideb a’r Strategaeth Incwm a oedd eisoes wedi’u hychwanegu at y rhaglen gwaith i’r dyfodol er mwyn i’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol allu archwilio’r canlyniadau.

 

Gwnaeth y Cynghorydd Dunbar sylw ar yr arbedion effeithlonrwydd a wnaed dros y blynyddoedd diweddar, ond pwysleisiodd fod y Cyngor bellach yn ddibynnol ar gymorth gan y Llywodraeth Genedlaethol a Llywodraeth Cymru. Cefnogodd yr argymhellion yn yr adroddiad ac fe groesawodd y siart llif. Dywedodd fod trafodaethau gydag Arweinwyr y Grwpiau yn hanfodol er mwyn iddynt allu adrodd yn ôl i’w grwpiau priodol. Cytunodd y Cynghorydd Shotton â’r safbwyntiau hynny a dywedodd fod y broses y flwyddyn flaenorol wedi galluogi pob Cynghorydd i fod yn rhan o’r broses dryloyw.

 

Dywedodd y Cynghorydd Carver fod y broses y flwyddyn flaenorol wedi gweithio’n dda. Fodd bynnag, gan fod y Cyngor yn ddibynnol ar y setliad terfynol gan Lywodraeth Cymru yn agos at ddiwedd proses y gyllideb, gofynnodd a fyddai yna dal gyfle i gynnal cyfarfodydd ychwanegol os oedd angen. Dywedodd y Prif Weithredwr fod y setliad dros dro, a dderbyniwyd ym mis Hydref, yn ddibynadwy oni bai am wybodaeth am grantiau penodol.  Byddai’r Cyngor yn cysylltu’n ffurfiol â Llywodraeth Cymru erbyn mis Mai gyda’i ragolwg cyllideb.  Roedd yn bosibl cynnal cyfarfodydd ychwanegol yn ôl yr angen.   

 

Gwnaeth y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd sylw ar y cyfraniad yr oedd y Cynghorydd Peers wedi'i wneud i gynigion proses y gyllideb a’r enghraifft o ddadansoddiad o'r bylchau yr oedd wedi’i darparu a’i throsglwyddo i gydweithwyr yn yr Adran Gyllid. O ran y gofynion, gofynnodd i aelodau’r Pwyllgor ystyried rhif 19, ‘Mae angen i ni sefydlu os dylid cyfyngu defnydd galw i mewn i eitemau di-Gyllideb, yn enwedig pan fo eitem ymgynghori eisoes wedi’i chyflwyno i Bwyllgor Trosolwg a Chraffu”.

 

Dywedodd y Cynghorydd Heesom bod angen gofyn cwestiynau o ran sut oedd y Cyngor wedi canfod ei hun mewn sefyllfa i osod cynnydd i Dreth y Cyngor fel y gwnaeth y flwyddyn flaenorol. Roedd y siart llif arfaethedig yn rhoi’r cyfle i Aelodau gymryd rhan mewn modd hysbys, fodd bynnag roedd o’r farn bod  “llen wedi’i thynnu i lawr” yn ystod cam un y flwyddyn flaenorol a arweiniodd at Aelodau’n methu ailymweld ag opsiynau cam un. Dywedodd hefyd efallai bod gan Aelodau safbwyntiau gwahanol a’i bod yn bwysig gallu cymharu lefelau o wariant o un portffolio i un arall; roedd o'r farn bod angen mwy o ffocws ar gam 1 a chyllidebau sylfaenol. 

