Agenda item

Bydd Mr Nick Bennett, Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, yn mynychu er mwyn rhoi cyflwyniad ar y testun canlynol:

‘Mae Llywodraeth Cymru yn cynnig diwygiadau ar bob lefel o lywodraeth leol gan gynnwys cyflwyno p?er cyffredinol o gymhwysedd.  Cyn i’r diwygiadau hynny ddigwydd, oes yna unrhyw beth yr ydych yn credu fod angen i lywodraeth leol ei wneud er mwyn paratoi, ac ydych chi'n meddwl bod angen newidiadau i'r cod ymddygiad a'r drefn foesegol yn benodol’

Bydd cyfle i gynrychiolwyr Cynghorau Tref a Chymuned ac aelodau’r pwyllgor i ofyn cwestiynau wrth yr Ombwdsmon ac i drafod y materion a godwyd.

Roedd Mr. Nick Bennett, Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn bresennol gyda Mrs. Annie Ginwalla i roi cyflwyniad ar waith tîm Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru wrth iddynt ystyried cwynion am wasanaethau cyhoeddus a darparwyr gofal annibynnol yng Nghymru.

Prif feysydd y cyflwyniad oedd:

·         Ystadegau ar gyfer y deng mlynedd diwethaf – cynnydd o 126% yn y cwynion a dderbyniwyd gan Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, gan arwain at 4,502 o argymhellion ar gyfer gwelliannau i wasanaethau cyhoeddus ar draws Cymru.

·         Mae’r ymholiadau a chwynion a dderbyniwyd yn dangos tuedd ar i fyny dros y pum mlynedd diwethaf gyda gostyngiad a groesawir yn y nifer o gwynion Cod Ymddygiad.

·         Cyd-destun i amlinellu’r materion allweddol gan gynnwys y posibilrwydd o fwy o bwerau datganoledig ar gyfer Cynghorau Tref a Chymuned yn y dyfodol.

·         Roedd cwynion Cod Ymddygiad yn bennaf yn ymwneud â hyrwyddo cydraddoldeb a pharch a datgelu a chofrestru diddordebau.

·         Cwynion na gadarnhawyd a’r rhai ddaeth i ben.

·         Roedd y cwynion Cod Ymddygiad gan y math o Awdurdod yn dangos rhwyg o 53/46% rhwng cynghorau tref/cymuned a cynghorau sir/ bwrdeistref sirol.

·         Roedd ffeithiau Sir y Fflint yn dangos fod llai na 4% o gwynion Cod Ymddygiad wedi eu gwneud yn Sir y Fflint.  Nodwyd mai dim ond Pwyllgor Safonau’r awdurdod allai benderfynu a yw’r Cod Ymddygiad wedi ei dorri gan yr awdurdod hwnnw neu Banel Dyfarnu Cymru.

·         Roedd profi lles y cyhoedd yn ymwneud â chyfres o ffactorau i benderfynu a ddylid ymchwilio i’r gwyn neu'r achos o dorri’r Cod.  Cymrwyd ymagwedd gymesur i ganolbwyntio ar beth oedd bwysicaf i bobl, gyda phob achos yn cael ei ystyried yn ôl ei rinweddau ei hun.

·         Cwynion na chawsant eu cadarnhau – dim ond un o’r 22 o gwynion na chawsant eu cadarnhau a gafodd ei gyfeirio i’r Panel Dyfarnu y llynedd.

·         Cwynion trallodus.

·         Y dyfodol

·         Mesur newydd Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru – pedwar maes lle gobeithia Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru dderbyn pwerau ychwanegol.

·         Casgliad

Roedd Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn awyddus i weld cwynion lefel isel rhwng cynghorwyr yn cael eu trin drwy Broses Ddatrys Leol er mwyn galluogi ei dîm i ganolbwyntio ar gwynion mwy difrifol a’r rhai a gyflwynwyd gan aelodau o’r cyhoedd.  Tra roedd proses o’r fath mewn grym ar lefel sirol, roedd hyn yn rhywbeth dewisol i Gynghorau Tref a Chymuned oedd yn cael eu hannog i ystyried mabwysiadu'r Protocol Datrysiad Lleol a gynhyrchwyd gan Un Llais Cymru.  Yn ystod trafodaeth, dim ond pedwar cynrychiolydd a ddangosodd fod Gweithdrefn Ddatrys Leol wedi ei mabwysiadu gan eu Cyngor Tref/Cymuned.  Pwysleisiodd y Swyddog Monitro bwysigrwydd mabwysiadu gweithdrefn o’r fath cyn unrhyw gwynion byw.

Yn dilyn y cyflwyniad, ymatebodd Mr. Bennett a Mrs. Ginwalla i nifer o gwestiynau gan Aelodau’r Pwyllgor a chynrychiolwyr y Cynghorau Tref a Chymuned:

Ymddygiad tra-arglwyddiaethol parhaus lefel isel gan gynghorwyr a’r effaith ar y cynghorau hynny – Roedd yna ddisgwyliad i ddilyn peth ffurf o'r Broses Ddatrys Leol.  Os methai hyn, byddai Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn ymchwilio drwy ystyried yn gyntaf unrhyw dystiolaeth ddogfennol o batrymau ymddygiad ac yna gweithredu egwyddorion prawf lles y cyhoedd.