 

Heriodd y Prif Weithredwr y sylw yn ymwneud â Threth y Cyngor – roedd gosod treth y cyngor yn benderfyniad gan y Cyngor cyfan. O ran y dull fesul cam, nid oedd yn wir nad oedd Aelodau yn gallu ailymweld â chamau neu ohirio opsiynau tan yn ddiweddarach. Byddai cam un yn darparu cyfres o opsiynau ar gyfer portfolios gwasanaeth unigol. Yna, gwnaed y cynigion hynny’n rhai pendant ar ôl cytuno arnynt, er mwyn gallu cynllunio gweithrediad yn gynnar. Derbyniodd bob Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Asesiadau Risg ar gyfer eu portfolios cysylltiedig a gwahaoddwyd pob un ohonynt i gytuno ar opsiynau ar gyfer eu portfolios. Ar gyfer 2019/20 byddai opsiynau yn cael eu cyflwyno yn ystod cam un ac unwaith y cytunwyd arnynt ar lefel Cyngor Sir ni fydd modd ail-ymweld â nhw. Fodd bynnag, nid oedd oedd hynny’n golygu nad oedd modd ystyried opsiynau eraill; os oedd angen ystyried opsiynau ymhellach, byddai modd eu symud i gam dau y gyllideb.

 

Cytunodd y Cynghorydd Peers fod y siart llif yn dangos y broses gan gynnwys dyddiadau arwyddocaol allweddol. Roedd o’r farn bod gofynion 3 a 24 yn gwrthdaro â’i gilydd ac o ran rhif 7, roedd yn cytuno â’r Cynghorydd Heesom o ran yr ymddengys bod cam un yn cau i lawr pan oedd Aelodau yn ceisio helpu a chanfod arbedion effeithlonrwydd pellach mewn ymdrech i gau'r bwlch yn y gyllideb. Gwnaeth sylw hefyd ar rifau 18, 19 a 22 a’u croesawu. O ran y geiriad arfaethedig ar gyfer y Cyfansoddiad, awgrymodd y dylid ychwanegu’r geiriauneu ymholi cynigionyn y paragraff cyntaf ar ôl y geiriaugwybodaeth ychwanegol". Er y buasai wedi hoffi gweld cyfeiriad at y dadansoddiad bylchau yn yr adroddiad, croesawodd y ffaith ei fod wedi’i drosglwyddo at y tîm Cyllid. O ran incwm a gwariant, awgrymodd ddadansoddiad ar gyfer bob portffolio. Teimlai y byddai cam un ar y siart llif yn elwa o rywfaint o naratif a siart Gantt gyda therfynau amser a dibyniaethau. Eglurodd y Prif Weithredwr nad oedd rhifau 3 a 24 yr un fath; roedd rhif 3 yn wybodaeth a oedd ei angen gan Aelodau a chyngor ar y manylion cyn cynnal eu dadansoddiadau eu hunain. Roedd rhif 24 yn ymwneud â chyn dod i benderfyniad ond gallai’r geiriad gael ei ddiwygio i’w wneud yn fwy eglur. Roedd angen egluro’r ddau gynhwysiad ar y ffurflen ysgrifenedig. Pwysleisiodd nad oedd pob cam yn arwain at roi diwedd ar opsiynau pellach. O ran y dadansoddiadau ar gyfer pob portffolio, eglurodd bod y gwaith hwn wedi’i gynnal fel ymarfer risg strategol.

 

Gwnaeth y Cynghorydd Wisinger sylw ar y digwyddiadau ymgynghori ar y gyllideb a gynhaliwyd dros y blynyddoedd diwethaf a oedd wedi cynorthwyo â chyfleu’r neges am y sefyllfa ariannol yr oedd y Cyngor yn ei hwynebu i’r cyhoedd.  Eglurodd y Prif Weithredwr bod gwaith y wasg a chyfryngau cymdeithasol wedi cyfrannu at y digwyddiadau hynn a chyfeiriodd eto ar yr ymgynghoriad cynnar a oedd wedi dechrau yr wythnos ddiwethaf gyda chyfarfod â Phenaethiaid Ysgolion a Chadeiryddion Cyrff Llywodraethu.

 

Cytunodd y Cynghorydd Shotton gyda’r sylw cynharach gan y Cynghorydd Carver ar bwysigrwydd bod cyllid ar gael i’r Cyngor cyn gynted â phosibl. Dywedodd y Prif Weithredwr y byddai rhagolygon gwell gan Lywodraeth Cymru o gymorth i’r Cyngor ragweld ac awgrymodd y gellid cyflwyno adroddiad yn y dyfodol i‘r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol ar nifer y dyraniadau tanwariant hwyr gan Lywodraeth Cymru a oedd wedi digwydd yn 2017/18. 