Ystyried prun ai i barhau gydag ymchwiliad (Cod Ymddygiad) a’r trothwy ar gyfer cwynion lefel isel - Rhoddwyd awdurdod dirprwyedig i'r tîm i ystyried cwynion a thystiolaeth o dorri’r Cod cyn gweithredu’r prawf lles y cyhoedd goddrychol a osodwyd gan Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.  Gellid gofyn am fwy o wybodaeth, os oedd angen, gan yr achwynydd.  Os nad oedd egwyddorion y prawf yn cael eu cwrdd, byddai’r tîm yn gwrthod y gwyn ac yn darparu rhesymau ysgrifenedig. Roedd canllawiau ar gael ar wefan Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru i gynorthwyo cynghorau i barchu cwynion lefel isel a phenderfynu pryd y dylid atgyfeirio.

Aelodau yr oedd cwyn wedi ei wneud yn eu herbyn – Byddai tîm Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn hysbysu’r Aelod cyhuddiedig, y Clerc a'r Swyddog Monitro yngl?n â'r gwyn.

Eglurhad ar gwynion swyddogion - mae’r Cod Ymddygiad yn cyfeirio at aelodau etholedig ac nid swyddogion (lle mae Cod ar wahân yn bodoli).  Byddai swyddog fyddai’n methu cyflawni ei ddyletswyddau cyfreithiol yn gyfystyr â chamweinyddu.  Gallai Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ystyried cwynion am ‘gamgymeriadau trefniadol' fel y nodir yn y Ddeddf.

Cwynion yn codi o gwyn flaenorol am Aelod etholedig - Rhaid dangos camgymeriad trefniadol yn hytrach na dim ond achwynydd yn anghytuno gyda'r canlyniad mewn cwynion o gamweinyddu.  Rhaid i natur y gwyn fod yn ymwneud â’r gwasanaeth a dderbynnir, h.y. gan ddefnyddiwr y gwasanaeth, a rhaid i’r unigolyn hwnnw fod wedi dioddef anghyfiawnder.  Yn gyffredinol, ni all Aelodau etholedig wneud cwyn am eu hawdurdod eu hunain.  Pan mai’r Aelod etholedig yw defnyddiwr y gwasanaeth, yna gellid ceisio cyngor gan Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Opsiynau i Gynghorau Tref/Cymuned i ymdrin â materion parhaus yn codi o gwyn a wnaed i Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru – Byddai disgwyl i’r cyngor geisio datrys hyn drwy ddatrysiad lleol (os yn bosibl) i ddechrau cyn cynnwys Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru. Gallai’r Cynghorau Tref a Chymuned fabwysiadu protocol (tebyg i’r un fabwysiadwyd gan Gyngor Sir y Fflint) i ymdrin â chwynion trallodus sy’n bodoli ers amser ac yn effeithio ar amser ac adnoddau. Roedd hyn eto’n pwysleisio pwysigrwydd mabwysiadu gweithdrefn cyn unrhyw gwynion byw.

Cynghorydd Tref/Cymuned yn gofyn am adolygiad o benderfyniad – Yn yr achos hwn, byddai Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn hysbysu’r Cyngor Tref neu Gymuned perthnasol yngl?n â’r adolygiad. Yn gyffredinol dylid derbyn adolygiadau o fewn 20 diwrnod fel y nodir yn y canllaw.

Pan fo cynghorydd â chysylltiad personol a sy’n rhagfarnu yn mynnu siarad ar yr eitem honno – Dylid ymdrin â hyn drwy’r Broses Ddatrys Leol os yn bosibl ac (ar lefel sirol) dylid ei gyfeirio at y Swyddog Monitro. Dylai cwynion nad ydynt wedi eu datrys gael eu cyfeirio at Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Gweithdrefnau Datrys Lleol – Lluniwyd yr unig ddau y mae eu bodolaeth yn wybyddus yng Nghymru gan Un Llais Cymru (a gylchredwyd yn flaenorol gan y Pwyllgor Safonau) ac un arall gan Gyngor Sir Ddinbych.  Cytunodd y Prif Swyddog i gylchredeg yr olaf i Gynghorau Tref a Chymuned.

Opsiynau datrys lleol ar gael – Tra’n cydnabod nad yw’r holl Gynghorau Tref/Cymuned yn aelodau o Un Llais Cymru, roedd yn bwysig serch hynny i sicrhau fod gweithdrefn mewn lle yn arbennig os oedd Cynghorau Tref/Cymuned i gael mwy o bwerau yn y dyfodol.

Canllaw gan y Swyddog Monitro ar Weithdrefnau Datrys Lleol i Gynghorau Tref/Cymuned – Cytunodd y Swyddog Monitro i drefnu sesiwn hyfforddi i Glercod.

Cyfrifoldeb ar awdurdodi gwariant ariannol – Dylai Aelodau fodloni eu hunain ar wariant cywir a dylai'r holl gyfrifon a gyflwynir fod o fewn y gyllideb a gytunwyd yn gynharach.  Roedd canllawiau ar gael o Swyddfa Archwilio Cymru ar y lefel briodol o fanylion oedd eu hangen cyn awdurdodi.

Hunanatgyfeiriad i Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru – Cadarnhawyd fod y cyfle hwn wedi bod ar gael ers peth amser.  Cytunodd Mrs.  Ginwalla i geisio canfod pam fod cyngor cyferbyniol wedi ei roi dros y ffôn i'r Cynghorydd Carver.

Cyfrinachedd – Yn dilyn penderfyniad gan Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru i beidio i ymchwilio i gwyn, nid yw cyfrinachedd yn angenrheidiol mwyach oni bai fod y gwyn yn cael ei chyfeirio at Bwyllgor Safonau neu Banel Dyfarnu.  Gall penderfyniadau i beidio ymchwilio ymhellach cael eu cofnodi mewn cofnodion.

Ar ran y rhai oedd yn bresennol, diolchodd y Cadeirydd i Mr. Bennett a Mrs.  Ginwalla am eu presenoldeb a’u cyflwyniad manwl.