 

Awgrymodd y Cynghorydd Carver y gallai cyfarfod y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol a gynhaliwyd ym mis Rhagfyr, a oedd yn agored i bob Aelod, gael ei weddarlledu ac fe gefnogwyd hyn.  Soniodd y Cynghorydd Johnson a’r Cynghorydd Peers am boblogrwydd Facebook Live a allai gael ei ystyried fel offeryn ychwanegol i ddarlledu cyfarfodydd yn fyw drwy’r cyfryngau cymdeithasol.

 

Awgrymodd y Cynghorydd Heesom bod adroddiad pellach yn cael ei gyflwyno yng nghyfarfod nesaf Pwyllgor y Cyfansoddiad a Gwasanaethau Democrataidd ar ofyniad 19 “mae angen i ni sefydlu os dylid cyfyngu defnydd galw i mewn i eitemau di-Gyllideb, yn enwedig pan fo eitem ymgynghori eisoes wedi’i chyflwyno i Bwyllgor Trosolwg a Chraffu” ac fe gefnogwyd hyn.  Awgrymodd y Cynghorydd Peers y dylid ychwanegu cyn-gyfarfod galw i mewn i’r siart llif a fyddai’n sefydlu pam bod y galw i mewn wedi’i geisio a galluogi swyddogion i ystyried a oedd yr holl wybodaeth angenrheidiol wedi’i darparu’n flaenorol.  Pe bai’r holl wybodaeth wedi’i darparu ni fyddai angen cynnal cyfarfod galw i mewn. Awgrymodd hefyd y gellid ymestyn dyddiad cau'r galw i mewn i alluogi i’r cyn-gyfarfod galw i mewn gael ei ychwanegu i’r amserlen. Pwysleisiodd y Prif Weithredwr os nad oedd rhywbeth yn dod i ben yng ngham 1, gallai gael ei osod yn ôl i gam dau’r broses i gynnal gwaith pellach ac adolygu yn hytrach na chynnal cyfarfod galw i mewn.

 

Cytunwyd hefyd, yn dilyn y sylwadau a wnaed yn y cyfarfod, y byddai fersiwn diwygiedig o’r adroddiad ar gael yng nghyfarfod y Cyngor Sir yr wythnos ganlynol.

 

Gwnaeth y Cynghorydd Banks sylw ar y digwyddiadau ymgynghori cyhoeddus, a oedd yn ei farn ef yn aneffeithiol o ran cost; awgrymodd y gellid trefnu digwyddiad “hawl i holi”.

 

PENDERFYNWYD:

 

 (a)      Bod, yn amodol ar adroddiad pellach ar alw i mewn, proses y gyllideb fesul cam, fel yr amlinellwyd yn y siart llif, yn cael ei chymeradwyo at ddibenion ymgynghori ar y gyllideb;

 

 (b)      Bod adroddiad yn cael ei gyflwyno i gyfarfod nesaf Pwyllgor y Cyfansoddiad a Gwasanaethau Democrataidd ar y broses galw i mewn;

 

 (c)       Bod cyfarfod mis Rhagfyr y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol, sydd yn agored i bob Aelod, yn cael ei weddarlledu.

 

 (d)      Bod y geiriau yng ngofyniad 24 yn cael eu newid i “Rhaid i Aelodau gydnabod yr angen i aros am gyngor/cyfarwyddyd proffesiynol gan swyddog cyn gwneud penderfyniad”;

 

 (e)     Bod adran 16 y Cyfansoddiad yn cael ei newid i’r geiriad a awgrymir yn yr adroddiad, yn cynnwys y geiriau ychwanegol “neu ymholi cynigion” yn y paragraff cyntaf ar ôl y geiriau “gwybodaeth ychwanegol"; a

 

 (f)       Bod yr adroddiad yn cael ei gyflwyno i gyfarfod y Cyngor Sir ar 1 Mai 2018 at ddibenion Ymgynghori ar y Gyllideb.

Dogfennau ategol: